公文写作基础知识和常用公文处理.docx

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公文写作基础知识和常用公文处理

公文写作基础知识和常用公文处理

一、公文处理与《国家行政机关公文处理办法》

（一）公文定义

机关公文，是机关在管理过程中所形成的具有法定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的方针、政策，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，包括文书撰写、文书传递和处理以及相关工作。

（二）公文的行文规则

行文规则：

是指发文机关与收文机关之间的行文关系的规范和准则。

行文应当确有必要，注重实效，非发不可方才发文。

行文关系：

行文关系即向谁发公文，根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

按行文方向分为上行文、下行文、平行文三种。

⏹上行文——对有隶属关系的上级使用上行文，如报告、请示；

⏹下行文——对有隶属关系的下级使用下行文，如命令、通知、批复、决定、通报、规定等；

⏹平行文——不相隶属机关之间用平行文，如函。

人事处与教务处之间可根据职权相互发函，一般用于商洽工作、答复问题等。

注意点：

1．对外行文机关只能是单位或单位办公机构（办公室），内设机构不能对外行文。

2．部门之间对有关问题未经协商一致，不得向下行文；如确需行文，应经有关部门会签同意。

（三）国家行政机关公文处理办法

⏹2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日起实施

⏹公文特点：

权威性、实用性、时效性、规范性。

⏹行政机关公文共13种：

命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

党的机关公文共14种：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

⏹常用公文：

通知、通报、决定、意见、报告、请示、函。

⏹《中国计量学院机关公文处理办法》于2005年发布（量院党办〔2005〕15号）。

二、公文格式

公文包括三部分：

眉首、主体、版记。

（一）眉首：

红色反线以上的各要素，包括6要素：

1．公文份数序号（略）2．秘密等级和保密期限（略）

3．紧急程度（略）4．发文机关标识

5．发文字号6．签发人

⏹发文机关标识——即文件“红头”，由“发文机关全称或规范简称＋文件”组成，一般用小标宋字体、红字。

注意点

1．联合行文将主办单位排在前，“文件”置于发文机关名称右侧居中。

2．党政机关与同级单位发文，排顺一般为党、政、军、群。

3．与平行文、下行文不同，上行文必须留出55mm的空白供上级机关批示文件用，即发文机关标识距上页边为117mm。

⏹发文字号——简称文号，是发文单位按发文顺序编列的公文代号，主要是便于对公文的统计、查询和引用。

由“发文机关代字＋年份＋发文序号”组成。

注意点：

1．年份、序号用阿拉伯数字；

2．年份一定用全称，用〔〕括起来，不能用（）、[]。

3．序号是公文的流水号，只能标1、2、3、4，不能标01、02。

联合行文标主办单位的发文字号。

4．发文字号下4mm处印有一条与版心同宽的红色反线。

党的机关中间断开并加★，行政机关为一条实线。

⏹签发人——主要用于上行文，如请示、报告。

一般为发文单位的主要负责人，即单位正职或主持工作的副职。

