自动化办公技术021.docx
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自动化办公技术021
2
Word操作与应用
本章导读：
MicrosoftWord2000是Office2000中最主要的程序之一，它是一个功能齐全、操作简单的文字处理程序。
可以协助我们编辑文字、处理文字，具有强大的文字编辑能力与排版能力，除此之外，MicrosoftWord2000还具有处理图片、自选图形、艺术字等对象的功能，可以将图片等对象插入到文档中，生成图文并茂的文档。
利用MicrosoftWord2000用户可以设计出各种不同类型的文档。
本章中我们将围绕Word2000，介绍办公自动化所需的一些通用性操作技能，在学习的过程中要注意，虽然Office2000中各个程序分工不同，但它们都具有基本相同的操作、外观、菜单命令、工具栏以及其他通用工具，所以我们在学习Word过程中，要不断地归纳、总结，体会Office的“风格”，这种风格贯穿于Office的各个程序中，为以后学习其他程序打下良好的基础。
2-1Word的基本操作
任务1启动Word2000
（1）目标与任务分析
启动Word的本质，就是将Word程序调入计算机内存，一切程序只有调入内存中才能被执行，这是计算机的基本工作原理。
（2）操作思路
启动程序最直接的操作，就是在“Windows资源管理器”中找到该程序文件（以.exe为扩展名，是可执行文件，如Word程序为winWord.exe），双击该文件即可。
或通过单击【开始】→【运行】，调出运行对话框，输入“winWord.exe”文件的路径及文件名。
以上两种操作方法不方便，所以工作中不常采用。
启动Word最简便的方法是双击桌面上程序的快捷方式图标，或依次单击任务栏上的【开始】→【程序】→【MicrosoftWord】菜单命令也可以启动Word。
关于建立程序快捷方式的操作，用户可查阅其他教材有关Windows程序管理的相关内容，在此不再详述。
（3）操作步骤
方法一
如图2-1所示，依次单击任务栏上的【开始】→【程序】→【MicrosoftWord】菜单命令。
图2-1
方法二
双击桌面上Word快捷方式图标。
（4）归纳总结
如前所述，启动程序就是将程序调入计算机内存。
一个程序的启动方法有很多种，我们只是介绍了两种相对简单的操作，在此要抓住启动程序的本质，举一反三，对于今后遇到的其他程序，也可以用以上方法来启动。
任务2了解Word的窗口
（1）目标与任务分析
在Windows中，任何程序都是以窗口的形式出现的，Word也是如此。
窗口是Windows最重要的元素，因此在学习Word操作之前，有必要先了解一下其窗口的组成及特点。
（2）Word窗口的组成
水平滚动条
图2-2
如图2-2所示，Word窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文本编辑区、状态栏和视图切换按钮等几部分组成。
以上各组成部分的作用如下：
●标题栏
位于窗口的最上方，用来表示当前所使用的程序名称及所编辑的文档名。
●菜单栏
位于标题栏的下方，共提供了9个菜单，几乎包括了对文档操作的全部命令。
要想打开某个菜单，只需将鼠标指针指向该菜单，然后单击鼠标左键即可。
Word菜单遵守Windows下菜单的符号预定，灰色菜单项，表示当前状态下该选项不可执行，如图2-3所示；菜单项右侧的黑三角“”，表示该选项若被选中，将弹出下一级菜单，如图2-4所示；菜单项右侧的省略号“…”表示该选项若被选中，将弹出一个对话框（对话框和窗口有本质的区别，窗口表示程序，而对话框为用户显示一定的信息，也可以接受用户输入的信息，和窗口不同，对话框不能改变大小；菜单项左侧的对钩“”，表示该项的功能正处于有效状态，鼠标左键单击该项，则“”消失，功能处于失效状态。
