总经办工作总结范文.docx
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总经办工作总结范文
总经办2013年工作总结
2013年即将过去，回顾这一年总经办所做的各项工作，既有得亦有失，在过去的一年里，公司各部门在以董事长为首的的领导班子带领下，紧紧围绕着企业发展的目标，以努力规范管理、提高管理水平、提高工作效率、提高产品质量、降低成本为工作宗旨，尽职尽责做好本部门的各项工作，充分发挥企业的团队协作精神，确保完成公司下达的各项工作任务，现将本年度办公室具体工作总结如下：
一、日常办公事务管理：
1、办公用品及设备管理
办公用品 本着节约为本的原则，到市场询价、比价，选择质优价廉的办公用品，加强了办公用品的合理管理，截至2013年11月，办公用品、劳保用品和保洁用品总体采购九次，目前总费用是22823.18元。
办公设备定期对机房的设备的维护检查；定期对机房的设备的维护检查；定期对外场监控系统和电子围栏进行检查，发现问题及时检修；对各部门计算机系统及软件进行维修、维护；定个更新杀毒软件，查杀计算机病毒，保障公司网络环境的安全；及时采购各系统办公设备配件、耗材，保证正常办公。
2、日常文件的登记与保管工作：
文书资料管理：
包括日常培训记录管理、公司公告管理、现场7S检查记录，公司企业相关资质管理（复印件）、企业内部通知的拟写与员工档案管理、健康档案以及图书书刊管理等。
截止2013年11月，公司印发“弘科药办字”公文计106个文，印发“弘药办字”公文计40个文。
印发“弘科药文字”公文计8个文，印发“弘科文字”公文计10个文，印发“弘药文字”公文计58个文。
3、环境卫生管理
完成了日常保洁工作，协助生产进行卫生清洁工作。
截至2013年12月15日，废旧物资回收费用是11530元，虽然比2012年下降45%，但在处理过程中我们发现物料消耗比去年低（仓库基本未处理报废物料；生产上像纸筒、铝塑废料等均减少较多），可能相对来说物料的利用率更高，反而是件好事。
药渣的清运工作：
全年药渣清运费用为66430，比2012年增加41.6%（从7月份开始二期提取全面开工，因产量提高，同样的药渣量也大大超过2012年，所以药渣清运费用涨幅较大）
4、食堂管理
2013年食堂总费用是元，（不含人员工资、水电、柴油，包括9月份商贸接待用餐费用和工程中心的营养补助费用），比2012年上涨14.3%；2013年用餐总人数是61000人，比2012年增加5.5%；全年的人均用餐费用是3.45元，比2012年增长8%。
在物价上涨的同时，既要考虑尽量改善员工伙食、保证菜品质量、协同大伙儿的口味，又要控制成本，我们也做花费了不少的心思。
5、电话费缴纳
及时缴纳公司话费，保障通讯正常。
截至2013年11月，公司话费总额为28670元，同比下降14.4%。
6、会议管理包括
（1）会前准备（即确定开会主题、时间、人员等，组织会议，通知相关人员按规定时间出席，放置投影，准备茶水等）；
（2）会中服务（会议记录、添加茶水等）；（3）会后工作（整理会场、会议记录等）。
7、公司员工考勤统计工作：
每周统计员工考勤，在OA系统发布；每月汇总并核实公司各个员工每月的实际上班天数与加班天数以及员工请假天数等，核实无误后，报至财务部。
8、响应并组织公司内部活动，主要包括组织全体员工一年一次的旅游活动，以及员工一年一次身体健康体检福利待遇等。
9、对外接待事宜具体工作，针对公司客户来访以及外部机构的审查等，办公室需进行接待事宜，安排会议室、投影器的使用以及接待客户茶水的备用等。
10、7S管理：
每月至少一次进行7S检查，对不合格现象进行记录，并监督是否进行整改。
全年7S检查情况汇总如下：
部门
月得分
平均分
1月
3月
4月
5月
7月
9月
11月
（1）
11月
（2）
12月
生产系统
83
98
92
91
96/98
100
96
98
99
95.1
质量系统
97
98
100
99
100
99
100
100
100
99.2
财务部
100
100
100
100
99
100
100
100
－
99.87
总经办
100
100
100
100
99
99
100
100
－
99.75
药研所
97
100
96
100
98
100
100
100
－
98.88
工程设备系统
93
89
98
96
98
－
99
99
－
96
工程中心
95
100
－
－
－
－
－
－
－
97.5
商贸中心
100
99
99
101
99
－
100
100
－
99.71
本年度实行7S活动以来，各部门的面貌发生了很大变化，卫生、整理、整顿均有很大改善。
11、《健康小百科》刊物的撰稿及编辑工作。
12、完成了企业财产险和雇主责任险的办理及科技保险补贴工作。
