文件与资料管理程序讲解.docx
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文件与资料管理程序讲解
西特吉企业
程序文件
文件名称：
文件与资料管理程序
文件编号：
XT-QP-04-01
版次状态：
1/0
文件分发号：
受控状态：
编制：
审核：
批准：
制定日期：
2005-3-3
生效日期：
2005-3-6
未经许可不得复印
西特吉企业
文件编号
XT-QP-04-01
文件名称
文件与资料管理程序
版次
1/0
制定日期
2005-3-3
生效日期
2005-3-6
分发号
编制
审核
批准
页次
1/7
修订记录
章节号
修订内容
页次
修订人
审核人
批准人
版次
生效日期
西特吉企业
文件编号
XT-QP-04-01
文件名称
文件与资料管理程序
版次
1/0
制定日期
2005-3-3
生效日期
2005-3-6
分发号
编制
审核
批准
页次
2/7
1．目的
对质量管理体系有关的文件及资料进行控制，确保各使用场所的文件均为有效版本，以求发行文件的一致性，可追溯性及适宜性。
2．适用范围
公司和公司质量管理体系有关的文件的制订、审核、批准、发行、存档、修订、作废等作业均适用。
3．定义
3.1文件：
可用以追查为造成产品质量及质量管理体系是否有效运行的资料。
3.2受控文件：
需随时保持最新版次，持续有效并有分发及签收记录，文件失效时需依规定撤销收回者，如质量手册、程序文件、作业指导书、作业标准书、技术图面等。
3.3非受控文件：
分发当时为最新资料，临时有效，如提供客户或其他单位的质量手册、程序文件等，更改及修订时无需按规定撤销收回者。
4．职责权限
4.1文件管理员负责质量手册及程序文件、相关作业指导书等受控文件的发行、更改、回收、以及部门原版文件的管理。
4.2技术研发部门负责技术资料、作业指导书、作业标准书及技术工艺图面的管理。
4.3各有关部门负责各自部门的质量记录及专用文件与资料的保管。
5．文件分类：
5.1质量手册（QM）：
用以描述本公司质量方针、组织机构、职责及质量管理体系运行规则的文件。
5.2程序文件（QP）：
本公司各部门为达成质量目标，依据质量手册的系统运作原则，所延伸制定的工作程序及管理办法等文件资料。
5.3作业指导书（WI）：
将质量手册或程序文件上所规定的质量规格、技术标准等，作详细描述的指导文件。
如规格书、检验标准、规章制度、操作指导书、技术工艺图面等。
5.4表格记录（FM）：
用以显示各项质量活动实际运作的文件资料。
如检验报告、客户订货合同、供应商评估记录、教育训练记录等。
5.5外部文件：
客户或供应商所提供的样品、样件、标准书、技术资料及相关引用的国际、国家、部门标准或行业标准等。
5.6质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表单统称四阶文件。
品质手册
程序文件
作业指导书
质量记录表单
西特吉企业
文件编号
XT-QP-04-01
文件名称
文件与资料管理程序
版次
1/0
制定日期
2005-3-3
生效日期
2005-3-6
分发号
编制
审核
批准
页次
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6．作业程序
6.1文件的编号原则如下：
A、质量手册编号如下：
Q
M
5
0
0
2
J
X
T
年份版本代码
质量手册代号
西特吉企业代号
如：
XTJ—QM—2005代表西特吉企业质量手册第2005年版
B．程序文件及管理办法编号如下：
1
0
4
0
P
Q
T
X
序号
ISO9000:
2000章目
程序文件代号
总部及下属公司代号
如：
XT-QP-04-01代表西特吉企业总部针对ISO9000:
2000标准第4章要求编写的第1个程序文件
DJ-QP-08-03代表西特吉企业电子灯具公司针对ISO9000:
2000标准第8章要求编写的第3个程序文件
C．作业指导书、作业标准书编号：
3
0
0
I
W
G
P
J
W
序号
作业指导书代号
部门代号
下属公司代号
如：
WJ-PJ-WI-003代表西特吉五金橡塑公司品管部第3份检验标准书（或检验作业指导书）
西特吉企业
文件编号
XT-QP-04-01
文件名称
文件与资料管理程序
版次
1/0
制定日期
2005-3-3
生效日期
2005-3-6
分发号
编制
审核
批准
页次
4/7
D．质量记录、表单编号：
1
0
0
M
F
S
R
S
X
序号
表单记录代号
部门代号
下属公司代号
如：
XS-RS-FM-001代表西特吉销售公司人事部第1个质量记录（表单）
6.2企业总部及下属公司代号
西特吉企业总部XT五金橡塑公司WJ销售公司XS
电子灯具公司DJ数字通信公司TX
6.3企业总部及下属公司各部门代号
总部办公室ZB资产管理部ZC财务部CW人力资源部RL
发展规划部GH市场部SC办公室BG品管部PG人事部RS生产部MD
营销部YX信息部XX物流部WL采购部CG工程技术部GC设备SB
仓库CK工艺技术部GY技术研发部YF造粒车间ZL注塑车间ZS
6.4文件和资料分为受控文件和非受控文件。
受控文件的范围如下：
（1）1-4阶文件
（2）外来文件（3）客户图面样件、样品，安规、ISO9000系列标准相关国际、国家、部门标准、行业标准等。
受控文件加盖“受控文件”印章并注明分发号，分发到各相关部门及场所，非受控文件只进行编号，加盖“非受控文件”印章，不办理更改、换版回收等手续。
6.5文件的编写、审核、批准、发行、换版回收、修订及管理
6.5.1文件的编写制订职责：
A．质量手册和程序文件由管理者代表组织各部门人员编写制订。
