ERP采购流程实例.docx
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ERP采购流程实例
用友U8采购业务流程描述
流程编号
CG-001
流程名称
ERP采购业务流程
文档修改记录
版本
版本描述
编写人
最后修改日期
第一稿
采购流程标准说明书
丁云鹏
第二稿
终稿
文档签署
职责
姓名
签署
日期
关键用户
孙霞
关键用户
流程负责人
孙霞
流程负责人
项目经理
***
●1.流程简介
正文:
宋体,小四,段前0行,段后0磅,行间距1.5倍。
1)流程内容
采购业务流程及说明
2)运作原则:
流程和职责明确严谨,正常业务和特殊业务均涵盖,可以有效处理现在即将来可能遇到的业务情况。
3)流程的起止点
起点:
采购业务的订货阶段
止点:
采购到货完毕并支付完毕后,及必要的售后事宜终结。
4)术语解释
I/P:
该环节的职责人向系统内输入信息的行为和内容
O/P:
在该环节系统输出的行为和内容
系统内:
指在UFIDA系统内流程
系统外:
指非UFIDA流程
5)
●2.流程涉及的部门及职责
1)流程主管部门及职责
采购部:
负责整个采购业务的实施、设计本部门内向系统输入相关信息,对负责的信息和业务进行审核和传递,向相关参与部门提供相应的协助和合作
2)流程参与部门及职责
使用部门:
向采购提报采购申请,并提供必要的信息
财务部:
对流程中所负责的业务进行审核、记账、支付等支持
质检部、设计中心:
负责对采购流程中的品质符合性进行检验和监督
●3.流程依据的管理制度、工作标准及体系文件
表<流程编号+流程名称>流程依据的制度、标准及体系
编号
制度、标准及体系名称
:
CG-01《采购业务总流程》
**公司家纺采购体系
●4.业务流程图
4.1采购总流程图
<此处插入业务流程图(VISIO),选择性粘贴-图片(增强型图元文件)>
图1<流程编号:
TY-CG-01流程名称:
采购总流程>
4.2采购总流程说明
<描述每一活动步骤>
表1<流程编号:
TY-CG-01流程名称:
采购总流程>流程说明
序号
部门及岗位
步骤
步骤说明
时间(及时或按需)
备注
01
使用部门采购申报员
采购申请单
申报采购计划(I/P:
申购物资信息(须参照《仓库物资现存量》))
按需
系统内
02
各审核主管
审核采购单
核实是否应该请购
及时
(系统外)(采购申请单到03)
03
采购计划员
采购申请汇总
(根据使用部门传过来的采购申请单)将不同的物资选择不同的供应商进行采购
及时
系统外
04
采购业务员
报价单
询价议价
(系统外)(报价单作为合同附件)
05
采购业务员
是否签订合同
判断是否签订合同
(系统外)
06
采购部业务员
拟定采购合同
拟定采购合同
系统外
07
相关领导
合同审批
合同审批流程
(系统外)通过08,不通过06
08
指定采购员
采购订单
填写采购订单
(系统内)(I/P。
O/P采购订单输出给供应商)
(订单变更流程)
09
仓库管理员
报检单
(需要的进行,不需要直接填写采购入库单)报检或自检
(系统外)(O/P:
质检部、设计中心)
10
仓库保管员
审核
审核是否合格
(系统外)合格填写采购入库单,不合格走退货处理流程
11
仓库保管员
采购入库单
填写采购入库单
(系统内)O/P采购入库单输出给财务部
(如果异常退货流程,正常走入库流程)
12
供应商
采购发票
开具发票
供应商开票
16
采购会计
采购发票
填写采购发票
(系统内)采购发票O/P给财务部
17
采购会计
采购结算单
采购结算
(系统内)采购结算单O/P给财务部
4.3普通采购申请审批流程
图2<流程编号:
TY-CG-01-01流程名称:
普通采购申请审批流程>
4.4普通采购申请审批流程说明
<描述每一活动步骤>
表2<流程编号:
TY-CG-01-01流程名称:
普通采购申请审批>流程说明
序号
部门及岗位
步骤
步骤说明
时间(及时或按需)
备注
01
申报部门主管
审核
申报部门主管审核采购申请单
按需
系统外
02
采购主管
审核
采购主管审核的采购申请单
系统外
03
总经理
审核
总经理审核的采购申请单
系统外
4.5采购订单变更流程
图3<流程编号:
TY-CG-01-02流程名称:
采购订单变更流程>
4.6采购订单变更流程说明
<描述每一活动步骤>
表3<流程编号:
TY-CG-01-02流程名称:
采购订单变更>流程说明
序号
部门及岗位
步骤
步骤说明
时间(及时或按需)
备注
01
采购员
提出变更申请
提出变更申请进行订单变更
按需
系统外
02
采购员
变更后的采购订单
变更后的采购订单
系统内
03
采购主管
审核
审核变更后的采购订单
(系统外)不通过则返回02,通过则将(系统内)变更后的采购订单传给供应商
4.7采购退货流程
图4<流程编号:
TY-CG-01-03流程名称:
采购退货流程>
4.8采购退货流程说明
<描述每一活动步骤>
表4<流程编号TY-CG-01-03流程名称:
采购退货>流程说明
序号
部门及岗位
步骤
步骤说明
时间(及时或按需)
备注
01
采购业务员
采购退货单
提出退货申请
填写采购退货单
