集团报销制度.docx
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集团报销制度
费用报销制度
条件：
所有费用单据必须使用合法的正式发票,且印章齐全。
一、日常费用（差旅费、业务费、通信费、办公费等日常开支），经办人员应及时办理报销手续，准时报帐。
二、经办人员办理报销手续时，应先填制“费用报销单”或“差旅费报销单”，并粘上报销单据粘贴单，所附原始单据必须是正式发票齐全、注明页数、粘贴整齐。
“费用报销单”或“差旅费报销单”应填写清楚、正确、完整，不得涂改。
票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。
原始票据必须分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。
三、差旅费、交通费、通信费、办公费用等报销标准，严格按集团公司相关规定执行。
审批权限：
按规定执行的正常费用，金额在500元以下由财务总监审批，金额在500--1000元以内由经授权的副总裁审批，金额1000以上统一由总裁审批。
四、业务费的开支，经办人应事先填写《业务费支付申请表》，经部门主管签名、财务总监审核后，不管金额大小，统一由总裁批准后到出纳处借支费用，在费用报销规定日时冲抵借支款。
自垫费用的，在费用报销规定日报销费用。
各部门高管在500元以下招待上级管理部门来人的业务费用，可用手机信息或走手机审批程序请示总裁，事后再补填写《业务费支付申请表》办理报批手续；500元以上的业务费用一律先填写《业务费支付申请表》后，由总裁批准后方可实施（如遇特殊情况可用手机信息或走手机审批程序事先请示）。
五、日常费用开支的借款必须在30天内报帐，超出30天未报帐应向计划财务部说明原因，否则计划财务部在其工资中给予扣除，并追究原因；
六、材料采购请款审批程序是：
采购员根据工程管理中心提供的材料项目，填写《材料采购计划审批表》，由规定人员签名后，送采购配送中心总经理及主管副总裁审批，然后上OA系统填写《材料采购请款审批单》，走完所有审批流程后才付款。
采购员应在材料款支出后10天内持发票报帐，否则计划财务部不给予办理材料款再次借支手续，并在经办人工资中扣除并报送副总裁或总裁处理。
七、费用报销程序。
1、经办人按规定填制“费用报销单”（单据粘贴必须标准化），经部门负责人或主管领导审批后，交计划财务部经理。
2、计划财务部经理对“费用报销单”及所附原始凭证进行审核，审核无误后，报财务总监审批。
工程结算一律使用正式发票并附上合同复印件，人工费用要附上出勤登记表及工资表，经部门主管确认签名后交计划财务部经理审核。
凡是没有使用正式发票的业务，一律退回经办人更正、补充完整后再进行报批手续。
3、财务总监审批完毕后，统一交与总裁或授权副总裁审批。
4、总裁或授权副总裁审批完毕后再交回计划财务部，经办人方可从计划财务部的出纳处办理报销手续。
经办人如有借款，出纳应扣除借款，如有结余，方可报销现金。
5、原则上实行“一月二报”，经办人于每月1-5日或16—20日将报销单据交至计划财务部经理处，于每月10日或30日（如遇法定节假日可往前推）到出纳员处报帐。
6、特殊情况，可优先办理。
八、费用执行标准
（一）、集团公司物品的管理和采购
1、所有采购物品金额在1000元以内必须货比两家，1000元以上必须货比三家，对长期供应商每年应组织评审。
采购实行计划采购，验收保管分人办理原则；
2、每月25日为审请购买办公用品日（非特殊情况，平时不予办理），各部门的办公用品需求必须填制《办公用品申购审批单》，然后由行政管理中心统一采购。
单价在100元以内且总价在1000元以内的由行政管理中心负责人批准购买；单价在100元以上且总价在1000元以上的由总裁批准购买；个人易耗办公用品控制在10元/月，并实行领用登记管理制度。
驻外机构的办公用品申购程序相同，批准后由驻外机构负责人进行采购。
（此规定暂由采购配送中心实施，待人员到位后再由行政管理中心执行）
（二）、通讯费执行标准
1、手机话费:
实行全体员工通讯补贴100元列入工资表制度。
出差在外十五天以上人员按下列标准执行：
a、高管人员控制在200元/月；
b、部门总经理（含项目经理）控制在100元/月；
c、部门副总经理（含项目副经理）控制在50元/月。
