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浅论电子文件的管理毕业设计论文
浅论电子文件的管理
一电子文件的保管存在的弊端
随着办公自动化的普及与使用，在纸质文件形成的同时，产生了大量的电子文件。
电子文件的出现，给传统的档案管理带来了冲击与挑战，反映在管理技术、方法、体制、原则、理念等各个层面，不同层面之间相辅相成，互相关联，互相作用，其中任何一个方面的滞后都可能对管理目标的实现、管理系统的有效运转带来不良影响。
电子文件作为文件的一种形式，具有文件的基本特征，我国文件、档案管理的一般原则对于电子文件的管理同样具有宏观的指导作用。
近年来国内外档案专家在实践经验的基础上提出了一些新的管理理念，有前端控制原则、全程管理原则、真实性、完整性、可读性等原则，有些在电子文件管理实践中同样发挥了重要的作用。
加拿大不列颠哥伦比亚大学的露西安娜·杜兰蒂认为，“如果形成者不从电子文件产生之时起就采取措施来保证它们的可靠性的话，未来将没有多少电子文件值得保留。
”只有保存了电子文件之间的联系，我们才能保证100年以后的读者能够看懂与同一事件相关的所有文件，了解事情的来龙去脉。
另一位加拿大档案专家特里·库克也指出：
“在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将可能不存在，或至少可能不被鉴定、保存、编目和提供利用。
”根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。
注重充分利用管理系统的各种资源，以知识管理的理念，追求系统软硬件资源的最大共享和最大效益。
对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略，确保电子文件的管理质量。
电子化社会环境不够成熟，即尚没有电子文件广泛利用的社会环境。
一方面，虽然目前电子文件的数量呈不断增长的趋势，但仍然无法与纸质文件相抗衡，原因是多方面的，比如，业务活动的电子化还不普及，有的单位计算机只起到打字机的作用，运转的文件都是纸质文件，尽管电子文件的形成是事实，但欠缺对文件形成之后的管理；又如，在电子文件不断增长的同时，纸质文件形成的数量、种类和速度也在不断增长，纸质文件和电子文件保管双套制，表明我国尚未实行电子版本的独立归档，电子文件对于习惯于利用纸质材料用户来讲并没有产生太大的影响。
另一方面，全国范围内计算机设备、技术和人才分布不均衡，能够查询信息资源的机构和个人并不太多，电子文件需求并不旺盛，对电子文件使用推动作用不明显。
虽然目前有的单位或部门加强了对电子文件的管理与重视，但是由于基层人员对电子文件的重要性认识不够充足，对管理知识了解甚少，依托电子文件进行管理的状况确实不普遍。
依托纸质文件进行收集与管理习已为常，而依托电子文件管理还处于可有可无的状态。
电子文件流失的现象时有发生，充分提高对电子文件管理的重视程度势在必行。
培养和增强电子文件意识不是与生俱来的，必须要经过后天不断学习与培训，电子文件的推广与应用对当今社会的信息化发展相当重要，大力支持使用电子文件的部门适时对电子文件管理人员进行培训为社会的现代化、信息化服务。
纸质档案的出现使得人类文明步伐大大加快，缩微胶片技术应用还不到一百年的今天，随着微电子技术、通信技术和网络技术的发展，电子档案大量产生，正以异乎寻常的速度渗透到社会生活的方方面面。
电子文件在今天社会生活中的应用越来越广泛，这是不争的事实。
电子办公的高效、便捷深受政府部门和办事民众的欢迎和青睐。
1.1电子文件的定义
“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
”涵义有两个：
一、使用数字代码记录信息，用计算机生成和读取；二、符合“文件”要求的特定来源和用途。
1.2电子文件的特点
1.2.1非人工识读性
