完整版外贸验厂产品召回全套文件程序+召回模板.docx

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完整版外贸验厂产品召回全套文件程序+召回模板

完整版外贸验厂产品召回全套文件（程序+召回模板）

东莞XXXX有限公司

产品召回模拟记录模板+程序文件，

只需要将红色字体替换，就可以直接使用！

信息交流记录单（演练）

呈：

总经理、管理代表

CC：

产品召回小组各成员

我公司准备做一次模拟召回和追溯的测试，来检验一下公司的召回和追溯体系是否运行完好。

具体内容如下：

7月2品质部针对2017年3月23日出货的订单号：

S170302进行库存成品复检抽查，其发现其热稳定性测试不合格。

现总经理临时召开紧急会议，会议地点：

厂部会议室，请各部门成员于2017年7月3日9：

00准时到场参加。

行政部：

2017年7月2日

会议记录

主持

XXX

会议地点

会议室

记录

XXX

时间

2017

年

7

月

3

日

9：

00

至

9：

30

会议主题

产品召回紧急会议

参会

人员

XXX、XX、XX、XX、XX、XX、XX

1、X总提出这是本年度第一次组织产品召回演练，稽查本厂质量管理体系中的《产品召回管理程序》运行的有效性及适宜性，故举行本年度第一次产品召回模拟演练。

2、X总提出本次演练从三个方面稽核：

一是稽查本厂质量体系运作之有效性和适宜性；二是从执行层面实际运作与《产品召回管理程序》是否相符；三是稽查召回实施情况；

3、X总提出本次演练依据公司《产品召回管理程序》、《标识和可追溯性控制程序》、《不合格品处理程序》、《纠正及预防措施控制程序》及国家或出口国的相关法律、法规的规定要求进行；演练工作依《产品召回演练计划》表中的人员及时间执行；

4、管代提出各召回小组成员在演练前必须熟悉《产品召回管理程序》，防止演练时疏忽要实施的内容；

5、品质部针对2017年3月23日出货的订单号：

S170602进行库存成品复检抽查，发现成品热稳定性测试不合格。

6、管代提出现由仓库根据发货相关记录，查找出模拟问题产品的发货去向、数量并反馈给业务部，由业务部查找是否有相关客户的电话号码或其他联络方式，并随便抽几个电话确认是否能够联系到。

生产管理课根据生产相关记录，追溯该批次产品的入库数量，加工过程情况，使用的原料、辅料、包材批次情况；仓库将模拟问题产品的发货去向、数量告知管理代表及品保部。

生管部将模拟问题产品的入库数量、加工过程情况、使用的原料、包材批次情况相关信息资料反馈回管理代表及品保部。

品保部核查仓库反馈回来的模拟问题产品信息与生产部反馈的模拟有问题产品批次的总数量是否相符，生管反馈的模拟有问题产品的加工信息资料、原料、辅料及包材信息资料等是否完整有效；会议要求采购部查找提供该批产品的原辅料供应商的电话号码或其他联络方式，并随便打电话确认是否够联系到；

7、管代提出现由仓库对3月12日生产的订单号：

S170602的库存品进行数量统计并标识、隔离、转移存放。

8、管代提出各部门主管下去安排好内部的工作，积极配合演练，发现演练过程中有问题要及时纠正，部门之间衔接不到位，不可争吵，本次演练要以真实的面目面对，且不可隐藏做得不到位的地方。

并于2017年7月3日下午16:

30在会议室举行产品召回总结会议。

会议完毕

产品回收通知（函）

尊敬的客户您于2017年7月23日从我方购进的订单号：

S170302陶瓷产品一批，数量500PCS，因有可能存在问题，现需紧急回收，希望贵方接此函后，予以协且。

（详情见下表）

此致

敬礼

发货日期

产品名称及规格

订单号

数量

备注

2017－3－23

XXXX

S170302

500PCS

东莞XXXX有限公司

2017年7月3日

召回产品资料收集及评价表（演练）

填表日期:

2017年7月3日

填表人姓名:

XX

部门/职务

品质部/主管

问题产品名称

13*9方盘

规格

13*9

问题产品的生产日期

2017年3月12日

订单号

S170302

问题发生的日期

2017年7月2日

地点

成品库

发

现

问

题

方式

（√）

公司内部人员发现

姓名

XXX

性别

男

部门

品质部

职位

QA

（）

客户投诉

顾客姓名

/

/

/

联系电话

/

投诉方式

/

住址：

/

产品存在的问题

及造成的危害

2017年7月2日上午9：

00,品质部针对2017年3月12日生产的订单号S170302方盘，进行库存成品复检抽查时，热稳定性测试不合格。

查询监装记录，本产品已于2017年3月23日发货100箱共计500PCS至CH客户，3月29日，本客户入库。

如果贩卖会造成无法估计的伤害

产品问题的严重性

一级（）二级（√）三级（）

问题产品发放国家/地区

美国

生产总数量/库存数量

100箱（500PCS）

是否启动回收计划指令

是（√）否（）

启动产品回收方案

（√）绝对不可使用

（）可以继续使用，直到补充货品到达

（）不可出货

客户/经销商负责人姓名：

黄小姐/XXXXX

补充产品的生产日期

2017－3－12

其他情况/资料

产品召回评审会议记录

备注：

召回小组组长：

XXX批准人：

产品召回小组成员

姓名

公司内职务

小组职务

联系电话

职责

XXX

生产主任

组长

221

负责产品召回的全面工作

XX

品质主管

副组长

207

负责因质量问题召回的分析工作

XXX

QA

组员

104

负责协助因质量问题召回的分析工作

XXX

业务

组员

206

负责与顾客的联系工作

X松

仓库主管

组员

202

负责因质量问题召回的产品的处理工作。

负责对召回产品的放置工作

XXX

行政

组员

122

负责产品召回小组的联络、及对外的联络工作。

产品回收计划执行指令（演练）

发出日期

2017年7月3日

产品名称/规格

陶瓷方盘

生产日期及批号

2017年3月12日/订单号S170302

产品生产数量

500PCS

产品存在问题:

2017年7月2日上午9：

00,品保部针对2017年3月12日生产的订单号S170302方盘，进行库存成品复检抽查时，热稳定性测试不合格。

查询监装记录，本产品已于2017年3月23日发货100箱共计500PCS至CH客户，3月29日，本客户入库。

如果贩卖会造成无法估计的伤害

审核评估内容及结果：

查询监装记录，本产品已于2017年3月23日发货100箱（共计500PCS）至CH客户，3月29日，本客户入库。

库存3箱已隔离。

如果贩卖会造成无法估计的伤害，公司采取召回。

受影响地区：

美国

（√）

绝对不可使用

（）

可以继续使用直到补充货品到达

（）

不可出货

对应措施：

1、生产部：

立即停产，并由召回小组对质量管理体系进行全面确认。

2、业务部同客户电话沟通，告知客户我们进行的是召回模拟测试，此批产品没有任何问题，由此带来的麻烦请求谅解。

客户表示这是公司管理规范的体现，可以理解。

3、仓库部主管：

对本批的库存剩余产品进行封存、标识、隔离，正在发运的货物全部暂停。

对供应商提供的剩余原材料以及以此原材料加工的产品半成品全部进行标识、隔离、评估。

4、品质部主管：

对以上封存的产品，原材料和半成品进行再次评估检测。

执行指令发出人/职位：

XXX/生产主任

产品召回步骤和期限一览表（演练）

步骤

开始时间

完成期限

备注

确认回收范围

2017年7月3日

2017年7月3日

编制回收通知函

2017年7月3日

2017年7月3日

发布回收计划执行指令

2017年7月3日

2017年7月3日

产品回收行动

2017年7月3日

2017年7月3日

确认回收完成

2017年7月10日

2017年7月10日

回收产品处理

2017年7月11日

2017年7月11日

编制回收报告

2017年7月11日

2017年7月11日

编制人：

XXX审核人：

XXX审核日期：

2017年7月3日

产品召回评审会议记录（演练）

召回小组成员

姓名

XXX

XXX

XXX

XX

XX

XX

XXX

XXX

部门/职务

管理者

代表

总经理

业务部

主管

品质部

主管

采购部

仓库

主管

行政部

主管

生产部

联系方式

122

269

206

207

202

202

122

221

发出日期

2017年7月3日

产品名称/规格

13*9方盘

生产日

期及批号

2017年3月12日

订单号S170302

产品生

产数量

100箱

（500PCS）

产品存

在问题:

2017年7月2日上午9：

00,品保部针对2017年3月12日生产的订单号S170302方盘，进行库存成品复检抽查时，热稳定测试测试不合格。

查询监装记录，本产品已于2017年3月23日发货100箱共计500PCS至CH客户，3月29日，本客户入库。

本次追溯召回产品评审结果：

1、查阅采购的原材料、各部件等进料和使用记录，相关原材料有合格证明，且生产前进行了热稳定测试测试，记录显示都符合要求。

2、查阅2017年3月12日的生产记录发现，当日生产该产品时，未做首件确认。

审核评估内容及结果

受影响地区：

美国

（√）

绝对不可使用

（）

可以继续使用直到补充货品到达

（）

不可出货

处理措施：

1、生产部主管：

立即停产，并由召回小组对质量管理体系进行全面确认。

2、业务部同客户采取电话，传真的方法联系具体召回事宜。

确定召回至国内所需时间，并办理具体退运手续。

3、货仓部主管：

对本批的库存剩余产品进行封存、标识、隔离，正在发运的货物全部暂停。

对供应商提供的剩余原材料以及以此原材料加工的产品半成品全部进行标识、隔离、评估。

4、技术部主管：

对以上封存的产品，原材料和半成品进行再次评估检测。

产品召回处理记录表（演练）

召回产品名称

方盘

批号及生产日期

订单号S170302

召回数量

100箱

召回日期

2017年7月3日

回收产品描述：

2017年7月2日上午9：

00,品保部针对2017年3月12日生产的订单号S170302方盘，进行库存成品复检抽查时，热稳定测试测试不合格。

查询监装记录，本产品已于2017年3月23日发货100箱共计500PCS至CH客户，3月29日，本客户入库。

回收实施情况：

1、2017年7月3日已由业务部传真发书面通知函，要求客户予以配合召回工作。

2、2017年7月3日，仓库对所有该批产品的库存品进行标识隔离放置。

召回产品确认

与

危害产生原因分析

1、2017年7月11日，产品召回入库，货仓部实施了隔离并标识。

2、查阅2017年3月12日的生产记录发现，当日生产该产品时，未做首件确认。

处理方案

1、本批次召回产品全部报废销毁处理。

2、针对此次事件，召开所有生产相关人员进行生产流程方面知识的培训，以提高全员意识，并保证其运用到实际生产中。

处理结果

已于2017年7月12日在召回小组成员监督下对召回全部产品给予报废销毁处理了。

处理日期

2017年7月12日

验证

已处置完毕

验证人：

XXX2017年7月12日

备注

记录人：

XXX日期：

2017-7-12审批：

XXX日期：

2017-7-12

会议记录

主持

总经理

会议地点

会议室

记录

XXX

时间

2017

年

7

月

12

日

10：

30

至

11：

00

会议主题

产品召回总结会议

参会

人员

XX、XXX、XXX、XXX、李中全、XXX、X总

会议

签到

1、管代提出从本次模拟演练结果来看，我们各个环节都还是做得比较好，从产品标识及批号追溯和各方联络工作都比较娴熟，并且各部门都在预定的时间内完成召回演练的资料收集和处理工作，希望大家对此长其以往的维护下去；

2、副总本次演练采用模拟式，故所有工作都是有准备的，未发现问题并不代表没问题，各部门须针对自己部门运行进行总结并根据本次演练所经历的过程举一反三的进行自我检查，针对不符合的地方实时做出一些纠正。

3、通过这次模拟演练，从而证明本厂的《产品召回管理程序》、《标识和可追溯性控制程序》、《纠正及预防措施控制程序》和不合格品处理程序是有效的，适宜的，不需要做修改。

4、总经理提出质量管理体系运行及维护是需要全员参与，大家齐心协力的，请各相关部门加强宣传并彻底执行到位。

5、总经理提出产品召回模拟演练评审的会议定于7月13日15点，请各部门准备好相关报告准时参加。

会议完毕

产品召回演练总结报告

2017年7月13日

1、1、演练目的：

验证公司《产品召回管理程序》、《标识和可追溯性控制程序》、《不合格品管理程序》、《纠正及预防措施控制程序》的适宜性、充分性、有效性，确保有质量问题的产品能及时的召回与处置，验证公司质量管理体系。

