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excel教程第八章

第8章数据排序与筛选

本章要点：

:

数据清单

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数据排序

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数据筛选

8.1数据清单

8.1.1数据清单一般介绍

一、什么是数据清单

在Excel中处理和分析数据，我们经常要用到数据清单。

当我们在工作表中对某些数据进行添加、复制、删除等操作时，实际上我们已经使用了数据清单。

在Excel中，数据清单就是以相同结构存储的数据集合。

例如工资表、成绩表、电话簿等。

利用数据库技术我们可以方便地管理这些数据，例如对数据库排序和查找那些满足指定条件的数据等等。

二、数据清单的构成

数据清单主要由列标志与行、列内容两部分组成，如图8.所示。

图8.1数据清单的构成

1.列标志

在数据清单的第一行里创建列标志，如上图各列的列标志分别为作品、销售量、定价和销售额。

列标志就相当于Foxpro、Dbase等数据库中的字段名。

Excel根据列标志名称来执行排序和查找等数据库操作。

在选择列标志名时应该慎重，最好选择容易记忆的列标志名字。

和命名区域和文件的规则一样，列标志名字必须遵循以下的规则：

列标志名只能是文字或文字公式（如="1999"）。

字段名不能包含数字、数值公式、逻辑值。

字段名可以使用1～255个字符，字段名必须是唯一的。

Excel使用这些标志查找和组织数据。

列标志使用的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式，应当与数据清单中其它数据的格式相区别。

如果要将标志和其它数据分开，应使用单元格边框（而不是空格或短划线），在标志行下插入一行直线。

2.行、列内容

在设计数据清单时，应使同一列中的各行有近似的数据项。

在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为多余的空格影响排序和查找。

不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。

8.1.2数据清单的建立

一、注意事项

1.避免在一各工作表中建立多个数据清单。

因为数据清单的某些处理功能（如筛选等），一次只能在同一工作表的一个数据清单中使用。

2.在工作表的数据清单与其它数据间至少留出一个空白列和一个空白行。

在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，这将有利于Excel检测和选定数据清单。

3.避免在数据清单中放置空白行和列

这将有利于Excel检测和选定数据清单。

4.避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。

因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。

5.在数据清单的第一列中创建列标志。

6.在单元格的开始处不要插入多余的空格。

二、输入数据

要在数据清单中输入数据有两种方法,一种是直接键入数据至单元格内,一种是利用“记录单”输入数据。

使用“记录单”是经常使用的方法，其操作步骤如下：

1.单击要加入数据的数据清单中任意一个单元格。

2.在“数据”菜单中选择“纪录单”命令，打开如图8.所示的“Sheet1”对话框。

图8.2“Sheet1”对话框

3.单击“新建”按钮，在纪录单中输入数据，根据需要，单击“上一条”或“下一条”将该纪录放置到合适位置，如图8.所示。

图8.3输入数据

4.完成纪录添加后，单击“关闭”按钮，即可在清单中看到新增的纪录，如图8.所示。

图8.4新增数据实例

三、编辑记录

对于数据库中的记录，我们可以采用在相应的单元格上进行编辑，也可以对记录单进行编辑，其操作过程如下：

5.选择数据清单中的任一单元格。

6.从“数据”菜单中选择“记录单”命令，打开记录单对话框。

7.查找并显示出要修改数据的记录，编辑该记录的内容。

8.选择“关闭”按钮退出。

四、删除记录

对于数据库中不再需要的记录，我们可以使用“删除”命令将其从数据库中删除。

使用记录单删除一条记录的操作步骤如下：

9.选择数据清单中的任一单元格。

10.从“数据”菜单中选择“记录单”命令，打开记录单对话框。

11.查找并显示出要删除的记录，单击“删除”按钮，出现一个如图8.所示的确认对话框。

图8.5确认删除

12.单击

按钮，即可将该纪录删除。

五、查找纪录

如果数据清单中数据很多，靠眼睛来查找所需的数据肯定不是个好办法，事实上，我们可以在纪录单中通过设置一定条件来查找。

例如，在一份数据清单中，我们要查找到“印刷量>8000”、“定价>30”的纪录，其操作步骤如下。

13.在要查找的数据清单中单击任意一个单元格。

14.在“数据”菜单中选择“纪录单”命令，打开纪录单对话框。

15.单击“条件”按钮，进入到图8。

6所示的对话框。

图8.6设置查找条件

16.在纪录单中输入查找条件，单击“上一条”或“下一条”按钮，即可显示出满足上述的一项纪录，如图8.所示。

图8.7满足条件的纪录

8.2数据排序

8.2.1数据排序基本知识

一、什么排序

对于数据清单中的数据，我们还可以按照一定的顺序对它们进行排列操作。

