岗位职责与管理制度.docx

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岗位职责与管理制度

岗位职责及管理制度

一、高层管理岗位职责

〔一〕执行总裁

执行总裁在企业里主要全面负责本企业的生产经营及日常管理工作,组织、培养高效的管理和业务团队,实现企业经营管理目标和发展目标。

其具体职责如图。

〔二〕财务总监

财务总监的主要职责是按照企业财务战略要求,对企业的财务活动和会计活动进行管理和监督,为企业经营战略提供财务决策支持,实现财务管理目标。

其具体职责如图。

〔三〕行政总监

行政总监的主要职责是全面负责企业各项行政事务的处理,指导下属部门开展工作,为企业的良好运营提供服务支持和后勤保障。

具体职责如图。

〔四〕人力资源总监

人力资源总监的主要职责是规划、指导企业人力资源管理与组织建设,保障企业人力资源供给,提高员工工作效率。

其具体职责如图。

第二章总经理办公室规化管理

第一节总经理办公室岗位职责

一、总经理助理岗位职责

总经理助理的主要使命是协助总经理制定、贯彻落实各项经营发展战略与计划,实现企业经营管理目标,其具体职责。

二、行政秘书岗位职责

总经理办公室行政秘书的主要职责是根据公司各部门的需要,通过行政性支持工作,为公司员工做好行政服务,支持和保障公司战略和发展目标的实现,其具体职责如图。

三、办事专员岗位职责

总经理办公室办事专员的主要职责是,在总经理办公室主任的领导下,负责日常办公事务的具体执行工作,包括办公用品、设备、档案的管理等工作,其具体职责如图。

第二节总经理办公室管理制度

一、公文管理制度

公文管理制度

第1章总则

第1条为规公司公文管理,提高办事效率,特制定本制度。

第2条公司各部门公文收发相关事项均按本制度办理。

第2章公文管理

第3条公文等级分为绝密、、秘密三种,其他为一般文件。

文件级数由发文部门负责人根据文件容确定。

第4条绝密文件打印用专用磁盘,只能打印一份,由起草人呈送有阅文资格的人员。

第5条文件打印用专用磁盘,按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。

第6条秘密文件由阅文人妥善保管。

第3章公文收发管理

第7条部门相关人员草拟公文应注意以下事项。

〔1〕容符合国家政策、法律、法令及地方性行政规章。

〔2〕反映情况客观,实事。

〔3〕文字准确、精炼,条理要清楚,层次要分明,结构要紧密,用语要规。

〔4〕人、地、物名、引文及时间要具体、准确。

第8条草拟的公文应经部门负责人审核后方可上报总经理办公室。

第9条总经理办公室及时登记公文,并报公司相关领导审批后打印签发。

第10条各级领导阅、批公文应仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅。

需要签署具体意见的,要明确、具体。

第11条各级领导对送来的公文要及时阅批,急件应当天给出批复,一般文件应于3天给出批复。

第12条公司所有发文的发文部门应有存档,并将文件原稿〔经领导签字〕审核稿件连同正本二份送总经理办公室存档。

有领导指示的,还应附批复件。

第13条收文工作由总经理办公室统一负责。

总经理办公室收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的容,分送有关领导阅示。

阅示完毕后,由总经理办公室收回归档。

第14条所有公文发放,一定要有登记、签收手续。

第15条公司发文,须由总经理办公室统一编号,具体如下所示。

〔1〕以公司名义对外发文,一律×××字〔××年〕××号。

〔2〕公司监事会发文,用××监字〔××年〕××号。

〔3〕董事会发文,用××董字〔××年〕××号。

〔4〕其他管理部门的发文,用×××字〔××年〕××号。

第16条董事会或相关经营管理部门在对外发布公文应按照以下方式办理。

〔1〕董事会对外发文,须经经营办公会同意后,由总经理办公室向外发布。

〔2〕公司相关经营管理部门需对外发文,应经经营办公会讨论通过后,方可由总经理办公室对外发布。

相关公司重大经营决策的公文,需经董事会审批后方可办理发文。

第17条红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其他文件一般用公司信笺印发。

第4章附则

第18条本制度由总经理办公室编制,解释权归总经理办公室所有。

第19条本制度自颁布之日起开始执行。

二、印章管理制度

印章管理制度

第1章总则

第1条目的。

印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。

