Oracle实施采购业务方案.docx
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Oracle实施采购业务方案
XX科技股份有限公司
Oracle实施采购业务方案
顾问:
生成日期:
2002.10.16
最后修改日期:
控制号:
NOROP-PO-2
版本:
2.0
Note:
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审批:
Note:
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文档控制
修改记录
审查人
Name
Position
公司组织管理
Oracle系统采购模块功能概述
Oracle采购模块是Oracle分销系统的主要功能模块之一，也是控制企业整个物流链条始端的功能模块。
它主要处理和控制企业的采购业务，实现企业对采购流程、采购物品和供应商的有效管理。
Oracle采购管理系统主要的功能概述如下：
对请购、采购业务流程的监测和控制；
记录并利用询价和报价信息；
对供应商进行有效的管理和评价等。
Oracle采购模块功能的主要特性有：
业务与财务集成（资金保留、与应付和总帐集成）；
利用工作流方式规范业务；
强大的审批与权限控制；
多样化的采购模式；
灵活的外币处理；
丰富的系统报表等等。
下图为本解决方案中，XX总部采购模块与其它模块的关系：
生产基地中采购模块与其他模块之间的关系如下图所示：
Oracle采购业务解决方案概述
针对XX股份有限公司及其下属子公司现行的采购业务特点，以及未来对采购管理和控制的需求，采取多个经营单位、多个库存组织的方式设置系统应用架构。
XX总部的贸易一部、贸易二部、光电部的销售合同导入采购模块生成销售请购，销售请购单由采购部门自动引入，分配给采购人员，由采购人员制定采购订单，并根据采购订单审批流程进行审批。
通过审批的采购订单打印并下达供应商。
供应商货物送达后，按照采购接收流程接收货物。
生产基地年初时签订长期框架协议，由采购部门为生产基地的生产物料制定一揽子采购协议，提交采购部门经理审批。
办公用品、低值易耗品的采购由财务模块直接录入发票处理，不在业务模块中记录信息。
固定资产的请购由各部门在系统外填制请购单，采购部汇总后统一制作采购单进行采购，采购过程不在系统中进行记录和维护。
采购产品的分类和编码与库存模块中的物品分类和编码保持一致。
供应商信息的建立和维护，以及对供应商的评估，本方案采用了Oracle系统提供的供应商建立、维护方案，可以有效地保证采购业务高效进行。
此外，可以通过供应商服务、质量绩效等报表对供应商表现进行汇总分析；供应商信息由采购部门负责维护，财务部门负责系统外提供财务方面的有关信息，应付模块与采购模块共享供应商信息库。
针对每一种具体采购单据（请购单、询价单、报价单、采购订单）设置访问层次和安全层次，确保只有相关人员能够浏览采购单据。
只有具有特定权限的人员才能够修改、取消单据，保证单据的安全性。
采购的会计期与总帐相同，本位币为人民币。
文档结构
本文档将从以下几个方面，对采购业务的解决方案进行具体阐述：
1.采购组织管理
2.采购产品管理
3.供应商管理
4.请购管理
5.询价及报价管理
6.采购订单管理
7.采购接收与退货
8.采购与财务接口
9.采购订单的审批
相关文档
本文档的设计基于以下文档的内容：
XXOracle实施采购业务需求分析
XX业务流程、操作手册
1采购组织管理
1.1业务部门设置
业务需求
XX
贸易一部、贸易二部负责轻工、机械、照明的自营和代理贸易业务。
