企业外贸管理制度更新版.docx

企业外贸管理制度更新版.docx

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企业外贸管理制度更新版

企业外贸管理条例

一、组成人员：

老板----盯目标

望远镜---全面的看待市场和使命，要有前瞻性；

外贸部经理----追过程求结果-

平面镜---真实的看待自己，时刻检查自己的工作

外贸部业务员----强有力地正确执行

显微镜---把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！

共同的关键词：

开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）

二、管理制度

为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：

（一）、基础工作：

1）接受培训----接受阿里巴巴的电子商务培训，将培训内容运用到日常工作中。

2）熟悉产品----了解贵公司的产品知识，相关术语，建立一份所有产品的价格表，并经常更新；

3）准备实物样本和电子样本：

需由生产部配合，每件产品要提供高质量的样品，便于寄样。

同时制作电子样本，买家会经常要求寄样品册，可以用电子样本代替。

4）准备报价单：

A.报价单采用文本形式，其优点文件小，不易受电脑病毒感染，海外买家更愿意接受。

B报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助，大家经过详细分析，最后确定。

争取同一产品能有多种报价。

5）询盘处理：

A/接收客户询盘：

至少每天三次收发email（早中晚各一次）

B/询盘回复：

a.确保回复每一个查询

b.及时报价：

一般无特殊情况，客户的每次询价提问确保在一天内完成，争取在两小时内完成，如果需要，报价时连同电子样本、报价单一起发出。

c.回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司地址，电话，传真让买家感觉我们是一家很正规的公司

C．询盘整理：

每天在收到买家查询后

第一步：

接收和评级,将所有询盘按A`B`C`D`级进行保存，进行EXCEL表管理（参考客户管理档案）

第二步：

建立买家数据库：

●定期向买家发送市场资讯，行业动态，公司新闻

●隔些日子，向买家发送最新的产品或最热门的产品，并通知买家到网站上去看；

●新产品开发：

寻求买家对新产品的要求和建议，或按照买家的要求定做新产品

●国外参展并拜访客户；利用买家数据库找出目的地的客户，并查看每次联系的记录，与买家约时间沟通；

●参加商展；利用买家数据库通知买家摊位号，带上商展的最新样品，追踪表格。

按照买家反馈与买家约见面；

●利用买家数据库寄送最新的样本，样品和节日问候及正常性商务问候；

●利用买家数据库进行统计工作；了解客户源实力，地域，性质和最受欢迎的产品。

注：

A级：

有明确意向，成交可能性较大的客户。

B级：

有意向，但有些犹豫，需要通过努力才能争取的客户。

C级：

有意向，但属于长线采购，周期较长，不确定因素较多。

D级：

意向不明确，但也有可能成交。

每月由贵公司操作人员将所有A级客户名单及具体情况提交给总经理。

6）客户跟进：

按ABCD级进行。

A级：

每周2次B级：

每周一次C级：

每半月一次D级：

每月一次

方法：

1）将所有的客户资料（如老客户、展览会认识的客户）放入Access/Excel/crm客户管理系统中，而不只是来自阿里巴巴的邮件查询。

2）每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时，先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过，问过产品，如果以前有过联系，当时的进展如何？

在对该客户的情况有一个基本的判断，进行更有效的后续跟进；如果该客户以前没有联系过，则将他的资料录入到系统中。

3）系统地跟踪每一个查询，一般每半个月至少和客户联系一次，如果有参展、新产品发布或促销活动，通知客户。

4）经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。

5）常发新产品推荐给买家。

6）从节省成本角度出发，合理利用电话、传真、邮件，Trademanager;skype,msn…。

TEL电话：

针对A级客户了解详细的情况；

FAX传真：

传真查询用传真回复（12小时以内）；

POST：

给买家提供最完整的资料，用特快专递寄资料，设计一个反查询表格随信件一起发过去。

7）客户要求寄样品：

a.电子样本。

先寄电子样本给客户，因为速度快而且成本为零，还有样本可随时更新。

b.真实样品。

样品邮寄费一般采用样品免费，快件费倒付方式，样品量大，客户先由T/T方式汇到我司帐号，如果客户对产品确有诚意，他会主动提出倒付，这样的客户希望很大，关键就取决于样品质量了。

