全国中小学生学籍信息管理系统操作手册.docx

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全国中小学生学籍信息管理系统操作手册

全国中小学生学籍信息管理系统

操作手册

（二期学籍注册等）

二〇一八年八月

第一部分系统介绍

第1章文档编写目的

本文档用来指导学校和教育部门的业务人员快速学习、使用“全国中小学生学籍信息管理系统”（以下简称“学籍系统”）试点的系统二期学籍注册、问题学籍处理和全国学籍查询功能。

第2章系统建设背景

学籍是学生作为某所学校学生的身份证明文件，学籍档案是记录学生就学和成长过程的重要载体。

学籍管理是学校和有关各级教育行政部门根据国家有关法律法规和政策对学生从入学到毕业的学籍进行管理，是学校管理的重要组成部分。

学生学籍号是学籍信息的核心要素，以学生居民身份证号为基础，从幼儿园入园或小学入学初次采集学籍信息后开始使用，基础教育、高等教育、职业教育、成人教育有机衔接，终身不变。

在教育部和地方各级教育部门的共同努力下，全国中小学生学籍信息管理系统一期基本建成全国中小学生学籍信息数据库，并已全国联网运行。

全国中小学生学籍信息管理系统将各类学籍业务均纳入系统管理，利用系统做好基础教育阶段学生的学籍建立和学籍正常变动（升级、升学、毕业等）、学籍异动（转学、出境学习、休学、复学、留级、跳级、辍学、死亡等）的管理工作，在跨省转学、招生入学和经费监管等方面已初步取得良好综合效益，为进一步提高基础教育治理能力和管理水平提供了有力的支撑。

随着学籍系统应用的推进，逐步暴露出了亟待改进和完善的问题，主要表现在跨省转学跨省业务办理不够顺畅、学籍查询不方便、学籍注册办理不方便、问题学籍处理不方便等。

在针对学校的信息管理、学生的学籍变动管理、营养餐相关的计划管理、业务的查询与统计及在系统相关设计与集成对接等内容上，仍不能够满足目前学籍管理工作量的需求。

需要对一期所建设的系统进行对应部分功能的升级。

根据教育部、省市级、学校级等各级用户对系统一期功能的反馈意见和部内相关司局的意见，系统二期建设聚焦核心学籍管理功能，在一期系统基本功能的基础上适当进行扩展和完善，解决一期系统建设中存在的主要问题。

第3章业务描述

3.1小学新生注册

1）居民身份证学生学籍注册

图1居民身份证小学新生注册业务流程

学校学籍管理员先对小学新生进行学前学籍接续，之后通过补录或导入学籍信息，发起小学新生注册申请，经过学校审核、学校上报和学校主管教育部门审核，生成学籍；同时学籍身份信息提交基础数据库系统进行学籍准实时查重认证，查重认证通过的分配正式学籍号。

查重认证不通过的，生成问题学籍。

2）港澳台和外籍学生学籍注册

图2港澳台和外籍小学新生学籍注册业务流程

学校学籍管理员先对小学新生进行学前学籍接续，之后通过补录或导入学籍信息，发起港澳台和外籍学生注册申请，经过省内证件号查重和全国证件号查重，查重通过的可继续注册学籍，经过学校和学校主管教育部门审核，生成学籍并分配临时学籍号。

查重不通过的，不能注册学籍。

3）无身份证件学生学籍注册

图3无身份证件小学新生学籍注册业务流程

学校和学校主管教育部门需先对学生身份信息进行确认，确认无误的，由学校学籍管理员发起无身份证件学生学籍注册申请并上传证明材料，经过学校审核、学校上报、学校主管教育部门审核，以及一直到省级的各级教育部门审核后，分配临时学籍号。

3.2非小学新生注册

1）居民身份证学生学籍注册

图4居民身份证非小学新生注册业务流程

学校学籍管理员录入或导入学籍信息，发起非小学新生注册申请，经过基础数据库系统进行学籍准实时查重认证，查重认证通过的，经过学校审核、学校上报和学校主管教育部门审核，生成学籍并分配正式学籍号；查重认证不通过的，不能注册学籍。

