华润万家大超门店收货流程说课材料.docx
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华润万家大超门店收货流程说课材料
文档信息
*文件名称
华润万家大超门店收货流程
*文件编号
文件密级
机密
批复信息
负责人
日期
意见
*拟制
李鹏
2010-05
*审核
徐健
2010-07
文件版本记录
*日期
*作者
版本
变更说明
2010-11-01
李鹏
V1.0
陈小毅
V2.0
对收货差异的处理程序进行修改
文件说明
*目的
规范门店收货部的商品收货操作，提高收货工作效率，降低收货差错。
*适用范围
大超门店非生鲜类商品日常收货工作。
*流程结构
此流程分为直送商品收货、配送商品收货、商品临时收货、联营商品收货四个子流程。
名词解释
直送商品收货
供应商直送门店的经销类商品的收货操作。
配送商品收货
物流送货至门店的经销类商品的收货操作。
商品临时收货
系统停用期间，无法进行订单制作，因销售需要使用《临时收货单》进行收货的一种收货方式。
联营商品收货
联营商品的收货操作。
注：
*项为必填项
流程图
子流程1-直送商品收货流程
子流程2-配送商品收货流程
子流程3-商品临时收货流程
子流程4-联营商品收货流程
流程规则
1收货部必须设置单独收货区域，在收货时所有商品应在收货区域进行验收，任何货物不得随意出入收货区域。
2使用收货笼进行收货的门店，在收货时所有商品应在收货笼内进行验收，任何货物不得随意出入收货笼。
3供应商必须服从收货员安排，不得随意走动，不得从收货区进入卖场或滞货区；如因特殊业务要求需进入卖场，需从门店入口进入。
4商品验收应优先验收熟食、冷冻冷藏、保鲜商品，优先办理门店之间的调拨、配送商品收货等公司内部业务。
5所有商品须由收货员验收，且遵循“先退/换货后收货”的原则。
6所有直送新商品必须100%扫描样品，验证条码的正确性（生鲜非包装商品除外），核对商品信息与订货通知单信息的一致性。
7收货部有权拒收供应商失效订单、供应商送货资料不齐、单据不符、送货数量超出订单部分的商品和有质量问题的、超出允收期的、商品状态为冻结的商品等。
8如果商品存在质量问题必须拒收；如果商品超允需接收，需有采购下发的《工作建议单》，如属无《工作建议单》的畅销品或低价促销品需由相关商品部经理、收货部经理、店总经理签字同意。
9收货部不得拒收符合商品验收标准的配送商品、调拨商品、DM商品。
10配送中心发货部需在物流配送车辆发车前1小时邮件通知门店收货部做好收货准备，门店验收商品验收时间不得超过1小时。
11所有收货单据应在收货当日及时、准确地录入系统并确认，以确保系统库存与实物相符。
12收货部所有单据由收货部文员负责按照供应商、日期进行存档。
13对于供应商免费赠送的商品（零成本），需按正常商品验收。
14正常订单的验收成本为订单成本，长期订单的验收成本为系统当日最新成本。
15门店实施预约收货制度：
在预约时间内送货的供应商优先验收，其它未按预约时间内送货的供应商或非门店收货时间到货的供应商可视情况压后验收，但仍应安排在当天予以验收。
16系统停用期间，因销售需要需进行收货时，如果供应商所送商品无有效的《订货通知单》，收货员使用《临时收货单》进行收货，系统恢复使用后，需在一个工作日内完成系统验收；系统停用期间，因销售需要需进行收货时，如果供应商持《万家公司送货单》或《订货通知单》送货，收货员使用供应商提供的《万家公司送货单》或《订货通知单》按照正常收货程序进行收货，将实际验收数量填写在《万家公司送货单》或《订货通知单》上，系统恢复使用后，需在一个工作日内完成系统验收。
17联营商品需通过收货部收货验收后方可进入卖场。
流程涉及部门及岗位职责
1收货部文员：