为规公司印章管理工作,维护公司的利益,特制定本制度。

第2条适用围。

本制度适用于公司印章、公司法人代表和总经理的印章及部门印章的使用、管理等相关事宜。

第3条相关部门管理责任。

1．公司总经理办公室负责公司印章统一管理,负责发放、回收印章,监督印章的保管和使用。

2．公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取、保管。

第2章印章领取和保管

第4条总经理办公室专人统一管理印章的使用等,按规定执行印章相关工作。

第5条各部门印章由部门领导指派专人妥善保管,不得转借他人。

第6条总经理办公室建立《印章管理卡》,登记专人领取、印章归还、作废等情况。

印章管理卡

种类

细分

名称

印章容

管理责任人

办理责任人

备注

公司印章

名印

公司名印

公司全称

总经理

总经理办公室主任

部门印章

部门印

部门印

公司名

部门名

部门经理

部门经理或

其受权人

职务印章

董事、经理

公司名

职务名

职务本人

职务本人或

其授权人

部长印

财务部经理印

〔银行专用〕

公司名

职务名

财务部经理

财务部经理或

其授权人

注：

"备注"一栏中填写该印章的使用、更新、停用等相关记录。

第7条将印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分,员工持有公司印章的,须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

第3章印章的使用与维护

第8条公司各级人员需使用印章须按要求填写《用印申请表》,将其与所需印的文件一并逐级上报,报公司有关人员审核。

第9条最终由具有印章使用决定权的人员批准后,经办人方可交印章保管人盖章。

第10条印章保管人应对文件容和《用印申请表》上载明的签署情况予以核对,经核对无误的方可盖章。

第11条用印后该《用印申请表》作为用印凭据由印章保管人留存,定期整理后交总经理办公室归档。

第12条使用公司印章,一律填写签报。

特殊情况下,难以备有审批意见和签字为依据,又必须用印的涉及重大事项的文件,应由经办人在《印章使用登记表》上登记时间、事由、审批人、经办人,以备监印人查核。

第13条任何人不得私自动用公章,不得在空白的介绍信、信笺以及白条上盖印,防止发生损害公司利益的行为。

第14条公司总经理对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权。

第15条涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定报公司法律顾问审核签字。

第16条财务人员依日常的权限及常规工作容自行使用财务印章。

第17条公司对外经济活动中,严禁使用下属各部门的印章,应统一使用公司的合同专用章。

第18条印章原则上不许带出公司,确因工作需要将印章带出使用的,应事先填写《用印申请单》,载明事项,经公司总经理批准后,由两人以上共同携带使用。

第19条公司公章的使用决定权归公司总经理,其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。

第20条公司法人代表和总经理的印章,必须经其本人同意后方可使用。

第4章印章的停用管理

第21条遇有下列情况之一时,印章应停用。

〔1〕部门变动或部门名称改变。

〔2〕主管部门通知改变印章图样。

〔3〕印章损坏。

〔4〕印章遗失或被窃,要及时"作废"声明。

第22条印章停用须填写《印章停用申请表》交总经理办公室登记,经总经理审批后发布正式的停用通知,经办人及时将停用印章送制发机关封存或销毁。

公司保存一份《印章停用申请表》,并在印章管理卡上进行登记。

第5章用印要领

第23条公司印章应盖在文件下面。

盖印文件时,一般应盖骑缝印。

第24条公司名称章一般盖于公司名称、部门名称的右侧,盖公司名称章除特殊规定外,一律用朱红印泥。

第6章责任追究

第25条印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向总经理办公室报告。

第26条公司任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章,未经本制度规定的程序,不得擅自使用。

第27条违反本制度规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以行政处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。

