ERP采购流程实例.docx

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ERP采购流程实例

用友U8采购业务流程描述

流程编号

CG-001

流程名称

ERP采购业务流程

文档修改记录

版本

版本描述

编写人

最后修改日期

第一稿

采购流程标准说明书

丁云鹏

第二稿

终稿

文档签署

职责

姓名

签署

日期

关键用户

孙霞

关键用户

流程负责人

孙霞

流程负责人

项目经理

***

●1.流程简介

正文：

宋体，小四，段前0行，段后0磅，行间距1.5倍。

1）流程内容

采购业务流程及说明

2）运作原则：

流程和职责明确严谨，正常业务和特殊业务均涵盖，可以有效处理现在即将来可能遇到的业务情况。

3）流程的起止点

起点：

采购业务的订货阶段

止点：

采购到货完毕并支付完毕后，及必要的售后事宜终结。

4）术语解释

I/P:

该环节的职责人向系统内输入信息的行为和内容

O/P:

在该环节系统输出的行为和内容

系统内：

指在UFIDA系统内流程

系统外：

指非UFIDA流程

5）

●2.流程涉及的部门及职责

1）流程主管部门及职责

采购部：

负责整个采购业务的实施、设计本部门内向系统输入相关信息，对负责的信息和业务进行审核和传递，向相关参与部门提供相应的协助和合作

2）流程参与部门及职责

使用部门：

向采购提报采购申请，并提供必要的信息

财务部：

对流程中所负责的业务进行审核、记账、支付等支持

质检部、设计中心：

负责对采购流程中的品质符合性进行检验和监督

●3.流程依据的管理制度、工作标准及体系文件

表<流程编号+流程名称>流程依据的制度、标准及体系

编号

制度、标准及体系名称

CG-01《采购业务总流程》

**公司家纺采购体系

●4.业务流程图

4.1采购总流程图

<此处插入业务流程图（VISIO），选择性粘贴-图片（增强型图元文件）>

图1<流程编号:

TY-CG-01流程名称:

采购总流程>

4.2采购总流程说明

<描述每一活动步骤>

表1<流程编号:

TY-CG-01流程名称:

采购总流程>流程说明

序号

部门及岗位

步骤

步骤说明

时间（及时或按需）

备注

使用部门采购申报员

采购申请单

申报采购计划（I/P：

申购物资信息（须参照《仓库物资现存量》））

按需

系统内

各审核主管

审核采购单

核实是否应该请购

及时

（系统外）（采购申请单到03）

采购计划员

采购申请汇总

（根据使用部门传过来的采购申请单）将不同的物资选择不同的供应商进行采购

及时

系统外

采购业务员

报价单

询价议价

（系统外）（报价单作为合同附件）

采购业务员

是否签订合同

判断是否签订合同

（系统外）

采购部业务员

拟定采购合同

系统外

相关领导

合同审批

合同审批流程

（系统外）通过08，不通过06

指定采购员

采购订单

填写采购订单

（系统内）（I/P。

O/P采购订单输出给供应商）

（订单变更流程）

仓库管理员

报检单

（需要的进行,不需要直接填写采购入库单）报检或自检

（系统外）（O/P:

质检部、设计中心）

仓库保管员

审核

审核是否合格

（系统外）合格填写采购入库单，不合格走退货处理流程

仓库保管员

采购入库单

填写采购入库单

（系统内）O/P采购入库单输出给财务部

（如果异常退货流程，正常走入库流程）

供应商

采购发票

开具发票

供应商开票

采购会计

采购发票

填写采购发票

（系统内）采购发票O/P给财务部

采购会计

采购结算单

采购结算

（系统内）采购结算单O/P给财务部

4.3普通采购申请审批流程

图2<流程编号：

TY-CG-01-01流程名称:

普通采购申请审批流程>

4.4普通采购申请审批流程说明

<描述每一活动步骤>

表2<流程编号:

TY-CG-01-01流程名称:

普通采购申请审批>流程说明

序号

部门及岗位

步骤

步骤说明

时间（及时或按需）

备注

申报部门主管

审核

申报部门主管审核采购申请单

按需

系统外

采购主管

审核

采购主管审核的采购申请单

系统外

总经理

审核

总经理审核的采购申请单

系统外

4.5采购订单变更流程

图3<流程编号:

TY-CG-01-02流程名称:

采购订单变更流程>

4.6采购订单变更流程说明

<描述每一活动步骤>

表3<流程编号:

TY-CG-01-02流程名称:

采购订单变更>流程说明

序号

部门及岗位

步骤

步骤说明

时间（及时或按需）

备注

采购员

提出变更申请

提出变更申请进行订单变更

按需

系统外

采购员

变更后的采购订单

系统内

采购主管

审核

审核变更后的采购订单

（系统外）不通过则返回02，通过则将（系统内）变更后的采购订单传给供应商

4.7采购退货流程

图4<流程编号:

TY-CG-01-03流程名称：

采购退货流程>

4.8采购退货流程说明

<描述每一活动步骤>

表4<流程编号TY-CG-01-03流程名称:

采购退货>流程说明

序号

部门及岗位

步骤

步骤说明

时间（及时或按需）

备注

采购业务员

采购退货单

提出退货申请

填写采购退货单

按需

系统内

采购业务员

采购退货单

打印采购退货单

系统内

采购主管审核

审核

审核打印的采购退货单

系统外

仓库管理员

红字入库单

审核通过仓库管理员参照采购退货单生成红字入库单

（系统内）O/P红字入库单同时给供应商和财务课

供应商

红字发票

开具红字发票

（系统外）红字入库单输出给供应商判断是否已开票。

否，流程结束。

是06。

采购会计

I/P采购红字发票

填写采购红字发票

系统内

财务部

系统外

进入付款流程

4.9采购开票流程

图5<流程编号:

TY-CG-01-04流程名称:

采购开票流程>

4.10采购开票流程说明

<描述每一活动步骤>

表5<流程编号：

TY-CG-01-04流程名称:

采购开票流程>流程说明

序号

部门及岗位

步骤

步骤说明

时间（及时或按需）

备注

采购员

采购开票通知

下达开票通知

系统外

财务部

审核

审核是否可以开票

系统外,不通过返回01）

供应商

采购增值税发票/

采购普通发票/

运输发票

供应商开具采购发票

系统外

采购员

审核

核对发票开具正否正确

（系统外）（不通过返回04，审核通过06）

采购主管

复核

复核采购发票

（系统外）（审核不通过返回05，审核通过07）

采购会计

I/P采购增值税发票/采购普通发票/运输发票

采购发票录入

系统内

财务部往来会计

采购发票挂账

（系统内）（通过09，不通过07）

财务部付款

应付账款

（付款流程）

4.11正常采购结算流程

图6<流程编号:

TY-CG-01-05流程名称:

正常采购结算流程>

4.12正常采购结算流程说明

<描述每一活动步骤>

表6<流程编号：

TY-CG-01-05流程名称:

正常采购结算流程>流程说明

序号

部门及岗位

步骤

步骤说明

时间（及时或按需）

备注

供应商

采购发票/运输发票

开具发票

系统外

采购会计

系统采购发票、运输发票

系统内开局发票

系统内

仓库保管员

采购入库单

办理入库

系统内

采购会计

采购结算单

采购结算

系统内

4.13采购退货结算流程-结算前全额退货处理流程

图7<流程编号:

TY-CG-01-06流程名称:

正常采购结算流程>

4.14采购退货结算流程-结算前全额退货处理流程说明

<描述每一活动步骤>

表7<流程编号：

TY-CG-01-06流程名称:

结算前全额退货处理流程>流程说明

序号

部门及岗位

步骤

步骤说明

时间（及时或按需）

备注

采购业务员

采购退货单

填写采购退货单

系统内（O/P供应商）

仓库保管员

红字采购入库单

填写红字采购入库单

系统内

仓库保管员

蓝字采购入库单

正常采购入库业务

系统内

采购会计

采购结算单

采购结算

系统内

4.15采购退货结算流程-结算前部分退货处理流程

图8<流程编号:

TY-CG-01-07流程名称:

采购退货结算流程-结算前部分退货处理流程>

4.16采购退货结算流程-结算前部分退货处理流程说明

<描述每一活动步骤>

表8<流程编号：

TY-CG-01-07流程名称:

结算前全额退货处理流程>流程说明

序号

部门及岗位

步骤

步骤说明

时间（及时或按需）

备注

采购业务员

采购退货单

填写采购退货单

系统内（O/P采购退货单给供应商）

仓库保管员

红字采购入库单

填写红字采购入库单

（系统内）

仓库保管员

蓝字采购入库单

正常采购入库业务

（系统内）

供应商

采购发票/运输发票

开具发票

系统外

采购会计

系统采购发票、运输发票

系统内开具发票

系统内

采购会计

采购结算单

采购结算

系统内

4.17采购退货结算流程-结算后退货

图9<流程编号:

TY-CG-01-08流程名称:

采购退货结算流程-结算后退货处理流程>

4.18采购退货结算流程-结算后退货流程说明

<描述每一活动步骤>

表9<流程编号：

TY-CG-01-08流程名称:

结算后退货处理流程>流程说明

序号

部门及岗位

步骤

步骤说明

时间（及时或按需）

备注

采购业务员

采购退货单

填写采购退货单

系统内（O/P采购退货单给供应商）

仓库保管员

红字采购入库单

填写红字采购入库单

系统内

供应商

采购发票/运输发票

开局发票

系统外

采购会计

系统采购发票、运输发票

系统内开具发票

系统内

采购会计

采购结算单

采购结算

系统内

4.19、采购付款业务

图10<流程编号:

TY-CG-01-09流程名称:

采购退货结算流程-结算后退货处理流程>

4.20采购付款业务流程说明

<描述每一活动步骤>

表9<流程编号：

TY-CG-01-09流程名称:

采购付款流程>流程说明

序号

部门及岗位

步骤

步骤说明

时间（及时或按需）

备注

采购业务员

付款申请单

填写付款申请单

系统外

采购业务员

采购发票

打印系统内采购发票

系统内

采购主管

审核

审核付款申请单

系统外（通过则04，不通过则02）

总经理

审核

审核付款申请单

系统外（通过则05，不通过则03）

财务付款

付款

付款并做账

系统内（填制付款凭证）

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