按需
系统内
02
采购业务员
采购退货单
打印采购退货单
系统内
03
采购主管审核
审核
审核打印的采购退货单
系统外
04
仓库管理员
红字入库单
审核通过仓库管理员参照采购退货单生成红字入库单
(系统内)O/P红字入库单同时给供应商和财务课
05
供应商
红字发票
开具红字发票
(系统外)红字入库单输出给供应商判断是否已开票。
否,流程结束。
是06。
06
采购会计
I/P采购红字发票
填写采购红字发票
系统内
07
财务部
系统外
系统外
进入付款流程
4.9采购开票流程
图5<流程编号:
TY-CG-01-04流程名称:
采购开票流程>
4.10采购开票流程说明
<描述每一活动步骤>
表5<流程编号:
TY-CG-01-04流程名称:
采购开票流程>流程说明
序号
部门及岗位
步骤
步骤说明
时间(及时或按需)
备注
01
采购员
采购开票通知
下达开票通知
系统外
03
财务部
审核
审核是否可以开票
系统外,不通过返回01)
04
供应商
采购增值税发票/
采购普通发票/
运输发票
供应商开具采购发票
系统外
05
采购员
审核
核对发票开具正否正确
(系统外)(不通过返回04,审核通过06)
06
采购主管
复核
复核采购发票
(系统外)(审核不通过返回05,审核通过07)
07
采购会计
I/P采购增值税发票/采购普通发票/运输发票
采购发票录入
系统内
08
财务部往来会计
采购发票挂账
(系统内)(通过09,不通过07)
10
财务部付款
应付账款
(付款流程)
4.11正常采购结算流程
图6<流程编号:
TY-CG-01-05流程名称:
正常采购结算流程>
4.12正常采购结算流程说明
<描述每一活动步骤>
表6<流程编号:
TY-CG-01-05流程名称:
正常采购结算流程>流程说明
序号
部门及岗位
步骤
步骤说明
时间(及时或按需)
备注
01
供应商
采购发票/运输发票
开具发票
系统外
02
采购会计
系统采购发票、运输发票
系统内开局发票
系统内
03
仓库保管员
采购入库单
办理入库
系统内
04
采购会计
采购结算单
采购结算
系统内
4.13采购退货结算流程-结算前全额退货处理流程
图7<流程编号:
TY-CG-01-06流程名称:
正常采购结算流程>
4.14采购退货结算流程-结算前全额退货处理流程说明
<描述每一活动步骤>
表7<流程编号:
TY-CG-01-06流程名称:
结算前全额退货处理流程>流程说明
序号
部门及岗位
步骤
步骤说明
时间(及时或按需)
备注
01
采购业务员
采购退货单
填写采购退货单
系统内(O/P供应商)
02
仓库保管员
红字采购入库单
填写红字采购入库单
系统内
03
仓库保管员
蓝字采购入库单
正常采购入库业务
系统内
04
采购会计
采购结算单
采购结算
系统内
4.15采购退货结算流程-结算前部分退货处理流程
图8<流程编号:
TY-CG-01-07流程名称:
采购退货结算流程-结算前部分退货处理流程>
4.16采购退货结算流程-结算前部分退货处理流程说明
<描述每一活动步骤>
表8<流程编号:
TY-CG-01-07流程名称:
结算前全额退货处理流程>流程说明
序号
部门及岗位
步骤
步骤说明
时间(及时或按需)
备注
01
采购业务员
采购退货单
填写采购退货单
系统内(O/P采购退货单给供应商)
02
仓库保管员
红字采购入库单
填写红字采购入库单
(系统内)
03
仓库保管员
蓝字采购入库单
正常采购入库业务
(系统内)
04
供应商
采购发票/运输发票
开具发票
系统外
05
采购会计
系统采购发票、运输发票
系统内开具发票
系统内
06
采购会计
采购结算单
采购结算
系统内
4.17采购退货结算流程-结算后退货
图9<流程编号:
TY-CG-01-08流程名称:
采购退货结算流程-结算后退货处理流程>
4.18采购退货结算流程-结算后退货流程说明
<描述每一活动步骤>
表9<流程编号:
TY-CG-01-08流程名称:
结算后退货处理流程>流程说明
序号
部门及岗位
步骤
步骤说明
时间(及时或按需)
备注
01
采购业务员
采购退货单
填写采购退货单
系统内(O/P采购退货单给供应商)
02
仓库保管员
红字采购入库单
填写红字采购入库单
系统内
03
供应商
采购发票/运输发票
开局发票
系统外
04
采购会计
系统采购发票、运输发票
系统内开具发票
系统内
05
采购会计
采购结算单
采购结算
系统内
4.19、采购付款业务
图10<流程编号:
TY-CG-01-09流程名称:
采购退货结算流程-结算后退货处理流程>
4.20采购付款业务流程说明
<描述每一活动步骤>
表9<流程编号:
TY-CG-01-09流程名称:
采购付款流程>流程说明
序号
部门及岗位
步骤
步骤说明
时间(及时或按需)
备注
01
采购业务员
付款申请单
填写付款申请单
系统外
02
采购业务员
采购发票
打印系统内采购发票
系统内
03
采购主管
审核
审核付款申请单
系统外(通过则04,不通过则02)
04
总经理
审核
审核付款申请单
系统外(通过则05,不通过则03)
05
财务付款
付款
付款并做账
系统内(填制付款凭证)