科研档案管理讲课件.docx
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科研档案管理讲课件
科研档案
一、科研档案的概念及形成
（一）科研档案的概念
科研档案是指在自然科学技术研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。
（二）科研档案的形成
科研档案是在整个科研活动的过程中形成的,是科研人员辛勤劳动的结晶。
科研按课题有可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段，在不同的工作阶段中形成不同的科研文件材料。
科研人员将各个阶段形成的科研文件材料有机结合在一起，确保其完整、准确、系统，具有保存利用价值，从而形成科研档案。
（三）科研档案的特点
科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是油田的宝贵财富。
科研档案具有现实性、复用性、专业性、科技性、成套性、机密性等特点。
科研档案具有现实性特点。
科研档案必须是真实的历史记录，并且其内容始终与所反映的科研对象相一致。
其意义是必须建立和健全更改、补充制度，以维护科研档案的准确性。
科研档案的复用性是指科研档案可以重复套用，科研档案的复用性是由科学技术的继承性决定的。
科研档案的专业性表现在两个方面。
第一，科研档案是某种特定专业领域的产物。
第二，科研档案服务于同类专业的科研、生产和建设活动。
科研档案的科技性是其最根本的特性。
科研档案是人们在科研活动中形成的，是人们科研活动的记录，记载着科技知识，这就是科研档案不同于其他档案的科技性特点。
科研档案的成套性特点，是指围绕着一个独立的科研项目所形成的一套科研档案，是一个密切联系的有机整体。
包括诸如开题报告、开发合同、文献和专利检索分析、方案论证、实验数据、阶段报告、总结报告、成果鉴定、技术推广等科研全过程文件材料。
科研档案达到完整、准确、系统性要求，有利于保管和利用。
科研档案的机密性特点，是由科研档案具有专业性、科技性的特点决定的。
科研档案专业性很强，科技知识丰富，既有许多授权的专利知识产权和重要的科研成果，也有大批的新产品配方和新工艺技术诀窍，显示很强的科学技术生产力，是所有者、所属企业和国家的宝贵财富。
因此，重要科研档案多列为密级文件加以重点保管和控制利用。
（四）科研档案的分类
根据《河南石油勘探局档案分类表》，科研档案分类：
一级类目
二级类目
基本范围
备注
代号
名称
代号
名称
F
科
学
技
术
研
究
类
01
地质勘探
1、油气地质勘探规划及综合评价；
2、区域地质研究；
3、石油地质研究；
4、地球物理勘探研究；
5、试验分板研究；
6、遥感技术应用研究（包括测井、试井）；
7、其它。
02
钻井工程
1、钻井工艺技术研究；
2、泥浆工艺技术研究；
3、其它。
03
油气田开发
1、开发方案、稳定研究；
2、采油工艺研究；
3、测试研究；
4、开妈试验研究；
5、油田应用学化学研究；
6、其它。
04
机械设备
1、液压动力机械技术研究；
2、石油专用机械研究；
3、仪器仪表研究；
4、其它。
05
基本建设
1、规划设计；
2、建设工程；
3、公用系统工程；
4、环境保护；
5、其它。
06
管道建设和生产
1、施工工艺
2、输油工艺；
3、管道检测检修；
4、管道防腐；
5、其它。
07
炼油化工
1、石油产品；
2、石油化工产品；
3、精油石化产品；
4、石化生产工艺；
5、原油评价与分析评定；
6、其它。
08
计算机应用技术
1、数据库管理系统；
2、应用软件系统；
3、应用系统分析与设计；
4、计算机过程控制；
5、计算机数据处理；
6、办公自动化系统；
7、计算机辅助设计；
8、其它。
09
其它方面研究
二、科研档案的管理工作流程
科研工作和建档工作实行“四同步”管理：
下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审奖励科研成果以及科研人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。
科研档案的管理工作流程包括收集、整理、鉴定、保管、利用、鉴定等环节。
三、科研档案的收集
科研文件材料一般是按课题、分阶段完成的。
每项科研项目完成完成后，要及时收集档案。
特别要抓住成果鉴定这一重要环节进行收集。
（一）科研档案的归档范围和保管期限
表3-2科研档案的归档范围和保管期限表
科研过程
归档范围
保管期限
科研准备阶段
科研课题审批文件；计划任务书；委托书；开题审批材料；开题报告、选题报告；调研报告；查新报告；方案论证和协议书；科研合同等文件。
