OA办公协同系统.docx
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OA办公协同系统
人才市场
OA协同办公系统
建设方案
XX海丽信息科技XX
二O一三年七月
1、项目概述
1.1项目背景
1.软件名称：
OA协同办公系统；
2.项目软件提出者：
人才市场；
3.软件用户：
人才市场；
4.软件开发者：
XX海丽信息科技XX；
1.2建设目标
本软件旨在帮助人力资源XX搭建一个便利的日常办公平台，使得公司的管理层和员工层能够分别通过该平台沟通和交流，提高信息共享水平，消除信息孤岛；通过电子化办公实现企业办公无纸化，节约办公费用；协同办公平台系统同时为公司的工作更为方便的开展，并能够有利于公司的规X化管理。
1.3用户特点
本OA办公系统软件的最终用户是面向人力资源XX的全体员工和相关管理人员一套软件，操作人员需要有一定的计算机操作基础，对于系统管理员不仅要有一定的计算机基础，还要求有一定的网络管理经验。
1.4假设和约定
用户全部基于浏览器的使用方式最为流行的B/S模式，通过IE浏览器，即可进入系统的登录画面，方便用户使用，降低了系统维护的工作量。
完善的用户登录及安全机制登陆系统提供用户名和口令后才能访问系统,保证系统的安全性。
人员权限集中设置：
系统可以将人员根据其岗位职责和职务划分成不同用户群，从而按业务需求和使用权限进行分类。
1.5运行环境
产品需要的运行环境，如表所示：
类别
配置
浏览器
IE5以上
操作系统
Windows2000以上
开发工具
JAVA;SQLserver2008;MicrosoftVisualSourceSafe等
接口
可支持TCP/IP、IPX/SPX等多种通信协议
2、平台总体描述
2.1平台总体结构
2.2平台功能模块框图
OA协同办公系统功能结构框图
3、系统功能模块描述
3.1协同办公
协同办公实现跨单位，跨组织的人与他人之间进行沟通协作的基本工具。
支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件和内部相关协同的加载。
协同办公是个人、团队、组织之间传递信息和执行计落考管理事务的快速处理工具；它帮助实现工作的发起、处理和管理，并记录工作的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成工作的办理，并支持规则的成型和管理；规X管理流程，执行企业制度；使得管理与协作过程透明化；支持分时异地工作，共享传递信息，提高执行效率；降低传递中的信息衰减与变形；沉淀管理过程与结果，实现业务信息在系统中的展现。
协同办公功能模块
3.1.1待办工作
需要我审批或交由我办理的工作。
一般情况下，如果我不办理，则这个流程不能继续，直到我办理结束后，才能流转到下一个步骤。
3.1.2待阅工作
只需要你阅览的文件。
如果你暂时没有阅览，则这个流程仍然可以继续流转下去。
3.1.3在办工作
待办文件中的流程，我办完了，如果整个过程没有结束，则自动转移到“在办工作”中。
我作为流程参与人，可以在这里查阅它的办理进度。
3.1.4办结工作
如果整个流程办理完毕，则从“在办文件”中自动转移到“办结工作”中。
3.1.5已阅工作
在“待阅工作”的内容查看页面，点击“办理完毕”按钮，则“待阅工作”转移到“已阅工作”列表中。
3.1.6我的在办工作
尚未办理完毕的工作，作为发起流程的用户，可以在这里监控它的办理进度，可以催办下一步的办理人。
3.1.7我的办结工作
已经办理完毕的工作，可以在这里查阅它的办理情况。
3.1.8我的退回工作
我发起的、被后面的办理者退回的工作。
3.1.9我的撤销工作
我发起的流程，已经提交出去了，忽然因为某种原因需要撤销它，则撤销后的工作在这里显示。
3.1.10工作转交
流程管理员，则可根据流程处理的需要，进行手工的自由流转控制。