2）港澳台和外籍学生学籍注册

图5港澳台和外籍非小学新生学籍注册业务流程

学校学籍管理员录入或导入学籍信息，发起港澳台和外籍学生注册申请，经过省内证件号查重和全国证件号查重，查重通过的可继续注册学籍，经过学校和学校主管教育部门审核，生成学籍并分配临时学籍号。

查重不通过的，不能注册学籍。

3）无身份证件学生学籍注册

图6无身份证件非小学新生学籍注册业务流程

学校和学校主管教育部门需先对学生身份信息进行确认，确认无误的，由学校学籍管理员发起无身份证件学生学籍注册申请并上传证明材料，经过学校审核、学校上报、学校主管教育部门审核，以及一直到省级的各级教育部门审核后，分配临时学籍号。

第二部分学籍注册

第4章学前调档名单管理

操作菜单：

学校学籍管理员选择【学籍管理->学籍注册->学前调档名单管理】，进入学前调档名单管理页面，如下图：

图7学前调档名单管理

输入查询条件，点击“查询”按钮，查询符合条件的学前调档名单信息。

4.1导入学前调档名单

点击“Excel导入”按钮，显示学前调档名单导入窗口，如下图：

图8学前调档名单导入

首先点击“下载模板”超链接，下载学前调档名单Excel导入模板，录入要导入的学生身份信息。

之后点击“浏览”按钮，选择要导入的Excel文件，点击“打开”按钮，如下图：

图9学前调档名单导入

若导入的数据存在问题，相关问题信息会显示在导入窗口中，无问题则导入成功。

导入成功后，会实时查询学前学生信息，确定是否匹配到学前学籍。

4.2新增学前调档名单

点击“新增”按钮，显示学前调档名单新增窗口，如下图：

图10学前调档名单新增

录入学生身份信息，如果身份证件类型选中居民身份证，性别和出生日期会变为不可编辑，根据填写的身份证件号自动生成性别和出生日期。

身份证号已经录入的，不允许重复录入。

录入完成后，点击“确定”按钮，完成名单新增。

新增完成后，会实时查询学前学生信息，确定是否匹配到学前学籍。

1）唯一匹配到学前学籍的学生，处理状态变为“已匹配学前学籍”，学籍管理员可在【学籍注册->学前档案信息补录】功能中补录学生信息，或者导出并补录学生信息后，在【学籍注册->小学新生注册】功能中导入学生学籍信息。