图2-3图2-4
●工具栏
Word的工具栏上有许多小按钮，每个按钮代表一个对文档的操作命令，只需单击这些按钮即可对文档进行各种操作。
如果不知道某个按钮的功能，只需将鼠标指针放在该按钮上，马上会出现该按钮的名称。
Word提供了十多个工具栏，图2-2所示的“常用”工具栏和“格式”工具栏只是启动Word后默认情况下打开的两个工具栏。
●标尺
确定文档在屏幕及纸张上的位置，同时也可以用标尺进行段落缩进和边界调整，设置表格的行高、列宽以及制表位等，并可以反映插入点所在段落的状态。
●滚动条
Word窗口提供了垂直和水平两种滚动条，滚动条两端有滚动箭头，鼠标左键单击该箭头可以上下左右移动文本，滚动条中间有滚动块，鼠标左键拖动该滚动块文本将快速移动。
移动垂直滚动条时，屏幕会显示当前的页码。
●文本编辑区
位于Word窗口的中心，是输入文件内容的区域。
其中有一个闪烁的插入点，它指示文档编辑的当前位置。
●状态栏
位于Word窗口的底部，它提供文档和当前插入点的信息，如文档总页数、插入点所在的页码和节号、插入点在当前页的行号和列号等。
（3）定制Word窗口
Word窗口的外观并不是一成不变的，它可以根据用户的需要做出改变。
●显示或隐藏工具栏
作为功能强大的应用软件，Word提供了十多个工具栏，图2-2所示的“常用”工具栏和“格式”工具栏只是启动Word后默认情况下打开的两个工具栏。
这些工具栏若全部打开势必会减少文本编辑区的有效空间，可以根据需要显示或隐藏某个工具栏。
操作步骤如下：
鼠标左键依次单击菜单栏上的【视图】→【工具栏】菜单命令，也可右击窗口菜单栏或任意一个工具栏，将出现如图2-5所示的下级菜单，左键单击要显示的工具栏名称，使选项左侧出现“”标记，则该工具栏即可显示；在工具栏显示的状态下，左键单击工具栏名称，则“”标记消失，工具栏被隐藏。
图2-5
在今后的操作中，我们经常会使用不同的工具栏，当操作完成后，为了使程序界面简洁，尽量增加文本编辑区的有效空间，应及时隐藏工具栏。
所以，显示或隐藏工具栏的操作应当熟练掌握。
●改变工具栏的位置
用户不仅可以控制Word工具栏的显示或隐藏，还可以改变工具栏的位置。
工具栏按其所处位置可以分为两类，即固定工具栏和浮动工具栏。
固定工具栏位于Word窗口的边缘或其他固定工具栏的旁边，如“常用”工具栏和“格式”工具栏；浮动工具栏位于Word的内部。
如我们依次单击菜单栏上的【视图】→【工具栏】→【表格和边框】菜单命令，将“表格和边框”工具栏显示出来，它就是浮动工具栏。
注意观察可以发现，固定工具栏的左侧有一个标记，称为“移动柄”。
改变固定工具栏的位置非常简单，只需左键拖动其左侧边缘的移动柄即可。
当把一个固定工具栏移动到Word窗口内时，它就变成了浮动工具栏。
若要改变浮动工具栏的位置，只需左键拖动其标题栏即可。
当把一个浮动工具栏移动到Word窗口的边缘时，它就变成了固定工具栏。
改变工具栏的位置方法如图2-6所示。
图2-6
●自定义工具栏上的按钮
Word的工具栏上有许多小按钮，每个按钮代表一个对文档的操作命令，用户可以根据需要，对工具栏上的按钮进行添加和删除。
以“常用”工具栏为例，单击“常用”工具栏右侧的下拉按钮，会弹出“添加或删除按钮”按钮，单击它会打开如图2-7所示的菜单，可以方便快速地完成工具栏按钮的自定义。
图2-7
●智能折叠菜单的设置
为了扩大文档窗口的空间，使程序界面简洁，Word2000增加了智能折叠菜单功能。
有了这个功能后，下拉菜单中只显示最近使用过的选项，对于其他选项，如果需要，按一下菜单最底下的箭头或将鼠标在打开菜单上悬停一会儿，菜单就会完全打开，对使用过的菜单项，下一次打开菜单后，Word2000就把它作为常用菜单显示出来，而隐藏其他不常用的菜单项。
可能有人习惯于Word97菜单的外观，对于这项新功能还不适应，用户也可以将折叠菜单设置成与Word97菜单相同的外观。