3.1.11工作催办
已经超期未完成的工作，系统自动催办仍未完成的，若需要手工进行催办，则在工作催办显示。
3.2个人办公
系统集合了个人办公过程中需要处理的事情、个人信息、办公工具等功能，有助于提高用户的工作效率。
个人办公功能模块
3.2.1日程管理
管理个人工作日程安排，可共享日程安排；日程安排提供日、周、月、列表多种表现视图；在事件显示方式上当天内分时段事件、全天事件、跨天事件、循环事件等均以不同方式显示等多种表现形式；支持循环事件；另提供日程提前提醒，共享日程到达时可以短信提醒，即时通讯提醒等多种方式提醒。
3.2.2工作计划管理
填写个人工作计划安排，查询下属工作计划安排，可按周、月等方式填写个人工作计划安排，记录今后一段时间内个人的工作安排。
3.2.3工作日志管理
填写个人工作记录，查询下属工作记录，可按天、周、月等方式填写个人工作日志，记录日常工作情况。
3.2.4工作汇报
可向领导汇报工作，工作汇报提供了周报、月报、其它报告等多种形式，并提供了工作汇报模块的设置，用户可根据模板汇报工作；汇报时可自动显示工作日志内容供用户抽取工作日志内容作为汇报的内容；领导可评价下属工作汇报并将工作汇报作为考核的一种方式,人事部门可导出月绩效汇总作为考评依据。
3.2.5任务中心
领导可通过任务中心安排任务给下属员工，员工也可以通过我的任务自己创建任务，员工收到任务后，负责人可以创建子任务。
领导安排任务后可修改任务，任务变更后即时通讯提醒任务的负责人与参与人，任务默认显示最新版的任务并可以查询历史任务。
3.2.6内部联系人
内部联系人为公司内部的员工通讯信息，可按部门查询，可设定查看权限X围。
3.2.7个人联系人
个人联系人为员工个人联系人信息分类进行管理，使员工能够很方便地查找到所需要的有关人员信息。
3.2.8个人工具
是个人使用的一些小工具，包括便笺、笔记本、常用网址、万年历等小工具。
3.2.9个人设置
提供个人的基础设置功能，包括修改密码、个人信息设定等相关个人信息的设置。
3.3综合办公
综合办公平台为日常工作中的各项办公事务提供了丰富的管理功能,系统提供的基础模块是资源使用、车辆管理、物品管理、问卷调查、会议管理、资产管理等模块。
综合办公功能模块
3.3.1资源使用
从用户的角度，将当前用户都会使用的车辆资源、图书资源、会议室资源、设备资源等列出并标记状态，让每个用户可查自己可以使用的资源及其状态，并可以进行预订操作，预订可以与流程相结合，审批通过则表示预订成功。
3.3.2车辆管理
Ø基本信息：
对单位的车辆进行详细信息的描述。
包括车辆的增加，车辆的删除、车辆基本信息的更新。
车辆的使用权限的控制，此处的授权只有车辆管理部门才可授予的权限，车辆管理部门将权限分配给哪个用户，那么那个用户登录系统后，才可在车辆预定信息中对车辆进行申请。
Ø车辆预定：
清晰地展现可用车辆的基本信息，在此可进行对车辆的预定申请，以列表的形式展现出，最近两周的车辆安排，在哪天有车辆预定的，可显示出一辆黄色车辆标志，点击可查看预定车辆的一些基本信息。
Ø车辆维护：
对车辆的日常维护并记录，包括加油、保养、维修和其它维护。
其中每个子模块都有增、删、查、改的功能。
此处用到的费用会在车辆统计中以报表的形式展现。
Ø安全管理：
对车辆日常的安全管理的记录，包括违章管理、事故管理、安全学习记录和安全驾驶宣传。
其中每个子模块都有增、删、查、改的功能。
Ø使用记录：
记录了车辆的使用信息，每辆车的出车情况。
Ø驾驶员管理：
车辆驾驶员信息的管理，包括增、删、查、改。
3.3.3物品管理
物品管理功能包括：
基本信息、入库登记、申请领用、领用登记、供应商信息、计量单位维护、类别维护、易耗品统计。
物品管理包括：
办公用品信息维护、办公用品的入库管理、物品的领用管理、办公用品的分类统计、办公用品的库存余额查询、用品供应商信息管理。
3.3.4会议管理
