江门市江海区档案局.docx

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关于印发大事记和组织沿革编写方法的通知

各街道办、区直各单位：

为切实帮助各单位做好档案移交前的准备工作，我局编辑整理了《大事记的编写方法》和《组织沿革的编写方法》，现印发给你们，请参照学习，编写好本单位的《大事记》和《组织沿革》。

附件：

1、《大事记的编写方法》

　　　2、《组织沿革的编写方法》

江门市江海区档案局

二○○六年七月十九日

附件1：

大事记的编写方法

为使各单位档案人员对编写大事记有一个初步的认识，掌握基本的编写方法，我局编辑整理了《大事记的编写方法》，供参考。

大事记是按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。

一、大事记的种类

（一）按记载范围和对象分：

⑴机构大事记，⑵国家或地区大事记，⑶专题大事记，⑷个人生平大事记。

（二）按记载内容分：

⑴综合性大事记，⑵专门性大事记。

（三）按编写体例分：

⑴编年体大事记，⑵纪事本末体大事记，⑶分类编年体大事记。

目前，我区大部分单位编写大事记的方法主要采用：

按编年体大事记、纪事本末体大事记进行编纂。

1、编年体大事记：

即按年、月、日顺序逐年、逐月、逐日记载历史事实，一事一条。

即按时间写大事，先记时间后记事。

编年体大事记优点：

编年体是以年月为经，以事实为纬，它易于看出不同历史时期内各个历史事件的联系，它叙述事件发生次序分明，在时间上给人以完整的历史概念，而且同一时期的事件可以同时看到，便于综合考察当时社会各方面的情况，有“理尽一言，语无重出”的长处。