2、集团公司办公电话、传真，通过每月支出数额的比较，发现异常情况时，财务管理中心立即通知行政管理中心，查明原因，提出解决办法；
3、因集团公司业务需要发生的邮寄资料或快递等业务，根据实际情况按费用报销规定执行。
办理人员应选择多家快递集团公司进行价格咨询，并选择具有优质服务且费用低廉的快递集团公司办理快递业务。
（三）、交通、差旅费标准
按差旅费报销规定执行。
（四）、汽车费用标准
1、高管自带车辆外出办事，燃油、过路、停车等总费用控制在800元/月,实行实报实销制；
2、部门总经理（含项目经理）自带车辆外出办事，燃油、过路、停车等总费用控制在400元/月，实行实报实销制；
3、部门副总经理（含项目副经理）自带车辆外出办事，燃油、过路、停车等总费用控制在200元/月，实行实报实销制；
4、没有自带车辆外出办事的高管、部门正副经理（含项目正副经理）按照交通、差旅费标准的规定实行实报实销；
5、集团公司车辆实行由行政管理中心统管，车辆费用根据《用车申请审批表》审核。
（五）、其他费用
报总裁批准或根据总裁批示后执行。
差旅费报销制度
第一条为了保证集团公司的正常经营活动，加强集团公司差旅费报销的管理，在合理、节约的原则下，同时保障出差人员工作与生活的需要，结合集团公司实际情况，制定本办法。
第二条本办法规定了集团公司出差、审批、费用报销等工作的管理和考核。
第三条本办法适用于集团公司各职能部门和各分公司及各办事机构。
第四条人力资源管理中心是集团公司员工出差考核的管理部门，计划财务部是差旅费的监控部门，其它各职能部门是费用控制实施的直接责任部门。
第五条出差是指集团公司员工受公司主管负责人派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务，并根据本制度的规定享受相应标准的出差补贴、伙食补贴。
第六条出差办理程序
1、出差人员必须事先上OA系统填写“出差申请审批单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人签署意见、人力资源中心负责人、分管副总裁、总裁批准后方可出差；未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的差旅费由其本人自行承担，公司不予报销。
出差申请审批单
出差人
部门
职务
代理人
部门
代理人
姓名
职务
出差事由
出差日期
（预计）自年月日时起至年月日时止，共计天
出差地点
预借旅费
（大写）万仟佰拾元整
￥:
_____________
部门
领导
主管副总裁
人力资源中心
总裁
审批
审批说明：
（1）因公出差时，一般员工省内出差由本部门总经理审批，省外出差须经分管副总裁批准；部门正副总经理和副总裁出差，均需总裁批准。
（2）公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。
2、出差人员借款需持批准后的“出差申请审批单”，上OA系统填写“差旅费借支审批单”，填写时须写清借款人、部门、用途、金额等事项，经计划财务部经理审核、财务总监审批后，再到出纳处借款。
出差时借款，以“前账不清、后账不借”为原则，对各职能部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究财务经办人及职能部门负责人的责任。
《差旅费借支单》格式：
差旅费借支审批单
填写日期：
年月日
部门
姓名
签字
借支金额
万仟佰拾元整￥：
______________
借款事由
预计还款日期
计划财务部审核
财务总监
出纳
第七条差旅费报销程序差旅费报销流程图：
（1）、出差人员回来后，应形成出差完成情况书面报告，并向分管领导汇报，由分管领导考核结果，签署考核意见。
（2）、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管副总裁签署意见后方可报销。
（3）、出差回集团公司后应在一星期内报账，超过一星期报销差费的，每一天按30元罚款，若迟报时间超过一个月以上，每一张单据按每月30元累积加罚（发票日期），并追究其部门负责人的责任。
《差旅费报销单》格式：
二0年月份差旅费报销单
填报日期：
月日
部门
姓名
出差事由
日期
启程
时间
到达
时间
从何地至何地
出差津贴
车船费
住宿费
合计
月