传统文件的内容以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人工可直接识读，电子文件的信息以二进制数字代码形式记录于磁性或光学载体上，是由计算机处理生成的数字化信息，人们用眼睛或手无法识读，可以通过文字、图形或多媒体声音、影像等形态输出。
1.2.2系统依赖性
电子文件形成和处理靠软硬件平台支持借助计算机系统来完成，必须依赖特定的数字编码、压缩软件、加密手段，为制作、处理、保管提供保障，不兼容的计算机和应用软件设备更新给长久保管带来不便，对设备运作环境要求很高。
1.2.3信息的易更改性
纸质文件的修改很不方便，修改后会留下痕迹；电子文件的增加、修改、删除非常简便、快捷，一般都不留痕迹使其原始性难以鉴别，为非法操作提供了便利。
计算机存储介质可重写，对法律凭证作用影响大。
1.2.4信息和载体的可分离性
信息动态可变，不是被固定在某一特定载体上，可以存在不同的载体甚至可以进行相互交换，可以随时改变、扩展或缩小存储空间，方便转移即复制，便于传输、交流和共享。
定期拷贝可以无限延长它的保管寿命。
原件与复制件几乎完全一样，非法调用窃取信息造成原始性难以确认。
1.3电子文件的形成与积累
随着信息技术的普及和发展，档案工作遇到的电子文件有两种：
一种是在社会生产、生活及日常交往中直接形成并归档的电子文件；一种是档案人员通过扫描、数码拍摄等形式将库存的纸质、实物档案数字化加工而形成的电子文件。
电子技术飞速发展，信息输入方式多样便捷，包括键盘、语音、光笔等的录入、传感设备自动采集等，最初形态是数字信息，可以通过屏幕显示、播放、打印等方式输出。
先进技术、管理方式在办公自动化、网络教育等领域直接形成了大量的电子文件。
它的使用打破了白纸黑字一统信息世界的局面，存储方式发生巨大的变化，操作便捷，存储空间小，为工作与生活带来便利。
使用办公自动化管理系统处理办公行文来往函件，标准化、网络化渐趋完善。
纸质管理的经验促进了电子文件管理日趋完善。
例如：
本市检验检疫局实现文体一体化办公。
一份电子文件同时发送到多个指定部门阅办，公文流转时间缩短了4倍以上，提高了工作效率，运用计算机管理，实现高效、快捷的互联网共享和利用。
还实行了对文书、照片、音像等多媒体电子文件的规范管理。
电子文件动态可重复，同一份文件的不同版本可以在不同领域使用，电子文件各阶段相互关联、影响和转化，档案人员要从整体、联系的观念出发，在电子文件生成的同时或之前就参与和介入电子文件的管理。
电子文件易被非法访问，要及时采取相应的安全有效的防范措施。
比如全部保存，占用空间太大；比如仅保存在硬盘里，日积月累，电子文件数量与日俱增；再比如没及时对电子文件进行整理和归档。
方方面面的原因都给电子文件的管理带来诸多不便，有待日趋完善与改进。
1.4电子文件与传统纸质文件的区别
电子文件是组织或个人在各项社会活动中形成的真实历史记录。
与传统纸质文件的最大区别在于，信息以“0”和“1”两种数码组成，形成和处理依赖特定的计算机设备制作、存储、传输、和阅读。
存储介质比如磁盘、磁带、光盘等。
范围比传统纸质文件要宽泛，比如存储在计算机中的一篇文章、一首乐曲、一段录像、一张照片等。
电子文件在办公管理中占据了一席之地，成为记录、处理、保存信息的重要工具。
不断应用和深入发展，有待成为未来社会文件主导趋势和形态。
例如：
一个保存30万卷档案的中等规模的省级档案馆，纸质档案排列长度达4—5公里，将信息录入计算机，用CD—R刻录保存仅需400片，用DVD密度刻录保存仅需60片，无形中加大了档案信息存贮量，加快了提供利用速度，增强了馆藏服务利用价值。
长期使用纸质材料，导致人们形成依赖纸张的习惯。
纸质文件以文字图形附着于纸质载体，直观，一目了然，信息不能与载体分离，易于保持原始性和真实性，保存寿命较长；信息存贮量小，不易涂改增删，传播速度慢、效率低、共享性差。
而电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的设备存取，可以网络传输，信息存贮量大，传播速度快、共享性强；但电子元件易改易删，安全性差，保存寿命短，原始性难保，不适于长期保存。
