XX国际大酒店采购手册.docx
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XX国际大酒店采购手册
XX国际大酒店采购手册
总则
为了规范酒店管理公司及直营酒店招标、采购行为，防止招标、采购工作中的腐败，保障公司的根本利益，特制定本《招标、采购手册》。
第一章组织机构及职责
（一）名词释义
1、与公司机构相关的名词释义
1、1“公司”指廊坊荣盛酒店经营管理有限公司。
1、2“直营酒店”指廊坊荣盛酒店经营管理有限公司分管的各单体酒店。
1、3“采购人员”包括公司采购部人员、各直营酒店采购部人员、及其它部门直接或间接参与招标、采购工作的人员。
2、与招标、采购形式相关的名词释义
2．1“公开招标”是指招标人通过报刊、电话、广播、网络等大众传播媒介，公开发布招标公告，使项目信息广为人知，从而吸引有兴趣、有能力的潜在投标人参与投标竞争，并最终选择中标单位，达成合约的招标方式。
2.2“邀请招标”是指招标人根据已有的信息和经验，有针对性地邀请数家具备承担包括但不仅限于酒店固定资产、物料用品、原材料等招标的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织参与投标竞争，并从中选定中标人，达成合约的招标方式。
2.3“议标“是指投标人在某些不宜采用公开招标和邀请招标的特定任务时，直接与有能力的单位进行协商谈判，以求达成合约的招标方式。
2.4“直接采购”是指由公司采购部或直营酒店采购部进行厂家询价、谈判工作，并通过“三比一算”等方式确定供应商。
3、报告及表格类释义
3.1采购计划表，是指筹备期、运营期各直营酒店根据酒店规划参数拟定需要采购物资的名称、规格、数量、技术要求、进场时间（生产周期）等。
3.2招标方案，是指公司采购部拟定关于招标操作相关的工作内容，如招标范围、招标形式、拟选投标人、投标单位考察及招标组织等内容。
3.3“定标报告”是指公司或直营酒店的招标工作结束后，由招标主持人以报告形式将招标情况上报至最终审批组织或审批人审核。
（二）招标、采购组织机构
1、机构设置及成员
公司设立招投标委员会、评标小组（或称评委，下同）和监标小组，依据本手册和有关要求进行各项招标工作，其他部门或人员不得以违反法律法规及本手册的任何方式干预招标工作。
招投标委员会、评标小组、监标小组等为非常设机构。
评标小组、监标小组人数应为单数。
1.1公司招投标委员会是招标、采购过程中实施工作指导和监督的管理机构，是公司及直营酒店招标、采购工作的最高管理机构。
委员会成员不得少于3人，原则上招投标委员会成员不参与评标工作，招投标委员会成员由董事会确定。
1.2公司采购部是公司招标、采购工作的常设机构，负责公司战略采购、集中采购的实施和对直营酒店权限范围内的招标、采购工作实施工作指导和监督的管理机构。
由采购主管及采购专员组成，采购部人员不参加评标工作。
1.3直营酒店招标、采购领导小组是直营酒店招标、采购过程中实施工作指导和监督的管理机构，由直营酒店总经理及相关运营部门负责人临时组建。
1.4直营酒店采购部是直营酒店权限范围内的招标、采购工作的主要实施者，必须服从于公司采购部领导，同时配合公司采购部完成各项招标、采购工作。
由直营酒店采购经理及采购专员组成，采购部人员不参加评标。
1.5酒店管理公司审计部有权对公司及直营酒店从事的任何招标、采购项目活动进行监督和指导。
有权监督任何招标、采购活动的程序是否符合公司的相关制度直至直接参与招标、采购活动。
1．6评标小组负责按招标书要求、评标方案和细则进行独立评标，推荐候选中标人，评标小组不得少于5人，并应为单数，评标小组成员可在公司及集团内挑选，也可在公司外聘请，外聘评委不应多于公司内评委。