根据供应商提供信息修改未送货供应商确定的预约收货时间；接收供应送货单，安排
收货顺序；处理收货单据（包括查询、登记、打印、录入、审核及传递等），负责单据的存档管理。
2收货员：
负责商品实物验收，确保验收商品质量、数量。
3收货部库管员：
负责已验收商品的入库上货位工作。
4收货部助理：
负责安排、监督、指导收货员日常收货工作；抽查商品验收情况；查看供应商送货差异
情况及预约收货情况，并跟踪处理；为物流车辆安排停车位卸货、负责抽查收货部文员单据处理工作；汇总供应商整单未送货情况及送货量不足情况。
5收货部经理：
负责安排、监督、指导收货员日常收货工作；抽查商品验收情况；查看供应商送货差异
情况及预约收货情况，并跟踪处理；负责抽查收货部文员单据处理工作；汇总供应商整单未送货情况及送货量不足情况；审核收货部拒收商品；及时向营运部反馈供应商送货异常情况，并定期制作《供应商送货违规行为统计汇总表》。
6商品部员工：
负责已验收商品的补货工作，与收货员共同验收熟食、冷冻冷藏、日配、称重、精品烟
酒、精品化妆品、小家电、大家电、服装及鞋类商品。
7商品部经理：
核查本部门已验收商品的补货工作、审核收货部拒收商品、跟进并协助供应商送货异常
情况的解决。
8防损员：
负责收货部外围秩序及安全，确保机动车通道畅通；监督商品进出收货区域（含收货笼）；
监督供应商进出收货部；协助为物流车辆安排停车位卸货，协助收货部检查配送车辆封条情况。
监督、抽查收货部员工操作情况，包括收货商品数量抽查、质量抽查、各类收货单据抽检、复核。
9防损部经理：
监督、抽查收货部收货秩序及验收情况，包括商品数量、质量抽查、各类收货单据抽检、
复核。
10物流部：
负责配送、直通商品发货至门店；与门店对接处理配送差异，处理门店紧急的配送商品需求。
流程描述
子流程1-直送商品收货流程
1预约收货安排
1001VSS供应商持自行打印的一式三联的《万家公司送货单》（表单1-1），非VSS供应商持一式一联的《订货通知单》（表单1-2）传真件至门店收货部文员室，收货部文员登记供应商到达时间，核对订单的预约时间，优先安排在预约时间内送货的供应商，对于非预约时间送货的供应商，可视情况压后验收。
-供应商如需更改预约送货时间需提前2小时主动与门店收货部联系，收货部文员在确认新的预约送货时间后，需在门店系统中更改供应商订单的预约送货时间。
同时要求供应商在原订单的预约送货时间下方标注更改后的时间。
-未按预约时间送货的供应商，系统自动记入《供应商送货违规行为统计汇总表》（表单1-3）。
1002收货部文员对订单信息及内容进行核查。
-核查订单的有效性，对超过有效期的订单需拒收。
-在系统中查询供应商有无未处理退货，如此供应商有退货，需通知供应商先做退货，再安排验收。
-核查订单是否有对应免费货（零成本）订货数量，如此供应商有免费货（零成本）订货数量，需告知收货员此供应商有免费货（零成本）订货数量，需先收免费货（零成本）商品（如有搭赠比例，需按比例收取），再收有成本商品。
1003收货部文员输入《万家公司送货单》或《订货通知单》单号，系统生成《商品验收单（预制）》（表单1-4），收货部文员将《商品验收单（预制）》单号标注在《万家公司送货单》或《订货通知单》空白处。
-VSS供应商不需打印预制《商品验收单（预制）》，非VSS供应商需打印一式两联的《商品验收单（预制）》。
-如果供应商送货商品为新品，收货部文员在《商品验收单（预制）》或《万家公司送货单》上标注“新品”字样。
-收货部文员进行收货排序，并在《商品验收单（预制）》或《万家公司送货单》上注明收货顺序。
2商品验收
1004收货员将供应商领到卸货地点，提供卡板并协助供应商按标准进行码放。
（商品码放的长宽不能出板，高度不高于1.4米）
1005收货员至收货部文员处领取《商品验收单（预制）》或《万家公司送货单》。
