商务信函格式.docx
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商务信函格式
PracticalEnglishWritings
实用应用文写作
JessiePeng
6）体谅原则
一封有效的书信能给收信人以深刻印象与影响,要想达到此目的,就应当设身处地为收件人着想,考虑她的要求、希望与利益等。
周密的思考有助于您更理解您的收件人,因此,您的要求将会更加实际与可以理解。
写作时要注意以下问题:
（1）采取收信人的态度,即“You”attitude,避免采取写信人的态度,即“We”attitude。
比较下列句子:
“Weattitude”
Weallowa5%discountforcashpayments、
“Youattitude”
Youearna5%discountwhenyoupaycash、
“Weattitude”
Wearepleasedtoannouncethat…
“Youattitude”
Youwillbepleasedtoknowthat…
下面两封信就是这两种态度的典范。
第一封信就是以“We”attitude的方式写的,而第二封信就是以“You”attitude的方式写的。
试对它们进行比较,瞧瞧它们给您的印象有什么不同。
（a）MayIexpressmythanksfortheaccountyourecentlyopenedwithourstore、Wearepleasedtofurnishawidevarietyofproductsforthehomeorindividual、
Wetrustyouwilltakefulladvantageofourstoreservices,forwehavethelargeststockinthecity、Alsowemakedeliveriesofourcustomers’purchasesfreeofchargewithinthirtymilesofourstore、
WewelcomeyoutoJohnson’s、Ifwecanbeofadditionalserviceinanymanner,pleasecallonus、
■Translation:
让我对您最近在我公司开户一事表示感谢。
我们乐意提供家庭与个人使用的各种产品。
我们相信您会充分利用我们的服务的,因为我公司所备货物时本地最充足的。
同时,我们的顾客所购货物,在距离公司30英里范围内,可以免费送货。
我们欢迎您光临本公司。
如果我们能在其她方面为您服务,请打电话给我们。
■ThankyoufortheaccountyourecentlyopenedatJohnson’s、Servingyouwithyourneedsforclothingandhomefurnishingsisapleasure、
Youwillfind34departmentsatJohnson’sstockedwithavarietyofqualityitems、Andcourteoussalesclerksareheretoassistyouinselectingthemerchandisethatbestmeetsyourrequirements、
YouarealwayswelcomeatJohnson’s、Pleasecallonuswheneveryouneedadditionalservice、
■Translation:
感谢您最近在约翰逊商店开户。
为您服务、想您提供所需的衣着与室内家具与陈设品感到高兴。
您将瞧到约翰逊商店有34个部门备有各种高档货,彬彬有礼的售货员帮您挑选最称心的商品。
永远欢迎您光顾约翰逊商店。
有别的需要服务时,请随时光顾本店。
“You”attitude并不就是在一切场合下都适合表达“体谅”的,下列情况下使用“You”attitude将会引起反感与不快:
（1）当对方有错误时。
例如:
（a）YourletterofJuly1,tellsyouplainlythatthegoodsyousentwouldreachusbytheendofthismonth、（Improper）
贵方7月1日来函清楚地表明,贵方所寄货物将于本月底到达我方。
（b）I’mverygladtorefertoyourletterofJuly1,fromwhichweknewthegoodsweorderedwouldreachusbytheendofthismonth、（Good）
■很高兴提及贵方7月1日来函,从中,我方得知我方所定货物将于本月底抵达我方。
（2）当对方表示过不同意见时。
例如:
（a）Youareentirelywronginyourattitude、（Improper）
您方的态度就是完全错误的。
（b）Weknowyouhaveanalyzedthematterfromtwoviewpoints,butthereisstilloneaspectwhichextremelyimportantandwhichisworthyofbeingdiscussedbybothofus、（Good）
■Translation:
我们知道,您方已从两个方面分析了这一事件。
但还有及其重要的一个方面需要我们双方来商讨一下。
（2）尽量以积极的方式谈问题,避免以消极的方式谈问题。