下设采购小组、销售小组分别负责自营出口业务的采购与销售。
采购部采购员负责采购光电部销售的产品；专人维护XX总部与下属奥德光电、远达光学、中山精密的供应商信息；制定下属子公司的长期框架协议。
生产基地
生产基地的生产部负责原材料的采购、储运、库存计划等。
生产部的采购经办将负责按照总部采购部的框架性协议释放一揽子协议的采购订单，或者自行制作不能够与供应商签定一揽子协议的零星采购申请,创建标准采购订单。
物料入库管理等由生产部的库存管理员负责。
经BPR讨论认为，XX与生产基地的固定资产、办公用品等采购无需在系统进行操作，直接在财务进行处理即可。
解决方案
Oracle系统可以通过灵活的责任、菜单设置实现将采购功能菜单（询价和报价、采购、接收、供应商管理等）分配给采购部、贸易一部与贸易二部采购小组、生产基地的相应人员；
通过预置文件的设置，实现XX总部与生产基地各经营单位业务信息的独立与完整。
1.2业务人员情况
业务需求
XX
贸易一部、二部各有一名经理，采购小组业务员负责为本部门销售小组采购自营出口业务的轻工、机械、照明等产品；其他类型的业务不实行购销分离，由各业务员负责执行采购与销售的整个贸易过程。
采购部设有采购经理，下属采购人员负责为光电部签订采购订单、为生产基地签订长期框架协议，专人管理供应商档案。
生产基地
生产基地的生产部设经理一名，下属采购经办负责发放一揽子采购协议；或者制作零星物料的采购申请，然后创建标准订单等。
目前生产基地的采购由业务员按照产品分类负责订单的制定与跟踪工作，每类产品由不同的采购经办负责。
远达光学有4名采购经办，分别负责金工结构、光学、包装材料、橡胶件等的采购。
奥德光电有4－5名，2名负责金工件采购、1名负责包装材料与辅料采购、1名负责光学件（包括光学毛坯、光学成品等）的采购。
解决方案
以上需求在系统中通过以下几个方面的方案实现：
❑职位
❑采购员
❑采购员与采购物品的关系
职位
Oracle系统可以灵活地设置公司员工职位，并与每一位员工进行关联。
具体如下：
1.设置职位关键弹性域：
由于XX与北方工业的4家子公司共用一套系统，弹性域的设置在所有经营单位之间是共享的。
因此XX的职位弹性域将用一段，在名称中区分不同的经营单位。
具体如下：
XX：
根据BPR设计的岗位职责，与采购相关的职位如下：
采购部经理
采购部业务员
光电部经理
光电部业务员
贸易一部经理
贸易一部销售业务员
贸易一部采购业务员
贸易二部经理
贸易二部销售业务员
贸易二部采购业务员
财务部经理
副总
总经理
生产基地：
以下是部分采购业务相关职位列表：
生产部经理
生产部采购经办
生产部计划员
生产部仓库管理经办
2.采购员设定
在采购员定义窗口中定义采购员。
3.采购员与物品的关联
在物品定义中指定每一物品的缺省对应采购员，在请购单中系统将自动选取该物品对应的采购员，录入人员可以改选其他的采购员。
2采购产品管理
2.1采购产品
业务需求
XX公司主要采购光电、轻工、机械、照明等产品；生产基地采购生产光电产品的原材料，包括光学件、金工件、橡胶件、包装材料等。
解决方案
运用库存模块在系统中定义采购物品。
具体参见库存模块业务解决方案。
2.2采购产品编码
业务需求
光电总部目前的采购产品没有进行编码，业务员大多使用海关编码对物品进行标志有时也运用供应商产品编码。
远达光学生产基地:
成品编码9位，原材料10位，光学胶片编码3位。
工艺技术部调研问卷：
有标准的物品编码，按零件类别，产品型号，一般为3段，编码不定长，例如:
M58111S
希望不同的分类有定长的编码，并保证编码的唯一性。
目前存在的问题：