不足：

一些跨年、跨月和因果关系密切的事件无法记载。

只能人为地将事件分开，割断，其首尾不能相应，翻阅时比较麻烦。

一件事经历时间较长，用编年体记载就会分散而不集中。

2、纪事本末体大事记：

即以事件为中心，按事列目，然后按时间顺序从头到尾详细完整地记述事件的始末。

即按事写时间，先记事后记时间。

二、大事记的作用

1、便于了解历史、总结经验教训。

2、可以弥补档案史料汇编、历史著作和地方志的不足。

3、是进行爱国主义教育的好素材。

4、大事记一般是按编年记事，条理系统清晰、出处有据，对读者利用档案起启示和引导作用。

5、通过编写大事记，可促进单位工作。

三、大事记的结构

大事记一般由题名、正文组成。

正文是大事记的核心部分，它又包括大事时间和大事记述两部分。

此外，根据大事记的编写目的、对象、篇幅长短、年限长短等情况，还可以设置前言（或编辑说明）、目录、概况、附录（包括注释、材料出处、图表等）。

四、大事记的表述方法

大事记的核心部分是正文。

正文由大事时间和大事表述组成，大事时间在前，大事表述在后。

（一）大事时间

大事时间是大事记的主要组成部分，时间对于历史事件有着重要意义，因为任何事件都是在一定时间发生的，因此，时间记载必须准确无误。

一般都必须写明某年某月某日，有的甚至要写明时、分、秒。

对于中华人民共和国成立以前的历史事件，除了写明原纪年，还要注明公元纪年。

大事记要严格按照“时有顺序”排列大事发生的时间。

在排列大事时间中，应注意以下几点：

第一，以一个年度为时间断限的大事记，要按月、日的自然顺序编列事件。

第二，时间跨度较大的大事记，可分为几个阶段，每个阶段内再按年、月、日顺序编列事件。

第三，如果大事发生时间不大确切，应尽力考证，实在无法考证准确，编列大事时应先排有准确日期的事件，后排日期接近准确的大事，无法考证时间的大事不记。

（二）大事记述

大事记述是大事记的核心部分。

通过一系列重大事件的记述，反映历史发展的足迹和规律。

大事记述的好坏直接关系到大事记质量的高低，因此，在记述大事时，应注意以下几点：

第一，立场要鲜明，观点要正确，要有正确的政治方向。

第二，取材要真实，要尊重历史，尊重事实，按照事件本来的面目客观加以叙述，不要妄加评论，要寓观点于叙述之中。

第三，文字要简明扼要。

第四，大事记述要完整。

对每件事的发生、发展过程和结果都要有交待。

第五，要一条记一事，不要一条记多事。

第六，不要过多采用引文。

五、大事记的选材范围

所谓大事和小事，只是相对而言的，它受到一定的时间、空间的制约。

一般地说，凡是涉及全局性的事件、重要的活动、典型的事件，以及对工作和历史发展有重要影响的事件等，均应列为大事；而那些局部性的，只具有一般意义的事件和活动，只能看作小事。

在具体选择和确定大事时，要注意把握一定的时间范围、事件的特点及其相互关系。

具体地说，一是要立足于本单位自身的工作活动；二是要根据本单位的性质、任务及其主要职能活动来选择大事、要事；三是要突出本单位的特点，注意选择反映一定时期的中心工作和任务的大事、要事。

机关单位大事记的选材范围主要是：

1、本机关召开的重要会议；

2、本机关领导参加的重要活动；

3、本机关重要的决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件；

4、本机关机构的设置、撤销、体制的调整、职能和隶属关系的变化；

5、本机关党政领导及各部门负责人的任免、奖惩；

6、本机关完成的重大任务或科研成果；

7、上级领导对本机关的重要指示和检查活动；

8、本机关及管辖范围内发生的重大灾害、事故；

9、本机关参加的外事活动；

10、本机关主办或协办的重要活动；

11、本机关及所辖范围内的知名人物、英雄模范的主要事迹及其活动情况；

12、本机关集体或个人获得的各种奖励和荣誉称号；

13、本机关干部职工受重大党政纪律处分与刑事处分；

14、报刊、电台、电视台关于本机关情况的重要报道；

15、其他重要事件。

六、建立大事记录制度

为了顺利开展编写大事记的工作，应当建立大事记制度。

一般做法是：

确定专人记录，部门（股室）配合收集，制发记录本（卡）或工作日志本，年终系统整理，装订存档备查。

七、应注意的问题

1、对地名、人名、计量单位等的称谓（表述）要统一。

2、记述大事记宜用第三人称。

附件2：

组织沿革的编写方法

　　一、组织沿革的概念和作用

组织沿革是系统记述一个机构体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案资料。

组织沿革的主要用途是：

（一）便于各级领导人员和有关部门查考、研究本机关的组织机构、人员变化的历史情况，指导当前工作；

（二）为研究各种机构的发展史、政治制度史、编修地方史志积累系统的史料；

（三）在档案工作方面，可为编写立档单位和全宗历史考证以及全宗指南中的立档单位沿革简介提供系统的材料，对于档案人员熟悉立档单位情况，做好档案的收集、整理、鉴定和提供利用工作，都有积极的作用。