会议管理提供与会议相关的资源与信息管理，实现会议通知、会议室及相关设备预订、等一体化管理，具体包括会议通知、会议室信息、会议室预订情况及预订流程设置，以及与会议相关的会议设备的情况及预订。
Ø基本信息：
对会议室的基本信息的描述。
其中包括会议室的增加、修改、查询、删除和授权，这里的授权是对会议室权限的控制，只有会议室管理员才有此权限，会议室管理员给哪个用户赋权限了，哪个用户才会在会议室预定界面中看到此会议室才可进行预定。
Ø会议室预定：
普通会议的预定，可直观的看到会议室的个时间段使用情况，根据时间使用情况，直接快速的进行会议室的预定和退订。
Ø例会申请：
对例会进行申请的记录，其例会的展现形式与普通会议一样已直观的表格形式展现，可清楚的看到例会的预定情况。
Ø使用记录：
会议室使用记录，包括普通会议和例会的使用情况的查看。
3.3.5问卷调查
可面向特定的用户群设计多种类型的题目，包括单选、多选、问答等组成问卷，用户在线进行答题，系统自动计算结果。
3.4人事管理
人事中心将为企业提供全面的人事资管理解决方案，旨在满足快速成长的企业管理信息化需求。
使人力资源部门借助此管理模块从重复烦杂的日常管理事务中解脱出来。
提升人力资源部对企业的价值，有效地提升企业的核心竞争力。
人事管理功能模块
3.4.1人员基本信息
主要围绕着人力资源部门进行功能处理。
Ø个人档案
当前登录用户只能查看自己的信息，并且只能修改基本信息页签中的内容，且能够修改的字段有：
性别、传真、办公、分机、移动、住宅、电子、昵称等信息。
个人档案又分为：
基本信息、详细信息、工作信息、培训记录、奖惩记录、人事变动六项。
Ø在职员工
⏹展现为在职员工信息，信息以组织管理中的部门排序，部门下得人员以排序码为准进行排序，实现双层排序。
⏹删除：
删除的记录将在历史员工中进行展示。
⏹更新用户信息：
可以进行手动更新在职员工信息。
⏹查询：
可按照查询条件对数据进行筛选。
⏹修改：
修改员工信息。
⏹查看：
员工信息查看。
⏹此功能模块为授权模块，只有相关人员才能进行操作。
Ø历史员工
⏹数据展现为历史员工信息，可恢复和批量恢复员工信息为在职员工。
⏹批量恢复：
选中的历史员工（可以为多条）即可被恢复为在职员工。
⏹导出：
可将文件下载到本地。
⏹查询：
可按照查询条件对数据进行筛选。
Ø任职记录
⏹数据来源分为两种：
一、人事变动；二、手动录入，此处添加的数据可在人员基本信息人事变页面中看到。
⏹新增：
添加员工信息。
⏹删除：
选中想要删除的项即可删除选中记录。
⏹导出：
可将文件下载到本地。
⏹查询：
可按照查询条件对数据进行筛选。
⏹编辑：
修改员工任职记录。
Ø培训记录
⏹添加的数据可在人员基本信息培训记录页签中看到。
⏹新增：
添加培训记录。
⏹删除：
选中想要删除的项即可删除选中记录。
⏹查询：
按照查询条件对数据进行筛选。
⏹查看：
打开培训记录。
⏹修改：
修改培训记录。
Ø奖惩记录
Ø下属员工
⏹根据人员信息表中“上级领导”的关系将所有“上级领导”字段中包含自己的内容筛选出来，进行查看。
⏹查询：
按照查询条件对数据进行筛选。
Ø员工能力评估
Ø任职记录
3.4.2培训管理
用户可以在此处对公司内部人员变动进行各种申请，并将人事变动内容记录至每个员工的基本信息中。
Ø培训需求
⏹所有用户均可在此发布培训需求
⏹新增：
添加培训需求信息。
⏹可进行删除、查询、查看、编辑等操作。
Ø培训计划
人事专员可以在此发起培训计划申请流程，审批通过之后，所有用户均可以在此处查询已经发布出来的培训计划，安排好参加培训用户的时间。
Ø培训记录
人事专员在培训结束后将每次培训的内容登记在此处，提供其他人员查阅，所有“实际参加培训者”中用户，都可以对此次培训进行评价。
3.4.3员工关怀
用户可以在此处对公司内部人员变动进行各种申请，并将人事变动内容记录至每个员工的基本信息中。
