行政部管理模式.docx
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行政部管理模式
行政部管理模式
一、核心宗旨
◆管理定位：
是公司后勤服务、行政管理的具体责任单元之一。
目前根据行政部的基本功能和定位要求，对外、对内以服务为核心，通过内部管理的规范、严谨来实现服务的标准化。
二、管理目的
通过良性的管理运作形成长效的控制机制，规范运作、提高效率、明确责任分工，不断的优化管理模式，最终实现行政管理的专业化。
三、管理思路
在岗位职责明确、分工清晰的基础上，以日常管理稳定为前提，以目标管理为方向，以制度管控为核心，以会议机制为方法，以检查、督导为手段，以机制激励为杠杆，全面实现行政管理的规范，带领团队共同提升管理意识和水平。
四、组织架构
1、领导体制：
实行公司领导下的行政部主管负责制，与公司和下属单位各职能体系形成归口对接，日常工作向公司分管领导汇报。
2、组织模式：
根据行政部内部管理与运作需要设置职能科室（安保科、行政科）和公司食堂等。
行政部实行“跨层级”组织管理模式，部门主管抓科室主管、专员两级；科室主管抓专员、科员两级；专员抓业务归口科员。
部门主管、科室主管、各业务归口专员对所辖工作负领导责任。
3、管理团队：
（1）行政部设主管一名，是行政部目标与经营管理第一责任人。
（2）核心管理团队：
安保科主管、行政科主管、车辆主管、食堂主管，作为管理团队抓行政部工作。
（3）核心业务团队：
安保科主管、行政科主管、车辆主管、食堂主管、各业务归口专员，作为业务团队开展行政部工作。
◆部门主管在管理上抓到四个分管口主管，设立了固定的管理模式，通过各科室主管向基层传递部门管理思想；在业务上抓到各业务归口专员，掌握部门业务开展的进度、质量，各科室主管对部门管理思想的执行情况，各业务归口专员的工作状态，同时通过对业务团队的互动来验证部门管理模式的有效性。
◆组织架构图：
见附件一。
五、主要职责及工作流程
◆行政部工作职责及工作流程，详见附件二。
六、行政部工作模式
以工作计划统筹，以考评推动实施，通过总结分析评估，通过会议沟通，过程动态调整，体现PDCA（计划、实施、检查、调整）的管理循环。
（一）、会议管理模式
1、月总结会
（1）会议召开时间：
每月1次（暂定每月25日，根据工作需要由行政部主管决定）。
（2）参加人员：
安保部主管，行政科主管，车管科主管，总务科主管和各业务归口专员。
（3）会议议题：
Ø各岗位对本月目标实现情况进行分析、通报；
Ø各岗位对本月工作完成情况总结及得失情况分析；
Ø各岗位对下月工作计划进行说明；
Ø落实公司管理要求；
Ø其它重大事宜等。
2、周例会
（1）会议召开时间：
每周1次（暂定每周五下午，根据工作需要由行政部主管决定）。
（2）参加人员：
安保部部主管，行政科主管，车管科主管，总务科主管和各业务归口专员。
（3）会议议题：
Ø汇报本周工作进展情况，分析、解决本周工作中出现的问题；
Ø提出下周工作计划以及需请其它部门协调解决的问题；
Ø职能科室主管对本周各岗位工作进行讲评，提出下周工作要点，进行布置和安排；
Ø其它重大事宜等。
3、专题会议
（1）会议议题及召开时间：
根据实际工作需要由行政部主管或职能科室主管决定，可以包含目标、管理、人事等方面的专项工作。
（2）参加人员：
由会议主持人决定。
◆对于临时组织的会议，所涉及的科室及相关人员应给予积极响应。
（二）、工作计划管理模式
主要包括月度、周度和专项工作计划模式，通过工作计划管理可以锻炼员工的统筹能力，同时让部门工作的开展处于受控的状态。
1、部门月度计划与总结
负责人：
部门主管
内容：
总结上月部门工作，开展督促分析，发现并解决工作中存在的问题，提出困难与需求，为下月工作打好基础。
形式：
书面形式
审批：
分管领导
2、周工作计划与总结
负责人：
职能科室主管
内容：
结合部门月度工作目标，以周为单位分解工作任务，总结上周各自工作得失及完成情况，发现并解决工作中存在的问题，提出困难与需求，为下周工作打好基础。
形式：
书面形式
审批：
部门主管
3、专项工作总结
负责人：
专项工作归口主管
内容：
根据实际工作而定
形式：
书面形式
审批：
部门主管
◆详见附件三《行政部日常工作考评表》
（三）、内部督查管理模式