纸质载体文件只能记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。
电子文件利用很小的空间就可以保存大量信息，利用速度快，直观、可选择、易操作。
例如：
缩微、扫描、光盘技术，大大增加了信息的存储量，存储密度比纸质高出许多倍。
比如：
一张3.5英寸软盘，有1.44M字节，可存储70万个汉字；一张光盘容量达到600—4000MB，可存储35万张打印纸上的文字或10万页图形信息，存储量相当可观。
纸质档案以纸质材料为载体，原始性易于表现，具有法律凭证作用。
比如当事人的亲笔手稿、签名等。
二者最本质的区别就在于电子文件不直观、可随意更改；而纸质档案直观、不可更改。
做好纸质文件载体保护，一定程度上可以说实现了信息保护；电子文件则不然，信息记录原理与纸质截然不同，既使载体保存完好，内容亦可能丢失，对载体保护只是最起码的，还要采取多种技术手段和措施实施信息保护。
在相当长时间内电子文件要与纸质共存。
先有纸质后形成相应的电子版本。
为了长久可读，又将电子文件转换成纸质文件。
事实表明，电子文件与纸质文件紧密联系、相互依托，既独立发展，又相互影响。
纸质与电子文件二者各有千秋，若将二者割裂不尽人意，只有配套管理才能优势互补。
这种配套管理将长期共存，逐步推动档案信息化的发展。
一个典型的例子：
金融、保险、电信部门大量的客户信息，交易过程以电子文件形式存在，每天都有大量的交易清单需要打印，成为交易的重要凭据，也是电子系统出现故障以后唯一的补救依据。
现有技术对一些具有凭证和法律效力的文件必须以纸质形式保存。
电子文件信息载体不稳定、易修改，必须将重要的电子文件制成硬拷贝存档，确保数据的安全与完整。
纸质与电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸质文件与磁盘、光盘一起归档，形成内容相同的两套档案。
电子文件与纸质最大的区别是信息存储的数字化。
一方面，给信息存储、传播和利用带来巨大的便利。
比如：
抗震救灾中，各种媒体用大量数码照片和影像数据在第一时间传递灾情，增强了群众战胜灾难的勇气，透彻力无法用文字来描述。
数据本地备份异地保存足以证明人类有能力依托数字化力量把灾难损失降到最低。
另一方面，又给管理带来许多风险和难题。
信息浓缩技术轻而易举，数据存储密集化给信息的携带、保管和传递带来极大方便，同时也给信息的损毁、丢失和泄密提供了可能。
电子文件归档时间与纸质文件不同。
电子文件可随时归档，或在某一时间定期归档，网络传输，快速便捷，避免文件流失，确保完整，采用电子签章和认证技术保证真实性。
电子文件归档方式与纸质文件不同。
电子文件采用编码技术，可修改不留痕迹，载体无法固定。
纸质文件原始性易确认，而电子文件原始性不易确认，归档后的保管与维护面临一定的困难，对管理人员将是新的考验。
例如居民房屋拆迁档案，保留最原始的信息资料，记录产权来源、产权归属、拆迁后安置去向、货币补偿等情况。
拆迁中声像档案直观性极强，如未及时归档，时过境迁损失无法弥补。
计算机管理部门既是形成单位，又是维护信息管理的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化中地位举足轻重。
与纸质文件比，电子文件归档所涉及的问题更广泛，受制约因素多。
电子文件要进行信息认证，身份验证和加密保护，保证传输处理不出现错误，确保电子文件的原始性、真实性和准确性。
二电子文件保管技术要求高、难度大
网络通讯技术、计算机技术、信息处理技术、多媒体技术的迅速发展导致了电子文件的诞生和网上资源的大量涌现。
以全新面貌出现的电子文件，对传统的公文处理和档案产生了强烈冲击。
多种形式的文件作为档案永久保存，经历了从单一到多维，从有形到无形的发展过程。
带来快捷与便利时，也给文件管理的范围与难度带来新的挑战。
做好电子文件的安全管理与维护，解决和把握流通中的安全问题，不仅为归档提供原始性、完整性的质量保障，也为提高电子档案管理水平奠定了坚实的基础。