Ø生日贺卡
对即将过生日的员工发送生日贺卡。
Ø节日贺卡
节假日可以发送节日祝福贺卡。
3.4.4基础设置
Ø单位设置
Ø人员性质设置
Ø职称设置
Ø办公地点设置
Ø人员类别设置
Ø合同类型设置
Ø人员成本批量设置
Ø课程分类设置
Ø培训方式设置
Ø学员类别设置
Ø奖惩种类设置
Ø培训需求类别设置
Ø上下班时间设置
Ø工作时间设置
Ø工作周设置
3.4.5沟通管理
沟通交流包括内部、论坛、短信、即时通讯等，沟通交流不仅作为独立的功能应用，还给系统提供丰富的信息提醒手段，其中短信及即时通讯与系统的各模块结合实现新信息、新流程、新任务、新催办等到达时的提醒。
沟通交流给组织提供了丰富的打破组织边界与地理位置限制的沟通方式，弥补传统沟通方式的不足，使的组织的沟通能力大大加强，沟通成本大幅降低。
Ø论坛
供用户内部交流，可为某群特定的用户设立论区，具备记录用户IP及用户的匿名功能,可设定某论坛帖子审核后发布，可设定某论区在某时间开放，可进行帖子转移，置顶等充分考虑内部论坛的各种管理需求。
Ø短信
短信可作为独立的模块供用户收发短信，也可作为各模块的消息提醒，把信息推送给用户。
系统中独立模块短信主要是用来收发短信，并对各模块的消息提醒进行设置及短信费用使用限制的控制等。
Ø内部
方便的选择收件人及群发功能，与短信结合提醒用户，无需要担心收不到，无需要较高维护成本，具有匿名，收回错发等功能，分类管理，容量控制等。
3.5考勤管理
考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班申请、加班核准，生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤信息查询等。
其中审批请假单、加班申请审批在办公事务里完成。
考勤管理功能模块
3.5.1请假/销假
用于员工填写、删除、修改请假单，并查看个人请假信息。
对于已发生的请假填写实际的请假时间，即进行销假处理。
●删除（修改）请假申请
在请假单未审批前或审批情况为不同意的情况下，选中该条记录前的复选框后，点击[删除]可删除该条请假记录。
点击[修改]可修改请假单信息，对审批不同意的请假单修改后保存可重新审批。
●增加请假申请
在请假销假界面点击[新增]后，弹出如下界面，可填写请假申请。
注：
请假申请审批在审批登记模块由负有该权限的人员完成。
●销假
员工请假结束后需填写实际请假时间进行销假。
（注：
事后填写请假单，系统会自动完成销假、销假核准）
3.5.2销假核准
销假核准是对员工填写的实际请假情况进行核查处理。
●查询请假单信息。
●销假核准
3.5.3加班/确认
用于员工填写、删除、修改加班申请，并查看个人加班申请信息。
对于已发生的加班填写实际的加班时间，即进行加班确认处理。
●删除（修改）加班申请
●增加加班申请
注：
加班申请审批在审批登记模块由负有该权限的人员完成。
●加班确认
3.5.4加班核准
加班核准是对员工的实际加班情况进行核查处理。
●查询加班申请单信息
●加班核准
3.5.5生成考勤统计
月考勤数据统计用于查询指定部门指定月份的考勤统计信息。
●生成指定年月的考勤统计数据
3.5.6考勤统计查询
本功能用于查询显示各组织机构中指定考勤月份内的员工考勤统计信息。
●可查询单位所有部门指定月的出勤、缺勤、签到、签退、加班、请假等考勤信息。
●点击可查询指定部门所有人员的指定月的出勤、缺勤、签到、签退、加班、请假等考勤信息。
3.5.7个人考勤信息查询
个人考勤信息查询用来查询显示当前操作员指定月份的考勤明细信息。
3.5.8全部考勤信息查询
使用本功能查询显示所全单位所有部门员工指定月份的考勤明细信息。
3.5.9考勤参数维护
使用本功能设置本单位的考勤参数，如考勤起始时间、上班时间、下班时间等。
考勤月起计标志可以是‘从上月开始计算’或‘从本月开始计算’。
3.5.10休息日设置