Excel是根据单元格中的数据进行排序的，其升序排列的顺序是：

数字从最小的负数到最大的正数；文本及包含数字的文本按0～9～A～Z顺序；逻辑值中，Flase排在Ture之前；所有错误值的优先级相同；空格排在最后。

排序操作不仅仅适用于数据库，对于我们在工作表中的任意选定范围，我们都可以执行排序操作。

二、排序原则

当对数据排序时，Excel会遵循以下的原则：

§如果我们由某一列来作排序，那么在该列上有完全相同项的行将保持它们的原始次序。

§在排序列中有空白单元格的行会被放置在排序的数据清单的最后。

§隐藏行不会被移动，除非它们是分级显示的一部分。

§排序选项如选定的列、顺序（递增或递减）和方向（从上到下或从左到右）等，在最后一次排序后便会被保存下来，直到我们修改它们或修改选定区域或列标记为止。

§如果我们按一列以上作排序，主要列中有完全相同项的行会根据我们指定的第二列作排序。

第二列中有完全相同项的行会根据我们指定的第三列作排序。

8.1.2排序操作

一、按列排序

17.在要排序的数据清单中选定单元格。

如果只选定其中一个单元格，Excel2000则将对整个数据清单进行排序，如图8.所示。

图8.8选定要排序的列

18.在“数据”菜单中选择“排序”命令，打开如图8.所示的“排序”对话框。

图8.9“排序”对话框

19.在“主要关键字”列表框中，选定排序的主要依据的列。

20.根据需要，在“次要关键字”和“第三关键字”列表框中选择排序的依据的列。

21.选定“递增”或“递减”选项按钮以指定该列值的排序次序，默认的排序顺序是升序（即A在Z之前，1在2之前）。

22.如果数据清单中最上面的行中没有列标志，选中“有标题行”选项，则可将第一行从排序区域中排除。

23.单击

按钮，即可完成排序，如图8.0所示。

图8.10排序（升序）结果实例

说明：

①“次要关键字”和“第三关键字”列表框中可以根据需要决定是否填入内容，如果

在“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”三个列表框中都填入了内容，

Excel2000在排序时，首先按主要关键字进行排序，对于主要关键字相同的记录，

则按次要关键字进行排序，当记录的主要关键字和次要关键字都相同时，才按第三

关键字排序。

②由于排序工资要占用大量计算机系统资源，有时甚至可能失败，所以，在排序之前

最好先保存一下工作表。

二、按行排序

24.选定要排序的数据清单，如图8.1所示。

图8.11选定要排序的数据清单

25.在“数据”菜单中选择“排序”命令，打开“排序”对话框。

26.在“排序”对话框中单价“选项”按钮，打开如图8.2所示的“排序选项”对话框。

图8.12“排序选项”对话框

27.在“方向”栏中选定“按行排序”复选框后，单击

按钮，返回“排序”对话框。

28.在“主要关键字”列表框中选择主要按哪一行来进行排序，本例要根据“化学”成绩来排序，故要选择“第4行”为主要关键字，如图8.3所示。

图8.13设置排序参数

29.设置好其他排序参数后，单击

按钮即可完成排序，如图8.4所示。

图8.14按行（第2行）排序实例

三、根据文字序列进行排序

文字序列必须是Excel已经有的序列，或者是用户定义的序列，定义文字序列的方法我们在前面已经作了介绍。

30.选定要排序的数据清单，如图8.所示。

图8.15要排序的数据清单（按月份）

31.在“数据”菜单中选择“排序”命令，打开“排序”对话框。

32.在“排序”对话框中单击“选项”按钮，打开如图8.6所示的“排序选项”对话框。

图8.16“排序选项”对话框

33.在“自定义排序次序”栏中选定排序次序，单击

按钮后，关闭此对话框。

34.在“排序”对话框中设置好其他参数后，单击

按钮即可完成根据文字序列进行的排序操作，如图8.7所示。

图8.17根据文字序列进行排序实例（降序）

四、多列排序

虽然在Excel数据清单中可以包含最多25列，但实际上“排序”命令一次只能按3列来排序。

若要按4或更多列将数据清单排序，我们可以通过重复执行排序命令来达到这一效果。

首先，按三个最不重要的列来排序，然后继续按三个最重要的列来排序。

例如，要按列A、B、C、D和E的顺序来排序数据清单，则首先按列C、D和E来排序，然后再按列A和B来排序。

在要想排序的数据清单中选定单元格或区域。

选择“数据”菜单上的“排序”命令，出现排序对话框。

在“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”框中选定三个最不重要的列。

对于选定的每一列指定排序次序。

为适合我们的数据清单，可以选定“有标题行”选项按钮，或选定“没有标题行”选项按钮。

按下

按钮。

按照数据的重要性，重新对数据排序，直到得到满意的结果。

五、使用工具按钮排序

对数据排序时，我们除了能够使用“排序”命令外，还可以利用工具栏上的两个排序按钮“

”和“

”。

其中A到Z代表递增，Z到A代表递减。

这两个排序按钮只能按一个关键字进行排序，排序时使用最后一次在“排序选项”对话框中设置的有关参数。

使用工具按钮排序的步骤如下：

35.选取要排序的范围。

36.在递增或递减按钮上单击，即可完成排序工作。

六、只对部分数据进行排序

如果在选择“排序”命令之前选取一个单元格，则Excel2000将对整个数据清单进行排序，如果只要对部分数据进行必须，必须首先选取这些要排序的单元格，然后在“数据”菜单中选择“排序”命令。

