单位把合同放档案里.docx

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单位把合同放档案里

单位把合同放档案里

　　篇一：

企业合同档案管理方案

　　合同档案管理办法

　　为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

　　一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不

　　包含劳动合同）。

　　二、合同档案管理原则

　　1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和

　　有效利用。

　　2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同

　　文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

　　3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部

　　门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。

　　三、合同文档的管理办法

　　1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

　　2、合同编号规则：

承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－

　　顺序号（三位）。

示例：

TGB－20XX02－001（推广部20XX年2月份第1号合同）

　　3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门

　　对合同订立、履行全过程负全部责任。

承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。

总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。

　　4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程

　　进行监察、审计。

　　5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签

　　订合同或具有履约性质的书面文件。

　　6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任

　　制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。

　　7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因。

　　及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已

　　履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。

　　8、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合

　　同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。

　　9、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须

　　进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

　　10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同

　　文档的安全。

　　11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

　　12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情

　　节予以处罚。

　　13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。

　　四、合同文档的移交

　　1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存

　　档。

　　2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明。

　　符合其形成规律。

倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。

　　3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。

以双方签字认

　　可后方可完成交接手续。

　　后附：

1、合同档案移交清单

　　合同档案移交清单

　　篇二：

单位委托保管人事关系及人事档案合同

　　编号：

　　甲方：

乙方：

　　根据根椐《句容市人事代理实施意见》[市政府句政发〔20XX〕71号通知转发]，甲方受乙方

　　委托保管丙方的人事关系及人事档案，三方订立合同如下：

　　一、委托保管期从年月日起至年月日止。

　　二、委托保管期间，丙方的工资福利、病残伤亡等事宜，由乙方与丙方以合同协议确定。

乙

　　方与丙方应按规定缴纳丙方的养老、失业、医疗等保险以及住房公积金。

　　三、委托保管期间，被代管人个人身份不变。

有关工龄计算、转正定级、档案工资调整、申

　　报专业技术职务、年报统计、出国（境）政审及失业、养老保险等事宜，由甲方依据有关规

　　定办理。

　　四、甲方与丙方不存在隶属关系。

丙方的一切法律行为甲方概不负责。

　　五、委托保管期间，丙方新的档案材料，乙方应及时转交甲方审核，并存入丙方档案。

　　六、委托保管期间，如乙方或丙方中止本合同，应事先征得对方同意，并书面通知甲方办理

　　中止合同手续。

　　七、委托保管期满，本合同即中止执行。

乙方、丙方需及时办理丙方的人事关系及档案的转

　　出或重新委托代管手续。

否则，甲方不再保留丙方人事关系。

　　八、管理费标准按省、市有关部门的规定执行。

　　九、合同自三方签章后生效。

未尽事宜另行商定。

　　本合同一式三份，甲、乙、丙三方各执一份。

　　篇三：

公司合同归档办法

　　南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法

　　一、公司合同按内容共分为三类

　　1、工程合同，合同编号：

南锋房（工）合200X-XXX号

　　包括：

规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同

　　2、宣传合同，合同编号：

南锋房（宣）合200X-XXX号

　　包括：

户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同

　　3、行政合同，合同编号：

南锋房（行）合200X-XXX号

　　包括：

土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等

　　二、合同接收程序

　　合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：

合同名称、存档日期、数量。

一般情况下，存档合同应为正副本各一份。

　　三、合同存档程序

　　合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。

然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。

第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。

　　四、合同补充协议接收、存档程序

　　由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。

存档时，要将合同补充协议编号为：

南锋房（X）合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房（X）合200X-XXX号—补充协议2，……）。

补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。

PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：

有补充协议，日期：

XX年X月X日。

　　五、《付款审批表》和《入库单》存档程序

　　合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。

PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。

同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。

　　六、副本合同向财务部移交程序

　　副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记本》上签字确认，包括：

合同名称、移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。

《档案移交登记本》保存在档案室铁皮柜内。

同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记本》上签字确认。

　　七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。

移动硬盘不能外借。

　　八、本管理办法由行政部负责解释。

　　篇四：

公司合同档案管理制度

　　公司合同档案管理制度

　　1.总则

　　为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。

　　合同档案的保存期限为5年，由公司指定档案处负责人保管。

　　公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。

　　2.归档

　　合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。

同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。

　　合同履行完毕后

　　10日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。

　　办公室接收资料时应当出具收据。

　　3.档案借阅

　　根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。

　　借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。

确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。

　　4.责任

　　借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款，并扣发3至12个月工资的处罚。

　　6.实施

　　本办法自20XX年6月1日起施行。

　　总则：

　　为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。

　　适用范围：

　　本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。

合同档案管理原则：

　　1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

　　2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料

　　3.财务部可除外（可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用）。

　　4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。

　　合同文档的移交：

　　1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。

2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。

3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》（见附件表一）。

双方签字认可后方为完成交接手续。

　　合同文档的管理办法：

　　1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件编号方法编号）。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理。