使用本功能设置当年、当月或下月的休息日。
3.6公文管理
公文管理实现了一对多的文件传递和跟踪，并具有催办、统计、跟踪的功能。
我们将公文管理分为发文管理、收文管理、文件送审签、公文设置4个部分。
公文流转方面的设计参考有关标准，保证其在各个阶段的可控性，并对其发放、归档等操作做系统记录。
支持WORD文件的在线修改并记录修改痕迹，提供数字签名、电子印章技术。
公文处理环节进行全面信息化管理，通过实现公文处理和管理的全过程化，使用户从繁琐的公文收发事务中解放出来，全面提高办公管理水平和工作效率。
公文管理功能模块
3.6.1发文管理
发文管理指文件从拟稿到签发、编号、送出的整个过程，整个过程有详细分为：
拟稿、审核、会签、编号、校对、用印、归档、分发等环节。
Ø新增发文：
主要是处理内部制定的或外来文件转发的公文，起草的电子文件一般需逐级通过各级领导的审批和修改，最后提交相关主管领导签发并登记、编号归档。
Ø手写批注：
可以使用手写板或者鼠标进行手写。
Ø保存：
将文档保存到服务器。
Ø关闭窗口：
关闭文档在线编辑器。
Ø排版：
在文书编号环节进入正文在线编辑器，对正文进行排版。
Ø用印：
在用印环节进入正文在线编辑器，对正文进行盖章操作。
Ø流转过程：
查看当前流程的的流转状态和流转信息。
发文表单
3.6.2收文管理
收文管理指文件登记的整个过程，整个过程有详细分为：
收文登记、主管批分、领导批示、文件处理、收文承办、结束。
Ø来文登记
对一个收文从登记开始一直到归档的整个流程进行监控、查询、统计、退回、督办等监督管理，保障收文流程顺利进行。
3.6.3文件送审签
文件送审签管理实现单位内部文件的领导请示、呈批等。
3.6.4公文设置
对公文的基本信息的设置，包括主题词、流水号、批示语等信息。
Ø主题词
对主题词及类别的设置。
Ø流水号设置
对流水号基本信息的设置。
Ø批示常用语设置
Ø邮寄单位设置
Ø主/抄送方案
Ø代字设置
Ø文号设置
Ø模板设置
对收文、发文模板进行设置。
Ø签报模板设置
Ø来文机关设置
为来文设置来文机关名称，方便在新增来文时可以直接选择来文机关不必手动填写。
对于有经常公文来往的公司使用起来很方便。
3.7资料管理
资料管理部分用于单位内资料的借阅、使用，库存管理等功能。
其中包括：
员工借阅申请及申请回复，借阅登记，归还登记，资料统计，缺库登记和查询，资料信息维护，资料字典维护等。
资料管理功能模块
3.7.1资料信息维护
资料采购完成后，应及时由单位的指定人员进行资料信息入库登记。
可查询、新增、删除资料。
3.7.2借阅申请
用户可新增、删除资料借阅申请或按类别查询申请。
3.7.3借阅回复
具有申请回复权限的用户可对已申请借阅的用户进行回复。
3.7.4借阅登记
具有借阅登记管理权限的人员登记所有员工资料借阅情况。
只有员工的资料管理借阅申请经回复批准后才可以借阅相应的资料，因此需及时地登记员工的借阅信息。
3.7.5归还登记
具有归还登记管理权限的人员登记所有员工资料归还情况。
员工使用资料结束进行资料归还时，应及时进行资料的归还登记。
3.7.6缺库登记
员工在资料列表中没有看到所需资料时，可以使用缺库登记功能，向资料管理员提出申请，资料管理员可以根据系统的资料缺库情况进行统一的资料采购。
3.7.7缺库查询
资料管理人员使用本功能查询资料缺库情况，及时根据资料缺库情况进行资料的采购。
3.7.8资料统计
可对所有资料进行类别，名称，作者，借阅状态等查询。
3.8客户管理
客户资源管理是为企业在激烈市场竞争中，提供一套方便有力的管理工具，它可以帮助企业为客户提供更加完备周到的服务，通过有效地进行客户资源管理，使企业的产品和服务更加满足客户的实际需要，从而给企业带来更加丰厚的效益。
客户资源管理功能包括：
销售人员管理、客户信息管理、联系记录管理、订单管理、销售情况查询、客户联系人管理、企业的产品和服务管理等。
