会议的组织程序会前的准备工作.docx

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会议的组织程序会前的准备工作

会前的准备工作

（一）制定会议方案

　　制定会议方案就是根据会议要解决的问题和会议目标，对计划召开的会议所做出的总体性规划。

制定会议方案的工作，通常由承担会议前期准备工作的部门办理。

会议方案属会议工作文书，一般仅涉及会议活动的一些最基本的内容，如会议因由、会议目的、会议方式、会议议程、会期、和会人员的身份特征、计划和会人数、会议预计总费用和开支办法等。

制定会议方案应遵循如下两个原则：

（1）合理原则，即会议主办者对会议方式、规模、会期、会议经费的数量和开支办法的确定必须合理，必须和会议主办者的身份和职权相适应；

（2）节俭原则，即在满足会议活动的基本需要的同时，尽可能减少会议投入，少花钱，多办事，杜绝各种铺张浪费。

（二）会议经费预算

　　会议经费预算是会议主办者就计划召开的会议活动的支出（和收入）情况所做出的计划。

在会议活动当中，会议经费预算是会议主办者获得所需的经费和会议财务管理工作的一个重要程序。

会议经费预算应根据会议的规模、方式、会期和特定的标准列出有关专项费用和总费用的数额（如会议活动带有赢利的性质，还应按照有关的规定，列出预计的各项收入和总收入的情况）。

在做出会议经费预算时，对会议所需支出的各项费用，通常按以下几个专项开列和计算，这就是：

文件印刷费、交通费、公杂费、住宿费、伙食补助费、医疗费、专项活动费和无收入者和会费用等。

会议经费预算做出后，应上报上级领导和财务主管部门。

编制会议经费预算是会议组织（筹备）当中的一项重要工作，在这项工作中应特别注意以下两点：

第一，要严格遵守财务制度，不能以任何借口或名义，将一些超出会议活动范围以外的，违反财务制度的费用（或收入）列入会议预算之中；第二，如实列报，即使是属于会议的合理支出（或收费）项目，也应从严掌握，精打细算。

　　（三）会议报批

　　会议报批是会议组织者对计划召开的会议办理请示和批准手续的过程。

在实际生活当中，任何一个部门凡计划召开一个会议，当这个会议达到一定规模时（人数、会期、费用等），就要按照规定，向上级领导机关做出请示，只有在上级机关批准之后，会议活动才可按计划举行。

凡需履行报批手续的会议，要在文书请示中写明计划召开会议的理由、目的、任务、会议方式、参加人数、会期、会议地点和所需费用等情况。

除此之外，如还有需向上级机关说明和需要有关部门给予特别关照的情况，也应在请示中一一写明，以便于在获得上级机关批准后开展工作。

　　（四）组建会议机构

　　在实际工作当中，有两种形式的会议工作机构，即会议常设工作机构和会议临时工作机构。

会议常设工作机构是为安排领导机关日常的会议所设置的工作机构，如在一些办公机构内部设立的会务处、会务组一类的部门。

会议常设工作机构的职责就是为领导同志安排、承办一些日常的办公会议、例行会议和小型会议。

如遇主办或承办的较大型会议，也多由这些常设机构的人员作为骨干，组成会议的临时工作机构。

会议临时工作机构是为筹备和组织特定会议而临时组建的工作机构，常见的“××大会组织委员会”、“××会议筹备组”、“××会议秘书处”等就是这种临时的会议工作机构。

　　根据会议的方式和规模不同，会议临时工作机构的组建常有三种不同的形式。

1、会议三级工作机构。

会议三级工作机构是大型会议的筹备和工作机构类型。

内部是由三个级别的机构所组成的，这就是：

大会组织委员会──大会组织委员会办公室──各职能处（组）。

大会组织委员会是大会组织工作的最高权力机构，有权决定大会组织工作当中的一切重大事宜；组委会办公室是组委会的办事机构，负责对组委会决定事项的办理，作为中介机构，将会议组织工作的有关事宜分解到各个职能处（组），并对各职能处（组）的工作情况进行必要的协调；各职能处（组）的工作则是按照分工和组委会办公室的布置，具体从事对大会的各种事务性工作的办理。

