建材集团公文管理制度.docx

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建材集团公文管理制度

1.目的：

为使集团的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，特制定本办法。

2.范围：

本办法适用于浙东建材集团本部及各个业务单元。

3.定义：

3.1公文是指在企业经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子文档方式为载体的文书。

3.2公文处理是指公文办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

4.职责：

4.1行政人事中心：

集团行政公文归口管理部门，负责集团的公文处理工作并指导下属各业务单元的公文处理工作。

4.2各业务单元人事行政部：

本单元行政公文归口管理部门，负责本单位的公文处理工作，各业务单元均应参照本办法进行公文管理，并应设立专职文秘人员处理公文。

4.3所有以集团名义下发的文件必须经过行政人事中心审核，并由行政人事中心统一下发。

各职能中心只能以中心名义发文，如文件内容涉及到跨中心业务的需经行政人事中心会签后方可下发。

5.公文种类及适用范围：

5.1公文种类：

公文按行文方向可分为：

上行文、下行文和平行文。

5.1.1上行文是指各业务单元向集团董事局、集团总裁办及集团各职能中心请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文，文种有“请示、报告”。

5.1.1.1请示是下级向上级或业务主管部门请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。

5.1.1.2报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。

5.1.2下行文是指集团董事局、集团总裁办及集团各职能中心向下属各业务单元下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。

5.1.3平行文是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。

5.2公文按来源分为外来公文和内部公文，内部公文包括集团公文和各职能中心公文。

5.2.1集团公文是集团内部最具权威性的行政文件，对下属各单元具有普遍的效力。

部门公文只对本部门或职能范围具有指令性。

5.2.1.1集团公文适用于：

发布集团重要的方针政策、重大工作部署性文件及重要会议纪要；发布集团的总结计划；发布集团重要的管理制度；发布集团各单元或个人的重大表彰奖惩通报或决定；发布集团及下属业务单元的组织架构的设置、合并、撤销及高层人员的人事任免决定；向政府部门汇报有关工作的请示、报告；对下属业务单元重要请示事项的批复；其它必须以集团名义上报下发的文件。

5.2.1.2中心公文适用于：

上报下发本中心工作安排、规划、计划、总结、会议纪要等；发布对本中心的集体或个人一般性表彰奖惩通报或决定；发布本中心内部规章制度和管理办法；布置本系统内一般性工作；其它必须以中心名义发布的事项。

6.公文格式：

6.1公文一般由发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、发送范围等部分组成。

6.1.1发文单位。

应写全称或规范化简称。

6.1.2集团正式编号公文一律居中标印“浙东建材集团文件”。

6.1.2.1集团各中心正式编号公文文头为中心名称加文件，分别为：

“集团行政人事中心文件”、“集团财务中心文件”、“集团战略发展中心文件”、“集团运营中心文件”、“集团审计部文件”、“集团技术中心文件”、“集团采购中心文件”、“集团项目办文件”。

6.1.2.2业务单元正式编号公文分别居中标印“宁波水制文件”、“上海水制文件”、“温州水制文件”、“上海铝业文件”、“宁波塑建文件”、“基础公司文件”。

6.1.2.3文头一律使用浙东建材LOGO色、52磅、华文中宋加粗字体，文头名称上边缘至页上边缘4.5倍行距；非编号公文则采用白头形式。

6.1.3发文字号。

包括发文单位代字、年份和序号组成。

用四号宋体，间隔横线之上正中。

6.1.4间隔横线。

2磅黑色实线，长155mm。

6.1.5签发人。

标注在发文字号右侧，用四号宋体，签发人后标全角冒号，冒号后用四号宋体标识签发人姓名。

6.1.6公文标题。

应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除制度、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题行间距为段前1行，段后1行，用二号黑体字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，且行间距为28磅。

