GD01文件控制程序.docx
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GD01文件控制程序
制订部门/人：
人事行政部
审核人：
生效日期：
2014-10-01
分发部门及数量：
市场营销部/生产运营中心/财务部/人事行政部各1份。
共4份
打星号（☆）的管理层需审批本文件。
总经理
☆
管理者代表
生产运营中心
人事行政部
财务部
市场营销
文件修订履历
版次
修订内容摘要
制定/修订部门
制定/修订人
审核人
审批人
生效日期
A1
新制定
人事行政部
2014-10-01
文件控制印记：
1．目的：
有效的对公司文件进行管理，保证文件的制订/修订、审核批准、发行回收、保存废止等文控作业能遵循一定的程序进行，确保使用的文件为最新有效的版本，以达到质量/环境管理体系的正常运行要求。
2．范围：
适用于公司内部ISO体系文件（包括质量手册、程序、作业指导、表单记录）和各类外来文件。
3．职责：
3.1人事行政部：
负责依本程序规定控制文件的审批流程、收发管理及销毁等各项文控作业，控制文件正本及相关发放、复制、回收、销毁等。
3.2各职能部门：
提出文件制订/修改/废止申请，撰写文件内容。
控制文件之编制、审核及受控文本的签收、保管、使用及维护文件之正确性及机密文件的保密性。
3.3内部文件制订（修订）/废止/收发管制权责表
文件名称
制订（修订）/废止申请
审核
审批
收发管制单位
ISO—质量/环境手册
管理者代表
总经理
人事行政部
ISO—程序文件
部门经理或主管
管理者代表
人事行政部
ISO—作业指导
相关部门人员
部门经理
管理者代表
人事行政部
ISO—表单记录
相关部门人员
部门主管
部门经理
人事行政部
4．定义：
4.1质量手册：
规定公司质量管理体系之纲领性的文件。
陈述公司各管理课程题的管理原则、要求、重点以及各管理课题的系统逻辑关系，体现质量方针、目标及经营战略，作为程序文件的指导纲领。
4.2程序文件：
对某项过程或某些相关活动作出规定的文件。
陈述本公司管理活动的流程、步骤、顺序、工作内容等事项，确保部门间的工作配合及部门内的工作规范、工作职责和记录流程的确立，以达成既定目的。
4.3作业指导：
对某些过程或相关活动具有指导作业作用的文件，如图表、工作规定、工作说明书、操作标准/规范等类型的文件。
4.4表单记录：
记录类型的文件，是日常工作的凭据和具体记录的。
4.5外来文件：
来自本公司外部，由政府职能部门、外部专业机构所发布、由供应商提供或与供应商签订的保密合约文件等，或来自于客户作为本公司有关工作的指令、指导、规范、依据的文件，如国际、国家标准、相关法律、法规要求、行业标准、供应商技术资料及物料安全性数据（MSDS）等及客户标准等。
4.6文件分类图：
5．作业内容：
5.1内部文件编制的格式规定
5.1.1文件编制格式一般包括：
制订部门/人、生效日期、审批人、文件名称、编号、版本/版次、页码、正文等。
5.1.1.1文件编号规定：
A）质量/环境管理手册B）程序文件
Q/EM□□□Q/EP□□□□□□
流水号001起流水号001起
编制部门代码
手册代号程序文件代号
C）作业指导（WORKINSTROCTION）D）表单（FORM）
WI—□□□—□□□FM—□□□—□□□—□□
流水号001起版本/版次号
编制部门代码流水号001起
作业指导代号编制部门代码
表单代号
E）岗位手册（POSTMANUAL）
公司代码（如下RX）+部门代码+PM+当年度4位阿拉伯数+版本/次
各部门代码规定
以部门英文名缩写：
市场营销部：
MKT；生产运营中心：
PROD；财务：
FD；人事行政部：
GD/ADM/HR；信息：
IT；品质组：
QC；采购：
PU等。
5.1.1.2文件版本/版次规定：
A）本公司质量手册、程序文件、作业指导文件及记录文件版本一律用A、B、C、D……表示，文件一经修订并再发行，必须更新版本或版次。