公司内部不同部门各自的文件中不统一，存在同一件号，不同编码。
奥德光电生产基地：
目前没有标准的物料编码，希望尽快编制物料编码，并且一定基于物料编码唯一性。
解决方案
财务物品编码采用与库存相同的编码规则，并在库存模块定义物品时明确采购产品的编码。
2.3采购产品分类
业务需求
目前贸易一部、二部经营的轻工产品包括：
灯具、钟、日杂、家用电器。
可能在每大类下再细分（灯具按2头或3头分、日杂按一件套/二件套分、钟分为挂钟和台钟、家用电器按微波炉、咖啡壶、电饭煲分）。
基本分两层，家用电器再细分则按升分。
机械产品包括铸铁产品、灯具、不锈钢制品、汽配、设备零件、文体用品/医疗器械。
再下一层分类十分繁多。
采购部为光电部采购的成品包括：
望远镜、显微镜、天体望远镜、抢瞄、光学材料（其中显微镜分为生物和体视），其他产品的分类依据《海关编码》；
生产基地采购的原材料包括：
远达光学生产基地:
原材料分：
包装材料，橡胶件，光学件，结构件
结构件分：
金工，机加，塑料件，金饰件
奥德光电生产基地：
开发中心按照物品的不同用途有分类，物品分类可以按照大、中、小类，并体现在物品的编码中。
解决方案
系统可以在库存模块和采购模块运用不同的物品分类。
鉴于XX与生产基地没有区分职能采用不同的物品分类的要求，因此建议采用库存模块定义的物品分类具体参见库存模块的解决方案。
2.4采购产品计量单位
业务需求
XX：
轻工部：
出于退税的要求，计量单位要按照海关报关的要求定。
基本上灯的计量单位是盏、钟按台/只计量、日杂的计量单位是套/公斤；家用电器是按个计量
光电部：
基本上按具或个计量；光学材料有时采用“公斤、块”，根据客户的要求。
机械部：
从公斤、米、具、套、个等都有，且不确定，当客户要求不同时会用不同的计量单位。
存在这样的情况，即采购订单、销售订单、应收帐款发票按个计量，但在出口报关、供应商开具的增值税发票上需要按照公斤等单位计量。
生产基地：
包括件、公斤、瓶、米、片、双等。
存在计量单位之间的转换情况。
解决方案
在库存模块可以定义各物品的基本单位，并明确基本单位与其他辅助计量单位之间的换算关系。
具体参见库存业务方案设计。
2.5采购产品库存控制
业务需求
总部：
贸易一部、贸易二部的采购品没有物理库存，不存在库位控制的问题。
但是对货物需要进行跟踪监控，要求采购订单、入库通知单、销售订单编号一致，以实现成本测算。
光电部贸易类物品有物理库存，但未对存放库位进行管理控制。
光电部同样需要根据采购订单号跟踪采购物品。
都未使用序列号控制。
生产基地：
远达光学:
目前有光学完工库、光学毛坯库、工具工装库、辅料工具库、金工库（橡胶件、结构件、金工件）、光学棱镜库、易燃易爆库、包装材料库、成品库等。
都没有库位、批号、序列号、版本控制。
橡胶件有过期控制。
奥德光电：
目前有光学完工库、光学毛坯库、工具辅料库、金工库、包装材料成品库等5个仓库。
没有库位、批号、序列号、版本控制。
橡胶件有过期控制。
解决方案
总部：
贸易一部、贸易二部的业务由于存在供应商提前开票结算，确认存货的情况，因此将运用北方开发的订单流程，由销售订单导出生成请购单，自动创建为采购订单，供应商开来发票要求付款时，在系统中接收入库。
物品出口发运给客户获取相关单据后，在系统中进行发运确认的操作。
光电部采购的物品基本都先入XX自备库，因此光电部销售订单将采用开发的流程，将采购物品接收入库后，再进行挑库发运的操作（具体参见销售订单管理模块）。
采购部采购员、贸易一部、贸易二部采购人员将请购单中接收人附注中记录的销售订单编码作为前缀，加流水号，作为采购订单编码，实现销售订单与采购订单之间的联系。
