商务信函格式.docx

1、商务信函格式Practical English Writings实用应用文写作 Jessie Peng6) 体谅原则 一封有效的书信能给收信人以深刻印象与影响,要想达到此目的,就应当设身处地为收件人着想,考虑她的要求、希望与利益等。 周密的思考有助于您更理解您的收件人,因此,您的要求将会更加实际与可以理解。写作时要注意以下问题:(1)采取收信人的态度,即“You” attitude,避免采取写信人的态度,即“We” attitude。比较下列句子:“We attitude” We allow a 5% discount for cash payments、 “You attitude” You

2、 earn a 5% discount when you pay cash、“We attitude” We are pleased to announce that“You attitude” You will be pleased to know that 下面两封信就是这两种态度的典范。第一封信就是以“We” attitude 的方式写的,而第二封信就是以 “You” attitude 的方式写的。 试对它们进行比较,瞧瞧它们给您的印象有什么不同。(a) May I express my thanks for the account you recently opened with ou

3、r store、 We are pleased to furnish a wide variety of products for the home or individual、 We trust you will take full advantage of our store services, for we have the largest stock in the city、 Also we make deliveries of our customers purchases free of charge within thirty miles of our store、 We wel

4、come you to Johnsons、 If we can be of additional service in any manner, please call on us、 Translation: 让我对您最近在我公司开户一事表示感谢。我们乐意提供家庭与个人使用的各种产品。 我们相信您会充分利用我们的服务的,因为我公司所备货物时本地最充足的。同时,我们的顾客所购货物,在距离公司30英里范围内,可以免费送货。 我们欢迎您光临本公司。如果我们能在其她方面为您服务,请打电话给我们。 Thank you for the account you recently opened at Johns

5、ons、 Serving you with your needs for clothing and home furnishings is a pleasure、 You will find 34 departments at Johnsons stocked with a variety of quality items、 And courteous sales clerks are here to assist you in selecting the merchandise that best meets your requirements、 You are always welcome

6、 at Johnsons、 Please call on us whenever you need additional service、 Translation: 感谢您最近在约翰逊商店开户。为您服务、想您提供所需的衣着与室内家具与陈设品感到高兴。 您将瞧到约翰逊商店有34个部门备有各种高档货,彬彬有礼的售货员帮您挑选最称心的商品。 永远欢迎您光顾约翰逊商店。有别的需要服务时,请随时光顾本店。 “You” attitude 并不就是在一切场合下都适合表达“体谅” 的,下列情况下使用 “You” attitude 将会引起反感与不快:(1)当对方有错误时。例如:(a) Your letter

7、of July 1, tells you plainly that the goods you sent would reach us by the end of this month、 (Improper) 贵方7月1日来函清楚地表明,贵方所寄货物将于本月底到达我方。(b) Im very glad to refer to your letter of July 1, from which we knew the goods we ordered would reach us by the end of this month、 (Good) 很高兴提及贵方7月1日来函,从中,我方得知我方所定

8、货物将于本月底抵达我方。(2)当对方表示过不同意见时。例如:(a) You are entirely wrong in your attitude、 (Improper) 您方的态度就是完全错误的。(b) We know you have analyzed the matter from two viewpoints, but there is still one aspect which extremely important and which is worthy of being discussed by both of us、 (Good) Translation: 我们知道,您方已从

9、两个方面分析了这一事件。但还有及其重要的一个方面需要我们双方来商讨一下。(2) 尽量以积极的方式谈问题,避免以消极的方式谈问题。 比较下列句子,瞧瞧哪一个更好些。(a) We do not believe that you will have cause for dissatisfaction、 (Negative) 我们不相信您们会有理由感到不满意。(b) We feel sure that you will be entirely satisfied、 (Positive) 我们确信您们会感到满意的。(c) Your order will be delayed for two weeks、

10、 (Negative) 您方订货要延期两个星期才能发出。(d) You order will be shipped in two weeks、 (Positive) 贵方订货两周内装船。7)正确 国际商务英语应用文必须正确,否则就会引起误解,甚至走入歧途。国际商务英语应用文,特别就是商务信函,常常就是各种商贸文件如合同、协议的基础,所以,常常涉及到贸易双方的权利与义务等。这一事实必须赢棋作者的特别注意。 为保证商务应用文的正确性,作者应当记住下列几点:(1)选择惟一准确的事实、词语与数据。如: You ask very short delivery for your order、 贵方要求短期

11、内贵方所订货物。 但就是,短语“short delivery” 指的就是“重量短缺”,而非“迅速交货”。Revised: You require quick (prompt) delivery of your order、 贵方要求迅速交货。(b) The goods supplied are exactly equal to the sample、 所供货物完全与样品相同。Revised: The sample represents as nearly as possible what can supply、 此样品基本上代表我们可供的货物。Or: The sample is the nea

12、rest in size to the goods you need、 此样品的尺码最接近您们所需货物的尺码。(c) All offers by telegram are open for five days、 所有电报开盘五天内有效。(没有解释与说明具体的五天)Revised: All offers by telegram are open for 5 days inclusive of the date of dispatch、 所有电报开盘从发电之日起五天内有效。(d) This contract will come into effect from Oct、1、 此合同从10月1日起生

