印鉴管理所用表格.docx

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印鉴管理所用表格

印鉴管理制度

第1章总则

1，目的：

为规范公司印鉴的管理，在安全、严谨和高效的基础上，特制定本制度。

2，适用范围：

本制度适用于公司正式印章、专用印章和其他印章的管理流程、内容

及相关使用权限。

3，职责划分：

集团各部、分公司在印章管理工作中的职责划分如下表所示。

印章管理职责明细表

部门名称部门主管集团部门章各部门

职责明细

集团综合管理部分公司公章合同专用章

对集团本部、各公司的印章管理负总责1.负责制定印章管理制度2.负责审核各类印章的刻制需求3.负责公司董事长签名章的管理及用印监督4.

负责公司印鉴样式的备案、注销等管理工作5.行政事务部行政事务部主任

总经理其他部门

物资供应部

物资供应部主管（金额壹万元以下）

公司综合部

分类上报以及印章刻制工作接收各部门上报的刻制申请,物资供应部

集团总裁

财务部

负责公司财务管理类印鉴的管理工作（金额壹万元以上）

各部门财务专用章

按印章管理制度保管本部门使用的印章，并监督用印情况财务主管财务部

印鉴的种类章第2

正式印章是指集团公章、集团下属分公司公章、合同专用章等国家规定的正式印章。

1,

专用印章指集团财务专用章、人事专用章、各职能部门章、各项目部章以及分公司2,

财务专用章等指定用途的印章。

其他印章指公司以个人名义刻制的用于公务活动的签名章以及用于公文校对、普通3,

文件收发等文件控制的印章。

印鉴的使用范围章第3

正式印章的使用范围1,

）发送正式公文、电函、传真件等。

1（

）报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。

（2

）签定重要合同、协议等文件。

3（

）颁发各类荣誉证书或奖状等。

（4

1．

（5）董事长批准加盖公司公章的各类文件。

2,专用印章的使用范围

（1）集团各部门、分公司在其职权范围内，与公司内部对口业务部门的电文、通知、

函件等工作联系。

（2）集团各部门、分公司用于对外工作事项文书和授权范围内的工作函件等。

（3）集团各部门主管、分公司总经理批准加盖专用印章的各类文件。

第4章印鉴的刻制

1，各部门根据业务需要提出印章使用申请，填写“印章刻制申请表”。

2，凡带有公司抬头的各类公章、集团部门章、财务专用章、业务专用章、合同专用

章等重要印章的刻制，需经集团行政管理部的审核，报集团总裁批准。

3，各分公司及部门章及不带单位名称的普通印鉴的刻制，经使用部门申请，公司总

经理批准，报集团行政管理部备案实施。

第5章印鉴的保管

1，集团本部及下属各公司的各类印鉴，统一由集团行政管理部档案室建档管理。

根

据工作需求，保管方式分为直接保管和授权保管。

2，具体分管：

（1）直接保管：

集团及各公司使用的公章、合同章、业务专用章、法人章，统一由

集团档案室印鉴管理员管理，签订管理协议。

（2）授权保管：

集团各部及分公司因为工作的特殊性，如财务部、融资部，需要频

繁用章；或者由于地域限制等原因，如上海分公司。

以上部门及分公司，由行政管理

部授权，落实专人负责印鉴保管，并签订管理协议。

3，保管人对印章的使用负责，并如实登记备案。

因违规用章造成的损失或造成不良

影响，公司将追究保管人和部门主管责任，并由部门主管及保管人承担全部损失。

第6章印鉴的启用和使用

1，印章的启用

（1）印章刻制完毕，由行政管理部统一留存印鉴样式备案并签订《印鉴使用保管责

任协议》。

（2）申请使用部门印章保管责任人在登记后可领取印章，生效启用。

2．

2，印章的使用

（1）使用印章应严格按照审批手续执行，统一填写《印章申请单》并经相关权限领

导审批，遵守不审批不盖章的原则，遵循“申请—审批—登记—使用”的流程。

印章使用审批权限

审批人印章名称使用部门

财务部财务主管

）分公司各部门印鉴审批人分别为各部门负责人。

2（

财务方面为财务科科长。

行政相关的为行政部主任或以上领导。

其余的印鉴审批人为总经理。

万以内的，由物资供应部主任审批。

1物资供应部的采购金额在

万以上，由集团总裁审批。

采购金额在1

集团各部门使用印鉴时，部门主管为审批人。

）公章、合同章及部门章的印鉴使用人必须将用印时间、文件标题、盖章次数、（3

具体承办人、批准人等事项留底和印章使用登记。

行政管理部对登记情况进行不定期

检查。

3．

（4）使用印章必须字迹清楚，位置恰当，一般要骑年盖月，需代章时必须注明“代”

