上海工程技术大学综合档案归档范围及保管期限表.docx
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上海工程技术大学综合档案归档范围及保管期限表
上海工程技术大学综合档案归档范围及保管期限表
党委办公室
分类号：
DQ11党群工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级党组织有关党的建设的文件材料
长期
针对本校的批复、通知
永久
2
本校党委会、党委扩大会、书记校长碰头会、总支（直属支部）书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
永久
3
党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
永久
4
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永久
5
以党委名义召开的工作会议材料
长期
6
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
永久
7
党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级会议的发言稿、发表的文章等材料
永久
8
《工程大》信息（党委简报）
永久
9
党委大事记
永久
10
党委办公室收发文登记簿（存部门）
短期
11
关于校级党政领导的任免报告和上级领导批复
永久
12
党群系统启用印章的通知和印模样式
永久
13
党群系统重要统计材料
永久
14
党委保密、秘书工作的有关文件
长期
序号
类目名称
保管期限
15
重要的群众来信来访及处理材料
长期
16
党委与有关机关联系、协商工作来往文件
长期
纪委、监察处
分类号：
DQ12纪检工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级纪委、监察关于纪检（监察）工作的文件
长期
2
纪委、监察工作规章制度
长期
3
纪委、监察工作计划、总结、报告、调查材料及重要统计
永久
4
校纪、监察委会议记录
长期
5
干部（党员）处分、申诉、复查材料
长期
6
重要的群众来信来访、检举揭发、案件调查（定案的）及处理意见材料
长期
7
获全国、市、系统纪检先进集体或个人名单、表彰材料（评选通知、表彰决定及先进事迹申报表）
永久
组织部、统战部
分类号：
DQ13组织工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报
长期
2
本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料
永久
3
本校党代会文件材料
大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等
永久
提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等
长期
参考文件：
工作人员名单；工作证；代表证；列席证及选票样式
短期
4
本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
5
落实政策的有关材料
长期
6
干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等
永久
7
副处级以上干部名册
永久
8
分党委、总支、支部改选报告、审批材料
长期
9
分党委、总支、支部委员会委员名册
长期
10
党员名册（包括发展新党员、预备党员转正的名册）
长期
11
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
长期
序号
类目名称
保管期限
12
本校党员和党组织统计年报表
永久
13
本校和获全国、市、系统先进党总支（直属支部）、党支部、优秀党员名单、表彰材料
长期
14
本校出席市科教党委系统及市级以上党代会代表名单及登记表
长期
15
党员自费留学、出国探亲期间保留党籍及干部出国政审等的证明材料
长期
16
老干部享受待遇、荣誉、更改革命工作时间的报告及批复
长期
17
党费使用情况
短期
18
党校工作计划、总结及参加人员名单
长期
分类号：
DQ15统战工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关统战工作文件
长期
2
本校统战工作计划、总结、报告、规章制度
长期
3
统战工作年度统计报表
永久
4
本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料
永久
5
侨联和少数民族工作材料
长期
6
各民主党派组织任免干部批复、成员名册、登记表及统战对象名单
长期
7
统战工作重要会议记录及声像材料
长期
分类号：
DQ13老干部工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级、本校关于老干部工作的文件
长期
2
校老干部办公室有关规章制度
长期
3
本校老干部工作计划、总结、报告
长期
4
有关老干部的各种统计年报表
长期
5
老干部办公室组织的各项活动形成的声像材料
长期
宣传部
分类号：
DQ14宣传工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关宣传工作的文件
长期
2
本校宣传教育、政治、思想工作计划、工作报告、总结
长期
3
媒体反映本校重大活动的剪报（原件）及图表、照片、校刊（《上海工程技术大学》）（CB12）
永久
4
校精神文明建设工作的计划、总结、规章制度
长期
5
表彰校级文明部门（文明窗口）、个人先进材料及总结
长期
6
校园文明建设简报
长期
7
教职工政治思想工作动态及调查材料
长期
8
党委中心组（扩大）学习讨论会议纪录
永久
9