信息技术应用涉及面不够广泛，没有实现真正意义上的无纸化办公，比如生成的缩微胶片，不同于电子文件制作的拷贝件，为了确保形成信息的完整，保持文件之间历史联系相当重要。
为了保持文件与内容之间的各种联系，电子文件可以被灵活地排版编辑、排序组合，这样一来便给管理带来了麻烦。
为了保存文件原貌必须保持特定格式，保存相应的工具软件，否则无法打开或识别。
电子档案介质本身随着使用次数的增加，结构性能会有一定程度的降低。
不正确的操作往往会加速盘带损伤，不仅危及数据安全，甚至导致文件信息丢失。
如使用标识笔作标注时，会污损盘面。
强行弹开光驱，磁盘读写过程停机，会加重电机和机械的磨损。
电子文件管理朝着自动化、网络化的方向发展，系统日趋成熟。
网络管理的优越性，加大了自动化系统的依赖程度。
对系统与维护缺乏认识，造成数据破坏，系统瘫痪，损失惨重。
把提高系统的安全管理提上日程，防患于未然。
检索百万条目随着计算机运算速度的提高立等可取。
宽带网络技术可以通过卫星、光缆等介质，迅速获取信息，极大提高了信息处理效率和共享程度。
弊端是如果操作不当或受到攻击，信息的丢失和毁灭随时都会发生。
电子文件一旦进入网络，若不加控制，可以迅速传到网上终端，消除传递的空间障碍。
网络是开放的平台，易受非法入侵、黑客攻击、病毒侵袭。
解决电子文件的安全问题破在眉捷。
电子文件运行中的不安全因素。
通过网络传递和处理，网络是其产生应用的主要环境，网络的安全直接影响电子文件的安全，网络的安全性能是电子文件信息安全性、可靠性的重要保障。
实现网络信息的安全主要有：
一防火墙，建立通信监控系统，保障网络安全。
二漏洞扫描，检查信息系统，自动检测安全弱点，发现漏洞。
三入侵检测，识别处理网络资源的恶意操作。
及时对付网络攻击，提高信息的安全保护。
确保电子文件的真实性、完整性、系统性，传统文档管理技术手段已无法满足业务的开展和工作的需要。
树立信息安全观念，增强电子文件管理意识，完善制度管理，运用先进管理技术和手段，强化电子载体保护与信息安全防护，加强电子文件管理知识培训，提高档案人员业务素质等多方面来有效维护电子文件的真实性和完整性。
电子文件的应用加大了保管与日常维护的技术难度，在方法和手段上要勤动脑子肯下功夫充分做好保管与利用。
电子文件作为未来社会现行文件的主要形式，无论从电子文件价值的有效发挥，电子文件的长久保管利用等方面，做好电子文件的管理都尤为重要，意义深远。
2.1电子文件管理的基本要求
电子信息的大量产生，传统的文件手工管理被计算机流程软件管理所取代。
如果不在文件形成之初进行有效的控制与管理，势必给后期的电子文件归档带来巨大的隐患。
“前端控制”根据文件生命周期理论和全程控制原则，针对电子文件的管理，对电子文件从生成之时直至归档整个过程进行统一规划，统一要求，纳入计算机软件系统。
贯彻“前端控制”和“全程管理”原则，实施科学的管理。
为确保电子文件的真实性、完整性和安全性，必须采取相应有效的技术措施与手段，确保管理万无一失。
电子文件形成、存储哪里出了问题，都会直接影响电子文件的真实性，严把归档关，明确各环节的职责要求很必要。
电子文件易被修改和删除，电子文件管理不能一未挪用纸质文件管理的手段与方法，防止信息失真或丢失，避免带来不必要的困难和麻烦。
为确保电子档案的完整性与真实性，必须明确职责范围，档案管理人员要对文件整个生命周期全程进行监控，赢得文件形成者的支持和帮助。
形成过程不仅对日后的保存和利用意义远大，还是电子文件原始性、真实性的依据。
电子环境迫切要求管理人员尽快转变观念，增强电子文件管理意识，提高维护电子档案管理的责任感与紧迫感。
电子文件真实性的维护成为一大难题。
电子文件易更改，形成和使用若不采取控制措施，改动信息易不留痕迹。
软硬件的依赖，软硬件平台不断升级，保证信息可读，必须适时迁移，适应新环境。
完整性是电子文件价值的重要保障，为确保信息的齐全完整，必须掌握它的形成规律和分布状况。
电子时代预示着以档案实体为主的传统档案时代，将逐步向以光学磁性材料为载体的电子文件时代过渡。
记录、保存和传输信息的方式正悄然发生变化，并越来越深刻地影响人们的思想观念和工作方式。
相关标准滞后，需要采用规范统一的标准。