8）网页资料更新：

资料更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。

就好比是公司的一张脸，需要给人以新鲜的面孔。

阿里巴巴的后台操作工具—myalibaba是为了针对跟进买家操作特别设计的，可以自己非常方便的完成部分资料发布及更新。

具体要求如下：

A、首先建立一个产品关键词表，因为所有的操作都须围绕关键词来；

B、每天发布20个新产品，可使用导入功能，将时间最早的老产品导入，发布成新的产品，24小时后将被导入的老产品删除（防止产品越积越多，造成页面繁乱）。

C、发布20个新产品时按照关键词发布，尽量做到每个产品主推的关键词都不同，以达到全面覆盖关键词，从而全面提升曝光量。

D、橱窗产品每2周更新一次，主要考虑更换部分图片，以保持网页新鲜感。

（二）、外贸部销售人员薪酬激励（具体数据每个公司不同）：

基本工资（每月发放）＋外贸业务提成（每月、季度或半年发放一次）+奖金（每半年或一年发放一次）

为激励外贸人员多做业绩，可采用浮动底薪制及分层提成法。

浮动底薪制：

例如基本工资最低800元，每月根据业绩量给予不同的底薪，完成2万以内800元，2万~4万1000元，依次递增；

分层提成法：

按照销售金额提成而非利润，提供给外贸人员产品成本价（最低销售价），实际销售金额低于成本价部分按照2%提成，高于成本价20%之内部分按照8%提出，高于成本价20%~50%之内部分按照12%提成，高于成本价50%以上部分按照15%提成。

奖金根据每季度阿里巴巴有效利用率、工作态度及方法、业绩情况等综合而定,奖金额度不少于相应期间的基本工资。

（三）、外贸部作息时间：

考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题，特调整公司外贸部作息时间如下：

上午：

09:

00－11:

30工作中午：

11:

30－13:

30休息下午：

13:

30－17:

00工作

晚上：

17:

00－18:

00休息晚上：

18:

00－20:

00工作周日休息

如果有特殊情况，需向公司老总请假说明.

（四）、外贸部的学习培训：

为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如：

阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；

（五）客户跟进管理方法：

要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件或表格管理，把每个客户每次跟进的情况，在客户管理平台进行管理和记录，老板会定期查看；也方便自己有效管理客户。

一周内的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至少联系5次（任何形式）。

（六）工作报告的提交：

要求外贸部人员，每周写工作报告，打印出来提交给老板或外贸部经理，同时要求自己建立报告档案，报告要求如下：

（参见工作周报）

1．本周工作回顾；

2．本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，E-mail，客户跟进情况详细描述）；

3．工作总结：

本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受。

公司制定的外贸部管理条例，每位应员工认真执行，有意见可以及时向老板提出，在以后的实施过程中，可以及时补充，目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。

若暂无其它意见，公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

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至于如何了解员工的工作能力？

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让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。

清楚知道员工的需求

一个成功的经营者应该了解员工的需求，包括经济、自我肯定、能力认同三个方面，其中又以经济方面最直接影响到工作的状况。

如能满足员工这些需求，员工在无后顾之忧的情况下，必能全力以赴。

视员工个人能力分派及调配工作

至于如何了解员工的工作能力？

除了从其以前的经历、业绩来判断外，还可由内部研讨、技术切磋等方面，予以了解。

让员工自己设定目标

经营者应让员工依其本身能力设定工作目标，在其能力范围内尽力达成任务，并从旁予以协助，视其能力调整工作目标。

善用实务演练法

由员工分别扮演顾客和员工，演练各种待客情节和技术操作，再由参加演练的员工进行讨论，发表个人意见。

透过这样的方式，不仅能改进员工的技术和服务的技巧，经营者也可由讨论中更加了解员工的能力及须注意的问题。