在这种三级工作机构中，组织委员会的负责人即是大会负责人，办公室负责人即是组委会组成人员，各职能处（组）的负责人也应是组委会办公室组成人员。

2、会议二级工作机构。

会议二级工作机构是中型会议的筹备的组织机构类型。

内部是由二级工作机构所组成，即会议秘书处──各职能组，如秘书组、宣传组、保卫组、会务组（后勤组）等。

3、会议一级工作机构。

会议一级工作机构是小型会议的工作机构类型。

这种形式的会议工作机构一般只有秘书组这样一级办事机构，由于会议的规模比较小，工作量少，通常由会议领导指定有关人员负责，再根据会议组织工作的内容配备适当人员。

然后，各负其责，共同完成会议的筹备和组织工作的有关事宜。

　　（五）制定会议筹备方案

　　会议筹备方案是全面反映会议活动的会前、会间和会后的各项工作并对每一项工作的起止时间和承办者做出明确规定的文书，属会议事务性文书的一种。

会议筹备方案是会议组织者合理安排会议各项筹备和组织刁二作的依据。

其要求是：

（1）全面。

即会议筹备方案对和本次会议活动直接相关的所有工作必须全部覆盖，防止因对会议筹备和组织的某些工作没有被列入筹备方案，而使会议活动在进行过程中出现漏洞，使会议难以达到预期的目的。

（2）明确。

即对每一项会务工作的形式和内容都要明确和准确的表述，并落实到人，如需多人合作完成，在其中应指定一人牵头负责，同时提出明确的时间和质量要求。

（3）有序。

在指定会议筹备方案的过程中，对会议各项会务工作的安排，要运用科学的方法，合理安排，使各项会务工作之间体现出一种最佳的组合，使会议的组织工作体现出最佳的有序状态。

会议筹备方案制定出来以后，经会议领导人员或领导机构批准，在会议工作机构和负责人的组织、协调之下，参和会议筹备和组织的各个方面的工作人员都应按会议筹备方案的安排和规定，共同遵照执行。

　　（六）确定会议议题

　　会议议题是提交会议讨论和拟决定的问题，属会议活动的基本要素之一。

会议议题是和会议主办者和会议召集者的管理活动直接相关的问题。

会议议题的确定反映了会议主办者和召集者的管理对象、管理幅度和单位时间内的工作重点，是会议活动在准备阶段的一项重点工作。

在确定会议议题的过程中必须遵从以下三个原则：

（1）必要性。

按照此原则，一是会议对该问题的讨论必须进行；二是对该问题的讨论必须立即进行。

对不应该或不必要进行讨论的问题要坚决将其排除在会议议题范围之外，以保证会议对每一个议题的讨论都是必要的，使和会者能够把主要的精力集中于最重要和最紧迫的问题上，以避免让那些没有必要性的问题分散精力和占用会议时间。

（2）明确性。

一是表述要简洁明了、准确，突出主题。

二是准备要充分，在作为会议议题拟提交会议时，还要同时提交和此议题有关的一些材料（如背景材料、辅助材料等），以便让和会人在讨论和决策时参考。

（3）规范性。

凡拟提交会议讨论的问题，必须是在会议的职权范围以内，是会议有权做出决定的事情，既是需要解决，也是会议能够解决的问题。

该原则强调的是，会议主持人和会议工作人员应十分清楚会议的职权范围，不研究和决定超出本会议职权范围的问题。

　　（七）拟定和会人员建议名单

　　拟定和会人员建议名单就是会议秘书人员根据会议议题的需要所提出的、供会议主持人确定出席会议人员时所参考的名单。

在所有的会议活动当中，不管和会人员的身份如何，都可以将他们划分为法定和会人和指定和会人两种。

法定和会人是其所对应的会议活动的法定的参加者，没有特殊情况和不经过特别的程序不能取消其参加会议的资格，所以，这部分人员不在“建议”之列。

拟定和会人员建议名单的工作主要是针对“指定和会人员”。

拟定和会人员建议名单的工作必须遵循以下三个原则：

（1）建议名单中所列人员必须是和本次会议的议题直接相关者；

（2）建议名单必须在会前及早提交给会议主持人，并就“建议”的理由做出必要的说明；（3）对和会人员建议名单的最终确定者是本次会议的召集人或主持人。

除此之外，作为会议秘书人员不可擅自指定和会人员，随意扩大和缩小由会议主持人所确定的出席范围。

对因故没有通知到或因故不能到会的人员，会议秘书人员要向会议主持人做出报告并说明原因。

　　（八）发出会议通知

　　发出会议通知就是由会议组织者将即将召开的会议的基本情况、需和会人员提前了解的事宜告知有关方面或个人的行为过程。

在实际的会议活动当中，当会议的主办者（或召集人）确定开会，并将会议的形式、内容、和会人员等基本情况决定下来以后，会议工作人员就要提前就以下内容向计划和会人员进行告知：