6.1.7主送单位。

左侧顶格用四号宋体字。

6.1.8正文。

主送单位下一行，每自然段左空2字，用四号宋体字，行间距28磅，回行顶格。

数字、年份不能回行。

6.1.9附件。

公文如有附件，应在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

在正文下一行左空2字符用四号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”。

6.1.10署名。

在正文（如有附件，则在附件下方）下成文时间前用黑体加粗4号字署发文单位名称，并与成文时间居中对齐。

6.1.11成文时间。

以签发人签发日期为准，用黑体加粗汉字将年、月、日标全，“零”写成“〇”。

6.1.12盖章。

公文除会议纪要外，应当加盖印章；会议纪要由会议主持人签发。

6.1.13发送范围。

主送部门用“发”，其他需了解公文内容的上级部门用“呈”，同级部门和无隶属关系部门用“送”。

6.1.14排版时遇末页仅有发文单位及日期而无正文的在末页第一行顶格用四号宋体加粗标注“（此页无正文）”字样。

6.2公文用纸一般采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm）,左侧装订。

公文用纸天头（上白边）为：

25.4mm；下白边24mm；公文用纸订口（左白边）为：

31.7mm。

6.3集团及各职能中心公文式样、各业务单元公文式样参见附件，其他公文式样参照本办法制定。

7.发文字号：

7.1集团公文的发文字号分三种：

7.1.1重要方针政策、规章制度、管理办法的发布适用“ZD集字[年度]当年顺序号”；

7.1.2重大机构设置、人事任免、总结计划、奖惩通报、对下属单位批复、请示、报告、工作布置、活动安排、事项通知等适用“ZD集发[年度]当年顺序号”；

7.1.3重要会议纪要的发布适用于“ZD集会[年度]当年顺序号”。

7.2业务单元发文参照集团发文字号，根据需要采用“字”、“发”、“会”。

7.2.1集团总部各部门发文字号为：

7.2.1.1行政人事中心：

ZD集行人字/发/会[年度]序号；

7.2.1.2财务中心：

ZD集财字/发/会[年度]序号；

7.2.1.3战略发展中心：

ZD集战字/发/会[年度]序号；

7.2.1.4审计部：

ZD集审字/发/会[年度]序号；

7.2.1.5运营中心：

ZD集运字/发/会[年度]序号；

7.2.1.6技术中心：

ZD集技字/发/会[年度]序号；

7.2.1.7采购中心：

ZD集采字/发/会[年度]序号；

7.2.1.8项目办：

ZD集项字/发/会[年度]序号。

7.2.2业务单元发文字号如下：

7.2.2.1宁波水制：

ZD甬水字/发/会[年度]序号；

7.2.2.2上海水制：

ZD沪水字/发/会[年度]序号；

7.2.2.3温州水制：

ZD温水字/发/会[年度]序号；

7.2.2.4上海铝业：

ZD沪铝字/发/会[年度]序号；

7.2.2.5宁波塑建：

ZD甬塑字/发/会[年度]序号；

7.2.2.6基础公司：

ZD甬基字/发/会[年度]序号；

8.行文规则：

8.1行文关系应根据各自隶属关系和《分权规范手册》规定的职权范围确定。

8.2需提请集团外部单位协助解决的业务性工作，属于职权范围内的，可由各单元直接行文，同时报行政人事中心；必须以集团名义向集团外部单位行文的，须报行政人事中心统一平衡后决定是否发文。

8.3集团各职能中心下发公文，除报相关业务单元外还应同时报行政人事中心，以便协助处理。

8.4“请示”与“报告”要严格分开，公文标题不得出现“请示报告”文种。

除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

“报告”中不得有请示事项。

8.5“请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，由主送部门负责答复，如有需要应同时送其他部门。

如有多件请示事项，一定要分头行文。

“请示”一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应送被越过的部门。

8.6上级部门向受双重管理的下级单位行文，必要时应当送其另一上级部门。



9.公文办理：

9.1公文办理分为收文和发文。

收文办理一般包括传递、签收、登记、转发、拟办、批办、承办、催办、查办、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、会签、开会讨论、审核、签发、用印、登记、编号、发放、归档、销毁等程序。

9.2送单元负责人批示或交有关部门办理的公文，文秘人员要负责催办，特急公文要求在收文或发文当天办理完毕，急件要求在收文或发文两天内办理完毕。

9.3发文处理应注意以下事项：

9.3.1草拟公文必须注意以下各点：

9.3.1.1要符合国家法律法规和集团规章制度。

9.3.1.2情况确实，观点明确，文字精炼，条理清楚，标点准确，篇幅力求简短。

9.3.1.3用词准确、规范。

文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

9.3.1.4层次分明，结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1、”，第四层为“

（1）”。

9.3.2会签。

所有规范性公文或涉及到其它单元/中心职责范围需要共同遵守协力完成的公文在送审前必须会签。

会签原则上由拟稿单元/中心组织进行。

会签时间一般不超过两个工作日，会签单元/中心如有意见需注明，以供拟稿单元/中心和签发领导参考。

9.3.3开会讨论。

若公文需由相关单元/中心开会讨论或征求意见，会议原则上由拟稿单元/中心负责组织。

若公文需由集团总裁办开会讨论或征求意见，会议由行政人事中心负责组织。

会后由拟稿单元/中心拟写会议纪要，并根据纪要决议对公文进行修订，再进行会签。

9.3.4审核。

所有集团公文必须经行政人事中心审核。

审核的重点为：

是否需要行文，是否符合集团的制度及有关规定，是否与有关单元/中心协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