接收入库单可以根据采购订单进行查询，在采购定单查询界面实现。
将采购订单查询菜单设定给销售员，销售员即可在系统中适时查询采购订单所处的状态。
XX本部自营出口,投标,进料加工要进行成本盈亏测算.这部分业务中所涉及的产品要进行批号控制。
批号编码规则参见库存解决方案。
其他业务的产品考虑到以后会出口，也要进行批号控制。
编码规则参见库存解决方案。
生产基地：
设立多个子库存，对物品进行分类管理与控制。
无需对物料进行批号、系列号等控制。
子库存与库位等的设置具体参见库存模块的方案设计。
3供应商管理
业务需求
XX
供应商目前没有统一的编码规则。
现有的点石系统中，供应商信息由业务员自己维护。
业务员可以选择供应商信息不共享、部门内共享和部门间共享。
供应商分类按照部门分为轻工类、机械类、光电类、照明类等。
生产基地
远达光学的供应商信息由生产部人员按照供应商产品类别分别由专人统计更新，统一至远达集团调度室进行汇总。
供应商没有编码。
供应商按照产品分为：
光学类、金工类、辅料类、包装材料类。
奥德光电的供应商信息由生产部业务员按照类别收集，统一至远达集团调度室进行汇总管理。
供应商没有编码。
供应商分类与远达光学的分类方法相同。
远达集团总调度室每年对供应商进行考核，考核标准没有明确的规定。
远达光学与奥德光电采购员将收集的供应商表现等信息汇集到总调度室进行分析。
选择新供应商时，从规模、价格、质量、交货期上对供应商进行考量。
公司仅与通过考核的供应商签订采购合同。
BPR以后总部与生产基地的供应商信息统一由XX采购部专人负责录入与维护。
解决方案
供应商信息内容：
Oracle系统可以记录供应商名称、编号、分类、地址、联系人、付款条件、应付款、预付款帐户等信息。
供应商信息维护：
供应商信息的准确性根据BPR设计的组织架构与部门职责，并保证供应商信息的准确性，由XX采购部专人负责供应商信息维护。
供应商信息安全性：
系统的供应商头信息在各经营单位之间共享，地址层信息在各经营单位之间屏蔽，在经营单位内部共享。
考虑系统数据的准确性与完备性，建议由XX采购部专人负责供应商信息在系统中的维护。
供应商编码：
供应商编码可以采用自动编码或者手工编码，手工编码可以使用字符，最长30位。
经过讨论，初步确定运用手工编码，编码规则参见北方工业总部编码规则。
供应商分类：
系统可以记录供应商分类信息，在采购快查码中定义供应商类别，录入供应商时就可以选择所属的相应类别。
总部分类：
贸易一部、贸易二部、采购部
生产基地分类：
光学类、金工类、辅料类、包装材料
供应商评估与合格供应商管理：
1.供应商评估信息的收集
定期查看供应商产品目录，其中记录了与供应商发生每一笔交易的信息。
利用报价查询和报价分析来帮助评估供应商。
运行系统提供的关于供应商信息的报表，从不同角度收集评估信息：
序号
报表名称
报表内容
1
按分类的采购汇总报表
按物品类别，供应商，采购员，订单日期打印采购订单的汇总情况。
2
按供应商的发票价格差异报表
按物品类别，供应商，期间打印采购订单和发票的价格差异，只有采购订单和发票匹配的才能统计。
3
采购订单及发放明细报表
按采购订单查看采购订单的发放情况，注：
只有计划采购订单和一揽子采购协议有订单发放。
4
供应商采购汇总报表
按供应商打印采购订单汇总情况表。
5
供应商服务性能分析报表
按物品，物品类别，供应商等打印供应商到货日期同采购订单需求日期的对比报表。
6
供应商过期发货报表
按供应商查看根据需求日期，过期未到的采购订单及物品明细情况。
7
供应商质量性能分析报表
按供应商打印供应商物品的验收情况表。
