固定资产管理系统.docx

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固定资产管理系统

资产管理系统项目计划书

西安君诚信息技术有限责公司

2015-07-26

1、项目情况

资产管理现状：

▪手工记账方式，容易造成后期数据查询统计不方便，资产管理人员的工作压力较大，工作效率和准确性较低。

▪手工记账方式，无法对重点资产进行全生命周期监控。

▪手工记账方式，造成无法及时统计和处理现有资产设备的状态和情况。

▪各个部门或者单位之间的闲置资产无法充分利用，造成资源浪费。

▪实物资产帐与财务固定资产帐核对不清，实物与账务不符。

▪固定资产未使用条码标签，管理不规范。

▪未使用手持设备进行清查盘点，原有盘点单方式效率低且容易出错。

2、EM资产管理解决方案

2.1、业务处理过程

在首次使用系统，资产信息基础资料是关键，整理基础信息，通过标准数据格式进行填写，通过数据接口导入系统，生成系统资产卡片，日常资产变动，需要填写资产变动单，记录资产变动的情况，方便后期查询；日常的资产维修需填写资产维修单，记录资产的维修情况。

在年终进行资产清查时，先将需要变动的资产进行业务处理，然后对资产日常业务进行冻结，准备进行资产清查，根据要求制定盘点计划，生成盘点计划表，通过数据线连接盘点PDA下载盘点数据，通过PDA进行限产盘点，盘点结束后将盘点数据上传，生成盘点报表，通过盘点结果的盘点差异表。

清查结束后，可根据实际情况生成资产变动单。

可根据系统的报表查询统计部门资产统计表，分类统计表等。

2.2、应用部署结构（示意图）

君诚资产管理软件技术架构为B/S架构，支持10个并发数，盘点应用需要安装客户端应用软件。

2.3、系统功能说明

2.3.1系统结构图

2.3.2资产基础信息

资产基础信息包括：

组织机构部门维护，资产状态参数设置，资产设备参数维护。

组织机构部门维护：

根据实际情况进行组织机构层级的填写完善基础信息。

资产状态参数设置：

资产状态可编辑，记录资产的状态信息。

资产设备参数维护：

图表1增加

资产设备卡片建立，建立基础信息，支持设备及附属设备明细，支持图片及附件。

支持资产设备查询列表和输出。

图表2增加

根据我们上次双方沟通，鉴于目前贵院资产现状及贵院提出的盘点工作思路，我们针对基础功能作出调整完善，方便初次盘点工作：

1、预批次建立空卡片

2、根据空卡片打印2联条码标签（每个卡片连续打两张），标签上只显示条码

3、拿着条码标签和固定资产信息登记表去实地盘点，条码标签一张贴实物，一张贴信息登记卡；

4、实物上挂数字标签牌，在登记卡上登记数字标签牌数字

5、贴完标签后把已经贴有条码标签且标记资产数字编码的资产登记卡交予各部门资产管理员进行后期登记

2.3.3资产变动

资产变动是指资产实物实物的自身状态、位置、部门、使用人、保管人等属性发生变化。

资产变动可以通过手持移动设备在盘点工作中建立。

变动单据支持附件。

变动单列表，可方便查询资产变动情况。

以上2图新增加

2.3.4维修/保养

以上2图新增加

维修和保养记录

资产（设备、设施等）维修和使用时的记录，可以根据资产查询某个时间段内该资产的维修情况汇总表，可以输出打印，方便用户跟踪资产。

“维修/保养”