包括会议名称、时间、地点、范围、和会人员须知、报到入场凭证、会议主办单位和联系人姓名、电话等。

会议通知也是多种多样的。

如按形式可分为口头通知和书面通知；按作用可分为预告性通知和正式通知。

　　1、会议口头通知

　　会议口头通知是会议工作人员以面对面的口头通知和电话通知的形式告知通知对象的会议通知形式。

在实际工作当中，部门内部的会议或具有直接通话条件的多采用这种形式进行会议通知。

口头通知的可取之处是直接、简便、迅速；可能出现的问题是：

其一，发出通知的人口头表述不清，易使被通知者理解产生歧异；其二，通知一下难以到位，造成会议通知事实上的不到位。

对此进行弥补的措施是：

在进行口头通知之前，最好将通知的内容拟出简要的文字稿，然后照本宣科，以准确无误，并建立会议通知登记簿，注明受话人姓名和时间，并随后查问，以确保通知到位。

　　2、会议书面通知

　　会议书面通知就是以书面文字的形式所进行的会议通知。

会议书面通知由标题、受文者、通知内容和落款四部分所组成。

被通知者既可以是一个部门，也可以是个人。

在会议通知内容的部分，要写明所召开的会议名称、时间、地点、参加人、须知事宜和联系办法、联系人等。

若会议在到会凭证、准备和携带有关材料及交通等方面还有特别的安排或要求，也应在书面通知中一一说明。

通知落款包括发文单位加盖的印章和发文日期。

如果会议另有作报名和了解和会人相关情况之用的“回执”，亦可附于会议书面通知之后，一同发出。

会议书面通知除具有正规和庄重的特点之外，还具有备忘和作为会议入场凭证的作用。

　　3、会议预告性通知

　　会议预告性通知是会议组织者提前将会议的概况告知通知对象，使其及早了解会议的有关情况和为会议做出必要的准备的通知。

在实际工作当中，需要提前发出预告性通知的会议，一般是需要和会者向会议提交有关材料的会，如需向会议提交论文、书面意见或经验介绍材料等。

如果没有预告性通知，会议组织者只在会前作一次性通知，则会使和会者感到措手不及，仓促准备，从而难以保证会议的质量。

　　4、会议正式通知

　　会议正式通知是在会议各项准备工作已基本确定和完成以后，对会议预告性通知的内容予以正式确认的通知。

在会议活动中，会议的正式通知还常常被作为和会者报到或入场凭证。

　　5、会议通知回执

　　会议通知回执是会议组织者向通知对象发出通知时，要求对方就有关情况做出回复的登记表，属于会议事务性文书之一。

回执通常和会议预告性通知一同发出。

回执的内容一般是请被通知对象对是否同意参加会议、计划参加会议人员的姓名、性别、年龄、民族、职务（职称）及计划乘坐的车、船、航班等提前告之，以便会议组织者早做出安排。

在发出会议通知时，要特别对回执最迟返回的时间做出规定，如果被通知对象届时不将回执返回，会议组织者即可将其视为不参加会议的一种表示。

　　（九）会议报名

　　会议报名是拟参加会议者在接到会议通知以后，通过特定的方式向会议组织者表示同意参加会议的行为过程。

会议报名的作用是使会议组织者对未来参加会议的人员情况提前了解，以便及早做出相应的准备。

会议报名的方式主要有三种形式：

（1）口头报名；

（2）信函报名；（3）回执报名（即将会议通知回执按照要求逐项填好回寄给会议组织者）。

会议报名和会议报到不同，会议报名只是被通知者所做出的一种意向表示，但并不表明其最终一定能参加会议，如果在会议实际召开之前已报名者另有变化，还可报告或通知会议组织者，并撤消原有的报名。

　　（十）进行会议编组

　　会议编组就是将和会人员分作不同的活动单元的做法。

在实际的会议活动中，凡需要安排讨论或进行分散活动的大、中型会议，一般都要对和会人员分别编组。

进行会议编组的方法通常有三种：

（1）按地域编组。

这种方法是将处于同一地域的和会人员编入同一组，各级人民代表大会以各区域代表团分别编组即是此种方法的具体体现。

（2）按行业编组。

即相同或相近行业、职业、专业的人员编入同一组。

（3）综合编组。

为了便于和会人员之间的交流，便于取长补短，有意打破地域和行业的界限，将不同地域、不同行业和不同社会身份的人员编入同一组。

总之，不管是哪一种编组方法，作为会议编组所应遵循的原则主要有两个：

第一，便于会议的活动，便于交流；第二，便于和会人员相互之间的“互补”。

　　（十一）撰制会议材料

　　会议材料是会议目的、会议内容和会议成果的直接体现。

会议材料的撰制是会议组织当中的一项重点工作。

会议材料是指整个会议过程中所需要的有关文字材料，这里所说的会议材料的撰制，主要是指会前所做的材料起草工作。

在会议活动当中，有些会议所形成的特定文书虽然是在会间通过的，但实际上却是在会前成文的，在会议召开以后，以“讨论稿”、“未定稿”或“草案”的形式提交会议，提请会议审议和通过。