操作步骤如下：
依次单击菜单栏上的【工具】→【自定义】菜单命令，弹出“自定义”对话框，如图2-8所示，单击“选项”标签，将“菜单中首先显示最近使用过的命令”复选框选中标记去除即可。
若去除“鼠标指针短暂停留后显示完整菜单”标记，则菜单仍保持智能折叠状态，但鼠标在菜单上不会将菜单打开，只有单击最底下的箭头后，才可将菜单完全打开。
●改变工具栏中下拉列表框的宽度
用户也可以根据自己的需要，改变工具栏中下拉列表框的宽度。
操作步骤如下：
单击菜单栏【工具】，选择“自定义”选项，弹出“自定义”对话框，使“自定义”对话框保持打开状态，然后单击工具栏上的下拉列表框，例如“格式”工具栏上的“字体”框，将指针指向下拉列表框左侧或右侧边框。
当指针变成双向箭头时，拖动列表框的边框便可改变其宽度，如图2-9所示。
图2-8图2-9
（4）归纳分析
我们用较长的篇幅讨论了Word的窗口的组成、特点及如何定制窗口，这样做的目的有两个：
首先，我们并不提倡改变窗口的外观，如改变工具栏的位置和改变下拉列表框的宽度等，学习定制窗口的主要目的在于，当你使用一台其他人使用过的计算机或公共场所的计算机时，如果发现Word窗口的外观发生了变化，你能够用前面介绍的知识很快地将窗口还原成Word窗口的默认状态。
其次，通过本任务的学习，我们不应当把对窗口的了解仅仅局限在Word程序上，而应当上升到Office的高度。
第1章中已介绍，Office有一种“风格”贯穿于其各个程序中，实际上本任务讨论的操作正体现了这种“风格”，今后要学习的其他Office程序也具有这种“风格”。
任务3了解常见视图方式
所谓视图简单说就是文档窗口的显示方式，也可以说就是用户的工作界面。
同一个文档可以在不同的视图下查看，虽然文档的显示方式不同，但是文档的内容是不变的。
Word2000提供了多种在屏幕上显示文档的视图方式，不同的视图方式可以适应不同的工作特点。
常用的视图方式有：
普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图和全屏显示。
●普通视图
普通视图方式是Word的默认视图，它可以用于输入、编辑和编排文档。
但是页眉、页脚、脚注、分栏及图形等信息却显示不出来。
普通视图最大的特点是它并不显示上下页边的空白，因此文本编辑区的空间较大，适合于输入文字和编辑文本。
切换到普通视图的方法是：
依次单击菜单栏上的【视图】→【普通】菜单命令，或单击水平滚动条左侧的“普通视图”按钮。
普通视图如图2-10所示，该文档在排版时已添加了页眉并插入了图片，但却不能显示出来。
●页面视图
页面视图可以查看与实际打印效果相一致的文档，具有“所见即所得”的效果，除了可以显示普通视图显示的信息外，还可以显示页眉、页脚及分栏效果，调整页边距和图形。
切换到页面视图的方法是：
依次单击菜单栏上的【视图】→【页面】菜单命令，或单击水平滚动条左侧的“页面视图”按钮。
将图2-10所示的文档，切换到页面视图观察，如图2-11所示，与图2-10相比较可以看出，同样的文档，从页面视图中，可以观察到页眉和图片等更多的信息。
图2-10图2-11
●大纲视图
大纲视图是显示文档结构的视图，它能清晰地显示出章、节等文档的层次，使得查看文档的结构变得很容易，适合于长文档的结构调整和快速浏览。
切换到大纲视图的方法是：
依次单击菜单栏上的【视图】→【大纲】菜单命令，或单击水平滚动条左侧的“大纲视图”按钮，大纲视图如图2-12所示。
图2-12
在大纲视图下，窗口中自动显示出大纲工具栏。
标题旁边的加号，说明这个标题被定义为一个标题段，它下面旁边带小方块的缩进段落是文本段。
如果将光标移至标题段，单击大纲工具栏的“折叠”按钮，将会隐去标题下的文本，只显示标题，如图2-13所示。
图2-13
●Web版式视图
Web版式视图用于创作Web页，它能帮助用户很好地编写HTML（超文本格式）文档。