数据资源共享与交换不够畅通，信息无法正常读取。
长期保管目标未兑现，无法保证电子文件的真实性、完整性与可靠性。
缺乏标准体系和规范的程序化管理，电子文件标准和制度有待全面推行，例行起来有一定的难度。
数据存储、网络和备份设备的价格比较昂贵，资金缺乏阻碍广泛应用，网络与软件开发建设需要大量资金，协调沟通争取资金支持很重要。
目前现有档案管理人员不能完全适应当今电子文件发展的需求，必须加强培训，掌握操作现代化办公设备的本领满足电子文件安全管理与日常维护的需要。
任何技术操作，存储位置的改变、数据的转载都要记录下来，作为电子文件行政有效性和法律凭证的依据。
管理系统要支持文件业务运转流程，保证业务流程顺畅和电子文件的高效运转，真正确保文件的准确、完整与安全。
电子文件易流失，系统的缺陷或管理的失误将造成严重的后果。
为防止破坏和损伤等带来的失误和差错，确保电子文件的真实、完整与安全提前做好各方面防范与控制非常必要。
2.2电子文件管理的技术要点
电子文件易于修改便于拷贝，内容一旦被人篡改或复制都难以识破。
对纸质文件而言调解好库房温湿度，妥善保管，不丢失便可以维护档案的安全。
对电子文件来说实现网络化管理，登陆者利用网络查找信息，在便利快捷的同时，电子文件的安全也受到了威胁。
电子档案即使保存环境良好，一旦载体保存时间过长，载体老化和磁性自然衰减，会造成信息丢失和阅读困难。
比如：
计算机光盘要防止高温氧化、潮湿霉变、划痕损伤等。
归档电子文件进行脱机保存，选择耐久性好的复制载体，避免出现故障带来损失。
电子档案载体寿命超过了相应软硬件的技术生命周期，信息读取受到威胁。
重要信息应采用再生性保护技术等长期存贮措施，时时转录、拷贝或迁移信息。
最好转移到较好的备份存储介质——缩微胶片上。
定期复制也是确保信息完好的有效措施。
载体的不稳定，做好备份很重要。
归档电子文件要求一式两套脱机保存。
一套查阅利用，一套封存保管。
必要时还可以一式三套，两套封存，异地保管，以免电子载体意外损坏，防止突发事件的发生。
电子档案载体寿命短，长期保存易失真或丢失，最好每隔3年复制一次，提高安全性和可靠性。
异地备份可以将电子文件备份数据及时移交档案部门，经鉴定后，及时向社会提供服务利用；还可以借助异地备份的平台，实现信息化。
归档时，用文本电子文件注明存储格式和文字处理工具。
扫描仪获得的图像电子文件转换成通用格式，如无法转换与相关软件一并收集。
CAD获得的图形电子文件注明相关数据和软硬件环境。
多媒体获得的文件收集相关软件。
音频获得的声音文件收集属性标识、参数和相关软件。
通用软件产生的收集软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。
专用软件产生的转换成通用文件，如无法转换与专用软件一并收集。
系统运行和信息处理涉及的有关的参数、管理数据等一并收集。
套用统一模板的，可恢复原形的前提下，可脱离模板存储，被套用模板作为元数据保存。
为提高归档效率，提升管理的自动化，可采用符合档案管理最新规范的电子档案管理系统包括：
文件管理、借阅管理、分类管理、档案编研、报表管理、系统管理等功能。
电子文件的安全防护，保证良好的室内环境，保证设备和存储介质不因温度太高或大幅波动及各种灾害而受损。
系统中设定文件属性和登录限制，设定相关人员使用文件的权限等。
在权限管理上杜绝不必要的权限提高或扩大。
实时收集网络流转中的电子文件，以防散失保存在存储器中，确保安全。
数据库资源宝贵，凝聚管理人员心血，维系业务正常开展。
须对数据跟踪备份，坚持硬盘备份每天两次，光盘对所有文件每月底备份一次。
做好备份恢复。
为避免出现意外停电故障，造成数据丢失，为服务器和各工作站配备不间断电源，保证停电时系统内储存数据及软件程序不受影响，及时备份数据。
病毒的防范。
病毒是对系统、数据和硬件进行攻击和破坏的程序。
破坏文件、硬件，甚至造成网络瘫痪。
重视防范可采取控制传播源、切断传播途径、预防感染等措施。
不随意使用软盘，不轻易从网上下载文件和程序。
外来盘先杀毒后使用，不用盗版光盘。
