公文管理制度.docx

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公文管理制度

内蒙古韩锦化学工业有限公司公文管理制度

第一章  总  则

第一条  为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

第二章  公文处理原则

第二条  公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

第三条  公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

第四条  公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

第五条  综合管理部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。

第三章  公文种类

第六条  常用的公文种类有：

决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。

（一）决定、决议：

对重要事项重大行为做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

（二）意见：

用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知：

用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。

（四）通报：

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（五）报告、请示：

向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”；向上级部门请示指示、批准用“请示”。

（六）规定：

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（七）函：

是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。

（八）会议纪要：

传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。

第四章  公文格式和行文规则

（一）公文用纸幅面及版面尺寸 

 1.公文用纸幅面尺寸  

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm。

   2.公文页边与版心尺寸  

公文用纸天头（上白边）为：

37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：

28mm±1mm，版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）。

（二）公文中图文的颜色 

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

（三）排版规格与印制装订要求 

 1.排版规格  

正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

2.制版要求  

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

3.印刷要求  

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。

印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

4.装订要求  

公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不

脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

（四）公文中各要素标识规则 

组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。

印刷于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；印刷于红色反线（不含）以下至落款、成文日期（包含）之间的各要素统称主体；印刷于落款、成文日期以下的各要素统称版记。

1.眉首  

（1）公文份数序号  

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限  

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（3）紧急程度  

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（4）发文机关标识  

由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“内蒙古韩锦化学工业有限公司文件”或“内蒙古韩锦化学工业有限公司文件”；对一些特定的公文可只标识公司全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

（5）发文字号  

发文字号由公司代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

 公司对第三章提及的常用公文发文字号统一规定如下：

请示、 决定、决议、意见、通知、通报、报告、规定等以及对外发送的文件一律用“内韩锦发XX号”，函等上行文以及平行文一律用“内韩锦函XX号”，会议纪要一律用内韩锦纪号。

第八条  行文应当确有必要，注重效用。

第九条  行文应根据隶属关系、职权范围和工作需要确定。

第十条  各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不正式行文，除综合管理部外，其他部门不得对外正式行文。

第十一条  “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

第十二条  “报告”或其他文种不得夹带请示事项。

第六章  发文办理

第十三条  发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十四条  草拟公文应当做到：

（一）符合法律、法规及公司有关规定。

如提出新的规定、办法、制度等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、公司的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当称引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明文中含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1、”，第四层为“

（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十五条  公文送公司总经理签发前，应当由综合管理部进行审核并签字确认。

审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第十六条  以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发。

第十七条  公文正式印发前，综合管理部应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第七章  收文办理

第十八条  收文办理指对公司收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第十九条  收到需要办理的公文，综合管理部应进行审核。

审核的重点是：

属何部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或企业职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第二十条  经审核，对符合本办法规定的公文，综合管理部应及时提出拟办意见送总经理、副总经理批示后，交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

第二十一条  承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合管理部并说明理由。

第二十二条  收到总公司下发或交办的公文，由综合管理部提出拟办意见，送总经理批示后办理。

第二十三条  公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导决定。

第二十四条  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十五条  交有关部门办理的公文，由综合管理部负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重要催办，一般公文定期催办。

第八章  公文归档

第二十六条  公文办理完毕后，应当根据档案管理规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第二十七条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。

第二十八条  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向综合管理部移交。

第二十九条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应符合存档要求。

第九章  公文管理

第三十条  公文由综合管理部专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十一条  综合管理部应当建立健全公司的公文处理的有关制度。

第三十二条  公司或上级部门的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第三十三条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第三十四条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十五条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经集团公司领导批准，可以销毁。

第三十六条  销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第三十七条  部门合并时，全部公文应当随之合并管理。

部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交综合管理部。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章  附则

第三十八条  本制度由综合管理部制定，本制度的解释、修改、废止权归综合管理部。

第三十九条  本制度自签发之日起生效。

第四十条  本制度未规定事项，按公司相关管理制度规定执行。