并能仿真Web浏览器来显示文档。
在这种视图中，用户可以在其中编辑文档，并将之存储为HTML文档。
切换到Web版式视图的方法是：
依次单击菜单栏上的【视图】→【Web版式】菜单命令，或单击水平滚动条左侧的“Web版式视图”按钮。
任务4在文档中录入文字
（1）目标与任务分析
Word是字处理软件，工作中一般是先创建文档，然后录入文字，最后再对文档进行编辑与排版。
所以说录入是最基本的操作。
下面录入一段如图2-14所示的文本。
从图2-14可以看出，文本中不仅有汉字，还有英文字符、特殊符号和标点符号。
在很多情况下，录入对象不仅仅是汉字，而且还经常包含英文字符、特殊符号和标点符号，本任务的重点就是要解决如何快速、准确地录入这些对象。
图2-14
（2）操作思路
要注意以下两点，首先在录入时不要考虑格式编排，如标题要居中、每段首行要缩进两个汉字等，这些都是下一步排版时要统一解决的问题。
此时需要集中精力，加快录入速度并提高录入准确率。
其次录入时应该养成正规、良好的习惯，不要轻易击回车键，如有人认为文本太宽，在一行未结束时便击回车键换行，这样录入的文本一行一个回车；也不要轻易击空格键，如用空格键来进行首行缩进两个汉字或用空格键来增大字符间距。
以上这些都不是正规的操作。
在Word中，回车键一般只在以下情况才使用：
对于很短的句子（如标题），输入完毕后必须击回车键；对于一整段文本，某行文字太长时，Word自动将它转到下一行，这个功能称为“自动换行”，当一段输入完毕后，必须击回车键；另外想增加空行时也需要击回车键。
所以Word中回车标志也叫段落标记。
（3）操作步骤
步骤1
参照任务1启动Word程序，Word启动后默认打开一个名为“文档1”的文档。
步骤2
调出中文输入法，Word既可以输入汉字，又可以输入英文。
Word启动后处于英文输入状态，如果输入中文，需要切换到中文输入状态。
鼠标左键单击任务栏右侧的输入法指示器图标，在菜单中选择一种中文输入法，在此以智能ABC输入法为例（智能ABC输入法的内容，可查阅Windows操作系统的相关教材），也可按【Ctrl+Shift】组合键，将已安装的各种输入法依次循环显示，从中选择一种中文输入法或按【Ctrl+Space（空格键）】组合键直接实现中/英文输入法的切换。
此时屏幕上出现输入法状态窗口。
为了保证输入中文标点符号，输入法状态窗口的中/英文标点切换按钮应显示出中文的句号和逗号，若按钮显示英文的句号和逗号，用鼠标左键单击该按钮可进行中、英文标点符号之间的切换，如图2-15所示。
图2-15
步骤3
输入文本标题“首都公用信息平台概述”，输入完毕后击回车键，开始输入正文。
步骤4
正文中有两个特殊符号，输入特殊符号最简单的方法是：
先将光标定位于要插入符号的位置，然后鼠标右击输入法状态窗口的软键盘按钮，如图2-16所示，弹出软键盘菜单，左键单击【特殊符号】选项，此时屏幕上弹出“特殊符号”软键盘布局，如图2-17所示。
左键单击软键盘上的按钮，就可以输入相应的特殊符号，输入完毕后，一定要左键单击软键盘按钮，关闭软键盘。
但是软键盘上的特殊符号非常少，如果不能满足我们的需求，可以采取插入符号的方法。
光标定位后，依次单击菜单栏上的【插入】→【符号】菜单命令，弹出“符号”对话框，如图2-18所示。
单击“符号”标签，在“字体”下拉列表框中选定某个符号集，在下面的符号框中选定需要的符号，单击【插入】命令按钮，这样选定的特殊符号就插入到了光标的位置。
图2-16图2-17
图2-18
步骤5
正文中，除了汉字还有英文字符，在中文输入状态下输入英文字符，我们想到的最直接方法，就是按【Ctrl+Space】键切换到英文输入状态，英文字符输入完毕后，再按【Ctrl+Space】键回到中文输入状态继续录入中文。
这种方法虽然可行，但不是最好的方法。