评标工作小组成员名单及相关资料报备后，如个别确需变动可由分管总经理批准，向现场监标人员说明并在评标结果报告书中列注，重要的或标的较大的项目评标人员的变动应上报招投标委员会报备说明。
1.9监标小组应认真阅读招投标文件，掌握开、评标现场及全过程情况，并指定人员做好监标记录、报告。
监标人员应在采购部以外人员中选择，不少于3人，为单数。
2、各组织机构职责
2.1招投标委员会职责
2.1.1根据权限设置及流程负责审定招标方案、定标报告，最终确定投标单位。
2.1.2对于大宗物资、用品及重要设备听取论证，并做评判，最终确定型号、颜色、规格、数量及价格。
2.1.3监督与指导采购工作运作程序、工作方法及相关文件下发；
2.1.4根据公司采购部的报告确定战略和集中采购合作伙伴；
2.1.5负责对公司战略采购、集中采购方案的审批和中标人的确定；
2.1.6根据流程及权限对采购部上报的关于招标、采购方面的文件、报告进行批复；
2.1.7负责对采购部提出的技术、经济、节能等方面的替换方案和建议做出评审和确定；
2.1.8C-GI类采购（一百万及一百万以上）的招投标项目，必须经招投标委员会审定，根据招投标委员会意见执行，最终由招投标委员会批复。
2.1.9重要设备、用品、家具、灯具、原料及其它重要的物资等，具有影响酒店品质、文化、风格、安全、营收等因素的物资必须经招投标委员会审定。
2.1.9其他需要由招投标委员会完成的工作。
2.2直营酒店招标、采购领导小组职责
2.2.1推行公司采购部下发的招标、采购相关管理制度；
2.2.2对直营酒店的招标、采购工作实施指导和管理；
2.2.3对直营酒店采购人员所上报的文件、报告、合同等做出批示或评审；
2.2.4负责对直营酒店权限范围内的招标、采购方案的审批和中标人的提议；
2.2.5负责对直营酒店各供方评价结果的初步评审；
2.2.6对甲方认质认价材料（设备）和当地政府职能部门指定、推荐的材料（设备）做出评估和审批。
2.2.7其他必须由直营酒店招标、采购领导小组完成的工作。
2.3招标主持人的职责
2.3.1负责履行公司招标审批及备案手续办理；
2.3.2按招标文件规定的开标程序组织开标现场评标活动，但不参与评标；
2.3.3在开标前半小时组织评委熟悉招标文件以及介绍投标人情况；
2.3.4负责书面通知监督机构及人员参加开标会议；
2.3.5有明确规定的其他职责。
2.4公司采购部职责
2.4.1负责全公司范围内招标、采购的相关管理制度的制定、下发、推行、监督和完善;
2.4.2对各直营酒店的招标、采购工作实施指导和监督，并做出客观评价；
2.4.3负责招标、采购信息库的建立和维护，并依据直营酒店提供的供方年度评价结果，对库内供应商进行客观评价并按制度进行管理；
2.4.4实施公司战略采购、集中采购工作；
2.4.5负责对长期战略合作供方和集中采购供方的开发及管理；
2.4.6每年对直营酒店招标、采购工作实施年终评价；
2.4.7对酒店固定资产类、物料用品、原材料等物资的市场行情和新型、节能、环保、高效材料（设备）的收集、了解与分析；
2.4.8协助运营部门、工程部或审计部完成酒店固定资产类，物料用品、原材料等相关的咨询工作；
2.4.9拟定招标业务的招标方式并按规定上报审批；
2.4.10根据批准的招标方式负责编制招标文件（或称招标书,下同），包括招标的具体程序、时间安排、招标业务描述、投标人资格、评标方案；
2.4.11推荐、组成评标小组或提出建议名单;
2.4.12联系落实监标人员；
2.4.13编制招标书、标底、合同和其它文件并按有关规定办理审批；
2.4.14联系投标人、按招标项目要求安排对投标人的资格预审，选择合格的投标人进行投标；
2.4.15具体组织实施招标日常工作、协调与地方行政主管部门的关系及处理招标的其它事项。
2.4.16负责拟定科学合理的招标方案、评标方法，报招投标委员会审批，并在标书上载明评标方案或原则；负责在开标前制定具体的细则。