第7章附则

第28条本制度由公司总经理办公室负责编制,解释权归总经理办公室所有。

第29条本制度自颁布之日起开始执行。

第三章人力资源规化管理

一、人事主管岗位职责

人事主管的主要职责是协助部门经理编制招聘、培训、考核和薪酬福利等计划,组织实施相关的人力资源具体工作,维护并改善本企业的人力资源体系,其具体职责如图。

二、招聘专员岗位职责

招聘专员的主要职责是参与制定并执行各类员工的招聘政策和计划,分析招聘需求,建立并维护招聘渠道,负责安排面试及新员工入职、签订劳动合同等工作,保证企业各部门的用人需求。

具体职责如图。

四、绩效专员岗位职责

绩效专员主要负责协助主管领导制定并完善企业绩效考核体系,协助各部门负责人实施下属人员绩效考核工作,整理分析绩效考核结果,为企业其它相关工作提供服务。

具体职责如图。

第四章日常事务规化管理

第一节日常事务管理岗位职责

一、行政主管岗位职责

行政主管的主要职责在综合管理部经理的领导下,负责行政资产、行政事务等工作的组织开展,为企业各项工作的正常运作提供有效支持和协调。

其具体职责如图4-1所示。

图4-1行政主管岗位职责

二、监察主管岗位职责

监察主管的主要职责是依照企业领导指示或外部要求,监督企业各部门和相关人员遵守规章制度、规纪律的情况,及时对工作过程中出现的违纪行为予以处理,确保各项规章制度的贯彻落实。

其具体职责如图4-2所示。

图4-2监察主管岗位职责

三、行政助理岗位职责

行政助理协助上级领导完成企业行政事务性工作及综合管理部的日常事务工作,以保证日常办公行政事务顺利进行。

其具体职责如图4-3所示。

图4-3行政助理岗位职责

四、行政专员岗位职责

行政专员的主要职责是在行政主管的领导下,计划安排日常行政办公事务并执行,保证行政工作的顺利实施和高效完成,为企业提供高效流畅的行政服务。

具体职责如图4-4所示。

图4-4行政专员岗位职责

第二节日常事务管理制度

一、文件管理制度

文件管理制度

第1章总则

第1条目的。

通过对公司部文件控制流程进行管理,使文件管理控制工作更加系统、科学、规、高效,以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件,提高工作效率。

第2条适用围。

本制度中的"文件"包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对发布的所有流程、制度、作业标准与规、作业指导书等。

根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分,可分为下列五级文件。

具体如下表所示。

公司部文件各层级容畴

文件等级

文件容

一级文件

公司章程、基本法、质量手册等体系文件、公司营运资质证照等

二级文件

公司核心的业务流程和管理流程等

三级文件

公司日常工作流程和制度

四级文件

各部门、车间部文件

五级文件

各类记录

第3条管理职责划分。

〔1〕各级主管副总主要负责所辖职责围的文件进行审核、批准工作,其中,总经理〔或管理者代表〕还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。

〔2〕总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核,以及二级文件的会审组织工作。

〔3〕综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作,并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管；其中,综合管理部下辖体系文件管理室,并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。

〔4〕各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。

第2章公司部文件编码细则

第4条公司部文件的编码主要由以下五个部分组成。

〔1〕第一部分：

公司代号,代码为×××。

〔2〕第二部分：

层级分类代码,代码分别为1、2、3、4、5。

〔3〕第三部分：

大类代码,代码分别为综〔综合管理类〕、制〔生产制造类〕、市〔市场营销类〕、研〔研发类〕、其〔其它类〕等。

〔4〕第四部分：

小类分类代码,代码分别为目标〔目标计划类〕、人力〔人力资源类〕、办公〔办公类〕、总务〔总务后勤类〕、保卫〔保卫类〕、生产〔生产类〕、质管〔质管类〕、项管〔项目管理类〕、产研〔产品研发类〕、其〔其它类〕等。