1006收货员在收货区域（或收货笼）按照商品验收要求对供应商所送商品进行验收。
-商品验收要求：
·熟食、冷冻冷藏、日配、称重、精品烟酒、精品化妆品、小家电、大家电、服装及鞋类商品必须有商品部员工共同参与收货，其它类商品由收货员单独进行收货。
·商品允收期为商品保质期的1/3时间，超过允收期商品应拒收；对于需收货的超允商品必须有采购下发的《工作建议单》，收货部按照《工作建议单》要求收货，《工作建议单》留存备查；如属无《工作建议单》的畅销品或低价促销品收货需由相关商品部经理、收货部经理、店总经理签字同意方可收货。
-收货员使用RF枪校验商品条码，核对商品实物与《商品验收单（预制）》或《万家公司送货单》两者之间的商品名称、条码、编码、规格等内容是否完全一致，确保单货相符。
所有直送新商品必须100%扫描样品，验证条码的正确性（生鲜非包装商品除外），核对商品信息与订货通知单信息的一致性。
-收货员依据《商品验收单（预制）》或《万家公司送货单》明细对商品验收、点数。
“验收数量”不得大于“订货数量。
-商品抽检要求：
A验收抽样，应从不同卡板、方向、层面抽取，新品每样商品取一个用于扫描条码，验证后放回。
B精品烟酒、精品化妆品、小家电、大家电类商品必须100%开箱点数、查验质量。
C非原包装或每箱数量不固定的商品：
100%开箱点数，查验20%的商品质量。
D原包装商品：
20箱以下（含20箱）抽取3箱开箱点数、查验质量，20箱以上抽取10%开箱点数、查验质量（抽检箱数向上取整）。
如果抽检范围内的商品存在质量或数量问题，该供应商所送商品需100%开箱点数、查验质量。
E质量检查，应严格按照公司《商品验收标准》文件要求进行，对于不符合质量验收标准的商品应及时向收货部经理汇报，经收货部经理确认后方可予以拒收。
-商品点数要求
A商品点数时按订货商品的最小销售单位进行清点，在验收单上注明实收数量（大写）。
B如果商品实际送货数量大于订货数量，收货员应及时向收货部经/助理汇报，收货部经/助理确认后通知商品部经/助理，由商品部经/助理确定供应商送货多出部分的处理办法，如需收货必须下发订单，不得使用《临时收货单》进行商品验收。
-对于因质量问题或超出订货数量而拒收的商品，收货员在《商品验收问题登记表》（表单1-5）上予以登记，内容包括：
收货日期、供应商名称、供应商编号、单据编号、经手人、商品条码或编码、商品规格质量问题、验收员、审批人等。
1007商品点数、验收完成后，收货员将实际验收数量（大写）填入《商品验收单（预制）》或《万家公司送货单》“验收数量”栏，“验收数量”如需改动，首先将错误数量用“∕”划掉，在错误数量旁空白处重新填写正确的数量，并用“〇”圈起，收货员、供应商、防损员共同签字确认；若商品未到货，则在未收货商品的验收数量栏画“∕”。
收货完成后收货员、供应商、商品部员工（参与收货时）分别在《万家公司送货单》或预制《商品验收单》上签字确认，并注明收货日期。
-防损员、收货部经/助理抽查已验收商品情况，每天抽查单数不少于验收总单数的10%（其中防损员抽查5%，收货部经/助理抽查5%），抽查后在《商品验收单（预制）》或《万家公司送货单》上签名确认。
1008收货员将已验收商品放置进货暂存区。
收货完成后，收货员将签字确认的《商品验收单（预制）》或《万家公司送货单》交收货部文员处。
1009收货部文员检查单据填写是否符合要求。
确认无误后，收货部文员根据《商品验收单（预制）》或《万家公司送货单》实际收货数量在系统《商品验收单》界面录入商品实际验收数量，生成《商品验收单》。
-VSS供应商不需打印《商品验收单》，收货部文员在供应商《万家公司送货单》第二联加盖“收货专用章”交供应商带回，第一联由收货部存档、第三联交商品部补货使用并存档。