2.4.17对招标、评标整个过程进行记录。
2.4.18对各项合同的评审、备案工作。
2.4.19完成上级领导交给的其它任务。
2.5直营酒店采购部职责
2.5.1执行公司制定的各项关于招标、采购的相关管理制度,配合公司采购部工作；
2.5.2根据公司采购部制定的管理制度，制定直营酒店采购部的采购管理方案和实施细则；
2.5.3配合公司采购部建立招标、采购信息库；
2.5.4实施直营酒店职责范围内的招标、采购工作；
2.5.5组织相关专业人员对物资开展验收工作；
2.5.6对合作供方实施年度评价并形成评价报告；
2.5.7协助直营酒店运营部门、工程部、预算人员做好固定资产、物料用品、原材料的询价、市场行情了解等工作；
2.5.8对当地市场行情的调查和了解，并做好市场分析，消除不利因素的发生。
2.5.9完成上级领导交给的其它任务。
2.8评标小组工作职责
2.8.1评标小组负责按招标书要求、评标方案和细则进行独立评标，推荐候选中标人。
2.8.2评标小组客观的评价投标单位，坚持公平、公正，本着对企业负责的态度，甄选合适的投标单位。
2.8.3评标人员根据各自职能，自行评定，并填写评标报告，并在报告上签字确认。
2.8.4商务与技术由专业人员专项评审，商务评审负责对投标单位资质、信誉、产品认证、清单、价格及招标文件要求的相关文件进行审核。
技术标评审负责对方案可行性、安全性、稳定性、节能环保、产品实用性、产品规格、颜色、质量等进行评判。
2.9监标小组工作职责
确定招标项目时就应确定监标人员，监标人员要从对投标人资格审查开始时就要进行跟踪监督。
评标过程中如需更换监标人员的应经分管总经理批准（集团派出的人员由派出部门主要负责人批准），并在评标报告中说明。
2.9.1监标小组成员应认真阅读招投标文件，掌握开、评标现场及全过程情况，并指定人员做好监标记录、报告。
2.9.2监标人员不得作为评标成员对具体投标人进行评分或投票。
2.9.3在监标过程中如发现评标有偏离招标文件或评标方案不科学、不合理、不利招标人的评标操作的，监标人员应及时提出纠正或劝告。
2.9.4如出现评标小组意见分歧较大，或投标人有弄虚作假的可疑情况，有可能损害公司权益等情况时，监标人员可采取必要的措施，包括提醒评委注意审核标书及表决该标的处理意见，及向招标组织人员提出建议，直至中止该次评标、封存招投标文件；如果招标人仍坚持继续评标的，可在评标后冻结评标小组评标结果，提请招投标委员会进行调查后再对该项招标进行处理；情况特别严重的，在不违反招标文件及有关法律、法规、规章的情形下，监标小组经请示批准后可以当场宣布评标结果无效。
2.9.5监标人员有权劝诫影响评标工作正常进行的人员离开现场或现场取消违纪评标人员的评标资格，并将有关人员的表现上报招投标委员会。
监标人员采取上述第（2.9.4）、（2.9.5）项具体措施（不含提醒、劝诫、提出处理建议、上报有关人员表现）前须请示招投标委员会。
2.9.6监标人员如对评标过程、结果有异议、保留意见或建议，应在审核、签署评标纪要或评标结果报告书时用文字明确陈述，以供招投标委员会审批时参考。
第二章采购形式及权限划分
（一）招标业务范围及必备条件
1、招标业务范围
必须招标的业务主要包括但不仅限于固定资产类、低值易耗品类、物料用品类、原材料类及大额广告宣传等。
1.1固定资产在10万元以上（包括10万元）必须采用招标方式；对于10万元以下的项目是否采购招标方式，可由公司采购部根据实际情况来确定采购方式。
1.2必须招标的低值易耗品、物料用品、原材料用品在5万元以上（包括5万元）；对于5万元以下的采购项目，可由公司采购部及直营酒店采购部门根据实际情况来确定采购方式。
1.3中介服务业务、办公用品及设备购置、礼品及宣传品采购和广告宣传费项目不受上述金额限制。