客户管理功能模块
3.8.1销售人员管理
销售人员管理用来添加、维护系统内的销售人员、同时设置销售人员的管理级别（分为高级管理人员和一般管理人员，高级管理人员可以进行管理级别控制的操作，可以看到所有的客户信息，一般管理人员只能看到自己被赋予权限的客户信息。
3.8.2客户信息管理
本功能对于一般销售人员只包括可以录入客户基本信息；默认客户主管为录入人员；
普通管理人员可以修改自己为客户主管的客户信息；高级管理人员可以修改任何客户的有关信息；填写时要填写建立客户档案日期。
3.8.3客户联系记录
使用本功能查询或修改客户的联系记录信息
3.8.4订单情况
使用本功能查询或修改客户的订单（销售执行）记录信息
3.8.5销售情况
使用本功能查询或修改产品的销售记录信息
3.8.6客户联系人
使用本功能查询或修改客户联系人信息
3.8.7产品信息维护
这里的产品是只能够为客户提供的相关产品或服务。
使用本功能对产品或服务进行设置及维护处理。
显示已定义的能够为客户提供的所有产品及服务。
点击[删除]按钮可删除已被选中的产品。
点击列表中某一产品名称，可修改该产品的描述信息。
点击[增加]按钮进入新增产品及服务页面，可增加新的产品或服务。
输入产品或服务的名称、描述及说明、发布的时间、产品的报价，选择该产品是否有效。
在客户管理中，只能选择当前‘有效’的产品或服务。
可为当前产品或服务增加多个附件说明文件，如产品介绍、合同样本、产品报价单等。
3.9信息管理
信息发布管理是具有指定栏目发布权限的人员，可以在规定的栏目中发布信息。
如果当前操作员要在没有发布权限的栏目中发布信息时，系统会给出相应的提示信息；如果当前操作员对指定的栏目有修改删除权限，则该用户可修改或删除该栏目下的信息。
在发布信息的同时，可以上传相关的图片信息或附件信息。
3.10用款管理
用款管理是利用计算机网络，及时完成员工的用款申请、审批、登记的过程，提高员工用款过程的工作效率。
用款管理功能模块
3.10.1用款申请
员工办事需要用款时，首先向有关主管提出用款申请。
批准后再办理相关的用款手续。
该功能实现当前用户用款申请信息，用户可新增或删除某用款申请，可按申请日期或审批状态查询。
。
3.10.2用款审批
用款审批是对员工提出的用款申请进行审批处理，审批者的审批权限是在‘审批流程设置’模块中预先定义的。
显示需要当前用户审批的员工用款申请。
可按审批职位、申请日期或审批状态查询显示相关用款信息。
3.10.3用款登记
员工提出的用款经过审批同意后，财务管理部门通过本功能进行用款登记，查询已登记和未登记的员工实际用款情况。
3.10.4用款归还登记
员工借款后要尽早归还，财务人员使用本功能进行员工借款的归还登记处理，查询员工用款的实际归还情况。
3.10.5个人用款查询
本功能用于查询、显示员工本人的用款明细。
3.10.6全部用款查询
本功能用于查询、显示各部门的员工用款情况。
可按部门、用款申请日期或审批标志查询、显示员工用款情况。
3.10.7用款统计
使用本功能可按部门或用款类别显示指定时间的用款统计信息。
3.11报销管理
报销管理主要是实现费用报销运作的全过程，其中包括：
填写报销单据、审批报销单据、报销领款登记、员工报销单据查询、全部报销单据查询、报销统计查询。
报销管理功能模块
3.11.1填写报销单据
员工使用此功能登记要报销的单据，经过有关领导审批核准后即可带上要报销的单据直接到财务部门领取报销款。
3.11.2审批报销单据
报销单据审批是对员工填写的报销单据进行审批处理，审批者的审批权限是在‘审批流程设置’模块中预先定义的。
显示需要当前用户审批的员工报销单据。
可按审批职位、申请日期或审批状态查询显示相关用款信息。
3.11.3报销领款登记
财务人员在审核
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