1、资产维修，一般是指固定资产属性的设备、设施资产进行维修保养工作。

2、维修/保养中可能需要记录文字描述和附件。

3、记录维修/保养过程中产生的费用、负责人、部门、时间等关键信息。

4、可以定义资产维修/保养的类型和种类，方便后期统计分析。

维修/保养列表可以统计设备的维修及保养的情况，方便统计分析。

2.3.5清查盘点

使用手持移动设备进行定期或不定期的资产清查工作，生成清查表并体现资产状态变动信息方便后期处理。

固定资产清查工作可以使用手持移动设备扫描条码的方式进行。

清查计划数据通过USB下载到PDA上，完成后PDA数据再通过USB上传到服务器上并自动生成相关的报表。

固定资产清查支持手持移动设备条码扫描和识别，这样可以确保清查人员必须到资产现场工作。

清查工作使用手持设备扫描方式进行，可以有效降低清查人员的工作强度，提高工作效率和数据的准确性。

固定资产使用条码标签管理，提高了资产管理的规范性。

固定资产管理是企事业单位日常管理的重要组成部分，是保障各项工作顺利开展的重要物质基础。

如何对不断增加的固定资产和设备加强管理，是我国机关和企事业单位面临的重要问题。

由于盘点工作量大，信息反映不及时，经常导致资产重复购置，使企业成本大幅增加，影响企业效益。

为了加强固定资产管理，提高内部管理水平，为企业管理者提供更科学的决策依据，越来越多的单位引入条码技术对固定资产实施条码管理。

目前条码技术已经在医疗卫生、零售、物流、制造等行业得到广泛应用。

条形码技术可以帮助机关和企事业实现对资产的信息化管理，解决资产管理中经常出现的实物与账务账目不符的情况，减少管理中对固定资产管理存在的盲区，使领导坐在办公室里就能了解企业所有资产的全面情况。

固定资产管理中存在的问题

固定资产管理主要存在以下难题:

1是固定资产管理具有数量大、种类多、价值高、使用周期长、使用地点分散等特点，管理难度大。

2是很多单位目前仍然依赖手工记账的管理方式，由于管理单据众多、盘点工作繁重，需占用大量的人力物力，而且固定资产管理的历史操作和资产统计工作异常困难，导致资产流失和资产重复购置，使单位成本大幅增加。

3是存在账、卡、物不相符合，难于满足现代管理的需要，由于缺乏有效的资产实物的日常管理手段，即使单位花大力气进行了资产清查，没多久，账实不符的情况又会重新出现，因此，必须有一套有效的管理手段对实物进行管理。

由于固定资产使用地点分散的特点，即使在管理系统的支持下，固定资产标签的制定、填写或打印、粘贴、资产状态的跟踪，盘点等工作的性质和工作量并没有得到良好的改变和改进，固定资产管理依然是手工和计算机管理相结合。