需在会议前起草、成文的会议文书通常都是些比较重要的、集中体现会议主旨的文书，如会议开幕词、会议宣言、会议文件等。

围绕会议材料的起草需做的工作有：

确定会议材料的主题；组建会议材料起草班子或指定起草人员；起草人员围绕会议文书的主题查阅有关资料或进行必要的调查研究；将起草的文稿提交会议领导机构或负责人审阅；审议通过后，再行编号、印刷、分装，提交会议。

　　（十二）安排会议日程

　　会议日程是会议的各项活动在会期以内的每一天中的具体安排。

在会议日程当中，会议组织者将会议的各项活动按上午、下午和晚上逐日列出，使会议期间的所有活动都有准确的时间相对应。

会议日程属于会议事务性文书的一种，是和会人员参加会议的各种活动和会外人员了解会议情况的重要依据。

会议日程必须在会前发到和会人员手中，具体方法，既可在会前向和会人员邮寄，也可在会议报到时连同会议文件一起发送。

会议日程的编排，有文字形式和表格形式两种，并以表格的形式最为多见。

　　（十三）会议的宣传工作

　　在会议计划中应明确安排好有关的宣传报道工作。

使会议达到举行一次、影响四方的效果。

这也是现代会议的一个特别功能。

　　（十四）购买会议用品

　　所谓会议用品，一般是指在会议进行过程中供和会人员和会议工作人员使用的办公用品。

如文具、纸张、簿册、记录材料（录音带、录像带、胶卷等）、布置会场用品、纪念用品和接待会议来宾的用品等。

会议用品多属于一次性使用的小件物品，一些大件和耐用的办公用品、器具等则不包括在此列。

购买会议办公用品所需费用在会议经费预算中专项列出并专款专用。

　　（十五）预定会议场所

　　要开会就要有开会的场所。

在实际生活当中，由于会议的种类是多种多样的，用于召开会议的场所也是多种多样的。

如根据会场的功能和外部特征，可分为：

固定会场、临时会场；室内会场、露天会场；大型会场、小型会场；专用会场和多功能会场等。

对一些专用会议场所（大礼堂、电话会议室和一些具有特别用途的会议室）的预定比较简单，因为只是开会不住会，因而只要会议场所的容量适当，提前预定，届时按时间单元使用和交付场租即可。

如是召开需要住会的会议，其会议场所的预定就相对复杂些：

第一，要求会议场所应同时具备开会和住会的设施。

即具有开会、住宿、用餐、通讯、安全和卫生等条件，并符合方便会议，能满足会议的各种活动需要的原则；第二，提前预定。

使提供场所的一方提前安排，以保证会议如期使用；第三，严格掌握会议接待标准。

要根据会议规格、会议经费预算和国家的有关规定，确定适当的接待标准；第四，取得会议设施提供方的多方配合。

搞好和会议设施提供方的合作，也是保障会议的一个很重要的方面。

　　（十六）会场布置

　　会场布置就是根据会议的形式和内容及会议领导者的意图，在会场现有条件的基础上，对会场做出必要和适当调整的工作。

依据会议的形式、内容、要求及会场的条件不同，会场布置的方式和内容也是多种多样的。

但无论会议规模大小、会场的设施如何，作为会场布置的内容主要有三大类：

　　主题性布置就是为了显示会议主题所进行的布置。

会场的主题性布置的内容包括会标、会徽、台幕、会场标语及主席台和会场布局等。

它体现着会议的名称、标志、会议主题和会议组织者的意图，是会场布置的最主要的部分和重点。

在实际的会议活动中，切不可忽略对会场内坐席布局的设计和摆放，若对会场坐席摆放的合理，能够满足和会人员特定的心理需要，可以对会议的成功产生很重要的、很微妙的作用。

　　附属性布置是为了保证会议的正常进行和取得满意的效果而进行的一些必要的设备、器材的安装。

在实际的会议活动中，凡大型会议和一些具有特别内容及要求的会议，在对会场进行了一些主题性的布置之后，还要对会场内的扩音、录音、照明、投影、幻灯等设备和器材进行安装、调试和布置。