在智能ABC中文输入法中，输入英文可以不必切换中、英文输入状态，在中文输入状态下直接输入英文字符。
对于大写英文字符，只需先按下大写锁定键【CapsLock】，然后可直接输入（任何中文输入法在大写状态下，只能输入大写英文字符），输入完毕后再一次按下大写锁定键【CapsLock】，可以继续输入中文；对于小写英文字符，输入前应先按下字母v键，直接输入小写字符后再按空格键即可。
这样在不关闭中文输入法的状态下，直接输入英文字符可大大提高录入速度。
（4）归纳分析
通过完成本次任务，对于录入操作我们可以总结出以下几点：
●录入时不要考虑文档的格式，专心进行文字的单纯录入，具体格式是将来排版时要解决的问题。
Word具有“自动换行”功能，录入时不要轻易按回车键及空格键，不要在中文中出现英文标点符号。
●评价一个人的录入水平，不能仅仅看他录入汉字的速度和准确率，更应看他在汉字、英文及特殊符号混合在一起时的录入速度和准确率。
●输入特殊符号是影响录入速度的主要因素，对于插入特殊符号的方法，应当熟练掌握。
任务5保存文档
（1）目标与任务分析
任务4中，我们已经创建好了一个文档，但该文档只是存放在计算机的内存中。
如果断电或关闭计算机，文档就会丢失。
因此用户需要将文档存放在计算机的外存（如硬盘、软盘）中，本任务就是将任务4创建的文档保存在计算机的硬盘中。
（2）操作思路
计算机能保存信息，信息以文件的形式保存在计算机的外存储器中。
若想将Word文档保存，需要解决三个问题，首先，要确定文件保存在哪一个驱动器（外存储器）中；其次要确定保存文件的文件夹；最后，要给文件起一个名字。
Word文档其文件扩展名为“.doc”。
下面将任务4创建的文档以“abc.doc”为文件名，保存在D：
驱动器中的练习文件夹中。
（3）操作步骤
步骤1
单击常用工具栏上的“保存”按钮，或依次单击菜单栏上的【文件】→【保存】菜单命令，弹出“另存为”对话框，如图2-19所示。
图2-19
步骤2
在“保存位置”下拉列表框中选择保存文件的驱动器及文件夹，注意：
选择文件夹时一定要双击文件夹图标。
在此我们选择了驱动器D：
中的练习文件夹。
步骤3
在“文件名”列表框中键入文件名，在此我们键入“abc”。
注意：
在“保存类型”下拉列表框中选择文档的类型，一般选“Word文档（*.doc）”类型，另外键入文件名时不必输入文件的扩展名（此时系统会自动将保存的文件添加扩展名.doc）。
步骤4
单击【保存】按钮。
注意：
我们以上的讨论是针对新创建的文档，对于曾经保存过的文档，单击常用工具栏上的“保存”按钮，或依次单击菜单栏上的【文件】→【保存】菜单命令，不会弹出“另存为”对话框，该文档以原来的名字保存在原来指定的位置。
若要改变该文档的文件名或保存位置，必须依次单击菜单栏上的【文件】→【另存为】菜单命令，才可以弹出图2-19所示的“另存为”对话框，在该对话框中可以改变文档的文件名或保存位置。
（4）归纳分析
保存文件的目的就是为了使用户的文档不会因为计算机断电或关闭而丢失，所以用户在输入或编辑一个长文档时，应该随时做保存文档的操作，以避免意外故障引起文档的丢失。
任务6打开已保存的文档
（1）目标与任务分析
对于一个已经保存的文档，当需要查看、编辑或打印时，首先需要打开它，既将其从外存（如硬盘）中调入内存。
本任务将打开任务5中保存的文档abc.doc。
（2）操作思路
打开文档与保存文档的操作基本相同，因为打开是保存的逆操作，只要知道了文档的名字及保存位置，就可以将其打开。
（3）操作步骤
步骤1
启动Word程序，此时Word默认打开一个名为“文档1”的空白文档。
步骤2
单击常用工具栏的“打开”按钮，也可以依次单击菜单栏上的【文件】→【打开】菜单命令，弹出“打开”对话框，如图2-20所示。
图2-20
步骤3
在“查找范围”列表框中，选择文档所在的驱动器及文件夹，在此我们选择驱动器D：
中的“练习”文件夹。