日
途中补助
伙食补助
飞机
火车
汽车
的士
公交
其他
小计
合计人民币（大写）：
万仟佰拾元角分
￥：
____________________
附单据：
张
出差人：
部门负责人：
计划财务部审核：
出纳：
财务总监：
副总裁或总裁：
对原始票据的粘贴的要求：
交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。
原始票据必须按交通费票据、住宿票、业务招待票、其它费用票据等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。
相关事项说明：
（A）员工出差分“长途”和“短途”两种，即当天能往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。
（B）在途期间以正午12点为界，出发起程在12点以前、返程到达在12点以后（以
正常交通时间为准）按一天计算，其他按半天计算。
（C）出差人员交通费用报销的起、返程必须有电脑票；住宿费用报销必须取得合法的正式发票并需注明日期与时间，有同行人员的，应在发票后面签名，当日正午12点递延6小时内需起程的必须退房。
（D）出差人员的交通住宿费用在标准内据实报销，超支部分自理。
（E）司机带车出差且当天不能返回需住宿的,按差旅费报销规定执行。
（F）员工非因公需要绕行的，只能报销直达票价，差额自负，期间不享受伙食补贴、住宿补贴和交通费报销。
第八条差旅费报销标准
差旅费是指工作人员办理公务出差期间产生的住宿费、车船费（含乘飞机费用）、伙食补助费等各种费用。
住宿费按出差实际天数在规定的标准内凭据报销；车船费在规定的等级标准内凭据报销；伙食补助费一般按出差的自然天数计算包干使用。
1、住宿标准：
（金额单位：
元/天）
职务\地区
住宿标准
特区
一般地区
省内
港澳台地区
一般人员
130
100
120
总裁批准
部门副总、项目副经理级
150
130
140
400（港币）
部门总经理、项目经理级
200
150
160
500（港币）
副总裁、各管理中心总经理
300
250
260
600（港币）
总裁
实报实销
注：
特区是指深圳、珠海、汕头、厦门、海南及上海、北京，广州，除上述区域以外的地区是一般地区。
（1）员工出差住宿费在规定的限额内凭据报销，特殊情况超限额的需经总裁批准方可报销。
（2）其他员工如同上级职务人员一起出差，因工作需要，其他人员可随同住宿，享受上级职务相同的标准。
（3）出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。
（4）出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。
（5）住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，副总裁级以上人员出差，可单独住宿。
2、伙食补助费：
（金额单位：
元/天）
职务\地区
途中补助
特区
省级市级
市级县及以下
港澳台地区
一般人员
15
25
20
10
总裁批准
部门副总、项目副经理级
20
30
25
15
100（港币）
部门总经理、项目经理级
25
35
30
20
150（港币）
副总裁、各管理中心总经理
30
40
35
25
200（港币）
总裁
实报实销
注：
特区是指深圳、珠海、汕头、厦门、海南及上海、北京，广州。
（1）员工省内出差（含深圳市外的短途出差）当天往返，5小时以上的，伙食补贴每人20元/天。
（2）参加各种会议（含鉴定会、评审会等等）的出差人员，已交纳会议期间的费用由会议主持单位统一支报的，不享受任何补助；途中的伙食补助费一律按照每人每天20元的标准给予补助。
（3）其他员工随同总裁一同出差，原则上不予发放伙食补贴。
（4）出差人员当日有业务招待费发票的，当日不计算伙食补贴；业务招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由及相关人员，业务招待费发票未注明日期的，每张招待费发票视同一天发生招待费并不予计算伙食补贴；
3、出差市内交通费：
（1）出差在外员工，原则上不得乘坐出租车办理公务，特殊情况需由管理中心总经理批准可以乘坐出租车，出租车票报销时必须注明往返地点及事由，并经管理中心总经理签字同意。