2、演练范围：

2017年3月12日生产的订单号S170302共100箱（500PCS）

3、演练依据：

依据公司《产品召回管理程序》、《标识和可追溯性控制程序》、《不合格品处理程序》、《纠正及预防措施控制程序》及国家或出口国的相关法律、法规的规定要求实施演练。

4、参与部门：

总经办、业务部、品质部、生产部、行政部

5、召回的实施过程

1）人事部相关人员根据库存成品抽样异常发出《信息交流记录单（演练）》通知各召回小组成员召开紧急会议；

2）业务部相关人员根据产品投诉内容情况登记《召回产品资料收集及评价表（演练）》

3）召回小组召开产品召回评审会议，并确定应对措施。

填写《产品召回评审会议记录（演练）》

4）厂务部主管：

立即停产，并由召回小组对质量管理体系进行全面确认。

5）业务部给客户下达《产品回收通知（函）（演练）》，联系具体召回事宜。

确定召回至国内所需时间，并办理具体退运手续。

6）货仓部主管：

对本批的库存剩余产品进行封存、标识、隔离，正在发运的货物全部暂停。

对供应商提供的剩余原材料以及以此原材料加工的产品半成品全部进行标识、隔离、评估。

7）品保部主管：

对以上封存的产品，原材料和半成品进行再次评估检测。

6、演练总结：

审核结果表明本厂的质量体系中的《产品召回管理程序》是有效的。

7、《产品召回管理程序》运行有效性的结论性意见：

本次模拟召回顺利结束，在整个召回过程中各部门积极配合，在较短的时间内很好的完成了召回工作，此次召回演练过程全部按预定的计划进行，通过本次模拟召回，可以得出结论，我公司质量管理体系中的《产品召回管理程序》具有很强的操作性，并且可靠有效。

体现出公司对问题产品的召回能力，显示我公司产品溯源的管理规范有序。

因本次模拟召回着重检验是本公司能否顺利把产品召回，因此召回后的运输没有演练。

建议各相关部门进一步加强对《产品召回管理程序》的学习与培训。

8、演练报告的分发清单：

总经办、业务部、品质部、生产部、行政部

召回小组成员：

管理者代表：

产品召回演练评审报告

时间

2017年7月13日

页数

2页

地点

会议室

主持人

总经理

参加人员

XX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、X总

一、评审目的：

通过召开演练总结会议，确保质量管理体系的有效性、符合性和适宜性，并能够满足质量管理标准体系要求和公司《产品召回管理程序》、《标识和可追溯性控制程序》、《纠正及预防措施控制程序》和《不合格品管理程序》及相关法律法规的要求、客户的要求进行评审总结。

二、评审时间、地点及出席人员

时间：

2017年7月13日15:

00----16:

30

地点：

会议室

出席人员：

XX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、X总

三、会议议程

1、管理代表宣布演练评审会议开始，介绍演练评审会议的计划与要求；

2、人事课对演练信息公布情况进行报告；

3、业务部对相关客方的沟通信息情况进行报告；

4、品保部对数据收集、统计分析情况进行报告；

5、仓库对存仓成品及处置情况进行报告；

6、厂务部对相关产品的生产过程、领、用料情况进行报告；

7、采购课对相关供方的沟通信息情况进行报告；

8、管理者代表就质量管理体系及《产品召回管理程序》的有效性及适宜性进行报告，并总结本次模拟演练需要跟进的事项，以及其它指示；

9、总经理进行总结。

四、评审情况概述

1、本次会议完成了议程所要求的各项工作，公司召回模拟演练的贯彻实施情况；质量管理体系、《产品召回管理程序》、《标识与可追溯性控制程序》、《纠正及预防措施控制序》、《不合格品管理程序》及相关法律法规要求等的适宜性进行了评估，客供方沟通、演练过程的实施与程序要求的符合性等。

2、会议过程规范而严谨，达到了评审的目的，同时也看到了需要改进或纠正的问题，为质量管理体系及《产品召回管理程序》的进一步提高指明了方向。

3、通过对管理体系各方面情况及召回模拟演练资料的评审工作，会议议决了以下各项：

1）现有管理体系是有效的并能够满足质量管理体系标准要求；

2）现有《产品召回管理程序》已贯彻落实到各职能岗位中，并能有效地执行和落实；

3）各项活动在管理体系的过程中达到管理层的预期要求，总体绩效从模拟演练结果、信息公布、资料信息收集、相关方沟通、生产过程调查、存仓物料隔离与处置均反映出我司的质量管理体系和《产品召回管理程序》是有效的、符合的；