因此，需要引入条码来有效解决固定资产数据分散采集输入的瓶颈难题，这样才能将固定资产管理系统的功能最大化地发挥出来。

固定资产盘点条码应用系统方案有什么特点

固定资产条码管理系统方案以实物管理为基础，以条码技术的应用为特点。

通过先进的条码技术对固定资产实物从购置、领用、转移、盘点、维修、报废等方面进行全方位准确监管，结合资产分类统计等报表真正实现“账、卡、物”相符。

固定资产管理过程中，为每一个实物都赋予一个唯一的条码标识，其特点是：

1、在手持数据终端蜻蜓点水般地扫过该条码标识后，即对该条码进行解读，准确识别每一个实物。

2、经识别的实物详细信息储存并转入到计算机中，准确地完成对该实物的盘点工作。

　3、自动纠错实时报警功能，从根本上杜绝了以往人工盘点时，难以避免的错盘、漏盘、重盘现象，确保了基层实物统计时第一手数据资料的完全真实和可靠性。

二、固定资产盘点管理程序具体需求界定

1）固定资产条形码日常管理：

资产增加时登记条码号。

2）固定资产条码修改：

如果固定资产原条码丢失或者不能识别时可更换条码，条码扫描器扫描新条码后更新固定资产卡片条码编号，可批量修改。

3）盘点计划管理：

制定年度盘点计划、月度盘点计划。

4）可根据用友软件固定资产管理系统生成盘点表：

盘点表可以根据盘点计划生成，也可以根据需要设定的盘点条件，生成盘点表，盘点表包括：

资产编码、资产名称、所属部门、副资产、规格型号、条码号、数量。

5）盘点结果记录：

盘点结果首先记录在扫描器的文件中，在扫描器与PC端资产管理系统连接后，条码管理系统将盘点结果回写到PC端资产系统的盘点表中。

盘点结果有：

资产编码、资产名称、所属部门、副资产、规格型号、条码号、数量、盘点条码号、盘点数量、使用状况；

6）盘点对比：

系统自动根据盘点结果对比固定资产表，提示盘点中的错误，比如分类错误，条码错误、部门错误等提示；

7）盘点表审批：

计财部门做审批之后，盘点表关闭；

8）条码打印。

盘点业务流程：

数据处理流程图：

三、功能操作实现

PC部分

1.登录

双击桌面的系统快捷图标显示如下图：

输入操作员（操作员编号来自用友系统）、密码（密码初始为空，必须在本系统修改密码功能修改）、选择帐套、年度。

然后确认即可登录（登录日期不用修改）。

取消则放弃登录。

2.主界面

登录成功后弹出主界面，显示如下图：

3.系统初始化

点击设置->初始化->创建中间库，创建用于PC端和PDA端数据交互的相关数据（必须先初始化）。

4.条码管理

5.选择生成规则

6.条码样式选择

7.盘点计划

点击应用->盘点计划列表，弹出过滤窗口，显示如下图：

点击“确认”后，则根据条件过滤出《盘点单列表》，显示如下图：

1.点击《盘点单列表》->”新建盘点单”按钮，则创建一张盘点单，详细操作见《盘点单》操作部分。

2.点击《盘点单列表》->”删除盘点单”按钮，则删除选择的盘点单以及其明细列表。

双击选择的盘点单，则打开《盘点单明细列表》，显示如下图：

（由于加载服务器数据，可能会影响速度，属于正常现象）

1.点击《盘点单》->“增加”按钮，弹出过滤窗口，显示如下图：

填好条件后，点击“确定”按钮，弹出《请选择固定资产》界面，显示如下图：

点“□”选择要盘点的固定资产，点击“确定”；再点击《盘点单》->“保存”按钮以保存数据。

2.点击《盘点单》->“删除”按钮，则删除选中的记录；再点击《盘点单》->“保存”按钮以保存数据。

3.点击《盘点单》->“下载到PDA”按钮，下载该盘点单到PDA（请确保PDA已连接上PC）。

4.点击《盘点单》->“打印”按钮，弹出该盘点单的打印预览页面。

5.点击《盘点单》->“输出”按钮，将该盘点单输出到Excel文件（本地文件）。

6.点击《盘点单》->“设置显示列”按钮，弹出显示列选择窗口，显示如下图：

8.数据下载

将本机数据下载到PDA，见《盘点单》->“下载到PDA”按钮。

9.数据上传

将PDA数据上传到本机，自动对应并覆盖数据。

10.盘点结果统计表

固定资产盘点差异表

根据对应的盘点单生成固定资产盘点差异表，只显示固定资产有变化的信息，一目了然盘点后的结果。

固定资产盘点明细表

显示统计盘点结果的明细情况

汇总报表：

●PDA部分

1.登录

输入用户（来自PC端系统的用户）、密码（来自PC端系统的密码）。

然后确认即可登录。

取消则放弃登录。

2.盘点列表

显示来自PC端下载的要盘点的数据。

3.盘点记录

使用手持扫描设备盘点具体记录，光标位于界面条码编辑框处，扫描器对准要扫描的条码，按下扫描按钮。

如果记录存在，则调出该记录的信息，自动保存数据，继续下一条；

如果记录已经扫描过，则提示：

“该记录已扫描”；

如果存在重复记录，则提示：

“存在重复记录”；

如果记录不存在，则提示：

“该记录不存在！

”。

可修改部门、状态、及备注。

四、应用配套设备

便携式数据采集器：

便携式数据采集器是为适应一些现场数据采集和扫描笨重物体的条码符号而设计的，适合于脱机使用的场合。

识读时，与在线式数据采集器相反，它是将扫描器带到条码符号前扫描，因此，又称之为手持终端机、盘点机。

条码打印机：

2.3.6设备台账统计分析

新增加的图

方便进行部门资产情况统计，支持统计数据输出，灵活方便。

部门资产统计表：

资产分类统计表：

资产分类汇总表：

2.3.7系统管理

根据用户需要可以支持域用户管理模式（AD验证），支持单点登录。

也可以独立使用用户验证模式。

数据备份，根据用户权限，一般是系统管理员级别的操作员进行数据库备份。

备份文件路径在安装配置文件中指定，备份文件名称有系统自动生成。

数据备份前通知所有用户退出操作，防止备份数据不完整。

数据恢复，根据用户权限，一般是系统管理员级别的操作员进行数据库恢复。

数据恢复前需要通知用户退出操作界面以免当前操作数据被覆盖。

系统设置，系统必要的参数设置和配置界面。

用户级权限设置

按用户分配根据系统权限树的权限节点。

只有系统管理员才拥有用户权限修改权限。

修改后用户需要重新登录才能获得最新分配权限。

每个权限节点又可以分为：

操作、审核、查看、系统管理四个子权限。

实用工具：

基础信息的导入导出工具。