重要的
一般的
永久
30年
研究实验阶段
各种载体的重要原始记录；实验数据整理本；实验阶段报告；年度总结；计算材料；设计文件；图纸、图表；关键工艺文件（包括产品配方、工艺技术诀窍）；技术说明、技术规范、标准；工业试验技术交底报告；软件源程序；其他重要来往技术文件等。
重要的
一般的
永久
30年
总结鉴定阶段
技术鉴定申报相关材料及科研总结报告（包括小试、中试、工业化阶段的报告）、技术鉴定证明材料（包括外单位编写的和使用此项技术提供的财务效益证明等相关材料）、技术鉴定证书、科研投资情况、决算材料等。
重要的
一般的
永久
30年
成果申报阶段
申请院级、省部级、国家级成果的申报材料、审批材料及奖励材料（包括成果奖状、证书等）、产品配方、工艺技术诀窍、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等，相关专利（包括申请和批准）目录。
重要的
一般的
永久
30年
推广应用阶段
推广应用方案、总结（包括企业、规模、时间等）、扩大生产的设计文件、工艺文件、生产验收材料，转让合同，用户反馈意见等。
重要的
一般的
永久
30年
与各阶段有关的文件
专业会议文件、标本、样品目录、照片、影片、幻灯片、录音带、录像带、机读文件等
重要的
一般的
永久
30年
（二）科研档案的收集要求
科研档案收集要贯穿于科学研究的全过程。
做好科研档案的收集工作，必须做好收集计划，力求做到：
第一、在下达科研课题任务书时必须同时下达课题档案的建档任务，要求课题负责人有计划有步骤地建立课题档案。
既保证科研档案的完整性、系统性、科学性，又促进科研工作的严密性、科研数据的可靠性。
第二、在鉴定科研成果的同时，要移交完整的科研档案。
没有完整科研档案的科研成果，就没有科学依据，也就失去了评审科研成果的资格。
（三）科研档案的收集方法
科研档案的收集方法多采用两级收集法，即课题组的分散收集和档案室的集中收集相结合的方法。
档案的收集工作立足于科研课题组，落实于科研课题负责人，集中归档于档案室。
具体而言，科研档案的收集工作主要建立在课题组为一级收集，由课题组指定兼职档案员负责本课题档案文件材料的建档、积累和整理，直到课题结束。
这是课题档案收集的基础，只有打好这个基础，才有可能搞好科研档案的收集。
在课题结束后，课题组把有保存价值的科研文件材料系统化并移交给档案室，由档案室进行分类、编目等二级管理，并提供利用。
（四）科研课题文件的归档手续。
1、课题负责人经主管领导审查后，向档案部门办理归档手续。
2、档案部门验收合格后，课题负责人和档案管理人员在"科研课题文件归档移交单"上签字，并各执一份。
表科研课题文件归档移交单
课题题名
课题代号
移交 文件 卷（份）
底图 张
蓝图 卷（张）
照片 册
其他
（具体文件目录附后）
移交人：
接收人：
年 月 日
档案馆科研档案归档程序
封面-扉页-科学技术进步奖申报书-验收证书-成果报告-开题报告-计划任务书-用户意见证明书-领导干部（副处级以上）贡献证明-科技成果实施效益分析-科技经费支出证明-资料归档证明。
四、科研档案的整理
整理工作是科研档案管理工作的重要内容，经过系统整理和科学编目，科研档案方能处于有序状态、便于日后长久保管和查找利用。
科研档案整理是指档案部门按照科研档案的形成规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。
科研档案的整理应遵循其自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，充分利用科研档案原有的整理基础。
从工作内容看，科研档案的整理工作包括系统整理和科学编目两部分。
系统整理包括对案卷的分类和排列，保持其有机联系，以真实反映科研活动的历史面貌。
科学编目包括编制档号和编制目录，用以固定整理成果，揭示案卷的内容和构成。
从工作过程看，一个科研项目的文件材料的整理是通过两个步骤完成的，第一步是科研文件材料归档前，由其形成者在档案部门的协助和指导下所进行的初步整理工作，主要内容是鉴别文件材料的完整性、准确性及系统性，将其组织成案卷，并进行基本的编目；第二步是在科研文件材料归档后，由档案部门独立完成的整理工作，主要内容包括对科研档案进行科学的分类、排列、编制档案号及案卷目录等检索工具的编制工作。
（一）科研档案的整理方法与步骤
1．归档前科研文件材料的整理组卷
归档前科研文件材料的整理组卷是指科研课题研究任务完成后，课题负责人完成的本课题形成的应归档科研文件材料整理及案卷组织工作。
此项工作应由有关的科研业务部门承担，档案部门予以指导和协助。
具体步骤如下：
（1）案卷组织。