（二）主体：

红色反线以下至主题词之间的各要素，包括7要素：

1．公文标题2．主送机关3．公文正文4．附件

5．成文时间6．印章（公文生效标识）7．附注。

⏹公文标题——一般由“发文机关＋事由（表明文件主要内容）＋文种”组成。

基本结构为“……关于……的……”，要求准确概括公文内容。

标于红色反线下空2行，用2号小标宋体。

注意点

1．标题排列要美观、对称，不能断句。

2．除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

3．发文机关过多时，可以省略。

4．避免重复。

在批转和转发公文时，防止介词和文种的重叠。

⏹主送机关——是公文的主要行文对象，对公文负有处置、答复或执行责任的机关。

应标明全称、规范简称或同类型机关的统称。

标于标题下空1行，用3号仿宋顶格写，回行时仍用顶格。

注意点：

1．如果主送机关过多使公文首页不能显示正文时，可将主送机关移至主题词之下、抄送机关之上。

2．上行文一般主送1个上级机关，不能多头主送。

⏹公文正文——公文的核心。

位于主送机关下1行，每自然段左空2字。

数字、年份不能回行。

注意点：

1．结构层次序号按汉字一、——括号内汉字

（一）——数字1．——括号内数字

（1）的顺序排列。

2．正文中的引文：

先引标题，后引发文字号。

3．联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

如写不下，采取下列办法：

一是公文标题中不标发文机关，二是将主送机关移至版记，三是缩小首页行距。

⏹附件——1．公文如有附件，应在正文之下空1行，左空2字，用3号仿宋标识。

2．几个附件用阿拉伯数字标示，附件名称后不加标点。

3．转发公文不必加注附件。

⏹成文时间——指公文的生效时间，以领导签发日期为准；联合行文或领导会签的，以最后领导人签发日期为准。

注意点

1．日期标注于正文右下方，右空4字，与正文空白不能过大，一般盖章后印章与正文相距1行字以内，以防止变造公文。

2．成文日期用汉字将具体年、月、日写全，如“二〇〇九年九月三十日”，不能写成“零”或“0”，参见Word“插入”栏目中“日期和时间”。

⏹印章——公文生效的标志，是发文机关确认公文效力的凭证。

注意点

1．除“会议纪要”外，正式文件都要盖章。

盖章分为下套式和中套式。

半弧式印章用下套式，下弧有字的用中套式。

2．联合行文时，两个印章都骑年压月；3个以上单位行文，要写上行文单位名称，将印章盖在单位名称上，防止出现空白印章。

3．印章和正文必须在同一页上，不得出现“此页无正文”。

⏹附注——指公文中需要说明的其他事项，如公文的阅读传达范围；引文的出处；解释有关名词术语等。

注意点：

请示和上行文应在成文日期之下空1行、左空2字标注联系人和联系电话，并用（）括起来。

（三）版记：

主题词以下的各要素，包括五要素：

1．主题词2．抄送机关3．印发机关4．印发时间5．反线

⏹主题词——标引公文内容的名词性词组，作用是方便检索和管理。

一般按类别词＋类属词（反应公文主题内容的词）＋文种的顺序排列。

每份公文的主题词一般以3－5个词为宜。

注意点：

“主题词”三字用3号黑体，居左顶格，后用冒号；词目用3号小标宋，词目之间空1字。

⏹抄送机关——除主送机关之外需要知晓但不需要执行公文内容的其他机关，包括上级、下级或不相隶属的单位。

注意点

1．位置在主题词下1行标识，左空1字，中间用逗号，回行时与冒号后面的抄送机关对齐，最后标“。

”