〔5〕第五部分：

文件流水号,代码为001～999。

第5条公司部各级文件编码示例如下〔以综合管理部文件为例〕。

〔1〕一级文件：

×××1—001。

〔2〕二级文件：

×××2—综—001。

〔3〕三级文件：

×××3—综—行政—001。

〔4〕四级文件：

×××4—综—行政—001。

〔5〕五级文件：

×××5—综—行政—001—001。

第3章公司各级文件编制、审核、审批规定

第6条公司一级文件,由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。

一级文件编制完成后,需经总经理办公室主任审核后,交由公司总经理审批。

第7条公司二级文件,由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。

二级文件编制完成后,由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。

经会审后,二级文件需交总经理审批。

第8条公司三级文件,若其覆盖围超过2个〔含2个〕职能部门,其编制工作由各归口管理职能部门组织,并交主管副总审核后,交总经理审批。

具体分工如下。

〔1〕目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制,交分管运营副总审核。

〔2〕人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制,交分管行政副总审核。

〔3〕财务类三级文件由财务部负责组织编制,交分管的财务副总审核。

〔4〕生产制造类三级文件由生产部组织编制,交分管的生产副总〔或厂长〕审核。

〔5〕市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制,交分管的营销副总审核。

〔6〕供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制,交分管的运营副总审核。

第9条公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。

公司四、五级文件的编制、审核、审批规定表

文件类别

覆盖围

编制主管部门

审批人员

部门发文

分管业务线的专业性文件,如设备部的《设备操作保养卡》及各类机械图纸、技术部的《工艺作业指导书》、生产部的各工序《生产作业指导书》等

归口职能部门

分管各部门的

主管副总

部门、车间部文件

仅限于本部门、本车间,此类文件的容应保证与公司各项流程和制度不相冲突

各部门、各车间

安排部

分管副总

各类记录

参与质量体系文件中的《记录控制程序》

第10条除部门、车间部文件外,其它公司部文件在容审核后,必须交综合管理部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件容重复性与冲突性的二次审核。

二次审核合格后,各文件编制部门方可送交相关批准人批准。

第4章文件发放管理规定

第11条所有公司部发布的文件均需由综合管理部制定分发号,加盖"受控"章才能发放。

每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号,以便追溯。

第12条体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作,其它部文件的发放由综合管理部行政专员负责实施。

第13条根据文件发放批量划分,文件发放主要两种情况：

大批发放与零星发放。

〔1〕大批发放时,应建立《公司部文件配置、发放与回收登记表》,并报各文件归口职能部门的分管副总审批。

〔2〕零星发放时,应建立《公司部文件发放与回收登记表》。

第14条文件领用人应在《公司部文件配置、发放与回收登记表》或《公司部文件发放与回收登记表》上签名后,方可领取注有分发号和"受控"状态标识的文件。

第15条领用部门领到文件后,应及时建立《收文登记表》。

第16条文件发放完毕后,综合管理部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存,并更新《公司部文件清单》。

第5章公司部文件使用与借阅规定

第17条文件使用部门应及时向相关人员进行文件容宣贯、培训,将文件放置在适当的位置〔场所〕,确保相关人员能够及时、正确地使用文件。

第18条当出现以下情况时,使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》,申请更换或增发。

〔1〕文件破损严重影响使用时。

〔2〕根据使用需要须新增、改版时。

〔3〕文件丢失需重新领用时。

第19条《文件领用、借阅申请表》需经综合管理部审批后方可实施更换或增发。

更改或重新领用时,使用原文件分发号；增发时,应按原分发号顺序新增一个分发号。

第20条公司部文件借阅规定如下。

〔1〕当其他公司或个人需借阅文件时,应填写《文件领用、借阅申请表》,经综合管理部或体系文件管理室批准后,行政专员或文控员方可办理借阅手续,并负责催讨。

〔2〕借阅时最长时间不得超过半个月。

〔3〕公司部各部门、各车间需借阅文件时,应经综合管理部或体系文件管理室审批和登记后,方可办理借阅手续。

借阅时,行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。

第6章公司部文件更改、回收、作废与评审规定

第21条公司部文件在使用时若遇到下列情形之一的,应进行修改。

〔1〕公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。

〔2〕文件容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。

〔3〕文件的容不正确、不适合或操作性不强时。

〔4〕有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。

第22条文件修改程序规定如下。

〔1〕公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时,公司应专门成立文件修改小组进行运作,修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。

〔2〕文件需要更改时,由文件编制部门填写《文件变更审批表》并附具体修改容,交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。