13、图片管理和固定资产管理工作。
2013年固定资产全公司新增加编号249个，2013年新书增加序号12个。
2、人力资源管理：
1、人才配置
2013年是企业人员需求比较频繁的一年，总经办通过各种渠道为公司配置人才。
2013年使用的渠道包括参加人才市场招聘会、人力资源市场招聘会、网络招聘、熟人推荐等，主要招聘渠道为现场招聘、网络招聘。
截至2013年11月底，全年通知面试人员1150人左右，实际面试人员450人左右。
最终录用工资在册新员工98人。
入职人数最多的部门分别是生产系统和质量系统。
（各部门入职情况见下图）
2013年度招聘难度较大的职位为：
销售经理、产品经理、会计。
综合各种情况对招聘难度较大的原因进行分析为：
（1）为顺应公司销售发展需要，对销售经理、产品经理职业素质要求高，符合些条件的应聘者入职后很难融入公司现有销售团队；
（2）2013年春节后市场工资涨幅远超节前预期，造成招聘工资难以满足求职者预期，难以达成录用意向；
2、现有员工结构（根据工资在册人员统计）
（1）截止2013年11月底，公司共有在岗员工191人。
其中男性96人，占比50.3%，女性95人，占比49.7%。
工作年限0-4年占比最大，为72.3%，5-10年占比19.9%，10年以上占比为7.9%。
（2）学历分布：
公司现有员工的文化程度中，大专学历的员工占比24.1%，本科及以上学历占比25.7%，高中、中专及同等程度以下的员工占比50.3%。
（3）年龄分布：
公司现有员工中，占比最大的是30岁以下年轻员工，占比48.7%，其他年龄分布如下图所示。
公司拥有一支较年轻的、工作激情高的、学历高的队伍；年轻化和经验不够丰富是公司员工的鲜明特点，团队建设难度大。
因此，加大培训力度，提高中层人员管理能力和岗位技能，建设员工关系沟通渠道，增加员工交流机会，提高团队凝聚力变得至关重要。
3、离职分析（按工资入册人数统计）
2013年新入职总人数98人，离职总人数86人，在高入职率的同时，离职人数也呈高增长趋势。
表12013年各部门入离职率汇总
部门
入职率
离职率
备注
后勤
22.22%
22.22%
财务部
42.86%
42.86%
商贸中心
37.50%
62.50%
生产系统
63.95%
47.67%
生产技术部
26.67%
26.67%
仓库
44.44%
66.67%
生产系统内部调入1人
制剂车间
68.47%
41.44%
提取车间
64.52%
58.06%
合成车间
100.00%
133.33%
质量系统
104.17%
83.33%
药研所
25.00%
25.00%
工程设备系统
17.14%
22.86%
公司内部调入2人
合计
51.85%
45.50%
各部门离职率如表1所示，离职率计算公式为（年离职人数/年平均工资在册人数）*100%。
全年公司总离职率45.5%，当部门离职率超过20%，我们希望部门中高层管理人员能引起足够的重视，及时了解员工动态，加强与员工思想交流及沟通，做好离职面谈，从离职面谈中了解当前工作中的不足，及时改进完善，降低离职率。
4、培训与开发
培训是提升员工工作能力和增长技能的有效途径，2013年制定《人员培训操作规程》，使培训工作逐步完善化、系统化，为培训工作全面展开及实施打下良好的基础。
（1）专项培训项目
为了使员工熟悉及掌握公司企业文化，不断提高自我素质，加强工作效率，2013年总经办对员工进行专项培训共分为：
新员工入职培训、法律法规培训等。
（2）各部门培训考核情况
总经办及跟进各部门的培训情况，并将部门培训资料归档入案，各部门培训情况如下：
序号
部门
计划培训次数
实际培训次数
备注
1
总经办
10
14
进行了GMP、相关规章制度、安全环保知识、人力资源知识、法律知识等培训。
2
商贸中心
28
11
培训内容主要涉及部门规章制度、产品知识、新版GMP、销售政策等
3
工程设备系统
8
12
培训内容涉及操作SOP、岗位技能、岗位知识、清洁生产、GMP相关知识，并进行了现场演练。
4
质量系统
10
62
岗位操作规程、操作技能培训到位，尤其是新员工培训及时；原计划中针对药业全员的培训内容未实施。
5
生产系统
21
159
培训内容涉及岗位操作规程、操作技能、文件管理、品种、GMP等，另有噻托溴铵专项培训2项，B线专项培训2项。
仓库培训77次。
有22位车间员工培训无岗位、技能相关培训记录，已请部门补充。
6
财务部
7
7
药研所
无
无
8
新员工培训
7
前期新员工培训不是很及时，下半年新员工培训比较及时，基本在入职一周内完成。
9
公司GMP培训
20
20
今年公司GMP培训专项尝试OA自学方式，按计划在OA系统进行学习内容发布，由相关人员自觉进行在线学习。