比较下列句子,瞧瞧哪一个更好些。
（a）Wedonotbelievethatyouwillhavecausefordissatisfaction、（Negative）
我们不相信您们会有理由感到不满意。
（b）Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied、（Positive）
我们确信您们会感到满意的。
（c）Yourorderwillbedelayedfortwoweeks、（Negative）
您方订货要延期两个星期才能发出。
（d）Youorderwillbeshippedintwoweeks、（Positive）
贵方订货两周内装船。
7）正确
国际商务英语应用文必须正确,否则就会引起误解,甚至走入歧途。
国际商务英语应用文,特别就是商务信函,常常就是各种商贸文件如合同、协议的基础,所以,常常涉及到贸易双方的权利与义务等。
这一事实必须赢棋作者的特别注意。
为保证商务应用文的正确性,作者应当记住下列几点:
（1）选择惟一准确的事实、词语与数据。
如:
■Youaskveryshortdeliveryforyourorder、
贵方要求短期内贵方所订货物。
但就是,短语“shortdelivery”指的就是“重量短缺”,而非“迅速交货”。
Revised:
Yourequirequick（prompt）deliveryofyourorder、贵方要求迅速交货。
（b）Thegoodssuppliedareexactlyequaltothesample、所供货物完全与样品相同。
Revised:
Thesamplerepresentsasnearlyaspossiblewhatcansupply、
此样品基本上代表我们可供的货物。
Or:
Thesampleisthenearestinsizetothegoodsyouneed、
此样品的尺码最接近您们所需货物的尺码。
（c）Alloffersbytelegramareopenforfivedays、
所有电报开盘五天内有效。
（没有解释与说明具体的五天）
Revised:
Alloffersbytelegramareopenfor5daysinclusiveofthedateofdispatch、
所有电报开盘从发电之日起五天内有效。
（d）ThiscontractwillcomeintoeffectfromOct、1、此合同从10月1日起生效。
未解答涵盖问题
Revised:
ThiscontractwillcomeintoeffectfromandincludingOctober1,2001、
本合同从2001年10月1日起,包括10月1日生效。
（2）以实事求就是的态度表明您要说的事,不要言过其实或者表达不够充分。
如:
Youshouldn’tsay
（a）Thisproductisabsolutelythebestonthemarket、
Revised:
Thisproductisthebestonewecansupply、（就是我们能供应的最佳产品之一）
（b）Itisthelowestpriceavailabletoyou、
Revised:
Itisthelowestpricewecanoffertoyounow、（现在能提供给贵方的最低价）
（c）Weassureyouthatthiserrorwillneveroccur、
Revised:
We’lldoallwecansothatwemaynotrepeatsuchanerror、（一定尽力不再……）
（3）在商务应用文写作时,要注意正确理解与使用商业术语。
如:
●价格术语
■EXW（ExportWorks）工厂交货价
■FCA（FreeCarrier）货交承运人
■FAS（FreeAlongsideShip）船边交货价
■FOB（FreeonBoard）船上交货价,或离岸价
■CFR（CostandFreight）成本加运费
■CIF（Cost,InsuranceandFreight）成本加保险费、运费价,或（目的港）到岸价
■CPT（CarriagePaidTo…）运费付至……价
■CIP（CarriageandInsurancePaidTo）运费、保险费付至……
■DAF（DeliveredAtFrontier）边境交货价
■DES（DeliveredExShip）目的港船上交货价
■DEQ（DeliveredExQuay）目的港码头交货价
■DDU（DeliveredDutyUnpaid）未完税交货价
■DDP（DeliveredDutyPaid）完税后交货价
●装运术语
●Partialshipment（s）tobeprohibited不准分批装运
●ShipmentnotlaterthanMay1、五月一日前装船（包括五月一日）
●ShipmentbeforeMAY1、五月一日前装船（不包括五月一日）
●Twoequalmonthlyshipments---duringJuneandJuly、六、七两月内分两批平均装运
●Minimumofeachlottobe500cases、每批至少500箱。
◆报盘术语
◆Pricesubjecttochange（alteration）withorwithoutnotice、无论就是否事先通知,价格随时变动
◆Subjecttoour（final）confirmation、以我方（最后）确认为准。