2）未匹配到学前学籍的，处理状态变为“未查到学前学籍”，学籍管理员导出并补录学生信息后，在【学籍注册->小学新生注册】模块导入学生学籍信息。

3）匹配多条学前学籍的（无身份证件号，或者有身份证件号但重复的问题学籍），处理状态变为“待确认学前学籍”，点击超链接，显示学前学籍确认窗口，如下图所示：

图11匹配多条学前学籍

学籍管理员确认学前学籍信息，可选择一条匹配的学前学籍或者确认都不匹配，如下图所示：

图12确认匹配的学前学籍

图13确认都不匹配

学籍管理员确认学前学籍后，在【学籍注册->学前档案信息补录】功能中补录学生信息，或者导出并补录学生信息后，在【学籍注册->小学新生注册】功能中导入学生学籍信息。

4.3修改学前调档名单

在列表中选择要修改的学生信息，点击“修改”按钮，显示学前调档名单修改窗口，如下图：

图14学前调档名单修改

修改学生身份信息后，点击“确定”按钮，完成名单修改。

已发起学籍注册业务或已成为正式学籍学生的信息，不允许修改。

修改完成后，会实时查询学前学生信息，重新确定是否匹配到学前学籍。

4.4删除学前调档名单

在列表中选择要删除的学生信息，点击“删除”按钮，确认后完成删除，如下图：

图15学前调档名单删除

已发起学籍注册业务或已成为正式学籍学生的信息，不允许删除。

4.5导出学前调档名单

在学前调档名单列表中选择要导出的学生信息，点击“调档学生导出”按钮，保存导出的Excel文件，如下图：

图16学前调档名单导出

处理状态是“待确认学前学籍”的和已发起学籍注册业务或已成为正式学籍学生的，不允许导出。

另外，由于学籍系统二期中学籍注册功能的调整，导出学前调档名单时还需要注意：

不同身份证件类型的学籍注册导入模板也不同。

因此在导出名单时，不同身份证件类型的学生不能一起导出：

Ø身份证件类型是居民身份证的学生是按照居民身份证学生的学籍导入模板导出的；

Ø身份证件类型是护照、香港特区护照/身份证明、澳门特区护照/身份证明、台湾居民往来大陆通行证和境外永久居留证的学生，是按照港澳台和外籍学生的学籍导入模板导出的；

Ø身份证件类型是其他，即无身份证件的，由于系统中不支持学籍导入，不能导出。

第5章学前档案信息补录

对于已匹配学前学籍的学生，学校学籍管理员可补录学籍信息。

选择【学籍注册->学前档案信息补录】，默认显示可补录学籍信息的学生，如下图：

图17学前档案信息补录

选择要补录的学生，点击“学籍信息补录”按钮，进入学籍信息补录页面，根据学生身份证件类型的不同，补录页面的信息项也不同。

居民身份证学生补录页面如下图：

图18学前档案信息补录—居民身份证学生

港澳台和外籍学生补录页面如下图：

图19学前档案信息补录—港澳台和外籍学生

补录学籍信息后点击“保存”，完成学籍信息补录。

第6章小学新生注册

操作菜单：

学校学籍管理员选择【学籍管理->学籍注册->小学新生注册】，进入小学新生注册页面，如下图：

图20小学新生注册

页面上按照身份证件类型，分别提供了“居民身份证”、“港澳台和外籍”和“无身份证件”三类学籍注册的入口。

6.1居民身份证学生注册

学校学籍管理员在导出的居民身份证学生学前调档名单中，补录学生学籍信息。

补录完成后，点击小学新生注册页面“居民身份证”下的“导入”超链接，进入居民身份证学生学籍导入页面，如下图：

图21小学新生注册导入—居民身份证学生

点击“浏览”按钮，选择要导入的学籍模板，点击“打开”按钮，如下图：

图22小学新生注册导入模板选择—居民身份证学生

选择文件之后，返回学籍导入页面，点击“上传”按钮，上传学籍导入模板，如下图：

图23小学新生注册导入模板上传—居民身份证学生

系统对模板进行校验，若存在校验未通过的数据，页面上会提示校验通过和失败的数量，如下图：

图24小学新生注册导入模板处理—居民身份证学生

点击文件名的超链接，可查看校验失败的原因，如下图：

图25小学新生注册导入失败原因查看—居民身份证学生

根据提示修改数据后，学籍导入成功。

学籍注册申请提交学校学籍主管领导审核，同时学生身份信息提交基础数据库系统查重认证，在学籍注册完成后，查重认证通过的分配正式学籍号，不通过分配临时学籍号并生成问题学籍。

6.2港澳台和外籍学生注册

学校学籍管理员在导出的港澳台和外籍学生学前调档名单中，补录学生学籍信息。

补录完成后，点击小学新生注册页面“港澳台和外籍”下的“导入”超链接，进入港澳台和外籍学生学籍导入页面，如下图：

图26小学新生注册导入—港澳台和外籍学生

点击“浏览”按钮，选择要导入的学籍模板，点击“打开”按钮，如下图：

图27小学新生注册导入模板选择—港澳台和外籍学生

选择文件之后，返回学籍导入页面，点击“上传”按钮，上传学籍导入模板，如下图：

图28小学新生注册导入模板上传—港澳台和外籍学生

系统对模板进行校验，若存在校验未通过的数据，页面上会提示校验通过和失败的数量，如下图：

图29小学新生注册导入模板处理—港澳台和外籍学生

点击文件名的超链接，可查看校验失败的原因，如下图：

图30小学新生注册导入失败原因查看—港澳台和外籍学生

根据提示修改数据后，学籍导入成功。

导入后的学生学籍需经过省内和全国身份证件号查重，查重通过的提交学校学籍主管领导审核，不通过的退回学校学籍管理员处理。

6.3无身份证件学生注册

点击小学新生注册页面“无身份证件”下的“录入”超链接，进入无身份证件学生学籍录入页面，如下图：

图31小学新生注册录入—无身份证件

录入学籍信息和家庭成员信息（家庭成员要求至少有1人的身份证件类型是居民身份证），并上传证明材料后，点击“保存并继续”按钮，保存当前学生后，可继续录入下一名学生，点击“保存”按钮，保存当前学生信息。