2、招标、议标或议价、直接采购操作的基本要求
招标公告发布渠道应尽量拓宽，采用媒体发布和自行邀请方式相结合，争取较多的投标人前来投标。
2.1公开招标项目的招标公告，必须至少在1份以上的当地主要报纸（当地发行量大的报纸）和相关的行业网、招标网站上刊登。
其中固定资产的预算金额300万元以上、其它项目200万元以上的至少要在2份以上的主要报纸上刊登。
在1份报纸上刊登公告的应在当地发行量前2名的报纸中选择；在2份报纸上刊登公告的应在当地发行量前3名的报纸内选择；
2.2采用邀请招标方式的应至少向5名以上符合投标资格的单位（招标对象）发出投标邀请书，避免出现仅邀请少数客户或关系户的情况出现。
当符合投标资格者不足5名时，方可向3名或4名符合投标资格者发出邀请书。
2.2.1采用邀请招标方式的，在上报文件中应说明采用邀请招标及选定邀请投标人的标准、原因。
3、在招标过程中需将招标项目改为议标的，分两种情况处理：
3．1开标前，对已知符合要求的投标人将不足3名，需作为议标方式进行的项目，须由采购部书面说明原因和申请。
3.2开标后发现符合要求的有效投标人不足3名的，应重新招标。
4、议标项目，除公司已先行批准者外，不满10万元的应报公司主管领导批准，10万元以上的，应书面经招投标委员会详细说明原因和提出具体操作方案，并经招投标委员会批准后方可操作。
5、议标和议价操作必须严格管理，对议标或议价对象的条件以及该议标或议价项目的技术质量、标准的要求，不能低于招标要求，具体操作上应参照招标的相关程序和要求进行。
事先获得批准的议标或议价项目，也应制作、发出和回收议标或议价文件，经议标或议价小组进行评定，并出具报告书，对议标或议价结果办理审批手续。
6、特殊业务的处理。
6.1户外广告位出租应招标。
6.2户内广告位、物业出租业务可以招租。
本手册的招租，是指依竞争性招来客户租用本公司的物业（包括但不限于土地、厂房、商铺、写字楼、宿舍及户内广告位等）的经营活动。
7、招租方式可采用公开招租、邀请招租、公开竞价、议租、引进、续租等。
7．1公开招租，是指在公司网站及公共媒体上公开发布招租信息，并有3家以上的单位应租，通过综合评审确定承租人。
7.2邀请招租，指在公司网站发布招租信息，并向至少3家以上符合招租前已订明的应租条件的单位发出招租邀请，通过综合评审确定承租人。
7.3公开竞价，指有5家以上的单位参与应租的，以公开竞价、价高者得的方式来确定承租人。
7.4议租，指物业位置偏僻、经公开招租后应租人少于3名，或为完善配套功能而必须的配套经营项目，与意向租户进行洽谈协商来确定承租人。
7.5引进，指引入可产生增加人流、凝聚客商、增强广告效应的、经营实力强并在酒店上或国内同行业有影响力的驰名品牌租户，但事先必须制定明确标准。
7.6续租，指与招租方有长期合作关系、品牌形象及信誉好、聚客能力强、在经营期内完全履约的租户在合同期满时可给予续约，原则上续约租金应有所增长。
8、户内广告位及物业商铺招租，原则上以公开招租、邀请招租、公开竞价方式进行，经书面请示公司批准，也可以引进、议租、续租方式进行。
8.1采用议租、引进、续租的招租业务，公司采购部应制定具体的制度与办法，明确规定其适用的具体对象、条件和程序。
该等制度与办法应经招投标委员会审批，按该等制度与办法办理的项目应报公司领导审批。
8.2采用邀请招租方式的，邀请范围应涵盖所知绝大部分可能需要和适合租赁所有招租物业的酒店，不允许在符合条件的客户群中仅选择其中少数客户或关系户。
9、为消除承租方租赁期满频繁搬迁的顾虑及确保酒店稳定的租金收入，在同等条件下可给予原承租人优先承租权。
10、公开招租、邀请招租、公开竞价和议租的具体操作，必须做到公开、公平、效益。