注意：
选择文件夹时一定要双击文件夹图标。
然后在“文件类型”列表框中选择要打开的文件类型（Word具有兼容性，即可以打开Word文档，也可以打开非Word文档如WPS文件、纯文本文件等），最后单击选中要打开的文档图标。
“打开”对话框右上部有一个“视图”按钮，单击它右侧的箭头可以打开一个下拉菜单，用户可以选择对话框中显示方式和排列方式，也可以在对话框中对要打开的文档进行预览。
步骤4
单击【打开】命令按钮。
实际上打开文档的操作有很多种方法，如在Windows中利用【开始】菜单的“文档”选项，其中包含用户最近使用过的15个文档，单击文档名就可以在启动Word的同时自动打开该文档；还可以在“资源管理器”中直接双击文档的图标，启动Word的同时也同样打开Word文档。
下面介绍在Word中打开文档的其他操作。
首先介绍同时打开多个文档的操作，在Word中，我们可以采用本任务中的操作方法，反复使用打开命令依次打开多个文档，但这样做比较浪费时间，在步骤3中我们可以选中多个文档同时打开。
具体操作如下：
按住【Ctrl】键，在“打开”对话框中依次单击要打开的文档图标，然后单击【打开】命令按钮，如图2-21所示。
在打开的多个文档中，只有一个文档为活动文档，可以通过【窗口】菜单或单击任务栏上文档的图标来切换活动文档。
如果要打开最近使用过的文档，Word提供了比较简便的办法，具体操作如下：
单击【文件】菜单，在菜单下方列出了最近使用过的文档（默认为4个），单击菜单中想要打开的文档名即可，如图2-22所示。
图2-21图2-22
（4）归纳分析
从信息流动的方向可以看出，打开文档是保存文档的逆操作，比较任务5与任务6可以发现两者的操作方法基本相同，而且“打开”对话框与“另存为”对话框也很相似，在学习的过程中要注意比较。
任务7关闭文档
（1）目标与任务分析
Word当前处理的文档总是运行在计算机的内存中，所谓关闭文档就是将其从内存中清除，在关闭文档前，Word会提示用户保存即将关闭的文档。
（2）操作思路
在此要分清两种类型的窗口，程序窗口和文档窗口。
Word本身是一个程序，用户用它来处理文档，Windows中程序与文档都是以窗口的形式存在，其中文档窗口处于程序窗口之内，关闭文档就是在不关闭Word程序窗口的情况下关闭文档窗口。
（3）操作步骤
若Word只打开了一个文档，要关闭它，只需单击【文件】菜单，选取“关闭”选项，也可以单击文档窗口右上角“关闭窗口”按钮，如图2-23所示。
注意观察图2-23，图中有两个“关闭按钮”，上面的一个单击后关闭的是Word程序窗口，下面的一个单击后关闭的是文档窗口。
文档关闭后，可以发现Word程序窗口并未关闭，如图2-24所示。
图2-23图2-24
若Word打开了多个文档，可以用上面介绍的方法依次关闭所有文档，也可以一次关闭所有的文档。
具体操作如下：
按住【Shift】键，然后单击【文件】菜单，此时菜单中“关闭”选项变为“全部关闭”选项，单击此选项，就可将当前打开的所有文档全部关闭。
如图2-25所示，左图显示默认情况下的【文件】菜单，右图显示按住【Shift】键后的【文件】菜单。
如果没有对即将关闭的文档进行保存操作，Word会弹出如图2-26所示的提示框，对用户进行提示。
单击【是】则对此文档进行保存，单击【否】则放弃对此文档的保存，单击【取消】则放弃了关闭文档的操作，回到关闭前的状态。
图2-25图2-26
（4）归纳分析
本任务的最主要目的并不是如何操作来关闭文档，而是正确区分Word程序窗口和文档窗口。
图2-23中，两个关闭按钮的作用是完全不同的，上面的一个单击后关闭的是Word程序窗口，下面的一个单击后关闭的是文档窗口；同样，【文件】菜单中的“关闭”选项和“退出”选项也是有区别的，选择“
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