13、效。未解答涵盖问题Revised: This contract will come into effect from and including October 1, 2001、 本合同从2001年10月1日起,包括10月1日生效。(2) 以实事求就是的态度表明您要说的事,不要言过其实或者表达不够充分。如:You shouldnt say (a) This product is absolutely the best on the market、 Revised: This product is the best one we can supply、 (就是我们能供应的最佳产品之一)(b) I

14、t is the lowest price available to you、Revised: It is the lowest price we can offer to you now、(现在能提供给贵方的最低价)(c) We assure you that this error will never occur、Revised: Well do all we can so that we may not repeat such an error、 (一定尽力不再)(3)在商务应用文写作时,要注意正确理解与使用商业术语。如: 价格术语 EXW (Export Works) 工厂交货价 FC

15、A (Free Carrier) 货交承运人 FAS (Free Alongside Ship) 船边交货价 FOB (Free on Board) 船上交货价,或离岸价 CFR (Cost and Freight) 成本加运费 CIF (Cost, Insurance and Freight) 成本加保险费、运费价,或(目的港)到岸价 CPT (Carriage Paid To) 运费付至价 CIP (Carriage and Insurance Paid To) 运费、保险费付至 DAF (Delivered At Frontier) 边境交货价 DES (Delivered Ex Shi

16、p) 目的港船上交货价 DEQ (Delivered Ex Quay) 目的港码头交货价 DDU (Delivered Duty Unpaid) 未完税交货价 DDP (Delivered Duty Paid) 完税后交货价 装运术语 Partial shipment (s) to be prohibited 不准分批装运 Shipment not later than May 1、 五月一日前装船 (包括五月一日) Shipment before MAY 1、 五月一日前装船 (不包括五月一日) Two equal monthly shipments-during June and July

17、、 六、七两月内分两批平均装运 Minimum of each lot to be 500 cases、 每批至少500箱。 报盘术语 Price subject to change (alteration) with or without notice、无论就是否事先通知,价格随时变动 Subject to our (final) confirmation、以我方(最后)确认为准。 Subject to the goods being unsold on receipt of your reply、此盘以接到贵方答复时货未售出为有效。 Subject to market fluctuatio

18、n、 (价格)随市价变动而变动。 数量与质量术语 Inspection by the buyer at the destination to be final、以买方在目的地的检验为最后依据。 Public surveyors weight at the landing port to be final、 以卸货港公证人的重量为最后依据。 Subject to a variation plus or minus of 5 percent、 容许溢装或短装5%为条件。 此外,句子的结构、单词的拼写、标点的使用、大写字母的使用均应正确。Chapter 2 The Structure and Lay

19、out of a Letter The Structure of a Letter 英文书信通常有7个部分组成,即信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。除此之外。还有一些需根据实际需要而增加的部分,例如参考标号、经办人姓名、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等,这些部分可能出现在不同类型的信函中。1)Heading or Letterhead (信头) 信头对于任何信件来说都就是重要的组成部分,商业信函与官方公函尤其如此。 一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等,置于信笺右上角。 大多数商业信函与官方公函的信头一般采

20、用社交信函的信头,多数就是专业设计的,且就是已事先印制好的信头(printed heading),进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺, 这样做出于三个目的:美观(appearance)、高效(efficiency)、标准化(standardization)。信笺上没有印上本公司或单位信头时,则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。2)Reference Number (参考编号)参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另一家公司时,会使用参考编号,便于归类存档。参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处,与写信日期同行;在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上,也可置于左下角低

21、于署名两行处。Your ref、 : 345SCB/bxcOur ref、 : 532ZXY/mzs注1、 345 为存档编号, SCB为署名人首写字母,bxc为打字员姓名首写字母。注2、 532 为存档编号,ZXY 为署名人首写字母,mzs 为打字员姓名首写字母。3)Date (日期)每封信必须标明日期,日期常写在信头下方2行处,一般置于信笺的右上角,但当信函采用全齐头式时则置于左上角。常见写法:商务信函格式、docMay 4 (th) , 1998 -美国式 4 (th) May, 1998 -英国式写日期时务必注意以下各点:(1)年份必须用阿拉伯数字写全,不能用02代替2002。 (2)

22、月份要用英文拼写,可全拼也可采用标准的简写。May, June, July 不能简写。(3)日期可用基数词(cardinal numbers)也可用序数词(ordinal numbers)。(4)在年份前面必须用逗号隔开,但在月份与日期之间不能用逗号隔开。 May 20, 2003(5)写信日期(Date)不能全部用数字表示,如 5/4/2003,这样写容易引起误解。4)Inside Address (封内地址)封内地址就是收信人的姓名或商行名,与信封地址相同,一般在写信日期以下2-4行靠左书写。封内地址内容及顺序如下:(1)收信人姓名(或商行名);(2)收信人头衔、职务或职称;(3)公司(或