B）文件为第一次制订，则以A1表示，若第二次进行少许修订，其文件版次以A2、A3表示，以此类推，文件每个本版修订次数超3次时，则应更新版本B1、C1、D1，以此类推。
C）若文件修订是对其格式与内容进行全面修订，也必须更新版本，比如：
第一次修订版本为A1，文件经全面修订后其版本应为B1、C1、D1，以此类推。
5.1.1.3页码规定：
公司质量/环境管理体系文件（1-3阶）页码一律依第X页共Y页表示。
5.1.1.4版式、字体规定：
版式按提供的统一WORD模板，字体正文用宋体5号字，行距1.5倍。
章节字用加粗字体。
5.2内部文件编制（正文）的内容规定
5.2.1《质量手册》编写内容：
质量手册的编写应包括：
A）文件封面；B）手册目录；C）公司简介；D）质量/环境方针与目标；E）管理者代表任命书；F）组织架构图；G）ISO9001：
2008/ISO14001：
2004权责展开表；H）程序展开权责表；I）体系概述；J）公司组织架构图；K）各部门职能；M）质量管理体系要求。
5.2.2《程序文件》编写一般应包括下述内容：
5.2.2.1目的：
叙述制订该作业程序的目的。
5.2.2.2范围：
说明该作业程序适用的范围。
5.2.2.3定义：
解释在本程序内容中，涉及非国际公认、特殊事项、专业名称或英文缩写，若无需定义的名称，可标明“（无）”。
5.2.2.4职责：
作业内容中，牵涉到主要部门或人员所必须承担在责任。
5.2.2.5作业内容：
说明该作业程序的流程。
必要时，附上相应的流程图，应提及相关程序文件、附件或表单的使用时机，以及程序的简要描述。
5.2.2.6相关文件：
列举与该作业程序相关的二级文件和三级文件。
5.2.2.7相关表单；与该文件有关的表单/记录。
5.2.2.8附件：
可包括流程图、相关表单格式等附加部分。
5.2.3《作业指导》的编制格式和内容：
参照《程序文件》的要求执行。
5.2.4《表单》编制格式、内容及控制：
在本程序文件中不作详细要求，具体参照《记录控制程序》规定。
5.3内部文件的制订/修订
5.3.1制订/修订时机:
对于任何影响公司现有的文件及流程系统的变化，相关人员（包括管理者代表、部门经理/主管或涉及文件修订时的文件编制部门或使用部门）均可提出新制订或修订文件的申请，必要时可先填写《文件申请表》上报审批。
下面列举导致变化的某些因素：
——品质/环境政策的更改；
——标准/法律/法规的改变；
——技术改进或采用新机器/流程；
——公司组织结构的变化；
——客户要求；
——内部品质/环境审核与管理评审的输出要求。
5.3.2制订/修订流程:
5.3.2.1当文件需要制订或修订时，由管理者代表、部门经理或主管、或指定的合适人员进行文件草案撰写。
5.3.2.2文件草案格式和内容按《文件制订（修订）/废止/收发管制权责表》进行审核、审批。
5.3.2.3审批同意后，撰写部门将审批文件原稿和电子稿一并提交人事行政部进行复核，人事行政部核查是否按规范制定文件及审核、审批是否符合文件制订规定。
5.3.2.4符合规定的则由人事行政部安排发行，不符合规定的退回撰写部门重新修订审批。
5.4内部文件的发行
5.4.1人事行政部发行文件时，按照接收者的实际情况，可使用电子版发行或文本发行两种方式：
A、对网络或计算机可以覆盖到的工作场所，经批准后，可用电子媒体形式发行
B、对于网络覆盖不到的部门或人员，需要得到文件时，发行部门以文本形式发放
5.4.2电子文件发行：
文件发行申请经批准后，由发行部门将对应的文件以邮件等网络传送方式进行发送，文件接收部门在《文件分发/回收记录表》上签收。
5.4.3文本文件发行：
人事行政部发行文本文件时，均应在封面右下角处和骑缝盖红色“受控文本”印章进行受控标识。
根据分发的要求将其分发至相关部门，相关部门收到文件后，应仔细核对文件受控状态、文件名称、编号、版本、页码等内容，核对无误后，文件接收部门应在《文件分发/回收记录表》上签收。
5.4.4当使用者的文件破损和模糊不清或需增加发放份数时，使用者可填写《文件申请表》，说明原因，经管理者代表核准后，将破损或模糊不清的文件退回人事行政部，人事行政部根据其要求予以补发。