其他具体操作步骤后前面介绍的基本相同。

七、排序数据顺序的恢复

若要使数据清单内的数据，在经过多次排序后，仍能恢复原来的排列的次序,可以在进行排序之前，在数据清单内加上一个空白列，并加入记录编号，最后用此栏按升序排列，就可使数据排列的次序恢复原状。

加入记录号的操作步骤如下：

37.在数据清单中的最左边增加一个空白列，在其第一个单元格中键入“序号”，在下方的单元格内键入“1”，然后在“1”下方的单元格内键入“2”。

38.选取存放1和2的单元格。

将鼠标移到单元格选择框的右下角，使鼠标指针便成“十”字型。

39.拖动鼠标到数据清单的最后一个记录，然后放开鼠标键，我们就会看到一个记录序列，如图8.8所示。

图8.18为数据清单添加一个序列号

40.对“序号”一列进行递增排序即可将已混乱的数据恢复成原状。

8.3数据筛选

筛选数据就是将符合要求的数据集中显示在工作表上，不符合要求的数据隐藏起来。

在Excel中提供了“自动筛选”和“高级筛选”命令来筛选数据。

一般情况下，“自动筛选”就能够满足大部分的需要。

不过，当我们需要利用复杂的条件来筛选数据清单时，就必须使用“高级筛选”才可以。

两种筛选方式的功能大致相同，一般情况都能筛选出满足条件的记录；“自动筛选”抽取记录较麻烦，需要通过“拷贝”、“粘贴”来实现，而“高级筛选”抽取记录较方便，自动实现；“自动筛选”只能对整个表进行操作，而“高级筛选”可以选定表中的某一部分进行操作。

8.3.1自动筛选方式

一、自动筛选方式一般介绍

“自动筛选”使用“自动筛选”命令，对一列数据最多可以应用两个条件。

如果要对一列数据应用三个或更多条件，请使用计算后的值作为条件，或者将筛选后的记录复制到另一位置，再进行筛选。

如果要执行自动筛选操作，在数据清单中必须有列标记。

二、使用“自动筛选”来筛选数据

41.在要筛选的数据清单中选定一个单元格。

42.在“数据”菜单中选择“筛选”命令，并在其子菜单中选择“自动筛选”选项，如图8.9所示。

图8.19选择“自动筛选命令”