录入后的学生学籍提交学校学籍主管领导审核。

第7章非小学新生注册

操作菜单：

学校学籍管理员选择【学籍管理->学籍注册->非小学新生注册】，进入非小学新生注册页面，如下图：

图32非小学新生注册

页面上按照身份证件类型，分别提供了“居民身份证”、“港澳台和外籍”和“无身份证件”三类学籍注册的入口。

7.1居民身份证学生注册

7.1.1学籍手工录入

学校学籍管理员点击非小学新生注册页面“居民身份证”下的“录入”超链接，进入居民身份证学生学籍录入页面，如下图：

图33非小学新生注册手工录入—居民身份证学生

录入学籍信息后，点击“保存并继续”按钮，保存当前学生后，可继续录入下一名学生，点击“保存”按钮，保存当前学生信息。

录入后的学生学籍提交基础数据库系统进行身份查重认证，查重认证通过的提交学校学籍主管领导审核，不通过的退回学校学籍管理员处理。

7.1.2学籍导入

学校学籍管理员点击非小学新生注册页面“居民身份证”下的“导入”超链接，进入居民身份证学生学籍导入页面，如下图：

图34非小学新生注册导入—居民身份证学生

点击“下载模板”超链接，下载学籍导入模板。

在模板中录入学生学籍信息后，点击“浏览”按钮，选择要导入的学籍模板，点击“打开”按钮，如下图：

图35非小学新生注册导入模板选择—居民身份证学生

选择文件之后，返回学籍导入页面，点击“上传”按钮，上传学籍导入模板，如下图：

图36非小学新生注册导入模板上传—居民身份证学生

系统对模板进行校验，若存在校验未通过的数据，页面上会提示校验通过和失败的数量，如下图：

图37非小学新生注册导入模板处理—居民身份证学生

点击文件名的超链接，可查看校验失败的原因，如下图：

图38非小学新生注册导入失败原因查看—居民身份证学生

根据提示修改数据后，学籍导入成功。

学生学籍提交基础数据库系统进行身份查重认证，查重认证通过的提交学校学籍主管领导审核，不通过的退回学校学籍管理员处理。

7.2港澳台和外籍学生注册

7.2.1学籍手工录入

学校学籍管理员点击非小学新生注册页面“港澳台和外籍”下的“录入”超链接，进入港澳台和外籍学生学籍录入页面，如下图：

图39非小学新生注册港澳台和外籍录入

录入学籍信息后，点击“保存并继续”按钮，保存当前学生后，可继续录入下一名学生，点击“保存”按钮，保存当前学生信息。

录入后的学生学籍需经过省内和全国身份证件号查重，查重通过的提交学校学籍主管领导审核，不通过的退回学校学籍管理员处理。

7.2.2学籍导入

学校学籍管理员点击非小学新生注册页面“港澳台和外籍”下的“导入”超链接，进入港澳台和外籍学生学籍导入页面，如下图：

图40非小学新生注册导入—港澳台和外籍学生

点击“浏览”按钮，选择要导入的学籍模板，点击“打开”按钮，如下图：

图41非小学新生注册导入模板选择—港澳台和外籍学生

选择文件之后，返回学籍导入页面，点击“上传”按钮，上传学籍导入模板，如下图：

图42非小学新生注册导入模板上传—港澳台和外籍学生

系统对模板进行校验，若存在校验未通过的数据，页面上会提示校验通过和失败的数量，如下图：

图43非小学新生注册导入模板处理—港澳台和外籍学生

点击文件名的超链接，可查看校验失败的原因，如下图：

图44非小学新生注册导入失败原因查看—港澳台和外籍学生

根据提示修改数据后，学籍导入成功。

导入后的学生学籍需经过省内和全国身份证件号查重，查重通过的提交学校学籍主管领导审核，不通过的退回学校学籍管理员处理。

7.3无身份证件学生注册

点击非小学新生注册页面“无身份证件”下的“录入”超链接，进入无身份证件学生学籍录入页面，如下图：

图45非小学新生注册录入—无身份证件

录入学籍信息和家庭成员信息（家庭成员要求至少有1人的身份证件类型是居民身份证），并上传证明材料后，点击“保存并继续”按钮，保存当前学生后，可继续录入下一名学生，点击“保存”按钮，保存当前学生信息。