5.5内部文件的保存、复印、回收与销毁
5.5.1经批准发行的文件，人事行政部以《文件一览表》列账管理。
人事行政部必须保存一份受控文件，其他文件接收部门所领取的受控文件由各部门组织归档保管。
5.5.2受控文件不可私自复印，私自复印受控文本或使用没有红色“受控文本”印章的受控文本，人事行政部发现后有权回收、销毁，并视情况按违反文件的保密规定处理。
5.5.3任何部门均可向人事行政部借阅文件，借阅时，须填写《文件申请表》说明原因及退还日期。
5.5.4受控文件在发生修订，改版时，所有失效文件由人事行政部负责统一回收，并于《文件分发回收记录表》上进行签收记录。
人事行政部须保留一份失效文件加盖“作废文件”章进行归档管理，并在《文件一览表》上进行记录，保存期限为1年。
超出保存期限，由人事行政部负责销毁。
5.5.5其他失效文件由人事行政部及时销毁。
如果需对其纸张再利用，需在这些文件上的每一页盖蓝色“作废文件”章（客户资料及保密文件除外，此类文件保存期限过后即时销毁。
），表示该文件已取消，不再作受控文本控制。
5.5.6对于用最子版发行的文件，旧版文件的处理统一由人事行政部授权人员进行归档处理。
5.6外来文件的管理
5.6.1所有新接收的外来文件由对口部门组织有关部门审核其适应性、有效性及充分性，并填写《外来文件（信息）接收及处理报告单》提交人事行政部受控发行。
同时人事行政部需组织有关部门现执行的外来文件每年最少进行一次复审（客户特别规定除外），以核对其是否为最新有效版本。
5.6.2审核权限规定：
A）人事行政部负责组织审核及复审质量环境方面的标准/法律/法规。
B）人事行政部负责组织审核及复审劳动安全方面的标准/法律/法规。
C）品质组负责组织审核来自于客户方面的标准及工艺要求
D）生产运营中心负责组织审核来自于供应商方面的设备资料、物料技术方面及MSDS方面
5.6.3经过审核的外来文件提交人事行政部（由接收部门/人注明文件分发范围），由人事行政部登记在《文件一览表》上，并按内部文件的发行流程进行受控分发等管理。
5.6.4当外来文件执行过程中或复审出现不适应时，由5.6.2条款规定的审核组织部门提出报人事行政部，由人事行政部组织外来文件的回收及销毁工作，管理流程同内部文件。
5.7文件的保密
5.7.1所有本程序范围内的文件均属东莞市润兴呈品印刷有限公司资产。
未经本公司书面许可，不得对其内容全部或部分进行翻印或公开。
否则，将按照公司的保密管理规定对有关人员进行违规处分。
5.7.2公司及客户指定的文件及资料如需要进行特别保密处理，按照《保密管理规定》的要求进行控制——限满足该文件要求的人查看。
6．文件控制流程图
6.1内部文件控制流程图
6.2外部文件控制流程图
7．相关文件
《记录控制程序》
8．相关记录
《文件申请表》
《文件一览表》
《文件分发/回收记录表》
《外来文件（信息）接收及处理报告单》
文件申请表（适用于文件新订/修订/分发增补/查阅等）（编号：
FM-GD-001-B1）A5规格
申请日期
文件名称
编号
版本/次
文件申请事项说明
申请人
申请部门主管/经理意见
人事行政部意见
文件一览表（类别：
□内部□外来）（编号：
FM-GD-002-B1）A4规格
类别
编制部门
文件名称
文件编号
版本/次
发行
日期
分发部门
/份数
废止
时间
废止原因
记录人
日期
销毁
日期
记录人
日期
文件分发/回收记录表（编号：
FM-GD-003-B1）A4规格
分发日期
文件名称
文件编号
版本/次
分发人
分发
份数
接收部门
接收人
回收
日期
回收原因
其他备注
回收人
签名
外来文件（信息）接收及处理报告单（编号：
FM-GD-004-B1）A4规格
接收部门
报告日期：
来源
□客户□供应商□其他相关方□其他途径（网络等）
摘要
□法律法规□事务联络□工作安排□其他
内容
审核意见
处理情况记录
传达要求
人事行政部意见
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