会场的附属性布置，并不是所有的会议都要做的，这要根据会议的形式、内容和会议组织者的要求和会场内的现有条件确定。

　　装饰性布置是对会议的场所进行的，装饰性布置并不是会议活动的必要条件，因而也不是每一个会议都要完成的。

会场的装饰性布置，仅仅是那些为装饰会场，渲染特定的气氛所进行的布置，通常是指用旗帜、花卉、灯饰、工艺品陈设等，对会场所施加的装饰。

在实际的会议活动中，对会场进行装饰性布置，一般是对会议的现场气氛有特别要求的会议，如一些庆祝会、表彰会、联欢会、纪念会等。

　　（十七）会场布局

　　会场布局就是会场内可供和会人员就坐的坐席的摆放形式。

会场布局是显示会议的功能和主题的一个很直观、很重要的方面。

在会场内，和会人坐席的不同摆放形式，具有着不同的含义和象征。

在设计会场的布局时，在从场地的实际情况出发的前提之下，应尽量做到和会议的主题相一致。

在安排会议时，会场布局因会议的形式、内容、会议场所的实际条件不同而有各种各样的可供采用的方案，究竟采用哪一种方案，会议工作人员可提出建议，最后由会议领导机构或会议主持人确定。

　　（十八）会场座区

　　会场坐区是会议组织者出于特别的需要，在会场内为不同的和会人员划定的不同的就坐区。

划分会场就坐区的方式，依据会议的形式、内容和会议场所的条件不同而有多种多样。

常见的有以下三种：

（1）以参加会议的人员所在的区域、组织、部门及所组成的代表团（组），来划定坐区；

（2）按照和会人员在会议中的不同身份来划分坐区，如将不同的坐席分作“正式代表席”、“列席代表席”、“特别代表席”等；（3）将会场分作前区、中区、后区或1区、2区、3区等，甚至还可以根据入场券的颜色来划定坐区，如将会场分作“红票区”、“绿票区”、“黄票区”等。

在划定会场坐区时应特别注意：

一要便于会议进行工作，二要便于和会人员识别和就坐。

　　（十九）主席台座次

　　会议的主席台是会场内和会人员视线投向最集中的地方，在主席台上就坐的大都是本次会议的领导，所以，对主席台就坐人员座次的排列常常成为人们关注的对象。

为了保证对主席台就坐人员座次的排列准确无误，就必须遵循一些相应的规则。

这些规则是：

以台上就坐的最高领导人居中，然后，依先左后右的次序向两边顺延。

如果主席台上有多排坐位，后排坐位也是如此排列。

如果是报告会或联系会，主席台的坐次一般是采取报告人和主办单位负责人相间排列或联席的各单位负责人相间排列的方法进行安排。

　　（二十）制作会标

　　会标是显示会议名称的标志，在会场中布置于和会议主席台处于同一方位的适当位置，属于会议场所的主题性布置项目之一。

在中国，会议的会标通常都以红布横幅做底衬，其制作方法主要有三种：

其一，选用适当规格和颜色的纸张，用广告色书写，随后将书写有会议名称的纸张均匀地排列并固定于横幅之上；其二，按照适当的规格，将会议名称的每一个字用铅笔在白色（或黄色）脚板纸上打出草稿，随后用剪刀（或刻刀）沿字的外缘剪下（或刻下），并整齐均匀地将剪下的字排列固定于横幅之上；其三，请美术公司或装饰公司用电脑等专用设备按照设计的规格要求，选用颜色适当的不干胶纸将字刻制好，然后均匀地粘贴在横幅上。

在书写会标时，每一个字的规格，根据主席台的台口宽度和会议名称的字数确定。

　　具体方法可按下列公式进行：

会标每一个字的规格＝（台口宽度－间隔）÷（字数＋2）

　　例如：

一个会议主席台的台口宽度为10m，会议名称为11个字，计划每字间隔为0.1m（10个间隔共计1m）。

这样按以上公式计算出的会标上的每个字的宽度就为（10－1）÷（11＋2）＝0.70m。

　　（二十一）制作坐签

　　会议坐签是在会议的各席位上标明就坐人姓名的标签。

会议坐签一般是为主席台就坐人员、为一些有较高级别的领导人员参加的会议及各种宴会、招待会标明坐次、引导和会人员就坐时使用。

常用的坐签有两种形式：

一种是三棱形，一种是卡片形。

三棱形坐签是用硬质材料做成的三棱柱体，平放于桌上，在裸露的前后两面写上就坐人的姓名即可。

卡片形坐签是一种最为简单的坐签形式，多在一些宴会或招待会上被采用。

此种坐签是用卡片纸做材料，按适当的规格剪出一长方形，然后再将一端剪成锥形，将锥形部分后折90°，平放于桌上，写上就坐人的姓名即可。