录入后的学生学籍提交学校学籍主管领导审核。

第8章小学新生注册审核（学校）

操作菜单：

学校学籍管理员完成小学新生注册录入或导入后，学校学籍主管领导选择【学籍管理->学籍注册->小学新生注册审核】，进入小学新生注册审核列表页面，如下图：

图46小学新生注册审核列表（学校）

列表中显示待审核学生总数，以及各类身份证件类型学生数量，点击相应身份证件类型下的数量，弹出该身份证件类型的学生信息明细列表，如下图：

图47小学新生注册审核明细列表（学校）

选择要审核的学生，点击“审核”按钮，弹出审核页面，如下图：

图48小学新生注册审核（学校）

点击“审核通过”按钮或填写审核意见后点击“审核不通过”按钮。

审核通过的，等待上报，审核不通过的，退回学校学籍管理员处理。

说明：

1.若在明细列表中选择了多个学生，审核页面按照列表中的顺序加载第一个学生，审核完毕后，自动加载第二个学生，直到选择的学生全部审核完毕。

2.居民身份证的学生，若未完成学籍查重认证，可以审核；港澳台和外籍学生，若未完成证件号查重，不能审核；无身份证件的可直接审核。

在小学新生注册审核明细列表页面中点击“全部审核”按钮，可批量审核本学校该身份证件类型的所有待审核的学生，如下图：

图49小学新生注册批量审核（学校）

类似的，在小学新生注册审核列表页面中选中本学校，点击“全部审核”按钮，可审核本校所有待审核的学生。

第9章非小学新生注册审核（学校）

操作菜单：

学校学籍管理员完成非小学新生注册录入或导入后，学校学籍主管领导选择【学籍管理->学籍注册->非小学新生注册审核】，进入非小学新生注册审核列表页面，如下图：

图50非小学新生注册审核列表（学校）

列表中显示待审核学生总数，以及各类身份证件类型学生数量，点击相应身份证件类型下的数量，弹出该身份证件类型的学生信息明细列表，如下图：

图51非小学新生注册审核明细列表（学校）

选择要审核的学生，点击“审核”按钮，若存在学籍查重认证状态是“未查重认证”的，系统提示不能审核，若都可审核，弹出审核页面，如下图：

图52非小学新生注册审核（学校）

点击“审核通过”按钮或填写审核意见后点击“审核不通过”按钮。

审核通过的，等待上报，审核不通过的，退回学校学籍管理员处理。

说明：

1.若在明细列表中选择了多个学生，审核页面按照列表中的顺序加载第一个学生，审核完毕后，自动加载第二个学生，直到选择的学生全部审核完毕。

2.居民身份证的学生，若未完成学籍查重认证，不能审核；港澳台和外籍学生，若未完成证件号查重，不能审核；无身份证件的可直接审核。

在非小学新生注册审核明细列表页面中点击“全部审核”按钮，可批量审核本学校该身份证件类型的所有待审核的学生，如下图：

图53非小学新生注册批量审核（学校）

类似的，在非小学新生注册审核列表页面中选中本学校，点击“全部审核”按钮，可审核本校所有待审核的学生。

第10章小学新生注册上报

操作菜单：

学校学籍管理员上报本校学籍主管领导审核通过的学生学籍，选择【学籍管理->学籍注册->小学新生注册上报】，进入小学新生注册上报列表页面，如下图：

图54小学新生注册上报列表

列表中显示待上报的学生总数，以及各类身份证件类型学生数量，点击相应身份证件类型下的数量，弹出该身份证件类型的学生信息明细列表，如下图：

图55小学新生注册上报明细列表

选择要上报的学生，点击“上报”按钮，或直接点击“全部上报”按钮，上报的学生提交学校主管教育部门审核。

学校学籍管理员可在上报列表页面中选择本学校并点击“全部上报”按钮，上报本校所有待上报的学生。

第11章非小学新生注册上报

操作菜单：

学校学籍管理员上报本校学籍主管领导审核通过的学生学籍，选择【学籍管理->学籍注册->非小学新生注册上报】，进入非小学新生注册上报列表页面，如下图：