二、组织沿革的种类

组织沿革种类很多，主要有：

机关组织沿革、地区组织沿革和专业系统组织沿革。

这里重点介绍机关组织沿革，它主要记载一个机关、单位的建制、职能、隶属关系及其内部组织和人员演变情况。

如《××局组织沿革》。

三、组织沿革的内容和体例

（一）组织沿革的内容

组织沿革包含组织和沿革两个意思（即机构和变化）。

所谓组织是指一个机构（单位）的建制（包括内部机构设置、人员编制、领导成员的组成）以及主要职能、隶属关系等，这是组织沿革所要反映的主体对象。

沿革是指沿袭、继续或发展、变革的情况，它从属于组织，反映组织的历史发展过程。

组织和沿革两者相互依存，不可分割。

所以组织沿革的内容不能局限于机构、人员的罗列，而要把组织和沿革紧密地结合起来，完整、系统地反映出整个机构各方面发展变化的历史情况。

具体说，组织沿革的内容应包括五大要素：

⑴单位性质和主要职能；⑵隶属关系；⑶人员编制；⑷内部机构设置；⑸领导成员的组成及各要素的发展变化情况。

（二）组织沿革的体例

体例是指材料内容的结构、表达形式及材料编排的层次和顺序。

组织沿革的体例大致有四种：

第一种是编年法。

即按年代顺序，逐年编列出单位的内部机构设置和主要领导成员。

这种体例的表述包含年代——系列（包括组织机构和领导成员）两个层次，适用于组织系统经常变化的单位。

但是，一般单位的机构、人员在正常情况下都是相对稳定的，因此每一年都编列出单位内部所有机构和主要领导成员，会造成内容重复。

第二种是系列法。

即以单位内部的组织机构为主线，对每一个机构及其领导成员的沿袭变化，按时序进行系列编写。

一个单位有多少机构，就相应地设多少个系列。

这种体例能清楚地反映一个单位的整个组织体系和每一个机构及其主要领导成员沿袭变化的历史线索，适用于组织系统比较稳定的单位。

但是绝对稳定的单位是不存在的，当组织系统发生重大变革时，用系统法就很难处理。

第三种是阶段法。

即根据单位发展史上的重要变化，把单位的历史分为若干自然的阶段，在每一个阶段里采用以单位内部组织机构为主线的方法进行编写。

这种体例包括阶段——系列两个层次。

阶段法体例保留了编年法以时为序的原则和适应多变的优点，兼取了系列法以系列为主线，脉络清楚的长处，而避免了它们的缺点。

阶段法的优点归纳起来有以下四点：

⑴内容比较完整，单位的内设机构、人员编制、领导成员以及性质和主要职能、隶属关系诸方面可以得到全面反映；⑵形式比较灵活，不论单位大小都可以根据自身重大变革的环节，自然地划分出单位历史发展的主要阶段；⑶整个单位在各个阶段的组织体系一目了然；⑷通过划分阶段，单位各方面的沿袭和变革的历史线索清晰可辨。

本文将重点介绍阶段法的编写方法。

第四种是问题法。

即通过对单位自身组织体系发展演变的历史深入系统的研究，抓住主要特点，结合读者了解和查考的实际需要，把单位自身各方面的沿革情况分别列为一个个问题，然后再一个问题一个问题地加以记述。