◆Subjecttothegoodsbeingunsoldonreceiptofyourreply、此盘以接到贵方答复时货未售出为有效。
◆Subjecttomarketfluctuation、（价格）随市价变动而变动。
☐数量与质量术语
☐Inspectionbythebuyeratthedestinationtobefinal、以买方在目的地的检验为最后依据。
☐Publicsurveyor’sweightatthelandingporttobefinal、以卸货港公证人的重量为最后依据。
☐Subjecttoavariationplusorminusof5percent、容许溢装或短装5%为条件。
此外,句子的结构、单词的拼写、标点的使用、大写字母的使用均应正确。
Chapter2TheStructureandLayoutofaLetter
•TheStructureofaLetter
英文书信通常有7个部分组成,即信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。
除此之外。
还有一些需根据实际需要而增加的部分,例如参考标号、经办人姓名、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等,这些部分可能出现在不同类型的信函中。
1）HeadingorLetterhead（信头）
信头对于任何信件来说都就是重要的组成部分,商业信函与官方公函尤其如此。
一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等,置于信笺右上角。
大多数商业信函与官方公函的信头一般采用社交信函的信头,多数就是专业设计的,且就是已事先印制好的信头（printedheading）,进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺,
这样做出于三个目的:
美观（appearance）、高效（efficiency）、标准化（standardization）。
信笺上没有印上本公司或单位信头时,则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。
2）ReferenceNumber（参考编号）
参考编号常用在商业信函中。
一家公司在致函另一家公司时,会使用参考编号,便于归类存档。
参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处,与写信日期同行;在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上,也可置于左下角低于署名两行处。
Yourref、:
345SCB/bxc
Ourref、:
532ZXY/mzs
注1、345为存档编号,SCB为署名人首写字母,bxc为打字员姓名首写字母。
注2、532为存档编号,ZXY为署名人首写字母,mzs为打字员姓名首写字母。
3）Date（日期）
每封信必须标明日期,日期常写在信头下方2行处,一般置于信笺的右上角,但当信函采用全齐头式时则置于左上角。
常见写法:
商务信函格式、doc
May4（th）,1998-----美国式
4（th）May,1998-----英国式
写日期时务必注意以下各点:
（1）年份必须用阿拉伯数字写全,不能用02代替2002。
（2）月份要用英文拼写,可全拼也可采用标准的简写。
May,June,July不能简写。
（3）日期可用基数词（cardinalnumbers）也可用序数词（ordinalnumbers）。
（4）在年份前面必须用逗号隔开,但在月份与日期之间不能用逗号隔开。
May20,2003
（5）写信日期（Date）不能全部用数字表示,如5/4/2003,这样写容易引起误解。
4）InsideAddress（封内地址）
封内地址就是收信人的姓名或商行名,与信封地址相同,一般在写信日期以下2-4行靠左书写。
封内地址内容及顺序如下:
（1）收信人姓名（或商行名）;
（2）收信人头衔、职务或职称;
（3）公司（或所属单位、组织、学校）名称;
（4）邮政地址（mailing/postaladdress）与街道地址（streetaddress）,即门牌与路名;
（5）城市、邮编、省名或州名、国名。
商务信函格式、doc
●封内地址可采用齐头式（blockstyle）,也可采用缩进式（indentedstyle）,齐头式较为普遍,但采用缩进式时,信函的其她部分也必须都采用缩进式。
●缩进式
Mrs、MiriamSchwarts
1280ColemanAvenue
Omaha,Nebraska,U、S、A、68014
●如果信函时写给公司而不就是个人的话,则应先写公司名称,后写公司地址,门牌等。
如:
Messrs、VernonGregory&Co、,Ltd、
72FlintStreet
SYDNEY
Australia
注:
Messrs、就是Mr、的复数,仅用于公司行号,而该公司行号的名称就是由人的姓名所组成。
如:
Messrs、G、P、Glover&Co、
Messrs、Brown,Clarke&Father
但Messrs、不用于下列情况:
●公司行号中没有人的姓名,即非人称行号,如UtilityFurnitureCo、