（2）出差在外员工乘坐公共汽车办理公务，可凭车票报销。
车票上要注明日期，经主管部门总经理审核签字。
4、交通工具标准：
职务\工具
飞机
火车
轮船
长途汽车
出租车
一般人员
————
硬座
三等舱
可乘
预申请
部门副总、项目副经理级
普通舱
硬卧硬座
三等舱
可乘
可乘
部门总经理、项目经理级
普通舱
硬卧硬座
二等舱
可乘
可乘
副总裁、各管理中心老总
普通舱
软卧软座
一等舱
实报
实报
总裁
头等舱
软卧软座
头等舱
实报
实报
（1）乘坐其它交通工具，超出上述标准的部分由个人承担；
（2）乘坐火车及长途汽车，应出具铁路局、公路局或汽车集团公司的火车票、长途汽车票。
一般人员出差乘坐火车从晚上8点到次日早晨7点之间超过6小时，或连续乘车超过12小时的，可报销火车硬卧票；特殊情况经批准方可报销火车软卧票。
（3）乘坐轮船应出具轮船集团公司或旅行社的船票存根；
（4）一般人员因急要公务必需搭乘飞机者，应事先报总裁批准并凭飞机票报支旅费；
（5）搭乘集团公司的交通工具者，不得再报支交通费。
（6）员工经批准乘坐飞机的，其往返机场的专线客车费用可凭据报销。
第九条员工市内公务交通费报销规定
1、员工乘坐公司车辆在市内办理公务，不报销市内交通费。
2、原则上公司员工不得乘坐出租车办理公务，特殊情况需由管理中心总经理批准方可乘坐出租车，出租车票报销需有批准领导签字。
3、公司员工乘坐公共汽车办理公务，可凭车票报销。
车票上要注明日期、去何地办理什么公务。
4、市内公务交通费每月报销一次，当月车票当月结清。
第十条驻外项目管理人员补助
1、管理人员的派驻
驻外项目部根据实际工作需要向公司总裁办申报项目岗位需求及拟派人员名单，经公司总裁办讨论通过后，由拟派人员的原归属部门总经理安排岗位调整事宜，并填写《员工岗位异动申报表》后逐级上报。
人力资源中心根据各部门上报的《员工岗位异动申报表》，作好人员外派时间的登记后按月提交财务管理中心。
财务管理中心依照外派人员补助标准，结合人员外派时间，按月发放驻外项目管理人员补助。
2、驻外管理人员的出差费用报销
如工地有租赁住房和雇用伙厨的（即包吃包住），不再享受住宿补助及伙食补助。
如工地没有租赁住房和雇用伙厨的，驻外管理人员的住宿、伙食补助和乘用工具的标准及报销方式同公司差旅费中规定的住宿、伙食补助和乘用工具的标准及报销方式一致。
第十一条补充规定
1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并经总裁批准后，计划财务部方可审核报销。
2、出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于集团公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。
3、驾驶员外出，行车途中的违章罚款一律不准报销。
4、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。
会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。
5、外出学习，伙食补助费、市内交通费、住宿费等按差旅费标准规定执行。
6、因公携带的行李托运费，应取得铁路部门正式的运费收据为凭。
7、对于自带车辆人员出差办事，当天往返的，凭当天油费、过路费，停车费据实报销，过夜的，住宿费、伙食补助费按上述有关规定报销（如需再乘坐出租车办事，须经主管副总裁同意）。
8、出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：
（1）出差目的地偏远，没有公共交通工具的；
（2）携有巨款或重要文件须确保安全的；
（3）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；
（4）陪同重要客人外出的；
（5）执行特殊业务或夜间办事不方便的
9、本制度的补助标准根据公司的经营状况可每年调整一次。
第十二条本制度自发布之日起即时生效。
主题词：
报销制度
主送：
总裁办各领导
下发：
集团各部门
存档：
集团档案室、行政管理中心各保存一份
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