图56非小学新生注册上报列表

列表中显示待上报的学生总数，以及各类身份证件类型学生数量，点击相应身份证件类型下的数量，弹出该身份证件类型的学生信息明细列表，如下图：

图57非小学新生注册上报明细列表

选择要上报的学生，点击“上报”按钮，或直接点击“全部上报”按钮，上报的学生提交学校主管教育部门审核。

学校学籍管理员可在上报列表页面中选择本学校并点击“全部上报”按钮，上报本校所有待上报的学生。

第12章小学新生注册审核（教育部门）

操作菜单：

学校学籍管理员上报注册的学生学籍后，教育部门学籍管理员选择【学籍管理->学籍注册->小学新生注册审核】，进入小学新生注册审核列表页面，如下图：

图58小学新生注册审核列表（教育部门）

列表中显示辖区内各学校待审核学生总数，以及各类身份证件类型学生数量，点击相应身份证件类型下的数量，弹出该身份证件类型的学生信息明细列表，如下图：

图59小学新生注册审核明细列表（教育部门）

选择要审核的学生，点击“审核”按钮，弹出审核页面，如下图：

图60小学新生注册审核（教育部门）

点击“审核通过”按钮或填写审核意见后点击“审核不通过”按钮。

审核通过的，若还需要上级教育部门审核（如无身份证件的需要到省级教育部门审核）的，提交上级教育部门审核；不需要的，学籍注册流程完成，学生获得学籍。

审核不通过的，退回学校学籍管理员处理。

说明：

若在明细列表中选择了多个学生，审核页面按照列表中的顺序加载第一个学生，审核完毕后，自动加载第二个学生，直到选择的学生全部审核完毕。

在小学新生注册审核明细列表页面中点击“全部审核”按钮，可批量审核该学校该身份证件类型的所有待审核的学生，如下图：

图61小学新生注册批量审核（教育部门）

类似的，在小学新生注册审核列表页面中选中要审核的学校，点击“全部审核”按钮，可审核所选学校所有待审核的学生。

第13章非小学新生注册审核（教育部门）

操作菜单：

学校学籍管理员上报注册的学生学籍后，教育部门学籍管理员选择【学籍管理->学籍注册->非小学新生注册审核】，进入非小学新生注册审核列表页面，如下图：

图62非小学新生注册审核列表（教育部门）

列表中显示辖区内各学校待审核学生总数，以及各类身份证件类型学生数量，点击相应身份证件类型下的数量，弹出该身份证件类型的学生信息明细列表，如下图：

图63非小学新生注册审核明细列表（教育部门）

选择要审核的学生，点击“审核”按钮，弹出审核页面，如下图：

图64非小学新生注册审核（教育部门）

点击“审核通过”按钮或填写审核意见后点击“审核不通过”按钮。

审核通过的，若还需要上级教育部门审核（如无身份证件的需要到省级教育部门审核）的，提交上级教育部门审核；不需要的，学籍注册流程完成，学生获得学籍。

审核不通过的，退回学校学籍管理员处理。

说明：

若在明细列表中选择了多个学生，审核页面按照列表中的顺序加载第一个学生，审核完毕后，自动加载第二个学生，直到选择的学生全部审核完毕。

在非小学新生注册审核明细列表页面中点击“全部审核”按钮，可批量审核该学校该身份证件类型的所有待审核的学生，如下图：

图65非小学新生注册批量审核（教育部门）

类似的，在非小学新生注册审核列表页面中选中要审核的学校，点击“全部审核”按钮，可审核所选学校所有待审核的学生。

第14章学籍注册查询

操作菜单：

学校或教育部门学籍业务用户选择【学籍管理->学籍注册->学籍注册查询】，进入学籍注册查询列表页面，如下图：

图66学籍注册查询列表

列表中包括注册的学生学籍信息，学籍注册当前处理单位，学籍查重认证状态等信息。

点击学生姓名的超链接，打开学生基本信息明细页面，可查看学生学籍明细信息。

对于“审核状态”是审核不通过的，可点击超链接，弹出审核信息窗口，显示