11、招租（包括公开招租、公开竞租、邀请招租、引进、续租、议租）应有充分计划性，提前做好准备工作，避免招租不成功而导致空置损失租金。
尽量在原租赁合同到期或新开发可供出租的户内广告和物业具备招租条件之前不少于60个工作日内开始招租立项工作，进入相关工作流程。
12、采用公开招租和公开竞租方式时，公布招租信息的期间应不少于1个月。
13、公布信息的范围应尽量广泛，除了在公司网站公布外，应同时在报刊及招租物业影响度较强的网站上发布招租信息。
14、对于招租过程的立项、审批、会议讨论、评审、谈判等一系列过程必须做好完整的文字记录、收集相关资料，以备日后查核有关材料，任何人不得弄虚作假。
15、广告宣传项目，单次广告宣传费预算金额5万元以上的应以以下方式进行：
15、1在电视台、电台、报纸、杂志等媒体发布广告的，可直接与该媒体或其独家代理商进行议价；如通过中介或非独家代理商的，应以招标方式进行。
15.2通过手机短信、网络发布广告，可直接与电信营运公司（如中国电信、中国移动和中国联通等）或网络营运商（如新浪网、搜狐网、网易等）进行议价；通过中介代理商的，应以招标方式进行。
15.3户外广告发布（包括但不限于公交车身广告、车站或地铁站牌广告、电梯内外电视平面广告、公交车或的士内电视平面广告、建筑物上广告、道路路牌广告）在指定位置发布的，可用议标或议价方式处理；在非指定位置或非指定媒体投放的，应以招标方式处理，招标前应对不同类型的媒体（至少2类）的使用效能作询价比较、评估，并保留相关资料，招标时，应至少选择3家以上广告商。
15.4市场推广活动策划、节日装饰、广告创意、设计及按已定设计的广告制作、安装、印刷等有既定标准或可量化的项目，应以招标方式办理。
16、维修设备、生产线所需的配件及专用备品备件经充分技术评估后必须向原生产商家采购的，可用议价方式办理，如有多家代理商的必须多家报价进行比价。
17、办公用品及设备的购置或日常维护服务项目（电脑硬软件设备需由原厂供应商、指定供应商提供专业服务或需由特定供应商提供符合有关专业要求服务的除外），对单项（单次、单一品种、单个供应商，下同）金额在6万元以上、或者1年内预计达到10万元以上的必须招标。
18、对单项金额不满6万元的，或1年内预计金额不满10万元的，应以议价方式办理，议价的商家应不少于3家。
（二）酒店管理公司、直营酒店招标、采购对象划分
1、酒店管理公司招标、采购包括但不仅限于酒店固定资产、物料用品、酒店原材料、酒店物业租赁、酒店广告宣传等。
2、直营酒店招标、采购包括但不仅限于酒店食品原料、酒店日常零星消耗品、餐饮酒水饮料、酒店绿植、酒店间断性印刷品等。
3、对于酒店长期需要供应的酒水饮料、海鲜产品或副食品等供应量较大的供应商由直营酒店提供相关信息，经公司采购部详细调研后，拟定具体操作方案，进行综合评定选择具备良好信誉及实力的供应商。
（三）采购等级划分
1、酒店筹备期
1．1酒店固定资产类（包括但不仅限于电器、家具、设备类、灯具、不锈钢等耐久物资）
1.1.1C-GI类采购预计一次性招标金额100万元（含）以上的招标采购项目；
1.1.2C-GII类采购预计一次性招标金额50万元（含）以上的招标采购项目；
1.1.3C-GIII类采购预计一次性招标金额10万元（含）以上的招标采购项目；
1.2酒店物料用品类（包括但不仅限于布草、洗涤用品、餐具、清洁工具、一次性用品、印刷品等低值易耗品）
1.2.1C-WI类采购预计一次性采购金额50万元（含）以上的招标采购项目；
1.2.2C-WII类采购预计一次性采购金额10万元（含）以上的招标采购项目
1.2.3C-WIII类采购预计一次性采购金额5万元（含）以上的招标采购项目；
1.3酒店原材料类（包括但不仅限于酒店干货食品、粮油食品、酒水饮料、和海鲜、及其它荤素原料）
1.3.1C-YI类采购预计一次性采购金额20万元（含）以上的招标采购项目；