〔3〕文件更改由综合管理部行政专员或文控员按《文件变更审批表》负责组织实施。

更改可采取划〔改〕或换页等方式,同时要做好修改状态标识的更改,在修改处加盖"更改"章,更改应覆盖该文件发放的所有场所。

如采取换页的形式,应将原未更改的页面回收。

第23条文件回收与作废规定如下。

〔1〕当文件改版或修改时,会产生大量的作废和失效文件。

行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。

〔2〕作废文件应进行定期处理。

行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》交部门主管批准后方可处理,将作废文件保留一份,并另加盖"作废存留"标识,归档保存一年备查,其他的进行销毁。

第24条文件评审规定如下。

〔1〕综合管理部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作。

〔2〕文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合,评审容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性,确定文件修改清单和文件新增清单,以持续改进文件的可操作性和科学性。

第7章附则

第25条本制度由综合管理部编制,解释权归综合管理部所有。

第26条本制度经行政副总审核、总经理审批后,自发布之日起开始执行。

二、档案管理制度

档案管理制度

第1章总则

第1条目的。

为了规公司档案管理工作,做好文件资料的保管、借阅回收、销毁工作,发挥档案价值,防止公司信息泄露,特制定本制度。

第2条档案管理体系

〔1〕公司成立两级档案管理体系,综合管理部下属档案室为公司档案主要责任单位,综合管理部的行政专员为兼职的公司档案管理人员；公司二级管理部门为本单位文档保管部门,均应指定专人兼职负责。

〔2〕档案分类、目录、编号的原则由综合管理部统一制定。

公司的档案库应与公司的其他资料库,如工程施工、设计资料库等分开管理。

密级档案必须保证安全。

文书结案后,原稿或正本应归档,需经常性使用的,应留副本使用。

第2章文件、档案整理

第3条文件点收

文件结案移送归档时,根据如下原则点收。

〔1〕检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。

〔2〕文件如经过抽查,应有管理部门主管的签认。

〔3〕文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门科室。

〔4〕与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。

〔5〕有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门送综合管理部签收后,将文件归档处理。

第4条文件整理

点收文件后,应依下列方式整理。

〔1〕中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

〔2〕右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角、理齐钉牢。

〔3〕文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。

第3章档案分类

第5条档案分类应根据容、部门组织、业务项目等因素,按部门]大类、小类三级分类。

先以部门区分,然后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。

第6条档案分类应力求切合实用。

如果因案件较多、三级分类不够应用时,须在第三级之后增设第四级"细类"。

如案件不多,也可仅使用"部门"及"大类"或"小类"二级。

第7条同一"小类"〔或细类〕的案件以装订于一个档夹为原则,如案件较多,一个档夹不够使用时,可分为两个以上的档类装订,并于小类〔或细类〕之后增设"卷次"编号,以便查考。

第8条每一档夹封面首页应设"目次表",案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个"目次"编号为原则。

第9条档号的表示方式如下：

A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2；其中,A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号,D1为档案卷次,E1E2为档案目次。

第4章档案名称及编号

第10条档案名称。

〔1〕档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案容性质为原则,并且要有一定畴,不能笼统含糊。

〔2〕各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示：

其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。

〔3〕档案分类各级名称经确定后,应编制《档案分类编号表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

〔4〕档案分类各级编号应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。

〔5〕档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

第11条档案编号。

〔1〕新档案。

应从《档案分类编号表》查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序,以此来编列档案号。

〔2〕档案如何归属前案,应查明前案的档案号并予以同号编列。

〔3〕档案号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述多件事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档案号。

〔4〕档案号应自左而右编列,右方装订的档案,应将档案号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

第5章档案归档管理

第12条归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹,并视实际需要使用"见出纸"注明目次,以便翻阅。

第13条档案夹的背脊应标明档案夹所含案件的分类编号及名称,以便查档。

第14条文件保存期限,除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下表所列的规定办理。

档案保存期限一览表

类别

永久保存类

10年保存类

5年保存类

1年保存类

容

1．公司章程

2．股东名册

3．公司组织规程及规章制度、工作细则等

4．总经理、股东会记录

5．财务报表

6．政府机关核准的文件

7．不动产所有权及其他债权凭证

8．工程设计、施工、竣工资料

9．其他规定须永久保存的文书

1．公司部预、决算