　　并追究相关人员责任。

3、工程部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、工程部应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各部门员工可在工程部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填写《合同档案借阅登记表》经工程部经理签字同意后，方可在工程部办理相关借阅手续，以复印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

　　6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚。

　　8、所有借阅者不得将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。

如是工作需要须复印文件资料的，须在《合同档案借阅登记表》备注说明原因。

9、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，也不得在公司内部传阅，违者视情节予以处罚。

10、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期，如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续借手续。

11、档案封存是档案管理员独立完成的基础工作，包括：

编订和存放，编订时，固定档案的所有属性、目录、编码、加密都按规定执行、同时做好档案的装订工作；存放时、根据档案存放的不同地点、柜组做好标记、并登记

　　入册、经简便、明确和易于查收为原则，同时可建立相关的总目录和查找索引。

12、档案查找，由管理员根据查找人的要求完成，同时及时将查找结果转达如需要其它服务可在查找后将查找内容复印，将原件归档，留复印件作查询用。

　　篇五：

公司档案管理规定

　　#####公司档案管理规定

　　一、纸质文件存档

　　【时间】例行工作

　　【责任人】行政专员

　　【工作步骤】

　　存档文件接收——存档文件打印/备份——文件传阅——文件存档——文件借阅——文件移交

　　【操作标准】

　　1、文件接收

　　行政专员负责本公司各类存档文件的接收，各类文件接收后要在规定时间内反馈发件人。

外单位发往我处的文件要在2个工作日内电话回复；其他部门转交的各类文件在接收时签字确认；各类经济合同要在加盖公章时保留一份原件。

　　2、文件打印/备份

　　行政专员负责将接收到的电子版文件打印保存，将接收到的纸质文件复印，打印及复印份数视公文传阅人数而定。

　　3、文件传阅

　　行政专员将纸质文件原件存档，复印件按照文件发送范围进行传阅，对保密文件需控制复印份数，并在传阅后按时收回。

　　4、文件分类存档

　　行政专员负责将各类文件按照档案类别编号、登记，分别存放在不同的类目盒内。

　　5、文件借阅

　　行政专员负责存档文件的借阅，借阅原则上只能在月度，如员工需借阅其他部门文件或对存档文件进行复印，必须经公司总经理批准。

　　【相关规定】

　　存档文件范围：

　　1、公司上报下发的正式文件，除部门专项业务范畴外，均由人事行政部统一负责存档。

　　3、公司下发的各类公文、发出的通知、报告、指示、决定、决议、通报、会议纪要、工作总结、营销方案、培训资料等均由人事行政部统一负责存档。

　　4、参加各种会议带回来的文件和资料及公司的大事记等记载性的文字资料，均由人事行政部统一负责存档。

　　5、公司对外签订的经济合同，均由人事行政部统一负责存档。

　　6、公司工程竣工图纸等项目资料均由人事行政部统一负责存档。

档案盒设置：

　　按照如下标准设置档案盒及文件夹分类，行政专员按照档案类别将文字档案保存在不同档案盒内。

档案盒类别名称分设6个。

　　档案的编码：

　　公司行政专员对不同文件夹内的文字档案按照部门名称编码——文件编码的格式进行编码，每份文字档案均需在页眉上粘贴编码。

　　1、公司名称编码采用公司汉语拼音首字母进行编码，用连接符“-”进行连接；

　　2、部门名称编码采用各部门名称节选的两个首字母。

　　经理办公会—JB、人事行政部—RX、财务部—CW、采购部—CG、工程部—GC、开发部—KF。

　　档案的归档方法：

　　1、归档文件应按件装订。

装订时，正文在前，附件在后，原文在前，附件在后。

　　2、归档文件应按类别放在资料盒内存档。

　　3、文件夹内的文件要附文件目录和备考表，并按规定的要求填写。

　　4、备考表置于文件夹文件的第一页，项目包括文件夹文件的情况说明、整理人、检查人和日期等；对文件夹内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行说明。

　　档案的借阅及保密规定

　　1、员工需要查阅已保存的文件，需要履行正常的审批手续并明确授权。

　　2、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带离公司，也不得将文件转借他人阅看，不得泄露尚未传达的文件的内容。

　　3、阅读档案时时不得抄录全文，不得取走文件夹内的任何文件，对于公司下发的各项管理制度手册等其他重要资料要严格做好发放、借阅、查询等登记手续。

　　其他文件的分类保管

　　公司人事行政部不属于档案管理范畴的各类日常文件，保存在人事行政部文件柜内，文件柜设运营档案类、营销管理类、行政管理类、人事管理类四个类目。

　　挂捞柜内文件保存及编码参照档案编码原则。

　　二、纸质档案电子化备份

　　【时间】例行工作

　　【责任人】行政专员

　　【工作步骤】

　　纸质文件扫描——文件分类存储——电子文件加密——电子文件移交

　　【操作流程】

　　1、纸质档案扫描

　　行政专员负责将公司所有纸质档案扫描编号，形成电子版，储存在相关介质（光盘、异动硬盘）上。

　　3、文件分类存储

　　电子文件分类存储标准参考纸质文件分类原则，在储存介质上设立不同文件夹予以分类。

　　4、电子文件加密

　　存储在光盘、硬盘上的电子档案需进行加密，设置解锁密码，解锁密码由行政专员掌握并定期更换。

　　【相关规定】

　　1、人事行政部准备一个存储量在320G以上的移动硬盘用于存储公司各类电子文件。

　　2、电子文件除储存在异动硬盘上外，还需按照类别刻制光盘备份。

　　3、文字型电子文件以DOC、XML、PDF、TXT为通用格式，图像型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式，音频电子文件以WAV、MP3为通用格