校园“腾飞网”发表的新闻信息材料（电子版与纸质同步归档）
长期
10
学校获得市级以上奖励的奖状、奖牌、荣誉证书等
永久
11
由宣传部主办的重要专题活动的有关文字及声像材料
长期
12
反映本校重要活动的照片、录音、光盘等
永久
工会
分类号：
DQ16工会工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关工会、妇女工作的文件
长期
2
校教职工代表大会文件材料（通知、名单、工作报告、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话、提案及处理意见、声像材料）
永久
3
校工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、请示与批复
长期
4
校工会会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、小组讨论、重要提案及处理情况）
永久
5
表彰工会先进集体、个人评审材料、名单、通知
长期
6
工会财务管理、经费收支、年度预决算及校工会经审委工作材料
长期
7
校工会委员会会议记录、纪要、简报和《工程大教工》刊物
长期
8
本校出席全国、市、科教委系统工代会、教代会、妇代会代表名单、登记表等材料
永久
9
基层工会干部名册
长期
10
工会统计年报表
永久
11
工会组织机构情况、工会会员名册
长期
12
退管会工作、家属工作材料（困难、慰问等材料归此）
短期
13
工会大事记
长期
团委
分类号：
DQ17共青团、学联工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于团的工作和学联的文件（针对本校的批复、通知）
长期（永久）
2
本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、小组讨论、提案及处理意见和大会通知的文件）
永久
3
本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、小组讨论、提案及处理意见和文件）
永久
4
本校团委工作、学生会工作计划、报告、总结及规章制度
长期
5
团委工作典型调查材料、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料（荣获全国、市青年突击手、突击队（集体）称号材料归此）
长期
6
批准入团、离团材料及名单（团员出国留学、探亲期间保留团籍的批复）
长期
7
团委、学生会会议记录、团委、学生会牵头组织的重大活动的有关材料及声像材料
长期
8
团干部名单、团员名册
长期
9
本校学生组织参与的各种学会、社团组织名称、名单、章程及社会活动、社会实践和挂职锻炼有关材料
长期
10
处分团员的材料及复查材料
长期
11
团委、学生会工作大事记
长期
12
本校团组织、专职干部统计年报表
永久
13
各分团委的有关材料
长期
14
研究生会的有关材料
长期
序号
类目名称
保管期限
15
本校团员出席全国、市、市科教委团代会、学联代表名单
永久
16
团委、学生会编发的刊物
长期
17
学生社团活动材料（章程、计划、总结及成果）
长期
18
团委会议记录
长期
19
校学生志愿者工作计划、总结和名单
长期
20
团委、学生会重要专题活动的请示报告、上级批复、总结等文字材料及照片、录音、录像、光盘等声像材料
永久
各基层党组织
分类号：
DQ11基层党群工作
序号
类目名称
保管期限
1
基层党组织年度工作计划、总结、组织生活会会议纪录
长期
2
向校党委的工作请示、报告、典型经验介绍和调查材料
长期
3
报请校组织部批准部门各支部委员会（小组）改选组成成员报告、批复
长期
4
由基层党组织主持召开的各学习交流会、报告会等文件材料和会议记录
长期
5
基层党组织在党建工作中形成的文件材料
长期
6
基层党组织推荐表彰和奖励优秀党员和先进党支部材料
长期
7
党员名册和党员关系转移介绍信存根
短期
8
基层党组织在各项活动中形成的声像材料
长期
校长办公室
分类号：
XZ11行政工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关高校行政管理的综合性文件
长期
2
全校性的规章制度
永久
3
学校年度、学期工作计划、报告、总结
永久
4
校长办公会议、校长书记联席会议记录、纪要
永久
5
校务委员会委员名单、会议记录、纪要
永久
6
全校性的工作会议、座谈会文件（包括声像材料）
长期
7
校领导在校内外会议上的重要讲话和发言稿
长期
8
本校教育事业规划、计划及上级批复
永久
9
学校评估材料
永久
10
党和国家、市党政领导人、上级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话及声像材料
永久
11
本校向上级的请示及其批复
永久
12
有关全校性工作的调查材料和经验总结
永久
13
学校学年初报表及综合统计材料
永久
14
启用印章的文件及印模样章
永久
15
本校历史沿革、大事记、情况介绍、简报、年鉴、画册、宣传册等
永久
16
校史（志）工作材料
永久
17
校办工作报告、以校办名义的发文和会议日程安排
长期
序号
类目名称
保管期限
18
学校组织的各种庆典、庆寿、纪念等工作活动形成的材料
长期
19
重要的群众来信来访文件材料
短期
20
普选工作材料（与党办合作办理）
短期
21
本校各种委员会及领导小组成员组成名单通知
长期
22
本校与上级领导及有关领导单位签订的合同、协议书
永久
23
收、发文登记簿（存部门）
短期
24
本校获全国、市、市科教委先进表彰材料（登记表、奖励、证书等）
长期
25
各类突发紧急情况预案
长期
国际交流处
分类号：
WS11外事综合工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于外事工作的文件材料
长期
2