-非VSS供应商由收货部文员打印一式两联的《商品验收单》，在《商品验收单》第二联加盖“收货专用章”交供应商带回，第一联收货部存档。
《商品验收单（预制）》第一联收货部存档，第二联交商品部补货使用并存档。
-所有商品验收单需在当天营业结束前系统审核完毕，如因单据问题不能按时确认的，收货部文员每天下班前在系统中查询当天未审核验收单一览表并确认原因，报收货部助理/经理，由收货部助理/经理负责核实原因后报门店总经理，并在24小时内解决完毕并确认单据。
3货架与储位维护
1010A收货完成后商品部员工根据卖场销售需求完成商品补货操作，收货员使用RF枪将已补商品从进货暂存区转入卖场销售区。
1010B当天收货工作全部完成后，收货员使用RF枪将商品由进货暂存区移入仓库存储区商品相应储位。
4差异处理
1011门店如在《商品验收单》确认后发现收货差异，需及时根据差异类型对商品库存进行调整。
A如门店实际验收数量与《商品验收单（预制）》或《万家公司送货单》填写的“验收数量”相等，但与系统确认的《商品验收单》验收数量不一致，即门店的实物库存与系统记账不相符。
商品部、收货部、防损部进行实物盘点核查，填写一式一联《手工盘点表》。
收货部经理通知供应商持问题的《万家公司送货单》或《商品验收单》至门店收货部。
收货部经理、商品部经理、防损部经理、供应商根据实际盘点结果确认商品实际送货数量与系统验收数量之间的差异，如果实际验收数量大于系统验收数量，确认差异后，商品部经理根据差异数量立即补下商品订单，收货部根据差异数量进行系统接收；如果实际验收数量小于系统验收数量，确认差异后，供应商3日内补齐差异数量或由商品部经理根据差异数量立即进行系统退货申请的录入，收货部文员在系统中打印退货通知单后根据退货通知单商品数量完成商品系统退货审核。
B如门店实际验收数量与系统确认的《商品验收单》的验收数量相等，但与《商品验收单（预制）》或《万家公司送货单》填写的“验收数量”不一致，即门店的实物库存与系统记账相符。
商品部、收货部、防损部进行实物盘点核查，填写一式一联《手工盘点表》。
收货部经理通知供应商持问题的《万家公司送货单》或《商品验收单》至门店收货部。
收货部经理、商品部经理、防损部经理、供应商根据实际盘点结果确认商品实际送货数量与系统验收数量之间的差异。
收货部经理根据盘点结果在《万家公司送货单》或《商品验收单》供应商联、收货部联上修改“验收数量”并签字，供应商、商品部经理、防损部经理、店总签字确认差异。
C如门店实际验收数量与系统确认的《商品验收单》的验收数量不等、与《商品验收单（预制）》或《万家公司送货单》填写的“验收数量”不一致，即门店的实物库存与系统记账不相符。
商品部、收货部、防损部进行实物盘点核查，填写一式一联《手工盘点表》。
收货部经理通知供应商持问题的《万家公司送货单》或《商品验收单》至门店收货部。
收货部经理、商品部经理、防损部经理、供应商根据实际盘点结果确认商品实际送货数量与系统验收数量之间的差异。
收货部经理根据盘点结果在《万家公司送货单》或《商品验收单》供应商联、收货部联上修改“验收数量”并签字，供应商、商品部经理、防损部经理、店总签字确认差异。
如果实际验收数量大于系统验收数量，确认差异后，商品部经理根据差异数量立即补下商品订单，收货部根据订单进行系统接收；如果实际验收数量小于系统验收数量，确认差异后，供应商3日内补齐差异数量或商品部经理根据差异数量立即进行系统退货申请的录入，收货部文员在系统中打印退货通知单后根据退货通知单商品数量完成商品系统退货审核。
5供应商送货情况跟踪
1012收货部文员每日跟踪供应商送货情况，并汇总反馈。
-系统根据门店收货情况，每日汇总生成前一天的《未送货供应商查询》（表单1-6）、《供应商送货违规行为统计汇总表》。