科研材料较多的可一题多卷，最能反映课题概况的科研文件材料（如开题文件、论文、专著、鉴定、成果申报和获奖材料、科研投资、经费核算材料）组成综合卷。
其余科研文件材料按科研工作阶段或重要程度组卷。
科研文件较少的课题组成一卷。
局档案馆接收的科研项目档案排列顺序：
封面-扉页-科学技术进步奖申报书-验收证书-成果报告-开题报告-计划任务书-用户意见证明书-领导干部（副处级以上）贡献证明-科技成果实施效益分析-科技经费支出证明-资料归档证明。
（2）卷内文件排列。
正文在前、附件在后；原稿在前、复印件在后；批复在前、请示在后。
（3）案卷的装订。
科研项目档案案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订两种形式。
一般情况下，装订的科研档案其装具可采用卷夹，不装订的采用卷盒。
装订时卷内科研文件材料均应折叠为统一的A4幅面、取掉金属物，三孔一线装订或使用档案专用不锈钢书钉装订；采用不装订形式的案卷，卷内每份文件独立装订，并应在归档后由档案部门在卷内每份文件首页空白处加盖档号章。
案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。
图纸折叠方法见GB/T10609.3。
破损的科技文件要应修复。
（4）卷内文件编号。
案卷内科研文件材料有书写内容的页面均应编写页号。
单面书写的科研文件材料在其右下角编写页号；双面书写的科研文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。
图样页号编写在标题栏外。
成套图样印刷成册的科研文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科研材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
（5）填写卷内目录和备考表。
卷内目录应排列在卷内文件首页之前，其中应依次标注卷内文件排列次序；文件编号应填写文件文号、型号、图号或代字代号等；责任者应填写文件形成者或第一责任者；文件题名应填写文件全称，无题名的应有立卷人根据文件内容拟写题名；日期应填写文件形成的具体时间；页数应填写每份文件的总页数。
卷内备考表应排列在案卷内科研文件材料的尾页之后，标明案卷内文件总件数、总页数及在组卷和案卷提供过程中需要说明的问题。
卷内目录应排列在卷内文件首页之前，式样见图A3。
a、序号，应依次标注卷内文件排列顺序。
b、文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。
c、责任者，应填写文件形成者或第一责任者。
d、文件题名，应填写文件全称。
文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
e、日期，应填写文件形成的时间---年、月、日。
f、页数，应填写每件文件总页数。
g、备注，可根据实际填写需注明的情况。
h、档号
卷内目录
档号：
序号
文件编号
责任者
文件题名
日期
页数
备注
（6）课题负责人进行归档前的鉴定工作，提出每个案卷的保管期限、密级的具体意见。
（7）案卷封面及脊背的编制。
（参面《科学技术案卷构成的一般要求》）
案卷封面，是以一定的格式概要介绍卷内科研文件材料内容和形式特征的一种工具。
同时，它又对案卷内的科研文件材料起着保护作用，封面编制的质量和水平，将直接影响到对科研档案著录和检索工具的编制，关系到科研档案的管理和开发利用。
所以，填制案卷封面在案卷编目中是一项重要内容。
案卷封面印制在卷盒正面，需要填写的内容包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。
其中
案卷题名应简明、准确地揭示卷内科研文件材料的内容；
立卷单位应填写负责组卷的部门或单位；
起止日期应填写案卷内科研文件材料形成的最早和最晚的时间；
保管期限应填写卷内文件中最长的保管期限；
密级应填写卷内文件的最高密级；
档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。
:
案卷题名
立卷单位
起止日期
保管期限
密级
图案卷封面式样
案卷脊背印制在卷盒侧面，主要包括案卷题名、保管期限、档号，填写方法与案卷封面的内容相同。
（8）课题负责人填写科研档案归档说明书，连同案卷经科研管理部门审查并签署意见。
（9）课题在鉴定验收后，申报成果前必须完成组卷、归档任务。
归档时档案部门进行审查验收，并在科研档案归档说明书上签署意见。