23、所属单位、组织、学校)名称;(4)邮政地址(mailing/postal address)与街道地址(street address), 即门牌与路名;(5)城市、邮编、省名或州名、国名。商务信函格式、doc 封内地址可采用齐头式(block style),也可采用缩进式(indented style),齐头式较为普遍,但采用缩进式时,信函的其她部分也必须都采用缩进式。 缩进式 Mrs、 Miriam Schwarts 1280 Coleman Avenue Omaha, Nebraska, U、S、A、 68014 如果信函时写给公司而不就是个人的话,则应先写公司名称,后写公司地址,门牌等。如

24、: Messrs、 Vernon Gregory & Co、, Ltd、 72 Flint Street SYDNEY Australia注:Messrs、 就是Mr、的复数,仅用于公司行号,而该公司行号的名称就是由人的姓名所组成。如:Messrs、 G、P、 Glover & Co、Messrs、 Brown, Clarke & Father但 Messrs、不用于下列情况: 公司行号中没有人的姓名,即非人称行号,如 Utility Furniture Co、 以定冠词The开头的公司行号,如The United Import Co、 Ltd、 公司行号中包含有礼节尊称,Sir Willia

25、m Dobson & Sons、 写给个人的信函。 如果不知道收信人姓名时,信函常寄给与讨论的问题有关的部门。该部门头衔一般被认为可以处理有关问题。如: The Manager Barminster Bank Ltd London EC2 5BP England5) Attention Line (经办人)商务与官方信函虽然写给公司或政府机构,但常常由某个成员收阅并办理信中事务。若写上经办人姓名,可以加快信函的处理。经办人姓名一般置于封内地址与称呼之间,可左齐,缩行,也可居中。可全部大写,也可有大小写并下划线。Attention 后可用冒号或破折号,也可不用标点。例如: ATTENTION:

26、MR、 LAWRENCE WAGNER, EXPORT MANAGER ATTENTION INTERNATIONAL DEPARTMENT Attention - Mr、 Lawrence Wagner, Regional Vice President Attention of Marketing Manager For the attention of Marketing Manager Attention Mr、 Lawrence Wagner商务信函格式、doc6) Salutation (称呼)称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系: 写信人与收信人非常熟悉,在非正式信函中可直

27、呼其名。 半公半私信函可称呼为Dear, 以示热情、友好。“Dear” 后面还加上尊称,如: Dear Mr、 Dear Mrs、 My dear Dear Dr、 Dear Professor Dear President(3) 官方公函常用 Dear Sir 或 Sir。商务信函的称呼通常白用的形式就是 Dear Sirs, Gentlemen, Dear Madam 或Dear Mesdames。 不管采用何种形式,称呼总就是单独出现在一行。 若无经办人姓名,称呼紧跟在封内地址下2-4 行,左齐,后面常用逗号或冒号。7)Subject Line or Caption (事由标题) 在商业

28、信函中常用“事由标题”,一则让收信人尽快了解信函的主要内容,二则便于归档。下列两种情况下尤其要使用“事由标题” 项。 当对方来函已使用了事由标题项。 当信函内容比较复杂时。 “事由标题”项常介于称呼与正文之间,可全部大写,也可有大小写并下划线,可左齐,可缩行,也可居中,常用subject 或用Re引导。商务信函格式、doc例如:Dear Sirs,Subject: Alternation to Warehouse8) The Body of the Letter (信函正文) 要求:安排恰当、层次清楚、观点明确、态度诚恳。 信函正文包括引言、中心部分与结尾。引言为信函的第一句话或第一段。 一般

29、英文书信没有固定的引言,但人们常用一些客套话作为引言,如果体积对方来函的日期、编号及主题,以便使对方一瞧便知道来函就是回复先前哪一封信的;或对对方来表示谢意;假如就是首次致函对方,也可用引言作相应的自我介绍,并标明写信的主要目的。如: Your kind letter of November 12th arrived this afternoon、 Thank you very much for your letter of May 15 and the gift you sent me on Christmas Eve、 With great delight I learn from you

30、r letter of this Saturday that Im very much pleased to inform you that my visit to your company has been approved、 In reply to your letter of July 12 You were recommended to our company by the BOC, and we wish to 信函的中心部分就是正文的主要内容,或提供信息,或说明情况,或请求解决问题。结尾部分用来总结信函内容,表达谢意与祝愿,请求合作与帮助,或期待回复等。注意:避免使用分词引导的结尾

31、语,如Looking forward to your favorable reply、 常用的结尾语有: We are awaiting your good news、 We look forward to your reply at your earliest convenience、 Please remember me to your family、 Should there be anything else we can do for you, please let us know、 We look forward to your confirmation at your earliest convenience、 如果信函的正文很长,需要续页时,则需要注意以下细节: 不能只将结尾敬语及以下各行移于续页,至少要将信的正文最后一段的最后两行移于续页,最后一个词不要使用连词符号“ - ” , 须将整词留在上页或移于续页。 续页纸张的质量、颜色、大小应与前页纸相同。