缺乏有效的监督和考核，相关员工未进行培训登记，培训记录不全。
2013年度内各部门的培训实施效果较好，个别系统拟定的培训计划未全部实施。
5、流程管理规范化
今年修订了新版《员工手册》，起草了《员工招聘与录用管理制度》、《招聘管理规程》等规范化文件，建立健全公司各项规范化规章制度，完善公司运营工作流程和编制相应表格表单。
3、信息化工作及企业宣传片的拍摄工作
通过市场调研和各个软件商的接触，选定了共建信息化的合作单位－金蝶公司，并在本年度启动了公司信息化建设一期工程，首上ERP和车间管理，以实现财务、物流、生产运营管理一体化为目标。
本年度完成了实施前期调研、蓝图绘制、实施方案制定、基础资料编码、系统安装、前期培训等工作，预计2014.3可完成信息化建设一期连线工作。
本年度联系并组织了企业宣传片的拍摄工作，在公司各部门和广大员工的配合下顺利完成了拍摄并取得成片。
4、科技项目、知识产权、药品注册工作
1、本年度取得专利证书5项（发明专利3项，实用新型专利1项，外观设计专利授权1项），专利申请3项（实用新型专利1项，外观设计专利2项）。
2、完成16个商标继展工作，8个商标转让工作，进行“达立通”、“弘益”江西省知名商标申报。
3、组织完成了南昌市市级工程技术中心验收工作；完成了江西省工程技术研究中心验收申报工作；完成了江西省创新方法示范申报工作；2014年度江西省专利技术研发与产业化示范专项计划申报工作；协助进行其他科技项目申报工作。
4、完成了9项药品补充申请，3个品种再注册工作，1项广告审批申请以及药品注册员的备案工作；配合公司进行了GMP认证及和药品生产现场核查工作。
5、部门考核工作
2013年修订了本部门绩效考核具体方案，全年按照部门考核方案进行考核，每月对员工进行绩效考核，员工月平均考核成绩均在95%以上，并在当月绩效工资中体现。
年终考核成绩如下：
姓名
考核成绩
考核结果
***
99.9
优秀，全额发放年终奖
***
99.7
优秀，全额发放年终奖
***
99.6
优秀，全额发放年终奖
***
99.9
优秀，全额发放年终奖
***
100
优秀，全额发放年终奖
......
尽管是一支年轻的队伍，在工作中也有不成熟的处理方式，有着各种不足，但靠着大家的共同努力和互相帮助，我们积极配合完成了公司的各项工作，走过了充实的2013年度，同时我们也在深刻地反思，以更进步、更成熟的姿态来迎接新的一年。
2014年度工作计划
从企业营运管理的角度上看，办公室是公司重要的枢纽部门，担负着内、外联系和上传下达内部协调的责任，公司内部管理是否到位，首先要看办公室的管理是否规范到位，因此，2014年总经办的工作要求做的细致、工作效率更高、工作速度更及时，在抓好日常管理工作的同时，有目标、有重点地开展好以下工作：
1、强化公司安全管理，加强现场管理和现场监督，重点针对安全消防设施、制定安全应急预案并至少进行一次演练。
2、做好日常的后勤服务：
（1）根据目前情况来看，预计明年员工有所增加，需要扩展员工食堂场地，要及时确保食堂饭菜分量、餐具数量，与公司实际员工人数相匹配，从食堂饭菜口味，环境卫生等各个方面，确保员工满意度达到80%以上。
（2）加强对门卫保安的管理，要求到我司来访的人员，车辆都要有相应的来访记录登记，同时加强对公司财产安全的监督，员工或施工单位如需携带特殊物品，需有《放行证》，门卫应进行认真核对后，方可放行。
办公室力求做到规范化管理、保证工作的及时、准备与全面。
3、在2013年的基础上，全面提高行政人事管理水平
完善制度，狠抓落实。
完成公司各项制度的修订、整理、汇总工作后，并在实际执行中不断完善。
4、加强员工关系管理
加强劳动合同的签订工作：
每季度未进行一次劳动合同普查工作，避免漏签、延期现象，同时对问题员工及时解决。
加强员工沟通，沟通不仅是信息传递的重要手段，还是建立良好员工关系的主要方法。
了解员工的思想情绪以及心理状态，在交流思想、分享感受的过程中，无形之中加深了理解和信赖。
员工沟通将是今后工作的重点，我们将和各主要部门负责人一起，建立员工沟通制度，定期进行员工访谈，包括试用期沟通、转正沟通、离职沟通等，构成一个员工成长沟通体系，有效改善和提升员工关系管理水平。
5、调整、规范培训工作
（1）加强新员工入职培训：
加强新员工入职培训的及时性，进一步提高新员工入职培训效果。
新员工培训增加为一天时间，主要内容如下：
带领新员工参观展厅－参观企业，熟悉环境－把新员介绍给部门同事及主要人员－课堂培训（员工手册、GMP和卫生知识、安全环保知识、岗位说明书等）－自学及考核。
（2）加强对管理人员的培训：
侧重加强对管理人员相关管理技巧的培训，例如招聘面试技巧、培训技巧等。
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