2．抄送非抄报。

即使抄送给上级机关，也不能写成“抄报”。

3．向上级机关的请示，不可同时抄送给同级和下级机关。

4．注意抄送机关的顺序：

党、政、军、群。

⏹印发机关——一般指各单位的办公厅（室）或文秘部门。

⏹印发日期——印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。

两者标于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字。

⏹反线——版记各个要素之下，都要加一条反线，宽度与版心同宽。

注意：

版记应在公文的最后一页。

（四）公文印制的几个注意事项

1．纸张。

行政机关要求用A4纸，党的机关目前仍用16K纸。

我校全部用A4纸。

2．印刷和装订。

一般要求双页印刷，左侧装订或骑马订。

3．字体。

正文用3号仿宋，一般每面排22行，每行28字。

标题一般用2号小标宋。

4．公文中的数字：

除成文时间、层次序数词、词组、惯用语、缩略语等作为语素的数字须使用汉字外，其他数字应使用阿拉伯数字，日期要写明具体年月日，如2008年。

三、公文写作

（一）公文写作的要求：

信、达、雅

信：

公文的内容必须真实了；达：

确切地表达想要表达的意思了；雅：

合乎规范，讲究文采，庄重大方。

（二）常用公文写作，如通知与意见、报告与请示、函、决定等。

通知与意见：

1．意见具有指导性和建议性，通知具有指挥性和知照性。

2．意见通常用于对工作的指导，具有一定的灵活性，不但要明确地陈述意见，还要就意见的正确性、合理性、可行性作出说明；通知则更具有强制性、指令性，写法上较原则。

通知的种类

1．批转、转发通知：

批准下级机关呈送的有普发意义的报告、意见并转发给各单位；将上级机关或不相隶属机关具有指导或参考作用的公文转发给各单位。

2．事项性通知：

向下级单位布置工作、安排活动、阐述指导方针。

3．任免通知：

宣布对有关人员的任免决定。

结构与写法

1．主体结构：

标题＋主送机关＋正文＋落款

2．标题分为三类：

写全；省略发文机关；省略发文机关＋事由（只用于非正式通知）

具体写法

1．批转、转发通知——

（1）标题中写明“批转”、“转发”且引用原文题目；

（2）法规、规章加书名号，原文题目可加可不加；

（3）避免介词“关于”和文种的重叠；

（4）正文一般较简单，用以说明发文机关的意见等基本事项；无须标注附件。

2．事项性通知——

（1）标题：

紧急通知、补充通知、重要通知；

（2）正文：

由“缘由＋事项”构成，常用“现将有关事项通知如下”引起下文

（3）结尾：

特此通知、以上通知，望遵照执行等惯用语。

3．任免通知——分为任职通知、免职通知、任免通知

4．常用的会议通知——

（1）内容一般包括：

会议名称、会议目的、主办单位、会议内容、参加人员、会议时间和地点、报到时间和地点、会议资料、住宿安排、联系方式等。

可根据需要，择取部分项目。

（2）结构不固定，以分条列项较常见。

举例：

关于举办“2009年高等教育国际论坛”的通知

　　　　　　　　　　　　高学会〔2009〕20号

为纪念建国60周年，总结新中国成立以来高等教育所取得的成就、经验，中国高等教育学会与浙江省教育厅共同举办2009年高等教育国际论坛。

现将论坛有关事宜通知如下：

一、论坛主题

遵循科学发展建设高等教育强国

二、参加人员

教育部领导和有关司局负责人，地方教育行政部门负责人；高等学校校长、党委书记，学校高教研究机构负责人；港澳台、部分国家和地区高等教育研究领域的专家学者。

三、时间与地点

论坛定于2009年10月25日报到，26日为主论坛，27日同时举办高等教育学博士生论坛等4个分论坛。

27日18:

00可以离会。

会议地点：

杭州第一世界大酒店（酒店东大门报到）。

四、联系方式

中国高等教育学会：

﹡﹡﹡；浙江省教育厅：

﹡﹡﹡。

中国高等教育学会　浙江省教育厅

　　　　　　　　　　　　　　　　　　二〇〇九年﹡月﹡日

⏹请示与报告——两者的区别

1．请示是“办件”，须批复；报告是“阅件”，不用批复；

2．请示须事前，不能先斩后奏；报告可以事前、事中、事后；

3．请示必须一文一事，不得同时请示2个以上问题；不得多头请示，不能抄送下级机关。

种类

1．请示2类：

请求指示的请示，该不该办；请求批准的请示，请求批准项目、方案或规划，请求审批指标、经费或项目；

2．报告3类：

工作报告——某一阶段的基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题及今后打算等；情况报告——本单位发生的重大性、特殊性、突发性的事件或一定范围内带有倾向性的情况，要求内容单一、突出重点、如实反应，脉络清楚、层次分明，及时报告；答复报告——问什么，答什么，如对询问事项不了解，要深入调查研究后再答复。