43.在数据清单中每一列标记的旁边都出现一个下拉按钮，如图8.0所示。

图8.20列标记的旁边都出现一个下拉框按钮

44.选择要设定条件的字段旁边的按钮，我们就可以看到一个下拉列表，如图8.1所示。

图8.21下拉列表

45.在下拉列表中设置此列筛选条件，其含义见表3.1。

表3.1筛选条件

筛选条件

说明

全部

筛选出本字段全部的记录

前10个

按用户设置的数量来显示数据

自定义

按用户定义的筛选条件显示数据

空白

只显示此列中含有空白单元格的数据行

非空白

只显示此列中含有数据的行

46.屏幕中显示出符合筛选条件的数据，图8.22显示1999年4月出版的书籍。

图8.22自动筛选实例

47.如果需要，再对数据清单进行筛选。

说明：

①只有当前筛选的数据列中含有空白单元格时，“空白”和“非空白”选项才会出现。

②在“数据”菜单中取消“自动筛选”命令，则可以取消字段旁边的下拉列表按钮。

三、按比例筛选

48.在要筛选的数据清单中选定一个单元格。

49.在“数据”菜单中选择“筛选”命令，并在其子菜单中选择“自动筛选”选项。

50.在数据清单中每一列标记的旁边都出现一个下拉按钮。

51.选择要设定条件的字段旁边的按钮，我们就可以看到一个下拉列表。

52.在下拉列表中选择“前10个”选项，打开如图8.3所示的“自动筛选前10个”对话框。

图8.23“自动筛选前10个”对话框

53.在第二个框输入筛选出的数量，在第三个框中选择“项”或“百分比”，图6.17表示显示50％的数据。

54.单击

按钮完成自动筛选，结果如图8.4所示。

图8.24筛选出50%比例的数据

四、自定义自动筛选

这种筛选方式允许用户针对某一列指定两种比较条件，Excel2000再将数据清单中同时符合这两种条件的记录显示出来。

下面的例是要筛选出销售量为10000和11000的书籍清单。

55.在要筛选的数据清单中选定一个单元格。

56.在“数据”菜单中选择“筛选”命令，并在其子菜单中选择“自动筛选”选项。

57.在数据清单中每一列标记的旁边都出现一个下拉按钮。

58.选择要设定条件的字段（如“销售量”）旁边的按钮，我们就可以看到一个下拉列表。

59.在下拉列表中选择“自定义”选项，打开如图8.25所示的“自定义自动筛选方式”对话框。

图8.25定义筛选条件

60.从第一个下拉列表中选定一个比较运算符（如“等于”），然后在其右边列表框中选定第一个筛选条件（如销售量＝10000）。

61.如果还有第二个比较条件，则选定比较选项：

“与”或“或”。

其中“与”表示必须同时满足两个条件，而“或”表示只要满足两个条件之一的数据就被筛选出来。

62.设置第二个比较运算符和第二个比较条件。

63.单击

按钮，即可完成筛选操作，结果如图8.26所示。

图8.26自定义筛选实例

五、取消筛选

如果用户不再需要筛选过的数据，或筛选的数据不满足自己的要求，你可以采用下列方法之一取消删除，恢复显示全部数据。

方法一：

单击筛选时使用的列旁边的下拉按钮，从条件下拉列表中选择“全部”。

方法二：

执行“数据”菜单上的“筛选”选项中的“全部显示”命令。

说明：

取消筛选操作不能象取消其他操作那样用按Ctrl＋Z键来完成。

六、筛选后的数据保存

如果你筛选到满足要求的数据，自然希望将其单独保存起来。

你可以按照下面介绍的方法来完成。

64.选择所有筛选出来的的数据。

65.按Ctrl＋C键，将其复制到剪贴板上。

66.按Ctrl＋N键，建立一个空白工作表。

67.按Ctrl＋V键，将保存在剪贴板上的数据粘贴到新工作表中。

68.对此新工作表进行调整，再以适当名称将其保存起来即可。

8.3.2使用高级筛选方式

使用自动筛选命令查找满足要求的记录方便又快捷，但它的查找条件不能太复杂，如果要执行较复杂的筛选，就必须使用高级筛选命令。

一、设定条件区域

存放筛选条件的单元格区域称为条件区域。

在使用“高级筛选”命令前，我们必须先设置筛选条件，用户直接在工作表上某些单元格中键入筛选条件。

其具体设定方法如下：

69.在工作表上远离数据清单处，选定一些单元格准备作为条件区域。

70.在选定的单元格中输入字段名称，例如“语文”。

71.在其下方的单元格中输入筛选条件，例如“>80”。

72.按照同样方法设置其他筛选条件，如图8.27所示。

图8.27设定筛选条件

二、使用“高级筛选”来筛选数据

73.在要筛选的数据清单中选定一个单元格。

74.在“数据”菜单中选择“筛选”命令，并在其子菜单中选择“高级筛选”选项，打开如图8.28所示的“高级筛选”对话框。

图8.28“高级筛选”对话框

75.在筛选“方式”栏中指定筛选的结果数据存放位置，如果要从结果中排除相同的行，可以选定“选择不重复的记录”复选框。

76.单击“数据区域”框右边的

按钮，在工作表上选择被筛选的区域，设置好后，单击

按钮，返回“高级筛选”对话框。

77.单击“条件区域”框右边的

按钮，在工作表上选择条件区域，设置好后，单击

按钮，返回“高级筛选”对话框。

78.设置好筛选条件后，单击

按钮即可完成筛选操作，结果如图8.29所示。

图8.29高级筛选结果

说明：

在输入“条件区域”单元格地址时，必须包括列标志，如上例中的语文、物理、外语、化学和数学。

三、同一列有多个筛选条件

例如有一个成绩表，我们希望将语文学科中的最高分和最低分筛选出来，这就需要为同一列设置多个筛选条件。

79.在工作表上远离数据清单处，选定一些单元格准备作为条件区域。

80.输入筛选条件，但要把条件输入在不同的行上，如图8.30所示，条件分别在第5、第6行上。

图8.30设置筛选条件

81.在“数据”菜单中选择“筛选”命令，并在其子菜单中选择“高级筛选”选项，打开如图8.31所示的“高级筛选”对话框。

图8.31设置筛选条件

82.设置好“数据区域”和“条件区域”后，单击

按钮即可，结果如图8.32所示。

图8.32筛选结果（语文最高分和最底低分）

三、取消“高级筛选”

如果需要取消“高级筛选”，只需在“数据”菜单中选择“筛选”命令下的“全部显示”子选项就会恢复到未进行筛选前的状态。