B．管理者代表负责组织相关部门编写作业指导书、作业标准书、包括产品标准书、技术图面、生产技术文件、采购标准、检验和试验规范、QC工程图、设备维护和操作规范、岗位职责和其他管理文件等。
6.5.2各类文件（质量记录除外）的统一格式如下：
文件编号
文件名称
版次
制定日期
生效日期
分发号
编制
审核
批准
页次
西特吉企业
文件编号
XT-QP-04-01
文件名称
文件与资料管理程序
版次
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制定日期
2005-3-3
生效日期
2005-3-6
分发号
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批准
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6.5.3文件的审核与批准
6.5.3.1质量手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。
6.5.3.2作业指导书、作业标准书由各相关部门主管审核，管理者代表批准。
6.5.3.3当文件编写人员是规定的审核人员时，由该文件编写人员的上一级职位领导审核。
6.5.4文件的登记及管理
6.5.4.1文件审核批准后，原版文件交由文件管理员填写于“受控文件清单”中，存入电脑的文件也由文件管理员进行归档登记并设置文件保护密码。
为防止文件的丢失，所有存入电脑的文件均应有备份，电脑储存的文件也应进行标识。
6.5.4.2需临时借阅文件的人员，应填写“文件借阅申请表”，经部门主管批准后方可借
阅文件，借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还应由文件管理员收回，原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。
6.5.4.3文管员在每次内部质量审核前负责依照“受控文件清单”检查各使用部门的文件的有效性，发现问题及时处理。
6.5.5文件的发行
6.5.5.1受控文件的发行由文件制订部门填写“文件发行审核表”，经管理者代表批准（质量手册、程序文件由总经理批准）后，由文管员注明分发号并按发放范围发行文件，且需在文件正面每页标题右下角加盖“受控文件”章以便识别。
6.5.5.2文件领用人在“文件发行登记表”上签名领取有分发号和加盖“受控文件”章的文件，每份文件都有不同的分发号，便于追溯和换版时回收。
6.5.5.3当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写“受控文件申请表”，经该部门主管及管理者代表批准后，到文管员处办理领用手续。
公司内不得使用未加盖受控文件章的受控文件的复印件，一经发现立即由文管员收回销毁，并追究责任。
6.5.5.4当文件使用人的文件严重破损或遗失时，应按6.5.5.3办理申请补发手续，但必须在领用申请中作出说明（必要时应作出检讨）。
文管员再补发新文件和重编新文件的分发号，并通知各部门，防止误用，同时破损文件应销毁。
6.5.6文件的更改
6.5.6.1文件需更改时，应由文件更改申请人或文件更改提出部门的主管填写“文件更改申请表”，说明更改原因，经文件更改申请部门主管批准，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。
西特吉企业
文件编号
XT-QP-04-01
文件名称
文件与资料管理程序
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2005-3-3
生效日期
2005-3-6
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6.5.6.2文件更改的核准，应由原版次人员核准，原版次核准人变动时可由原版次核准人上级或接替其职位人员核准，但必须获得原核准背景资料后才能进行文件更改核准。
6.5.6.3文件更改批准后，由文件管理员实施更改。
文件更改时注明更改生效时间，并按“文件发行登记表”的名单发行更改后的文件，同时收回作废的旧文件，文件更改时应在更改处以“△”标记提醒注意。
6.5.7文件的换版与作废
6.5.7.1文件经多次修订（修订状态从0至9次）或文件需要进行大幅度修改时应进行
换版。
原版文件作废，换发新版本，“非受控文件”和“参考文件”不办理更改和换版。
6.5.7.2旧版文件由文管员按“文件发行登记表”收回并记录，需作资料保留的旧版文件，经管理者代表批准加盖“参考文件”印章后至少保留一份在文件管理员处，其它旧版文件加盖“作废”印章或销毁。
6.5.7.3质量记录表单（FM）随相关的文件一同分发控制，其更改时，单独按6.5.6的相关内容进行。
6.6外部文件的管理
6.6.1直接引用的各类外部文件，由管理者代表批准后方可使用，文件的发放管理参照6.5.5条执行，并加盖外来文件受控章。
6.6.2技术研发部门负责定期（每年初）到有关部门核查所用的国际标准、国家标准、部门标准、行业标准等外部文件是否为有效版本，及时更换过期文件。
6.6.3文件管理员对发放到企业外部的受控文件（供应商、外协厂的加工图纸、技术规范等）进行发放管理、更改及作废的控制。
6.7电脑文件的管理
6.7.1电脑中的质量管理体系文件由文件管理员统一管理，未经管理者代表批准不得擅自更改。
6.7.2文件管理员打印的文件应经审核批准后才能发放。
6.7.3电脑中的质量管理体系文件应有备份。
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