检查模式主要包括日常工作检查、工作计划检查、制度检查，由行政部主管、职能科室主管、食堂主管、各业务归口专员对所辖工作进行跟踪和落实，用“跨层级”管理模式定期进行检查。
1、日常工作检查：
（1）食堂：
各岗位关键工作质量（根据食堂各岗位关键工作质量考评表）；
（2）保卫：
保卫安全检查记录、辖区卫生、制度执行；
（3）宿舍：
宿舍安全检查记录、宿舍卫生、资产管理、制度执行；
（4）车辆：
车辆安全检查记录、车辆卫生、车辆保养；
（5）行政：
相关费用月报，台帐；
（6）网络通讯：
验证报修平台信息的真实性；
特殊检查：
每月不低于两次夜间抽查保卫、宿舍、食堂（部门主管或职能科室主管）。
2、职能科室主管、各业务归口专员的周度、月度工作计划检查，通过周例会的平台，检查各块归口业务的计划完成情况。
3、制度执行情况检查：
根据公司各部门制度执行计划开展检查。
4、临时性工作检查。
（四）、内部总结、分析管理模式
主要包括3方面的分析管理模式，通过部门总结形式实现。
1、目标分析，以行政统计为基础，分析行政目标完成情况。
2、工作计划评审，验证工作计划执行差异或效果不佳的原因。
对工作的方向性和有效性进行评估，适时调整工作方向。
3、非计划性工作考评，对于一些临时性的行政工作，要做好分析和总结。
七、部门培训机制管理模式
◆建立完善的部门人力资源管理机制，按照“招人有标准，育人有方向，留人有方法，用人有艺术”的核心思想开展部门的人力资源建设。
选拔新员工方面要严格要求，建立完善的岗位标准，入职的素质考核要有针对性和差异性，对每个岗位、每个人要有系统的长远的职业发展规划，重点抓好几个培训：
1、新员工培训。
2、部门内部培训。
根据人力资源部目标培训计划执行。
◆详见附件七《行政部人力资源管理办法》
八、部门行为规范
◆礼仪规范：
Ø男员工不得留过肩长发，不得穿背心、短裤和拖鞋上班，更不得在工作场所打赤膊。
Ø女员工衣着不得过于暴露，不得化浓妆上班。
Ø乘公司班车上下班的员工，应做到文明乘车，服从车辆卫生管理，严禁向车窗外抛洒任何物品或垃圾。
Ø员工开会或参加培训时，应自觉将通讯工具调整至震动或静音状态。
Ø办公电话铃响三遍之内，应主动接听。
接听时使用“您好，行政部”的标准用语。
Ø工作场所内除正常工作对话外，应尽量保持安静，以免打扰他人工作。
Ø工作期间，如需他人帮助，应礼貌询问。
Ø鼓励员工在工作交流时尽量使用普通话。
◆工作期间，严禁下列行为：
Ø擅离岗位，串岗聊天，做与工作无关的事情。
Ø在办公室内吸烟。
Ø工作互相推诿，推卸责任，或妨碍他人工作，影响公司工作效率。
Ø从事与公司利益相冲突的任何活动，或在工作期间兼任本公司以外的工作。
Ø从事危害公司生产、经营及公共安全的活动。
Ø擅取公司任何财物及文件资料，或利用公司公共财产办理私人事务。
Ø拒绝保卫人员合理、合法的要求或检查。
Ø造谣生事，消极怠工，煽动他人怠工、罢工。
Ø擅自更改操作流程，或未经允许擅自操作其它岗位的生产设备或办公设备。
Ø泄露公司商业秘密和技术资料。
Ø参与赌博、打架斗殴或进入淫秽、不健康场所。
Ø与任何外部人员私下勾结，做任何有损公司利益的事。
Ø以任何形式接受任何单位或个人的礼金、回扣等。
九、部门奖惩制度
◆工作期间，严禁下列行为：
Ø不遵守开会秩序。
（减发奖金5—50元）
Ø与上级无理争吵。
（减发奖金20—200元）
Ø不服从管理。
（减发奖金50—300元，直至管理否决）
Ø受到严重投诉。
（减发奖金50元，直至管理否决）
Ø工作中出现重大失误。
（减发奖金50元，直至管理否决）
Ø其他重大违规行为者。
（减发奖金20—200元）
附件一：
行政部组织架构图
附件二：
行政部工作职责及工作流程表
附件三：
行政部日常工作考评表
附件四：
华清公司2012年行政部定岗定编表
附件五：
行政部重点提报表单
附件六：
行政管理类制度目录
附件七：
《行政部人力资源管理办法》
附件八：
《行政部食堂管理模式》
附件九：
《行政部宿舍管理模式》
附件十：
《行政部保卫管理模式》
附件十一：
《行政部车辆管理模式》
二〇一二年三月十九日
附件一：
行政部组织架构图
行政部组织架构图
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