材料采购管理细则.docx

材料采购管理细则.docx

《材料采购管理细则.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《材料采购管理细则.docx（6页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

材料采购管理细则

郑州房地产开发有限公司

材

料

采

购

管

理

细

则

项目

2009年3月

采购管理是整个施工项目管理的重要组成部分。

材料的采购管理是项目采购管理的重要组成部分，也是耗用资金最多的一个环节，它同时也是目前建筑项目成本管理中普遍失控的环节，也是参与人员损公利己腐败产生的环节；材料采购管理的优与劣关系到了整个项目成本管理的成败，它已成为建筑施工业对施工项目管理重点关注的领域；怎样做好材料采购管理，成为我们需要正视并亟需解决的问题。

做好采购管理，应该从两个层面着手，分别是从技术层面提高业务的执行能力和从系统建设方面创建采购的环境，并不断从这两个方面持续改进，最终一定会收到良好的效益。

规范采购行为，在技术层面上提升业务能力。

材料采购管理是从采购计划开始，到采购询价、采购合同签定，一直到采购材料进场为止的过程管理；这个过程中我们要重点关注经济采购量的概念是如何在实际操作的应用。

第一章工作原则

第一条参加基建物资采购的所有人员都要以对学校高度负责的精神，力求节约，反对浪费，廉洁高效的履行职责。

第二条在各项采购活动中都必须遵守国家有关法律、法规和学校的有关规章制度，都要遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则，选定符合使用要求、性价比较高的基建物资。

第三条采购工作程序必须引入市场竞争机制，一般情况下至少应引入三家以上供应商参与竞争。

且要从维护学校利益出发，本着“诚实、信用、平等互利、协商一致”的原则处理各种商务关系。

第二章采购工作组的设立

第四条采购工作组的设立

1、采购工作组由工程部组建，实行组长协调下的部门代表分工负责制。

组长由主管材料设备采购工作的工程部副经理担任，副组长由现场工程师担任，小组成员由工程部建议名单，报请公司总经理同意后确定。

人员的组成应以保证形成廉洁、高效的工作机制，保证采购任务如期完成为原则。

3、考察小组组长由工程部副经理担任、副组长现场工程师担任，人员由采购工作组确定，考察小组对采购工作组负责，职能是对经资格审查合格的供应商的生产经营条件、产品质量、销售业绩、售后服务等情况进行实地考察。

并在考察基础上形成考察报告，提交给采购工作组。

主要职责是通过考察后提出参加招标的入围供应商名单和相关资料，报采购工作组审定。

4、评标小组组长由总经理担任、副组长工程部经理担任，人员由采购工作组确定，可根据需要在采购工作组人员的基础上扩充设立评标组，职能是根据考察报告及供应商的投标文件等资料，经评标组评议向采购工作组提交评标结果（即初步确定首选中标人和备选中标人）。

5、询价谈判小组按采购工作的实际要求，组长由工程部副经理担任，人员由采购工作组确定。

职能是通过询价谈判的方式，按照合理低价原则初步确定供应商，报采购工作组最终确定结果。

第五条采购工作组和部门代表的职责和权利

采购工作组成员独立履行本办法要求的职责，对本部门或本单位负责。

参与采购活动的小组成员都有权利和责任对包括质量、价格在内的各项采购事宜行使质疑权、建议权和表决权，并承担相应责任。

1、采购工作组，对基建物资采购工作业务总体负责，主要职责是：

负责拟写采购小组工作方案；组织协调各有关部门参与采购活动；向采购小组提交采购资源信息；落实采购工作组决议，整体推进工作进度，保证按时完成任务；负责组织监理及施工单位一起对进工地的物资验收与检验；负责采购文件资料的形成、整理、归档工作；对采购物资的总体质量和价格情况承担主要责任（其中工程部对所选择的物资的技术指标及质量负责，采购部对按要求采购回的物资的质量和价格负责）。

2、监审处：

由公司总经理组织，在基建物资采购工作中主要负监督职责。

参与拟定采购小组工作方案；监督采购小组依据国家法规和学校制度正确实施工作程序；监督采购小组成员正确履行职责；参与供应商的考察与资格认定；参与相关验收工作；监督检查合同履行情况；对采购情况建立成果档案；在《招标采购活动备案表》中就采购小组工作情况做出“监察报告”；并对采购物资的合同价格承担监督责任。