8
供应商暂挂报表
按供应商打印暂挂的采购订单情况表。
9
过量发货报表
按供应商打印供应商发货数量超过订单数量的过量发货情况表。
2.根据收集的数据进行供应商等级的分类，针对供应商所属等级在系统中录入相应的付款条件、接收方式等。
做采购订单时，相应的供应商信息会带入采购订单中，用来管理与供应商的交易条款。
3.系统可以维护合格供应商清单，并限制物料仅可从合格供应商处采购。
具体是在库存定义物料时，要求“使用批准供应商”，在采购模块中定义合格供应商清单，明确某物料的合格供应商是哪些。
业务员将无法提交不合格供应商的采购订单。
4请购管理
4.1请购流程
业务需求
XX
贸易一部、贸易二部采购组、采购部目前没有请购流程。
生产基地
根据BPR成果，当生产基地需要自行采购一些还不能够与供应商签订一揽子协议的零星采购，请购流程如下：
1.采购经办进行询价、报价等活动
2.查询以往历史交易，选择最优报价，制作请购单，提交审批
3.由部门经理、财务部经理审批，在超出审批范围时，由公司总经理进行审批
具体参见BPR交付成果“采购申请（计划）制定、审核及下达流程”
经BPR讨论确定，固定资产低值易耗品的采购申请与采订单等流程不在ERP系统中体现。
目前未采用采购预算控制。
解决方案
XX：
由于XX主营贸易业务，物品的采购需求基本来自于签订的销售订单，只要销售订单通过了审批，就可以采购相关物品，因此不存在手工录入请购单的情况。
在本方案中，将运用直接发运或者开发的工作流将销售物品信息传递至采购模块，系统将自动生成请购单，传递至采购部门进行采购。
生产基地：
运用系统标准的请购单功能，在系统中定义相应的审批层次，采购经办可以在系统中制作请购单，按照审批路径与审批权限提交审批。
5询价及报价管理
5.1询价单
业务需求
XX与生产基地的询价都通过电话、传真等形式进行。
没有固定的书面形式的询价单。
解决方案
XX
总部的询价活动包括内部询价（即销售人员向采购人员的询价）和对外询价（即传统意义上的对供应商询价）。
1.内部询价：
系统没有标准的内部询价功能。
考虑到运用请购单变通作为内部询价单，操作上比较复杂，而且仍然需要手工业务的配合，因此建议系统外进行。
具体的操作步骤：
1.销售人员在获得客户的意向后，将需求记录至手工的内部询价单，传递给采购人员。
2.采购人员进行对外询报价。
3.采购人员与销售人员沟通询价结果。
4.采购人员将沟通结果记录在内部询价单上，购销双方进行签字确认。
2.对外询价：
采用系统标准的询价单功能，记录对外询价情况。
为了简化操作，可以从请购单行自动创建成询价单。
并可以打印询价单，发给供应商。
生产基地
采用标准的对外询价单功能记录采购询价信息，在系统中录入询价物品、数量、目标价位、向哪些供应商询价等信息。
5.2报价单
业务需求
XX
供应商报价的方式主要有电话、传真。
供应商报价时已经考虑了采购数量等因素，因此其报价中不包括任何折扣信息。
报价无需审批即可生效。
希望业务员可以查询以往的报价历史纪录。
生产基地
供应商报价主要是针对价格合同，报价方式主要有电话、传真。
报价内容包括物品编号、价格、图纸、模具等。
业务执行过程中，存在价格更改的情况，一般是价格下调。
报价需要经过总经理或生产部经理审批方可生效。
价格合同将保存在远达集团总调度室。
解决方案
XX：
系统中可以记录报价信息，并可以由询价单自动生成报价单。
生产基地：
系统报价单可以记录物品编码、价格等信息，图纸、模具等信息如果有电子文本，可以挂为附件。
系统具备报价审批功能，可以在询价单上注明是否需要报价审批，针对该询价单的所有报价都将需要审批；或者制作报价单时要求报价审批。