安装病毒防护软件，运用防护技术时时监控。
使用正规软件及时查杀病毒，恢复文件。
病毒具有攻击性、传染性和隐蔽性，防治病毒要树立预防意识，不心存侥幸；发现病毒及时清除，杀毒软件定期升级；定期检查系统，注重数据保存；系统盘、数据盘经常备份。
2.3电子文件管理的信息技术要求
电子文件凭证作用的关键是原始性的认定。
纸质文件的原始性体现为内容与形式的统一；电子文件内容易变化，形式不固定，内容与形式相对独立。
电子文件的制作者、管理者积极采取相关技术措施，提高电子文件的可靠性。
对一份电子文件来说，只要内容确确实实是由原作者在当时撰写或制作出来的，从未改过，就应该承认是原始的，尽管没有固定的载体，甚至因转换失去了原来的格式。
以文件中所含信息的真实、准确为唯一标准，转化成电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”的功能，具有凭证作用和法律效力。
判断和维护原始性很困难，解决它有赖于信息技术的进步、管理水平的提高以及相关法律的建立和完善。
电子档案的有效保存与维护既重要又复杂。
保存与维护过程中，应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等实际情况，来设计技术方案和工作模式，并采取有效措施，确保电子档案的安全可靠，能够提供长久利用。
信息的发展，时代的进步采用先进的技术和手段，实现电子文件的有效管理十分重要。
一些信息技术如元数据技术、电子签名技术、加密技术、身份认证技术等可以防止电子文件被篡改和非法访问，维护电子文件信息的真实性、保密性和凭证性起到很好的技术保障作用。
对利用者进行身份认证。
对接收文件，验证相关数字签名，确定文件制作者和法律价值；还要验证接收文件内容的完整性、真实性等。
信息认证，一方面可以验证信息的发送者是真实的，不是冒充的；另一方面可以验证信息的完整性。
元数据指计算机数据库管理领域中构成数据词典的元素。
被国外学者喻为是电子文件管理系统中的“血液”。
“原数据是电子文件管理的关键所在，对电子文件的有效管理，主要是依赖于对元数据的科学管理。
”电子文件不再像记录传统纸质档案那样载体本身就能证明自身的原始性，电子文件的真实性、完整性必须通过对它的描述性信息来间接证明。
元数据能够跟踪记录电子文件从生到死的整个生命周期，包括载体、设备及所用技术的变迁以及使用、干预该文件的各个历史事件，一旦系统获取了电子文件所携带的元数据信息，就能得知该文件是否处于原始状态，进而确认电子文件的真实性和完整性。
电子签名技术、加密技术、身份认证技术等都是电子文件管理过程中不可缺少的技术手段。
电子文件的管理离不开技术的支持，新的管理手段和技术是实现电子文件管理的关键。
2.4电子文件管理的信息安全问题
信息化的发展要求计算机存储量不断加大。
数据存储量的加大：
一方面，给信息的携带、保管和传递带来极大便利；另一方面，给大批量信息的损毁、丢失、盗窃和泄密提供了可能。
信息载体多样化，信息安全问题日益突出。
电子文件的形成与读取、处理设备的更新很重要。
加强病毒防范，信息不受侵袭，确保复制信息安全采取物理隔离。
运用限读功能，防止泄密。
字迹鉴别技术难以确定原始性，一旦篡改，极难识破，必须严防删改。
网络安全威胁主要表现在：
非授权访问、冒充合法用户、破坏数据完整、干扰系统运行、网络传播病毒、线路窃听等方面。
电子文件技术特点和管理不利致使载体形态易改变。
网络传递面临计算机病毒、黑客等的威胁；随时可能被窃听或篡改；在线保存可能会被定期删除和更新；系统一旦发生故障，可能导致信息损失；系统升级，载体格式变化，原有内容无法读取；没有统一登记分类，存储载体上的信息会被复制和传播。
除完善立法之外，还应加强技术监督力度。
要从技术手段支持信息不被修改、盗窃、删除。
途径主要有采取防火墙技术、存取权限控制、加密和数字签名技术、认证技术、安装监控设备等措施，来保障合法不受侵犯，防止非法访问等。
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