简言之，这种方法就是以问题作为安排组织沿革正文结构的基本线索和首要依据。

问题法的最大优点在于问题设置的灵活性与针对性。

采用问题法，首先要明确列出问题，而问题的确定，则要根据每一个单位的性质及其发展演变的特点和读者利用的需要，有的放矢。

在具体编写时，对每一个问题的结构安排和记述形式也可以灵活处理。

较简单的问题，可用单层结构，直述其事；复杂的问题，则可采用复式结构，在大问题下再设小问题，或者再分若干阶段，或者再设若干系列，最后才分别具体记述。

（三）一般组织沿革的基本结构

上述四种体例虽有很大不同，但编写起来，结构格式大同小异。

一般包括：

1、总题名。

包括标题、起止时间、编者。

2、序言。

说明编写目的、体例、材料来源、综合介绍本单位的基本情况和历史沿革概况。

3、目录。

适用于时间较长。

阶段（问题）较多的单位，时间短的可不设目录。

4、正文。

主要包括组织沿革“五大要素”的内容。

5、附录。

与正文有关的图表，可附在正文之后，也可放在目录之前，序言之后。

（四）阶段法组织沿革的结构、形式及有关问题的处理

1、结构

阶段法体例的组织沿革由总题名、总序、目录、正文、附录五个部分组成。

下面按编写程序逐一介绍：

⑴总题名。

包括标题、起止时间、编者。

如：

　　　×××局组织沿革

　　　　××年×月——××年×月

　　　　　×××局档案室编

总题名可置于封面、也可不用封面而置于全文之首。

⑵总序。

置于第一页，目录之前：

如不设目录，也可置于总题名之下，正文之前。

要说明编写目的、体例、材料来源，本单位的性质和主要职能及历史沿革概况（概述几个阶段）。

⑶目录。

置于总序之后、正文之前。

每一阶段单位名称加起止年月为一条目。

如有图示、表格，条目上应注明附图、附表或单设图、表条目。

单位时间短、阶段少的也可不设目录。

⑷正文。

按阶段先后编排。

每阶段内容及顺序是：

阶段名称。

置于每一阶段之首，写出该阶段单位全称，注明起止时间。

小序。

置于阶段名称之下，说明该阶段本单位起止的背景、性质和主要职能、隶属关系、人员编制及其他有关问题。

组织系统。

置于每一阶段小序之下，按工作性质、重要程度依次编列机关在这一阶段的各内设机构，并分别写明起止时间、性质和主要职能、隶属关系及其变化情况。

领导成员。

置于每一阶段的各内设机构之下，按职务高低编列其领导成员。

同等职务的，以任职先后为序排列，并分别注明每个人的任期。

⑸附录。

有关图表、照片等，可作为正文的补充，附于有关内容之后或整个沿革之后。

2、形式

阶段法组织沿革的表达形式有三种：

文字叙述、图示和表示。

⑴文字叙述。

分阶段，按顺序编写，各阶段均应反映出五个要素的内容。

⑵组织系统图。

分阶段在组织机构为主线绘制系统图，一个阶段一个图。

⑶组织系统表。

分阶段列表，以五大要素为纵栏标题，各机构名称为横向标题，一个阶段制一表。

一般情况下主要采取文字叙述的形式，有些机关也可采用图示或表示形式。

为了增强参考资料的直观效果，可以文字叙述为主，以图示和表示为辅，三种形式结合使用。

即机关性质和主要职能用文字表述，其他要素可用图、表表示。

在采用图示的表示形式时，应按机关的不同阶段分别绘制。

图表可分别插入各阶段文字叙述之后，也可集中附在全文之末。

总之，组织沿革可以采用文字叙述或图表的形式，也可以图文并用。

在编写中宜文则文，宜表则表。

通常对历史沿革、主要职能任务用文字叙述，机构、人员变化用图表，这样既能减少篇幅，又条理清楚，便于查阅。

3、关于同一阶段内机构和领导人员变化的处理

在编写组织沿革时经常会遇到同一阶段内出现机构的撤、设、分、并和领导人员发生变化。

对此应采取以下办法加以处理：

⑴续补加注。

对于新设机构，可跟在原有机构后面，注明起止日期，如同一机构领导人发生变化，应按任职先后排列，注明任期。

⑵撤减加注。

如内设机构撤销，可在该机构起止时间后注明其撤销后的归属。

⑶分设和合并加注。

如有一个内设机构分为多个机构或由多个机构合为一个机构，应先列出原来机构，注明何时分设或合并，然后排上新的机构。

⑷更名加注。

如内部机构名称发生变化，应采用新名称，并注明原名及更名日期，再注明起止年月。

（五）组织沿革的续编工作

历史总是在发展，当我们编写了过去的组织沿革后，机构、人员、体制又会有新的变化，因此，对许多机构（单位）来说，都有一个组织沿革的续编问题。

组织沿革的续编有两种方法：

1、逐年续编。

即把本单位机构设置情况、领导成员情况逐年加以整理、编印，其编写方法基本与编年法相似。

有的单位则采取每年编年鉴的做法，把编写组织沿革作为年鉴的一项重要内容。

2、分阶段续编。

一些机构不大复杂，但比较稳定的单位，没必要每年都续编组织沿革，可以按一定阶段进行续编。

阶段的划分仍以机构人员的自然变化为准。