鉴于系统中没有报价审批的工作流，所有具有该界面操作权限的员工都可以进行报价审批的操作，控制意义不大，建议将通过审批生效的报价录入系统，为以后的业务提供参考。
6订单管理
6.1订单生成
业务需求
XX
贸易一部、贸易二部的采购订单根据销售订单生成，采购部为光电部制定的采购订单由销售订单生成，为生产基地制定的长期框架协议根据生产计划生成。
目前销售合同基本与采购合同一一对应。
生产基地
生产基地的标准采购订单根据长期框架协议的相关规定生成。
采购订单无需与销售订单进行对应。
解决方案
XX：
总部的采购业务分为三种类型：
1.贸易一部、贸易二部、光电部等的贸易类采购业务。
2.总部销售生产基地物品业务。
3.总部采购部为生产基地签订的长期框架协议业务。
1.总部贸易类采购业务类型:
编号
类型
描述
1
自营出口业务
处理出口业务的国内采购，在采购模块管理
2
自营进口业务
处理自营进口采购业务，在采购模块管理
3
进料加工不作价业务
包括进料加工的原料采购和加工费用的处理，在采购模块管理
4
进料加工作价业务
处理进料加工的原料采购与成品采购业务，在采购模块管理
5
来料加工业务
收取加工费用的业务类型，在财务模块管理
6
代理进口业务
收取代理费的业务类型，在财务模块与采购模块管理
7
内贸业务
处理内贸采购业务，在采购模块管理
注：
1.这里所指的代理进口业务是指纯代理的情况，区别于XX以往的代理业务的范畴，这里的代理业务在财务上反映的不是结转收入和成本，而是代理费的收入。
2.这里所指出的业务类型以及业务类型的解决方案同样适用于远达集团的业务处理。
自营出口业务的处理
贸易一部、贸易二部、光电部出口业务中的采购订单，一般要求记库存帐，再根据销售订单的规定将物品发运至客户处，并结转销售成本。
操作流程如下所示：
1.运用开发的销售订单流程，在销售模块录入销售订单，导入采购模块生成请购单。
2.采购员创建采购订单。
为了便于销售人员对采购订单情况的查询，在系统中将建立销售订单与采购订单之间的联系。
采购员根据请购单“接收人附注”中记录的销售合同号，将其作为采购订单编码。
如果有多个采购订单为一张销售订单进行采购，则在销售订单编码后加流水号作为采购订单编码。
3.在供应商将物品发运至客户时，采购员根据收到供应商传来的单据在系统中进行物品接收入库的操作，并在货物发运出口后在系统中进行发运的动作。
具体的系统流程如下：
自营出口业务需要在系统中进行盈亏测算的严格控制，即需要将自营出口业务中预测的费用以采购订单的形式录入系统。
建议由专人从系统里来录入费用采购订单，具体步骤如下：
1.销售业务员对销售订单进行确认后，由专人在系统中查询该销售订单；
2.将销售订单后的盈亏测算表附件打开；
3.根据盈亏测算表的预测金额在系统中录入相关的费用采购订单。
1）在系统设置时，预先根据不同部门，不同的费用订单类型在系统中分别做好费用采购订单模版。
2）需要通过复制费用采购订单模版生成各种费用订单。
3）费用采购订单上显示单价显示1，数量输入金额。
销售订单对应的采购订单编号规则如下所示：
采购订单类型
采购订单编号
外运费采购订单
销售合同号-F
佣金费用采购订单
销售合同号-C
杂项费用采购订单
销售合同号-Z
物料采购订单
销售合同号-1
注：
1）不同的外运公司需要做不同的外运费用采购订单，如果预测一个出口合同项下发生不同外运公司的外运费，那么外运费采购订单以销售合同号位前缀，后加-F1，F2等。
2）物料采购订单如果存
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