●以定冠词The开头的公司行号,如TheUnitedImportCo、Ltd、
●公司行号中包含有礼节尊称,SirWilliamDobson&Sons、
●写给个人的信函。
●如果不知道收信人姓名时,信函常寄给与讨论的问题有关的部门。
该部门头衔一般被认为可以处理有关问题。
如:
TheManager
BarminsterBankLtd
LondonEC25BP
England
5）AttentionLine（经办人）
商务与官方信函虽然写给公司或政府机构,但常常由某个成员收阅并办理信中事务。
若写上经办人姓名,可以加快信函的处理。
经办人姓名一般置于封内地址与称呼之间,可左齐,缩行,也可居中。
可全部大写,也可有大小写并下划线。
Attention后可用冒号或破折号,也可不用标点。
例如:
•ATTENTION:
MR、LAWRENCEWAGNER,EXPORTMANAGER
•ATTENTIONINTERNATIONALDEPARTMENT
•Attention----Mr、LawrenceWagner,RegionalVicePresident
•AttentionofMarketingManager
•FortheattentionofMarketingManager
•AttentionMr、LawrenceWagner商务信函格式、doc
6）Salutation（称呼）
称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系:
•写信人与收信人非常熟悉,在非正式信函中可直呼其名。
•半公半私信函可称呼为Dear…,以示热情、友好。
“Dear”后面还加上尊称,如:
DearMr、…DearMrs、…
Mydear…DearDr、…
DearProfessor…DearPresident…
（3）官方公函常用DearSir或Sir。
商务信函的称呼通常白用的形式就是DearSirs,Gentlemen,DearMadam或DearMesdames。
不管采用何种形式,称呼总就是单独出现在一行。
若无经办人姓名,称呼紧跟在封内地址下2-4行,左齐,后面常用逗号或冒号。
7）SubjectLineorCaption（事由标题）
◆在商业信函中常用“事由标题”,一则让收信人尽快了解信函的主要内容,二则便于归档。
下列两种情况下尤其要使用“事由标题”项。
•当对方来函已使用了事由标题项。
•当信函内容比较复杂时。
◆“事由标题”项常介于称呼与正文之间,可全部大写,也可有大小写并下划线,可左齐,可缩行,也可居中,常用subject或用Re引导。
商务信函格式、doc
例如:
DearSirs,
Subject:
AlternationtoWarehouse
8）TheBodyoftheLetter（信函正文）
●要求:
安排恰当、层次清楚、观点明确、态度诚恳。
●信函正文包括引言、中心部分与结尾。
引言为信函的第一句话或第一段。
●一般英文书信没有固定的引言,但人们常用一些客套话作为引言,如果体积对方来函的日期、编号及主题,以便使对方一瞧便知道来函就是回复先前哪一封信的;或对对方来表示谢意;假如就是首次致函对方,也可用引言作相应的自我介绍,并标明写信的主要目的。
如:
•YourkindletterofNovember12tharrivedthisafternoon、
•ThankyouverymuchforyourletterofMay15andthegiftyousentmeonChristmasEve、
•WithgreatdelightIlearnfromyourletterofthisSaturdaythat…
•I’mverymuchpleasedtoinformyouthatmyvisittoyourcompanyhasbeenapproved、
•InreplytoyourletterofJuly12…
•YouwererecommendedtoourcompanybytheBOC,andwewishto…
◆信函的中心部分就是正文的主要内容,或提供信息,或说明情况,或请求解决问题。
结尾部分用来总结信函内容,表达谢意与祝愿,请求合作与帮助,或期待回复等。
注意:
避免使用分词引导的结尾语,如Lookingforwardtoyourfavorablereply、常用的结尾语有:
•Weareawaitingyourgoodnews、
•Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience、
•Pleaseremembermetoyourfamily、
•Shouldtherebeanythingelsewecandoforyou,pleaseletusknow、
•Welookforwardtoyourconfirmationatyourearliestconvenience、
•如果信函的正文很长,需要续页时,则需要注意以下细节:
•不能只将结尾敬语及以下各行移于续页,至少要将信的正文最后一段的最后两行移于续页,最后一个词不要使用连词符号“-”,须将整词留在上页或移于续页。
•续页纸张的质量、颜色、大小应与前页纸相同。
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