-收货部文员每天早上10点前将前一天的《未送货供应商查询》、《供应商送货违规行为统计汇总表》传收货部经理。
6表单
1-1：
《万家公司送货单》（系统单据）
1-2：
订货通知单（系统单据）
1-3：
供应商送货违规行为统计汇总表（系统单据）
1-4：
商品验收单（预制）（系统单据）
1-5：
商品验收问题登记表（手工单据）
商品验收登记表
收货日期
供应商名称
供应商编号
单据编号
经手人
商品编码
商品规格
质量问题描述
收货员
审批人
1-6：
未送货供应商查询（系统单据）
流程描述
子流程2-配送收货流程
1收货准备
2001物流发车部以邮件形式通知接收门店发车时间，门店在接到邮件后提前准备空卡板和空送货
笼（笼车应拆卸折叠）做接收准备。
配送司机持一式四联的《华润万家配送跟踪单》（表单2-1），
及一式一联的《华润万家配送中心配送清单》（表单2-2）将配送商品运至门店收货部。
2002物流送货车到达门店后，配送司机将一式四联的《华润万家配送跟踪单》及一式一联的《华润万家配送中心配送清单》交收货部文员，收货部文员在司机交来的一式四联的《华润万家配送跟踪单》上的“到达时间”栏填写送货车辆到达门店的时间。
2003收货部文员根据《华润万家配送中心配送清单》中标注的容器代码，在系统《配送收货单》界面打印一式两联的《配送收货单》（表单2-3），收货部文员将《配送收货单》、《华润万家配送跟踪单》、《华润万家配送中心配送清单》交收货员。
2004收货员、防损员与配送司机按《华润万家配送跟踪单》上的信息核对并检查送货车车门电子封条号及封条状态。
如封条号正确、封条状态完好，防损员在《华润万家配送跟踪单》“防损员签名”栏签字确认，收货员进行卸货。
2商品验收
2005收货员与配送司机共同核对《华润万家配送跟踪单》标注的配送商品板数与实际送货板数是否相符，核对《华润万家配送中心配送清单》标注的容器代码与送货笼或卡板编号是否相符，检查配送商品原箱包装是否完好、商品是否散落（精品类商品需由收货员、防损员与配送司机按照《精品装箱单》（表单2-4）逐一进行商品清点）。
如有出现差异应进行记录并反馈物流客服部。
-《精品装箱单》中所涉及的商品为体积较小、高值（精品烟酒、精品化妆品等）、易碎商品（玻璃器皿等）。
-收货员、防损员与配送司机对全部送货笼或卡板验收确认后，收货员在《华润万家配送跟踪单》上“收货人签名”栏签字确认收货。
2006配送商品板数核对完成后，收货员与配送司机核对返回物流部空卡板数和空送货笼数，核对无误后将数据填写在《华润万家配送跟踪单》的返回空运载工具相应栏内。
收货员协助配送司机将返回物流部的空卡板、空送货笼装在送货车上。
2007装车完毕后，收货员、防损员共同对送货车辆进行施封，车辆施封后，收货员将送货车辆电子封条号或封车条号填写在《华润万家配送跟踪单》中“封条号”栏，收货员在《华润万家配送跟踪单》返回空运载工具“发货人签名”栏内签字确认，配送司机在“司机签名”栏签字确认。
收货员在“门店发车时间”栏填写送货车离店时间。
2008收货员将一式四联的《华润万家配送跟踪单》及一式一联的《华润万家配送中心配送清单》交收货部文员，收货部文员收回《华润万家配送中心配送清单》，在四联《华润万家配送跟踪单》上加盖收货部专用章。
收货部留存《华润万家配送跟踪单》收货地财务联，其它联次由配送司机带回。
2009配送车辆离店后，收货员、防损员、商品部员工共同根据《配送收货单》进行商品核对，将实际收货数量填写在《配送收货单》“收货数量”栏，收货员、防损员、商品部员工共同在《配送收货单》上签字确认，《配送收货单》第一联收货员留存，第二联商品部留存。
。
2010收货员将《配送收货单》第一联交收货部文员，收货部文员根据《配送收货单》在系统《配送收货单》模块调出对应《配送收货单》，将实际收货数量录入系统“收货数量”栏并完成系统审核后打印一式一联《配送收货单（审核）》与收货员交回的《配送收货单》装订存档。