3、财务部：

根据需要参与30万元以上的物资采购活动。

加强对材料及设备的采购资金的使用与管理。

4、现场工程师：

对标的物的技术品质和技术性能的评审结果负责，参与相关的验收工作。

5、其它部门根据采购活动的具体情况和实际需要作为一般成员参与工作对小组决议承担相应责任。

采购员职责

1）作为采购部的员工必须对公司绝对忠诚。

不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会，违者将按公司有关规定处理。

2）采购人员必须了解本部门的专业知识，避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗。

3）采购人员必须具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品组织，控制商品结构，清除滞销商品，经常引进新商品，维持商品的快速周转及新鲜度。

4）采购人员应密切注意市场行情的变化，掌握市场信息。

5）采购人员应随时关注天气的变化，及时调节受影响的商品的库存。

6）采购人员应经常深入卖场，了解商情、客情，以期创造最佳的销售业绩。

7）采购人员应建立稳定的采购渠道，寻找充足的货源，避免脱销。

8）采购人员必须适时开发新商品。

9）采购人员应经常做市场调查，掌握竞争对手的商品构成、价格策略、促销手段等。

并采取相应对策。

10）采购人员应定期收集销售数据，分析销售状况，并及时做出整改措施。

11）采购人员应定期拟定促销计划，并策划实施。

12）采购应了解商品特性，并突显其特性。

13）作为一个合格的采购员，除应具备丰富的商品知识外，还应了解与采购有关的法律、法规等相关的专业知识

第六条采购工作组、询价谈判小组、考察小组、评标小组议事规则：

1、以满足设计和使用需求为前提，依据审定的计划控制待采购物资的质量等级，力求节约。

2、投标报价口径一致，质量、价格、服务并重，同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务，综合评议比较。

3、在质量、服务保证的前提下，贯彻“合理低价中标”原则。

在采购价不低于成本价的情况下，可以价格不封底。

在质量、价格、服务同样的情况下，可优先照顾有信誉的老客户。

4、小组应在充分考虑主要责任承担人意见的基础上，按照“少数服从多数”的原则形成小组决议，小组决议会签完成后认定有效。

第三章采购活动的运作方式

第七条基建物资采购方式按采购资金的大小和性质可分为公开招标、邀请招标、询标竞价、询价谈判、认质认价、商务关系存续等六种运作方式选定供应商。

第八条采购计划

　确定经济采购量。

经济采购量就是项目一定期间材料存货相关总成本达到最低的一批采购数量；与存货相关的成本，是指为形成和维持材料采购管理而引起的各项费用支出，其总额随材料数量、价格等属性的变化而增减，主要由订货成本、购买成本、储存成本和缺货成本四部分构成。

确定经济采购量的目的，就是使与材料有关的上述四项成本总和达到最低；根据施工项目的一般情况，由于订货成本和储存成本相对较小，重点要考虑购买成本和缺货成本之和的最小化，最终得出一定期间的经济采购量。

编制采购计划。

根据材料的需用计划和采购经济采购量的分析结果以及将要选择的合同类型编制采购计划，说明如何对采购过程进行管理；具体包括合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、制定评价标准等采购计划一般由项目部门制定；根据项目需要，采购管理计划可以是正式、详细的，也可以是非正式、概括的，关键强调其正确性、及时性和可执行性。

第九条采购询价

采购询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格、谁能最低成本完成材料采购计划中的供应任务，确定供应商的范围，该过程的专业术语也叫供方资格确认，获取信息的渠道有招标公告、行业刊物、专业建筑网站等媒体。

第十条供应商确认和采购合同签定

选择供应商的主要参照条件就是在采购询价环节的评价结果，当然也要参照其他标准，如供应能力、历史信誉等。

比如具体确定商品混凝土的供应商是一家还是多家，一般都要考虑不少于两家供应商，以防供应不及时导致停工风险的发生，这里就需要考虑到混凝土浇注本身需要连续性等要求。

采购合同就是在确定了供应商后，项目与供应商之间签定的确保双方履行约定的一份法律文件；在签定之前，需要对合同类型进行选择，因为不同的合同类型决定了风险在买方和卖方之间分配；项目的目标是把最大的实施风险放在供应商，同时维护对项目经济、高效执行的奖励；供应商的目标是把风险降到最低，同时使利润最大化。