4）顾客的沟通建立了畅通的渠道，并能够及时有效的联络到客户；

5）供方的沟通建立了畅通的渠道，并能够及时有效的联络到供应商；

6）公司现有的组织结构、资源配备基本能满足质量管理体系的有效运行；

7）根据公司管理层的要求会议确认以下内容应进行跟进落实：

a.公司应保持完整的相关记录，本项工作由总管理处文控负责跟踪落实；

b.公司应保持完整清晰的产品标识，本项工作由总管理处文控负责跟踪落实；

C.严格执行体系运行及《产品召回管理程序》作业，本项工作由管理代表跟踪落实；

d.增强公司企业形象，加强各部门对产品召回的理解与认识，并不断改善公司作业环境。

8）演练评审跟踪处理结果：

9）副总经理表达了对公司质量管理体系的一些希望：

a.平时系统的维护工作必须扎实深入，体系内各部门必须持续贯彻执行标准要求，严格程序化作业，切实保证质量体系有效运行；

b．公司需进一步提升我公司的服务质量，配合我公司高标准的产品品质，从而真正全方位提升品质。

编制/日期：

XXX2017-7-13批准/日期：

1、目的

为了防止因操作体系不健全，给产品带来不安全隐患，时刻本着对产品完全负责的精神，保证本公司信誉，让有本公司标识的产品在任何时候从市场召回时，均能有效快速和全面的进入调查程序，使损失降低到最低点，巩固自身产品质量和拓展市场，为消费者提供安全、健康的产品，达到客户和顾客满意，特制定以下产品召回程序。

2、适用范围

适用于本公司所有交付后的，可能发生危害产品的通知和召回的控制与管理。

3、职责

3.1生产主任任产品召回小组组长，负责产品召回的全面工作。

3.2品质主管任产品召回小组副组长，协助组长做好产品召回的全面工作及具体工作的实施安排。

3.3仓库负责召回产品的保存和按规定发放。

4、工作程序

4.1启动产品召回程序

4.1．1在未经总经理同意并授权的情况下，任何部门均不得启动产品召回计划。

如果产品的召回是由政府部门或顾客启动的，则需要立即将该情况报告给总经理。

4.2成立了由生产主任为组长的产品召回小组，并明确了各组员的职责。

4.3产品召回联系人详见客户资料表.

5、召回及不安全产品

5.1定义

召回，指产品按照法律法规和国际标准，对由其技术设计或生产原因造成的某一批次或类别的不安全产品，通过换货、退货、补充或修正消费说明等方式，及时消除或减少产品安全危害的活动。

不安全产品，是指有证据证明或不符合标准规定对人体健康已经或可能造成危害的产品，包括：

a经诱发安生事故或对人体健康造成危害甚至死亡的产品；

b能引发安生事故或对人体健康造成危害的产品；

c有对特定人群可能引发安全事故的物质成份而在产品标签和说明书上未予以标识，或标识不全、不明确的产品；

d关法律、法规、标准规定的其它不安全产品。

5.1.1如果顾客反应某一类产品具有以上产品安全危害，公司则将该批次所有产品定为可疑产品。

5.1.2对于顾客的退货产品由召回小组组长召集召回小组成员会议，分析召回原因，确定召回的产品类别（名称、编号、生产日期等）及召回数量。

5.1.3可疑产品到公司后，由仓库根据发货记录确认产品与之是否相符。

5.2对于自查出的不安全产品且已发到客户手中的产品

5.2.1在发现不安全产品的第一时间由负责销售业务的召回小组成员根据客户登记表通知客户，以防止不安全产品的进一步扩散。

5.2.2向客户解释清楚召回原因，并与客户协商召回数量。

5.2.3同5.1.2.

5.3可疑产品到公司后，由品质部监督，由仓库接收。

接收后的产品用物料卡标明“不合格”、“待检”、“待处理”标识后放置在退货区可疑产品存放处，未经公司及品质部的同意不可出库放行。

6、处理召回产品的规程

6.1对产品进行重新分类，按返工、降级或废弃处理。

6.2查明退货原因，进行处理。

6.2.1由于原辅料、添加剂所造成的不合格品：

由品质部通知采购部，由采购部通知供货商，并在清除问题前停止其供应原料。

6.2.2由于包装物料造成的不合格品：

由品质部通知采购部，由采购部通知供货商，并限期整改,整改末确认前，停止其供应包装。

6.2.3在生产加工过程中所造成的不合格品，通知车间负责人，限期作出纠正措施，追查责任人。

6.2.4不符合相关法律、法规和标准所造成的不合格品，通知总经理,作出纠正措施，并封存车间生产的相关产品。

7、通知的内容

7.1.1召回的原因

7.1.2召回的类别：

名称、编号和生产日期等。

7.1.3与召回有关的数量（被召回的产品当初在公司的拥有数量，在召回时产品的数量分布情况，被召回产品在公司的剩余量。

）

8、产品安全危害调查和评估

8．1判定产品是否属于不安全产品，应当进行产品安全危害调查和产品安全危害评估。

产品安全危害调查的主要内容包括：

a是否符合食品安全