　　式，视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式。

　　4、每份电子文件均应在“电子文件登记表”中登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存，并附有纸质登记表的拷贝件。

　　5、归档电子文件的封存介质不得外借，未经批准公司任何人不得擅自复制，经总经理批准后，行政专员可以将单个电子文件拷贝给借阅人，但须监督借阅人按时删除。

　　三、声像档案管理

　　【时间】例行工作

　　【责任人】人事行政经理

　　【工作步骤】

　　声像档案的收集——声像档案分类整理——档案文字说明的编写

　　【操作标准】

　　1、行政专员负责收集本公司各类声像档案，声像档案包括视频光盘、影片、照片和文字说明，主要为反映公司主要活动的声像资料（如员工活动照片、领导视察照片等）。

声像资料应在形成后一个月内归档。

　　2、声像档案应保存在移动硬盘内，并刻制光盘备份。

声像档案按照如下标准设置文件夹：

PIC—照片，VIDEO—影像文件，AUDIO—音频文件，PPT—培训用幻灯片，DATABASE—曲库。

各个文件夹科目内按照“年代—事由”分类，同类照片按时间顺序编号。

影像和声音则可以按内容编号。

　　3、行政专员负责为每份档案撰写文字说明，内容需包括：

事由、时间、地点、人物、背景、作者等事项，文字说明要准确揭示档案材料的内容。

　　篇六：

合同发放与保管制度

　　合同发放与保管制度

　　第一章总则

　　一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价

　　值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存

　　价值的材料形成。

　　第二章合同分类

　　一、xx合同：

解释说明二、xx合同：

解释说明

　　第三章合同管理的责任分配

　　一、合同管理的归口部门为xx部。

xx部合同管理专员负责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

　　二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。

　　第四章合同归档要求

　　一、文件合同编号规则

　　合同号是合同档案唯一的保管单位。

　　1．年度号：

年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。

2．分类号：

分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予

　　识别代码。

　　3．顺序号：

顺序号4位，用阿拉伯数字表示：

0001、0002……，表示

　　公司当年某一类合同的序号。

　　4．部门代码:

部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审

　　批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。

合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。

　　三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并

　　按月将合同的所有档案资料提交完整。

　　四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台

　　只留复印件备查。

合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。

　　五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。

　　第五章合同档案保管期限及销毁

　　一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。

三、档案销毁

　　1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。

　　2．各合同管理人员应定期对合同进行检查。

　　3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合

　　同文档的安全。

　　第六章合同借阅发放

　　一、公司合同原件，一般不予借出。

　　二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申

　　请单，经部门经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续。

若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可发放借阅。

　　三、合同发放借用期限为一周。

借阅人应到期归还。

确因工作需要继续借用的。

　　必须再次办理借阅手续（续借）。

对逾期1周仍不归还者，由合同管理员催还。

　　四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。

　　第七章责罚制度

　　一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归合同材料的，一经发现。

　　限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书

　　面检查外，各罚款xx元，并予以批评。

　　二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或

　　未经相关部门批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款xx-xx元，并予以批评；

　　三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令

　　其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚xx元；

　　四、一般合同资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门

　　并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚xx元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。

　　六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法

　　律责任。

　　第八章附则

　　一、本制度由xx部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。

该规定

　　可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。

公司全体员工应遵循最新版本的规定。

　　二、本制度自下发之日起执行。

三、附件

　　附件1《合同借阅单》

　　附件2《合同登记本》

　　附件1：

　　附件2：

　　合同登记本

　　篇七：

员工档案管理与归档规定

　　员工档案管理

　　一、员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考

　　核、奖惩、选拔和任用等工作过程中形成的有关职工个人经历、政治思

　　想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面

　　的考察员工的依据，是公司档案的组成部分。

　　二、为加快建立现代企业制度，规范员工的档案管理，变静态的员工管

　　理为对员工成长过程的动态跟踪，避免因员工档案遗失或职工隐私泄

　　漏，给企业和员工带来的风险，有效的保护和利用档案，提高科学管理

　　水平，特制定本规定。

　　三、本管理办法所指的员工档案指员工入本公司后的档案，不含员工进

　　入公司前的人事档案。

　　以下资料纳入公司人事档案范围内，进行员工档案归档：

　　应聘简历及面试评价表身份证、学历证书（复印件）入职登记表体检表员工转正工作总结、考核表劳动合同岗位变动记录薪资调整记录奖惩记录保险缴纳记录与公司签订的其它合同、协议其它有必要纳入档