学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等
长期
3
外事工作统计年报表等
永久
4
外事工作会议材料及声像材料
长期
5
外事工作会议记录
长期
6
外事工作大事记
长期
分类号：
WS12出国（境）工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级对出国（境）人员的有关文件材料
长期
2
国际学术会议论文
长期
3
投寄国外的学术论文
长期
4
出国（境）人员考察、访问材料
长期
5
出国（境）讲学、研究人员有关材料
长期
6
出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）
永久
7
学校参加国际比赛、竞赛及声像材料
长期
分类号：
WS13外籍人员来校
序号
类目名称
保管期限
1
上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件
长期
2
外国党政官员、各界人士来校参加访问的文件材料
长期
3
外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料
永久
4
来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料
长期
5
学校主办国际比赛、竞赛及声像材料
长期
分类号：
WS14国际合作与会议
序号
类目名称
保管期限
1
中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
永久
2
本校完成的国际合作项目、成果等材料
永久
3
合作项目中国外单位完成项目、成果等材料
长期
4
授予外籍人员名誉称号的材料
永久
5
双方互增的礼品、纪念品（清单及实物）
长期
6
国际会议的有关材料
长期
分类号：
WS15外国留学生工作
序号
类目名称
保管期限
1
录取审批材料（包括外籍及港、澳、台留学学生）
永久
2
学籍登记表、学籍卡片
永久
3
教学计划、大纲、安排
长期
4
学习情况、成绩及评语
永久
5
学位论文（包括电子版）及学位证书复印件
长期
6
学生名册、毕业生证书领取签收验印名册
永久
7
学生动向及有关材料
长期
信息办公室
分类号：
XZ11行政工作
序号
类目名称
保管期限
1
信息办公室行政工作计划、总结及会议记录
长期
2
向主管领导的工作请示、报告、典型事例调查报告
长期
3
由信息办公室主持召开的各项活动中形成的材料及声像材料
长期
4
上级关于信息化建设的指示、决定、通知
长期
5
信息化建设统计数据年报
长期
6
信息化工作大事记
长期
7
校园网建设资料
长期
8
应用系统相关材料
长期
分类号：
SB12仪器设备项目
序号
类目名称
保管期限
1
申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）
长期
2
上级或主管领导批复和准购批示
长期
3
定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等
长期
4
进口设备过程中有关的技术商务文件
长期
5
开箱记录及装箱单
长期
6
安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
长期
序号
类目名称
保管期限
7
验收报告及文件材料
长期
8
索赔来往函件及结果文件
长期
9
设备说明书及全套随机文件材料
与设备共存
10
使用、检修、故障事故记录（设备履历表）
与设备共存
11
重大事故的调查分析及处理意见
与设备共存
12
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
与设备共存
发展规划处
分类号：
XZ11综合工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关高等教育研究工作文件材料
长期
2
校发展规划处、高教研究室工作计划、总结、工作请示、报告及会议记录
长期
3
关于对学校教学改革、发展规划、专业设置、学科建设、培养目标、学制设定等具有战略发展意义的决策、意见和实施计划、方案、文件材料
长期
4
由本处主持召开的各项研讨会形成的文件材料和声像材料
长期
5
《高教信息交流》简报
长期
分类号：
CB11出版工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关编辑工作的文件
长期
2
校申请出版刊物审批材料及上级主管部门的批复
永久
3
本校编辑工作有关材料，稿酬及发行记录、统计材料
长期
分类号：
CB12刊物
序号
类目名称
保管期限
1
《上海工程技术大学教育研究》样本（出版清样）
永久
2
《上海工程技术大学学报》样本（出版清样）
永久
3
刊物原稿审稿意见
短期
分类号：
CB11出版工作综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关编辑出版学术刊物和通讯报刊的文件材料
长期
2
学报编辑部关于编辑工作的计划、报告、总结合重要会议记录
永久
3
校申请出版刊物审批材料及上级主管部门的批复
永久
4
校编辑出版工作的规章制度和工作人员的岗位职责
永久
5
编辑工作的横向协作签订的协议书、合同书记有关材料
长期
6
稿酬及发行记录、统计材料
长期
7
由学报编辑部主持召开的有关编辑工作的各项活动形成的文件材料和声像材料
长期
8
编辑工作大事记（包括获奖和受查情况）
长期
或永久
分类号：
CB12刊物
序号
类目名称
保管期限
1
《上海工程技术大学学报》样本（出版清样）
永久
2
刊物原稿、审稿意见
短期
人事处
分类号：
XZ12人事工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级机关有关人事工作的文件
长期
2
本校人事工作的规章制度