2011商品验收完成后，商品部员工根据卖场销售需求完成商品补货操作，收货员使用RF枪将已补
商品从进货暂存区转入卖场销售区。
2012当天收货工作全部完成后，收货员使用RF枪将需上货位商品由进货暂存区移入仓库存储区商品相应储位。
3差异处理
2013配送商品系统审核完毕后，如果商品实际收货数量与配送发货数量之间存在差异，系统自动将差异数据计入系统《配送/返配差异报表》模块，收货部文员根据《配送/返配差异报表》中显示的差异商品明细及数量制作《申偿单》（表单2-5）并在24小时内将《申偿单》以电子邮件的形式向物流客服部提出申偿。
2014物流客服部在收到《申偿单》后24小时内回复门店处理结果。
如果门店申偿信息错误，收货部
文员需在24小时内与物流客服部联系，进行申偿信息的更正。
如果门店未在24小时内联系
物流客服部进行申偿，物流客服部则认定门店确认此差异。
5表单
2-1：
华润万家配送跟踪单（系统单据）
2-2:
华润万家配送中心配送清单（手工单据）
华润万家配送中心配送清单
配送单号
委托业主名称
封条号
车辆车牌号码
客户名称
预计到货时间
送货人
容器代码
装车时间
2-3：
精品装箱单（手工单据）
精品装箱单
日期
店号
卡板号/笼车号
商品编码号
商品名称
数量
备注
2008-12-1
3005
P0*******
258634
玉兰油美白霜
24
注意：
精品请当面交接清点,过后责任自负
发货员：
防损员：
承运司机：
收货员：
、
2-4：
配送收货单（系统单据）
2-5：
申偿单（手工单据）
申偿单
门店编号：
3005物流部单据编号：
门店名称：
华润万家莲湖店拣货单日期：
申偿日期：
2008-12-1客服电话：
调拨单编号：
2008120101客服传真：
客服部电子邮箱：
序号
商品编码
商品名称
单位
单价
数量
总价
申偿原因
处理决定
1
585316
无糖苏打饼干
８００克
8.2
1
8.2
原箱短少
流程描述
子流程3-商品临时收货流程
1供应商送货
3001系统停用期间供应商送货至门店。
2商品验收
3002如果供应商所送商品无《订货通知单》但必须对其进行收货时，商品部经理填写手工一联《订单申请表》（表单3-1）并签字确认。
3003商品部经理报店总/副总经理审批后，将《订单申请表》交收货员。
3004收货员依据店总/副总经理审批后的《订单申请表》填写一式三联的《临时收货单》（表单3-2）。
3005收货员根据《临时收货单》进行验收商品（验收程序与正常订单收货验货程序相同）。
验收完成后收货员、供应商、商品部员工共同在《临时收货单》上签字确认，并注明收货时间。
3006商品验收完毕后，收货员将《临时收货单》交收货部文员处。
A收货部文员将《临时收货单》第二联加盖“收货专用章”交供应商，《临时收货单》第一联收货部存档，第三联交商品部作为收货单据。
-非VSS供应商下次送货时凭留存的《临时收货单》置换《商品验收单》。
-VSS供应商自行在VSS网站打印《万家公司送货单》。
B系统恢复使用后，商品部经理将《临时收货单》对应的手工《订单申请表》交商品部文员，商品部文员完成系统订单的录入及审核，商品部文员通过邮件将系统《订货通知单》单号通知收货部文员，收货部文员依据《临时收货单》及《订货通知单》单号完成系统《商品验收单》的审核。
3补货与储位维护
3007当天收货工作全部完成后，收货员使用RF枪将需上货位商品由进货暂存区移入仓库存储区商品相应储位。
3008收货完成后商品部员工根据卖场销售需求完成商品补
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