（10）课题组填写科研档案移交清单，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交清单上签字，并各执一份存查。
2．归档后科研档案的整理与编目
归档后，科研项目档案整理工作主要应遵循以下原则，即遵照科研项目档案的形成规律，保证科研档案材料之间的有机联系，充分利用形成部门原有的整理基础，对科研档案进行科学的分类，并编制适用的检索工具，以利于对科研档案的长久保管和利用。
一般来说，基层档案部门对科研档案的整理，大体要经过分类、案卷排列、档号编制与检索工具编制等几个环节。
（1）科研档案的分类。
科研档案的分类是根据其内容、性质、特点及其相互联系，把一个立档单位内的科研档案划分成一定类别，从而使全部科研档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。
科研档案的分类主要采用课题分类法，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科研档案的类别，以便实现一个科研课题档案材料的成套集中管理。
（2）科研档案案卷排列。
只有经过系统的排列，才能保持案卷间的有机联系，固定整理成果，为今后科学保管和有效利用打下基础。
案卷排列与分类有着密切的联系。
在对科研档案进行科学分类的基础上，在每个属类下面，按照科研课题形成的时间先后次序进行系统排列。
课题内科研档案案卷排列宜根据国家档案局颁发的行业标准《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-1992）的要求，按可行性研究、立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段进行排列。
（3）科研档案档号的编制。
科研档案档号由“全宗号＋分类号＋年度＋案卷号”组成，全宗号和分类号之间不加分隔符，分类号、年度和案卷号之间加中间点“·”符号隔开。
档号各部分表示方法如下：
全宗号：
两位，按局档案馆规定填写。
一级类目代号：
一位，用大写英文字母“F”表示；
二级类目代号：
两位，用阿拉伯数字“01～09”表示；
年度：
用四位阿拉伯数字表示。
案卷号：
三位，本年度从001开始大流水顺序编号。
例01F02·2010·001
案卷号（本年度内顺序编号年度（2010年）
二级类目（钻井工程类）
一级类目
全宗号（局机关）
（4）科研档案检索工具的编制。
科研档案检索工具主要包括总目录、分类目录和专题目录等形式。
科研档案总目录是以保管单位为著录对象，每个著录项目组成的条目按照时间先后顺序排列而成的案卷目录。
目录编制的主要内容包括总登记号、档号、案卷题名、保管期限、案卷内文件总页数等内容，另外在备注中可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
一般情况下，科研档案在库房中往往按分类顺序排列上架，这时，总目录只是起到反映库藏数量增减情况的登记账簿。
如果科研档案是按照归档时间先后顺序上架的，那么总目录同时也可以起到辅助检索的作用。
科研档案分类目录是以保管单位为著录对象，每个著录项目组成的条目按照实体分类整理顺序排列的案卷目录。
目录编制的主要内容包括档号、案卷题名、保管期限、案卷内文件总页数等内容。
在用途上它既是库藏目录，又是一种检索工具，同时也是科研档案分类统计的基本依据。
五、科研档案的保管
各类载体的档案按有关规定进行保管。
技术秘密的科研档案要特殊保管。
另外要及时修复破损、变质的科研档案。
六、科研档案的利用
科研档案的开发利用按国家、油田有关规定执行。
特别是涉密的科研档案，有利用时必须按涉密档案管理，在办理相关手续后才能提供给利用者。
七、科研课题档案的鉴定与销毁
（一）科研课题档案鉴定工作的组织
鉴定工作要在单位主管科研工作的负责人或总工程师的领导下，由科技管理人员、科技人员、档案人员和保密人员组成的鉴定小组进行。
（二）科研课题档案鉴定内容
对已到保管期限的科研课题档案决定存毁;对需要调整密级的科研课题档案重新确定密级。
（三）科研课题档案鉴定时间
对馆（室）藏的科研课题档案每3-5年集中鉴定一次，必要时可以提前或推后。
（四）科研课题档案鉴定、销毁手续
鉴定小组按填写"科研课题档案鉴定表"，写出鉴定工作报告，编制档案销毁清册一式两份，报送单位主管领导审查批准，销毁时指派两人监销。
八、科研档案的整理标准与要求
1、科研档案的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）
2、《科学技术研究课题档案管理规范》（DA／T2-1992）
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