长期
3
人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录
永久
4
人员编制规划、计划报告及上级批复
永久
5
人事处权限内的人员任免文件及部门报告
永久
6
教职工及人员有关荣誉证书授予工作的材料
长期
7
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
长期
8
教职工动态月报和校内调动材料
长期
9
教职工培养、进修计划、安排、规定、总结
永久
10
本校教职工聘用、录用、转正定级的材料（包括转移行政、工资关系介绍信、商调函件）
长期
11
教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根、商调函件）
长期
12
人事统计报表
永久
13
教师业务考核材料（存人事处）
长期
14
教职工名册（分部门的总册、分类名册）登记表
永久
15
教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）
长期
16
教职工工资调整材料、名册
长期
17
教职工援外和支援边远地区及挂职锻炼材料（人力资源中心有关工作材料）
长期
序号
类目名称
保管期限
18
因公出国（境）人员学术交流、考察访问、进修等批件、通知
长期
19
教职工退职、离职和因私出国的有关材料
长期
20
使用临时工及教职工退休后返聘工作材料
长期
21
教职工福利工作（养老金、公费医疗、保险、公积金、评残、工伤、死亡、抚恤、福利、失业保险等）
长期
22
本校授予外籍人员名誉称号、聘用兼职教授材料
永久
23
享受国务院特殊津贴人员申报表
永久
24
教职工退休、延长退休时间、提高退休费比例审批表
长期
25
人才交流中心工作材料
长期
26
教师资格证书发放名册
长期
27
市、校优秀中青年学术骨干、优秀青年教师、青年学者、优秀后备人选材料（包括申报表、中期考核表、验收考核表等）
长期
28
校专业技术聘任委员会会议记录
长期
教务处
分类号：
JX11综合工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关教学工作指导性文件材料
长期
2
本校教学工作规章制度（包括教、管、学诸方面制定的制度）
永久
3
本处工作计划、总结；请示、报告；简报；教学工作调研
长期
4
校教学工作例会会议记录及形成的会议决定、通报
长期
5
教学检查、评估和申报教学评奖材料（包括学科、教材等）
长期
6
大型教学工作研讨会及教学工作发展战略研讨会形成的文件材料和声像材料
长期
7
各类教学统计工作材料
长期
8
外聘兼职教授、教师登记表及教学工作量津贴发放登记
短期
分类号：
JX12学科建设
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关学科、专业设置的文件材料
长期
2
学科、专业设置及论证、评估、申报、审批及上级批复材料
永久
3
重点学科、专业建设、课程建设材料
永久
4
学科、专业建设计划、总结
长期
5
学科、专业建设情况统计报表
永久
分类号：
JX13招生工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关招生工作的文件材料
长期
2
招生计划、规定、生源计划、招生工作总结
长期
3
新生录取材料及新生名单（包括电子版新生录取材料）
永久
4
定向委培、代培、合同及学生名单
长期
5
招生简章、招生宣传材料
长期
分类号：
JX14学籍管理
序号
类目名称
保管期限
1
学生学籍卡片（简称小卡片）
永久
2
学生成绩汇总表（包括成绩一览表、课程成绩报表、补考成绩登记表、四六级英语（日语、德语）考试成绩、专科英语能力考试成绩、计算机等级考试成绩等）、选修（读）第二专业学位各课程成绩一览表
永久
3
在校学生名册和在校学生人数统计
永久
4
学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、试读、退学等）
长期
5
学生毕业证书领取验印名册签收
永久
分类号：
JX15课堂教学与教学实践
序号
类目名称
保管期限
1
各专业教学计划、课程教学大纲
永久
2
各课程考试（考查）试卷、教学质量分析评比表
短期
3
校历、课程教学进度表、课程教学方案
长期
4
课程教学实习、实验、课外专业生产实习的计划、总结及有关材料
长期
5
社会专业调查、人文学科、社会实践、毕业设计（论文）工作计划、总结及有关材料
长期
分类号：
JX16学位工作
序号
类目名称
保管期限
1
本校学位评定工作条例及学位评定工作计划、总结
长期
2
校学位委员会会议记录和会议决定
长期
3
校学位委员会授予各专业学士、硕士学位名册清单及领取学位毕业证书、学位证书签收验印名册
永久
4
优秀本科毕业生学士学位论文及评奖评审材料
长期
分类号：
JX18教材
序号
类目名称
保管期限
1
各专业学年（学期）使用教材目录清单
长期
2
自编、主编教材
长期
3
自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
长期
4
其他有保存价值得自编参考资料
短期
各学科建设课题组
分类号：
JX12学科建设
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关学科、专业设置的文件材料
长期
2
学科、专业设置及论证、评估、申报、审批及上级批复材料
永久
3
重点学科、专业建设、课程建设材料
永久
4
学科、专业建设计划、总结
长期
5
学科、专业建设情况统计报表
永久
备注：
学科建设档案应在学科建设项目结题后3个月内经教务处审核后，由学科建设项目组负责归档。
学生处
分类号：
JX11综合工作
序号
类目名称
保管期限
1
上级有关学生工作的文件材料
长期
2
学生工作处学年度工作计划、月工作要点和工作总结材料
长期
3
升级会员 