一般审核时间不超过两个工作日。

不符合本办法的文件行政人事中心可退回呈报单元/中心。

9.3.5签发。

公文一经签发即行生效，签发人对公文内容负领导责任。

9.3.6发文。

9.3.6.1以集团名义或中心名义下发的各类公文（包括字、发、会类），在书面会签完成后，其中以集团名义下发的公文要将一份公文连同审批原稿送行政人事中心统一存档，以中心名义下发的公文，公文名称报行政人事中心备案。

9.3.6.2公文会签完成后，由拟稿人根据本管理办法排版后，通过OA公文流转模块提交，提交时请根据文件内容选择相应的可阅读范围或人员，经行政人事中心审核编号后下发。

9.3.7重要公文加盖公章发布实行后，如以后作了修订,则在发布新修订公文的同时注明旧公文废止，保证流转使用中公文的唯一版本。

9.3.8传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。

绝密级公文不得利用计算机、传真机传送。

绝密级公文未经单位负责人或行政人事中心批准不得私自翻印。

10.电子公文：

10.1随着信息技术和电脑网络的普及，公文处理工作将越来越多的通过信息技术手段完成，以电子形式为载体的公文效力等同于纸质公文。

10.2电子公文的命名规则为：

“发文字号＋公文标题”；附件命名规则为：

“发文字号＋附件＋附件序号＋附件标题”。

如下例：

10.2.1ZD集字[2010]001号：

公文处理办法；

10.2.2ZD集字[2010]001号附件一：

集团及各职能中心公文式样。

11.制度修订：

11.1制度特指以“ZD集字”下发的文件，即集团制度。

11.2新增制度、修订制度，除遵照本管理办法执行外，集团行政人事中心负责集团制度的管理，集团各中心起草下发的“ZD集字”制度文件，报送行政人事中心备案，行政人事中心负责及时更新《集团制度体系汇总表》。

11.3集团制度的制定、修订工作，原则上每年三月份完成，特殊情况可在每年七月份进行制定或修订工作，新修订的制度，同时提交制度修订说明。

11.4集团各中心下发的文件，由各中心自行管理，目录报集团行政人事中心备案。

12.附则：

12.1本办法由行政人事中心负责解释并修订。

12.2行政人事中心将不定期对公文处理情况进行检查，对公文处理不规范单位进行通报。

12.3本制度自公布之日起施行，原相关管理制度同时废止。

附件一：

集团及各职能中心公文式样

附件二：

业务单元公文式样

附件三：

各类公文格式规范

浙东建材集团文件

ZD集字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次

附件：

浙东建材集团

二○一三年X月X日

发：

送：

集团行政人事中心文件

ZD集行人字/发/会[2013]XXX号签发人：

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

集团行政人事中心

二○一三年X月X日

发：

送：

集团财务中心文件

ZD集财字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

集团财务中心

二○一三年X月X日

发：

送：

集团战略发展中心文件

ZD集战字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

发：

送：

集团战略发展中心

二○一三年X月X日

集团技术中心文件

ZD集技字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

集团技术中心

二○一三年X月X日

发：

送：

集团审计部文件

ZD集审字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

集团审计部

二○一三年X月X日

发：

送：

集团运营中心文件

ZD集运字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

集团运营中心

二○一三年X月X日

发：

送：

集团采购中心文件

ZD集采字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

集团采购中心

二○一三年X月X日

发：

送：

集团项目办文件ZD集项字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

集团项目办

发：

送：

二〇一三年X月X日

宁波水制文件

ZD甬水字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

宁波水制

二○一三年X月X日

发：

送：

上海水制文件

ZD沪水字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

上海水制

二○一三年X月X日

发：

送：

温州水制文件

ZD温水字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

温州水制

二○一三年X月X日

发：

送：

上海铝业文件

ZD沪铝字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

上海铝业

二○一三年X月X日

发：

送：

宁波塑建文件

ZD甬塑字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

宁波塑建

二○一三年X月X日

发：

送：

基础公司文件

ZD甬基字/发/会[2013]XXX号签发人：

XXX

标题

主送单位：

正文

一、层次一

（一）层次二

1、层次三

（1）层次四

附件：

基础公司

二○一三年X月X日

发：

送：

会议主题

******项目

会议时间

2013年**月**日星期二14:

00

会议地点

******二楼会议室

会议主持

****

参加人员

******************

会议内容

******项目商议

备注

宁波基础公司

会议通知

浙东建材集团

发文处理单

密级：

□秘密□机密□绝密

急度：

□特急□急件□普通

发文字号

文件名称

发送范围

拟稿单位

拟稿人

处理流程

（XXX部门/单位）意见

（XXX部门/单位）意见

（XXX部门/单位）意见

备注

会签及审核时间原则上均不应超过两个工作日。

浙东建材集团

请示报告处理单

密级：

□秘密□机密□绝密

急度：

□急件□特急

文件名称

行文单位

收文时间

收文单位

收文编号

处理流程

（XXX部门/单位）意见

（XXX部门/单位）意见

（XXX部门/单位）意见

备注

会签及审批时间原则上均不应超过两个工作日。

浙东建材集团

工作联络函

急度：

□特急□急件□普通

联络单位

集团人力资源部

行文单位

宁波基础公司

联络时间

201*年*月**日

处理流程

联络事由

集团人力资源部：

根据基础公司目前现状，经营部两名业务人员均是从公司其他岗位调动上来的，目前业务接单能力弱，需要增加经验丰富的业务能手。

公司目前开工在即，但工人、施工员紧缺，请集团帮忙招聘人员，共同解决公司难题！

具体招聘明细见招聘需求表。

联络单位

会签意见

联络人

（签章）

备注

会签及反馈时间原则上均不应超过两个工作日。

浙东建材集团

公文处理单

密级：

□秘密□机密□绝密

急度：

□急件□特急

文件名称

行文单位

收文日期

收文单位

收文编号

处理流程

（XXX部门/单位）意见

（XXX部门/单位）意见

（XXX部门/单位）意见

备注

收文处理及审批时间原则上均不应超过两个工作日。

宁波基础公司

会议纪要

密级：

□秘密□机密□绝密

会议主题：

员工自我介绍及工作中的问题探讨交流会议

会议时间：

2010年11月17日13：

30

会议地点：

党群楼二楼会议室

主持人：

陈洪雨

参加人员：

陈洪雨、冒建忠、韦疆、赵小利、刘建安、郑明泉、王红波、朱海航、吴海燕、朱淑华、毛义芳、周聪、马尚凤、陶甫裕、魏开明、廖文勇、谢连佳、刘俊、李云伟、张旭、叶博学

缺席：

罗亮军、郭泉泉

纪要整理：

吴海燕

会议内容：

一、副总经理陈洪雨对新任总经理黄晓石、副总经理冒建忠作了介绍，并倡议在会人员作自我介绍和对各自工作中的问题反馈。

陈总对基础公司近段时间的经营状况做了简单介绍。

二、在会人员作自我介绍，并各自揣述了工作中碰到的问题。

主要问题有：

1、财务会计毛义芳提出员工在报销发票的时间上要统一，发票抬头要开公司全名。

2、人事行政部周聪提出生产月报表要在规定时间内报上来，月报表中待工需要注明原因，报表中的数据需要施工员复核。

3、生产设备部提出由于设备老化程度大，导致维修压力大，建议再增加1个维修人员的配置。

4、施工员魏开明提出建议公司对班长、电焊工等进行技术工种培训，强化技术水平。

5、项目经理赵小利提出法院工地未完成验收主要由于缺桩机备案证、电焊工证，希望公司能尽快解决。

6、项目经理刘建安建议公司配备专业电工，以及对有问题水平仪进行更换，否则影响施工质量。

7、大家统一提出设备老化问题，尤其是6#桩机因设备严重老化打桩效率低，耗费的人力、物力大。

大家反映一线工人对公司拆拼桩机费用的核定标准有异议。

三、黄总对大家反映的设备问题提出看法，设备使用首要考虑其效率和安全，能用的就用。

但如果使用既影响安全、效率、又影响公司形象的设备，这无形中让公司损失更大。

我们要从经济性价比和现实问题上考虑设备的使用。

冒总提出生产设备部要建立设备资产台账，根据对设备情况的了解，该淘汰的淘汰掉。

五、黄总揣述了基础公司的未来发展目标，号召大家当前要同心协力、同甘共苦，朝着公司目标奋斗，把公司做强做大。

优秀团队、优良产品、优良装备是我们终极目标实现的前提。

同时黄总对大家提出了几点期望：

1、团体，各部门要相互配合，互相协助，大家要以诚相待，有团队的心，同公司共同发展。

2、要勤奋，每个人都有自己的工作职责，我们要勤奋做事情把自己的工作做好，要有责任意识，工作中要积极努力，同事间要齐心协力，工作中互不推诿。

最后，黄总对公司当前情况提出几点要求：

1、要逐步完善企业内部的管理制度，制度要宣贯，要落实执行。

2、要做好现有资源管理，特别是设备管理。

3、做好2011年企业的发展规划，要求各部门一个星期内上报部门的明年工作规划。

主持人签名：

年月日

关于***的请示

上级单位名称：

正文

以上妥否？

请批示！

请示部门名称：

二O一O年月日