字。

加盖法人公章时对加盖文件页数在一页以上的，必须加盖骑缝章。

（5）各分管领导如出差等原因,可书面委托相应责任人员行使日常事务使用印章的签

字和资料的审核把关权力。

。

（7）

（8）在实际工作中，因办事机关工作性质或受时效限制，须出借公司公章的，填写

《印鉴借用申请表》，经总经理或集团部门主管审批，并由印章管理人员跟章、监章。

（9）“印鉴使用登记明细”和“外出使用印章情况登记表”作为公司档案永久保存，

按序号交行政管理部档案室存档。

第7章印鉴的变更、遗失及注销

1，印章的变更

各部门需要变更印章时，须在原印章注销后按本制度刻制的相关要求申请新印章。

2，印章的遗失

（1）各部门印章保管人有责任确保印章的安全，若出现遗失或保管不当导致印章非

正常使用，按公司工作失误处罚规定追究当事人的责任。

（2）各部门印章保管人或使用人在保管或使用期间，因意外原因造成印章丢失、毁

损的，应立即向主管领导汇报，并书面报告详细经过，等候领导指示处理。

（3）对于丢失的印章，属于对外用章的应首先向发生地公安机关报案，并做好笔录。

在公安机关取得笔录后，应起草声明并在当地有影响的报刊上发布丢失的印章作废，

以尽可能地减少将来的纠纷。

3，印章的注销

（1）印章注销的原因包括公司组织架构调整、业务方向调整、印章失效或磨损等。

（2）已注销的印章应由保管责任人上交行政管理部，并在“印章注销申请表”中登

4．

记备查。

（3）在公安部门备案的印章注销后，由行政管理部登记并按国家相关规定办理注销

手续。

（4）因印章磨损严重需要重新刻制的，按本制度印章刻制程序办理。

第8章责任追究

1，印章管理和使用发生责任事故时的责任追究：

（1）印鉴的管理、监督由行政管理部以每月一次不定期检查作为绩效考核的依据。

（2）使用印章的部门、员工不按本制度规定程序办理的，印章保管人不得予以用印，

否则，每发现一次，对使用人和保管人各扣100元。

（3）用印部门主管对本部门员工或分管部门员工用印审批不严，用印后造成错误或

损失的，每发现一次，对审批领导扣200元。

（4）各印章保管人出现私自留存（包括应予销毁、工作交接等情况）、私自使用、私

自外借等违规现象，每发现一次扣300元，对上述行为造成损失的，视其严重性，扣

各印章保管人及其主管领导500～1000元。

（5）印章保管人对印章保管不善，造成印章丢失、毁损的，扣直接责任人和主管领

导各1000元。

如给公司造成经济损失的，还将对直接责任人追究经济损失。

（6）对擅自使用、盗用或私刻印章等违法行为，集团公司给予当事人辞退处理并报

司法机关予以惩处。

第9章附则

1，本制度由行政管理部负责制定、修改。

2，本制度经集团总裁审批后生效实施。

附件资料：

5．

各部门持章统计备案登记表

印章刻制申请表

印鉴使用申请单

印鉴借用申请单

印鉴保管责任协议书

各部门持章统计备案登记表

持有部门：

统计日期：

章盖章样集团行政管理部集团行政管理部（审核）

集团总裁

集团总裁（审批）

印鉴名称使用部门

经办人

备注（请说明印章具体保管人）

：

部门领导或主管领导签字：

填报统计人：

注：

各部门须如实统计所在部门的印章，如若未按规定要求使用，由此引起的一切后

果由所在部门承担。

公司Xxxxxxxx

6．

印章刻制申请表

申请刻制部门：

日期：

年月日

刻章名称：

公司总经理申请部门/申请人

印鉴使用申请单

使用日期：

年月日

用途

部门审审负核批

责人人人

印鉴借用申请单

7．

使用日期：

年月日

印鉴名称借用经手人借用部门

借用理由及归还日期

/借用公司

部门负责人

印鉴保管使用责任协议书

（以下简称甲方）印鉴保管委托方：

管理使用第一责任人：

（以下简称乙方）

印鉴保管责任人：

（以下简称乙方）

根据集团印鉴管理制度和印鉴管理制度补充规定，为规避风险，加强管理、消除隐患，

特签订本印鉴保管使用责任协议书：

一、保管印鉴单位：

二、保管的印鉴：

三、印鉴保管使用第一负责人：

四、印鉴保管责任人：

五、乙方必须严格遵守印鉴管理制度和印鉴管理制度补充规定，保证印鉴保管使用的

8．

制度化和规范化。

六、鉴于保管印鉴的特殊性，乙方必须做到作风正派，坚持原则，敢于负责。

服从印

鉴管理制度和使用监督，做到防患于未然。

承担起印章保管和使用的全部责任。

七、乙方使用印章应严格审批手续。

使用时应统一填写《印章使用申请单》，将盖章

资料的复印件（资料页数增多时可仅提供盖章当页和封面）和《印章使用申请单》

建立印鉴使用台账，每月定期移交公司档案室统一存档备案。

八、乙方接受甲方定期或不定期的印鉴审计，审计中的一切问题，乙方承担相应的责

任，乙方的印鉴保管责任人因擅自离职而使印鉴丢失，应承担由此造成的全部经济损

失和追究法律责任。

九、乙方在工作变动或离开工作岗位时，应及时办理保管移交手续，并应将有关事宜

通报集团行政管理部。

同时在各部门《持章统计备案登记表》上签上具体印鉴保管人。

十、本责任协议书作为公司印鉴管理制度和补充规定的附件，与印鉴管理制度具有同

等效力。

本协议的有效期为壹年,自签订之日起有效,到期则需重新确认签约。

本协议

一式两份，由甲乙双方各执一份。

甲方：

乙方：

印鉴保管使用第一责任人签名：

授权代表签名：

印鉴保管责任人签名：

签约日期：

年月目

9．