常见的合同可分为以下三种：

①成本加奖励费合同：

主要用于长期的、硬件开发和试验要求多的合同；②固定价格加奖励费用合同：

长期的高价值合同；③固定总价合同：

项目易于控制总成本，风险最小；供应商风险最大而潜在利润可能最大，因而最常用。

遏制采购腐败，在系统建设上全面完善

现职某建筑项目采购的管理人员坦言：

“采购腐败是防不胜防的，我做了这么多年项目，大多数项目都绕不过这道坎……”“采购腐败可谓触目惊心，在许多项目，只要你和采购粘上边，一个项目下来，几万、几十万是常有的事情，这里的名堂太多了！

”这就是现实。

为寻求对这类问题的解决方案，我们需要在以下多个方面来着手去采取措施：

岗位建设、人员选择、员工培训、员工绩效考核、薪酬分配制度建设和利用计算机管理系统加强监督等等。

岗位建设

针对采购环节，需要设置不同的岗位，是为了解决采购权力不要过分集中，需要互相制约和监督，同时又不要影响各岗位人员工作积极性。

一般来说，项目需要设置采购总负责人、询价员、合同员、采购员和库管员等五个岗位；采购总负责人全面负责材料的采购管理，依据材料需用计划和岗位目标责任成本的管理规定等，制定并执行采购计划，协调并充分利用内部资源，最终高效低成本地采购到所需要物资；询价员主要负责按计划探询市场中定向物资的信息，书面提供给采购负责人和采购员，同时进行文档的存档管理；合同员的职责就是管理合同文件，随时监督合同执行情况；采购员的职责更多的是具体按合同，以指定的价格和数量执行采购任务；库管员的主要职责是按标准验收材料入库，材料进场后，合理规划存放和使用，尽可能的减少储存成本，做好库房的管理。

岗位设置的多少也不是一概而论，要以项目的大小和施工时间的跨度等实际情况而定，最终目的就是把事情做好，建立好内部岗位间的权利制约机制

人员选择

采购管理各岗位人员的选择标准，需要具备以下综合素质：

具备一定的专业能力和沟通能力、具有法律意识、清廉等。

专业能力不仅包括对所负责的材料属性有一定的认识，还要对材料管理的流程有一个清晰的思路；清廉的素质，对经常与花钱打交道的采购人员来说尤其重要，虽然在内部管理各个环节上采取了种种措施，但对一线的采购人员来说，还是不可避免地遇到供应商主动提供的种种诱惑，怎样防止诱惑背后的陷阱设置，就需要采购人员本身要具备清廉的素养和法律意识等等。

员工培训

对采购各岗位人员的培训包括：

业务培训、法律常识培训、公司制度培训等等。

业务培训重在提高业务能力，比如采购的流程管理、采购经济采购量的确定方法、如何在新形势下做好采购询价等等；而法律常识培训和公司制度培训则重在在环境上约束非正常行为，清楚和明确采购腐败的风险成本

绩效考核和薪酬分配制度建设

公司对各岗位成绩进行考评，引进和制定科学的管理方法即绩效考核的标准是非常重要的，它可以不断促进采购管理的各环节的持续改进，对有效的工作给予肯定和鼓励，对其他一些非增效工作就给予客观性的评定；目前在施工企业项目管理中这方面的差距普遍存在，可以说是一项空白。

成本管理的过程包含了六个环节的管理，分别是成本策划、成本计划、成本控制、成本核算、成本分析和成本考核；策划和计划阶段可有针对性地将采购各岗位目标责任确定下来，再通过强调岗位目标责任制，考核成本降低率等手段，对做好其他环节的管理如成本控制、成本核算和成本分析都会收到明显的效果。

目前在上海的某知名施工企业已经成立了成本策划部，其实质意义也是重在前期确定成本责任目标，以便为后期做科学的绩效考核提供依据、奠定基础。

利用计算机管理系统，加强监督

作为成本管理中心的项目部与作为利润控制中心的公司空间距离往往相差较远，若沿袭过去每月呈交报表来汇报和反馈项目运营状况，公司又不可能随时到现场跟踪项目运营，对于目前需要及时获取信息即时做出决策的环境来说，不充分借助计算机管理系统是很难达到上述要求的；而采用计算机管理系统，进行过程的监督控制，而非仅对结果关注，对公司而言也可以随时关注和监督整个项目的运行状况

郑州房地产开发有限公司

工程部

材料采购工作组

2009-3-25