1.3.2C-YII类采购预计一次性采购金额10万元（含）以上的招标采购项目
1.3.3C-YIII类采购预计一次性采购金额5万元（含）以上的招标采购项目；
2、酒店运营期
2．1酒店固定资产类（包括但不仅限于电器、家具、设备类、灯具、不锈钢等耐久物资）
2.1.1Y-GI类采购预计一次性招标金额10万元（含）以上的招标采购项目；
2.1.2Y-GII类采购预计一次性招标金额5万元（含）以上的招标采购项目；
2.2酒店物料用品类（包括但不仅限于布草、洗涤用品、餐具、清洁工具、一次性用品、印刷品等低值易耗品）
2.2.1Y-WI类采购预计一次性采购金额10万元（含）以上的招标采购项目；
2.2.2Y-WII类采购预计一次性采购金额5万元（含）以上的招标采购项目
2.3酒店原材料类（包括但不仅限于酒店干货食品、粮油食品、酒水饮料、和海鲜、及其它荤素原料）
2.3.1Y-YI类采购预计一次性采购金额10万元（含）以上的招标采购项目；
2.3.2Y-YII类采购预计一次性采购金额5万元（含）以上的招标采购项目；
（四）采购形式与审批权限
本《手册》中的采购形式分为：
公开招标、邀请招标、议标、直接采购。
对于公开招标和邀请招标公司不做特别规定，各级实施部门可以自主选择，但必须保证不能与国家有关政策、法规相冲突。
采购最终审批权限分为：
招投标委员会、分管总经理、酒店管理公司总经理（酒店运营期：
分管总经理、酒店管理公司总经理共两个级别）共三个级别。
具体划分情况详见下表：
1、酒店筹备期采购形式及审批权限
形式及
权限
采购
等级
采购形式
最终审批权限
公开招标或
邀请招标
议标
直接
采购
管理公司
总经理
分管总经理
招标、采购
委员会
C-GI类采购
C-GI类采购
C-GI类采购
C-GII类采购
C-GII类采购
C-GII类采购
C-GIII类采购
C-GIII类采购
10万下
10万下
C-GIII类采购
C-WI类采购
C-WI类采购
C-WI类采购
C-WII类采购
C-WII类采购
C-WII类采购
C-WIII类采购
C-WIII类采购
5万以下
5万以下
C-WIII类采购
C-YI类采购
C-YI类采购
C-YI类采购
C-YII类采购
C-YII类采购
C-YII类采购
C-YIII类采购
C-YIII类采购
5万以下
5万以下
CYIII类采购
2、酒店运营期采购形式及审批权限
形式及权限
采购等级
采购形式
最终审批权限
公开招标或
邀请招标
议标
直接
采购
管理公司
总经理
分管总经理
Y-GI类采购
Y-GI类采购
Y-GI类采购
Y-GII类采购
Y-GII类采购
5万以下
Y-GII类采购
5万以下
Y-WI类采购
Y-WI类采购
Y-WI类采购
Y-WII类采购
Y-WII类采购
5万以下
Y-WII类采购
5万以下
Y-YI类采购
Y-YI类采购
Y-YI类采购
Y-YII类采购
Y-YII类采购
5万以下
Y-YII类采购
5万以下
3、有下列情形的，招标、采购各实施部门可酌情调整采购形式及时间节点。
⑴、因筹建进度原因导致筹备期缩短，导致招标、采购工作无法按照原定时间节点进行。
⑵、因标的物在型号、款式、大小、质量有变更的情况下，导致采购工作无法按照原定计划执行的招标、采购项目。
（3）、其他采购人员认为需调整采购形式的；
第三章招标、采购工作相关文件的上报
为了规范公司采购管理，公司发生的一切采购行为都应具有可追溯性，公司采购部及直营酒店采购部需上报公司的招标、采购相关文件及编制要求如下：
（一）关于招标、采购方案及表格
1、酒店建设筹备期：
指酒店在试营业之前的筹备阶段。
1.1采购计划表，表中要注明酒店营业功能配置、标的物名
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