请示的写法

1．标题：

（发文机关）＋事由＋请示；

2．主送机关：

不送领导个人；一个主送机关；不得越级请示；

3．正文：

缘由＋事项＋要求；

4．事项：

请示的事项一定要明确；人财物编制、数量请求要写清楚等；

5．结尾：

妥否，请批复；以上请示，请审批等。

6．注意点：

（1）报告中不得夹带请示事项；

（2）标题不能写成“请示报告”；（3）联合请示须部门间事先协商，并统一意见。

举例：

×××关于申请“体育教学实验基地”建设投资补助的请示

省发展改革委员会：

近年来，高校校园安全事故频发，火灾事件尤为突出，导致不可挽回的师生生命和财产损失，严重地影响教学科研工作秩序。

面对严峻的消防安全形势，为提高生命安全教育效果，我校拟建立一个专业的逃生训练基地，有针对性的开展学生自护自救教育，不断提高学生火灾逃生技能。

由于学校办学资金非常紧张，我校体育教学设备器械投入有限，目前实验基地的建设急需经费支持，因此特向省发展和改革委员会申请“健康与生存教育——火灾逃生教学实验基地”建设专项资金﹡﹡万元，主要用于实验基地必须的设备购置。

特此请示，请审批。

二〇〇九年﹡﹡月﹡﹡日

（联系人：

×××，联系电话：

×××）

报告的写法

1．标题：

（发文机关）＋事由＋报告

2．正文：

缘由＋事项＋结尾

3．事项有两种写法：

总结式写法用于工作报告；“情况→原因→教训→措施”四部写法，用于情况报告；

4．结尾：

特此报告、专此报告等.

举例：

×××关于开展政府采购执行情况自查自纠工作的报告

××省教育厅：

根据省教育厅的要求，学校组织相关部门对2008、2009年政府采购执行情况开展了自查自纠工作。

现将有关情况报告如下：

一、基本情况

我校严格执行《政府采购法》和相关制度，在确定采购方式、招标资格审查、开标、评标、确定中标、签订采购合同、货物验收、采购资金支付等采购过程中，没有违反政府采购行为。

二、存在问题

（一）在政府采购预算、计划编制和采购执行过程中，部分仪器设备采购存在漏报现象。

（二）部分招标采购信息发布渠道不广泛。

（三）﹡﹡﹡。

三、整改措施

（一）加强学习政府采购法及相关制度，进一步完善制度。

（二）严格执行政府采购法，按照政府采购目录编制政府采购预算。

（三）强化采购工作管理，建立依法操作、依法采购的长效机制。

特此报告。

二〇一〇年﹡﹡月﹡﹡日

⏹函——正式公文的一种，同样具有法定效力。

平行机关和不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项均应使用函或复函。

举例：

关于国家教育行政学院研究小组赴贵校调研的函

×××办公室：

根据《全国教育系统干部培训“十一五”规划》要求和2009年教育干部培训工作安排，国家教育行政学院正在举办第三十一期高校中青年干部培训班。

根据教学安排，现有“校院两级财务预算管理及人事分配改革”研究课题小组，于2009年﹡月﹡日上午9点前往贵校开展调研活动。

调研的主题包括：

1、校院两级财务预算管理体制；2、校院两级人事分配制度。

希望与贵校财务部门和人事部门的有关负责同志召开小型座谈会，介绍一下贵校相关的情况。

请予以支持。

联系人：

×××，联系电话：

×××。

国家教育行政学院培训部

二○○九年﹡月﹡日

⏹决定——主要用于：

1．重要事项或重大行动作出安排（指挥性决定）

2．奖惩决定；（简明扼要）

3．变更或撤销下级机关不适当的决定（指挥性决定）

（三）公文写作的一些专用词语

⏹开头用语：

表示行文目的、依据、范围等，如根据、依照、为了。

⏹称谓用语：

如我、本、贵、你、该。

⏹经办用语：

表示工作过程的时态等，如经、业经、已经。

⏹引叙用语：

如收悉、惊悉、查、奉等。

⏹表态用语：

如同意、不同意、可行、宜。

⏹征询用语：

如妥否、是否可行、当否。

⏹期复用语：

请批示、请指示、请审批等。

⏹承转用语：

如据此、综上所述、鉴于此。

⏹结尾用语：

如为盼、为要、特此通知（函达、函复）等。

⏹期请用语：

如请、恳请、敬请等。

四、公文运转（略）

⏹公文运转的过程：

收文→登记→填写拟办意见→领导批办→分发→办理→归档

⏹注意每个环节，保证运转程序准确，确保文件高效传递、办理。