怎么写岗位说明书.docx
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怎么写岗位说明书
怎么写岗位说明书
岗位说明书，是表明企业期望员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。
岗位工作说明书最好是根据公司的具体情况进行制定，而且在编制时，要注重文字简单明了，并使用浅显易懂的文字填写;内容要越具体越好，避免形式化、书面化。
另外，在实际工作当中，随着公司规模的不断扩大，岗位说明书在制定之后，还要在一定的时间内，有必要给予一定程度的修正和补充，以便与公司的实际发展状况保持同步。
而且，岗位工作说明书的基本格式，也要因不同的情况而异。
岗位工作分析
一、岗位说明书关系
岗位说明书是人力资源管理中最基础的文件，是工作分析的最终结果，又称为职务说明书或职位说明书，是通过工作分析过程，用规范的文件形式对组织内各类岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作条件、岗位名称、职种职级以及该岗位任职人员的资格条件、考核项目等做出统一的规定。
编制岗位工作说明书的目的，是为企业的招聘录用、工作分派、签订劳动合同以及职业指导等现代企业治理业务，提供原始资料和科学依据。
二、岗位说明书填写
1、岗位的直接承担者
2、岗位的直接管理者
3、人力资源专家
三、岗位说明书内容
岗位说明书应该包括以下主要内容：
⒈岗位基本资料：
包括岗位名称、岗位工作编号、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等等。
⒉岗位分析日期：
目的是为了避免使用过期的岗位说明书。
⒊岗位工作概述：
简要说明岗位工作的内容，并逐项加以说明岗位工作活动的内容，以及各活动内容所占时间百分比，活动内容的权限;执行的依据等。
⒋岗位工作责任：
包括直接责任与领导责任，要逐项列出任职者工作职责。
⒌岗位工作资格：
即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件，主要有学历、个性特点、体力要求以及其他方面的要求。
包括必备资格和理想资格，其中必备资格是完成某职位工作要求的最低资格，理想资格是在具备必备资格的基础上，若具备某些条件更为理想。
6.岗位发展方向：
在部分企业的岗位说明书中还会加上岗位发展方向的内容，希望通过岗位发展方向不仅明确企业内部不同岗位间的相互关系，而且还有利于员工明确发展目标，将自己的职业生涯规划与企业发展结合在一起。
有必要注意的是，岗位工作说明书的内容，可依据岗位工作分析的目标加以调整，内容可繁可简。
岗位工作说明书的外在形式，是根据一项工作编制一份书面材料，可用表格显示，也可用文字叙述。
岗位工作说明书一般由人力资源部门统一归档治理。
尔后，岗位工作说明书的编写，也并不是一劳永逸的工作。
实际中，企业组织系统内经常有职位增加、撤消的情况的出现，更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动，甚至于每一次工作信息的变动，都应该要求及时记录在案，并迅速反映到岗位工作说明书的调整之中。
在碰到岗位工作说明书要加以调整的情况下，一般由岗位所在部门的负责人，向人力资源部提出申请，并填写标准的岗位说明书修改表，由人力资源部门进行信息收集，并对职位说明书做出相应的修改。
岗位说明书的格式可以是多种多样的，关键是要在使用了统一格式的岗位说明书后，应该用准确、简洁的语言，将上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成规范、准确、使用方便的治理文件。
众所周知，不同的企业和组织都有各自特点和急需解决的问题。
有的是为设计培训方案，提高员工的技术素质;有的是为了制定更切合实际的奖励制度，调动员工工作的积极性;还有的是为根据工作要求，改善工作环境、提高安全性。
因此，这些企业和组织所要进行的岗位工作分析的侧重点就不一样。
可一般来说，岗位工作分析主要包括两方面的内容：
（一）、岗位描述
岗位描述就是确定岗位工作的具体特征。
它包括以下几个方面的内容：
1、岗位名称。
即指岗位所从事的是什么工作。
2、岗位活动和程序。
包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所需要的资料、机器设备与材料、工作流程、工作中与其他工作人员的正式联系以及上下级关系。
3、工作条件和物理环境。
包括正常的温度、适当的光照度、通风设备、安全措施、建筑条件，甚至工作的地理位置。
4、社会环境。
包括工作团体的情况、社会心理气氛、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。
此外，应该说明企业和组织内以及四周的文化和生活设施。
5、职业条件。
由于人们经常根据职业条件来判定和解释职务描述中的其它内容，因而这部分内容非凡重要。
职业条件说明了工作的各方面特点：
工资报酬、奖金制度、工作时间、工作季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系，等等。
（二）、岗位要求
岗位要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、爱好、体格和行为特点等心理及生理要求。
制定工作要求的目的是决定重要的个体特征，以此作为人员筛选、任用和调配的基础。
岗位要求包括：
有关工作程序和技术的要求、独立判定与思考能力、记忆力、注重力、知觉能力、警觉性、操作能力、工作态度和各种非凡能力要求。
岗位要求还包括文化程度、工作经验、生活经历和健康状况等。
岗位要求可以用经验判定的方法获得，也可以通过统计分析方式来确定。
基于以上岗位分析的基础理论，是从大的方面加以分析出岗位说明书的成果。
若根据某公司职位说明书的描述，再加以细化分析，具体可从以下几个方面进行考虑：
1、岗位基本信息
岗位基本信息也称为工作标识。
包括岗位名称、岗位编号、姓名、所属部门、直接上级、职等职级、定员等。
2、工作内容描述
这是最主要的内容，此栏具体描述该职位所从事的具体的工作，应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作，包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。
同时，在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件，以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。
在进行工作内容描述时，要先列出所有工作内容清单，然后分析清单后将其归类，主要的工作内容应该不超过十个（一般为七至八项），内容太多则很显得过于复杂，也很难明确具体任务。
3、任职资格
教育背景此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。
在进行工作分析时，经常有这样的情况：
某职员是一位有多年工龄、经验丰富的高中学历的员工，但他的教育背景显然不能代表所需要的教育水平。
在确定教育背景时应该考虑，假如让一位新员工来工作，他最低应是什么学历，而不一定是当前在职员工的学历。
经验此项反应从事该职位之前，应具有的最起码的工作经验要求，一般包括两方面，一是专业经历要求，即相关的知识经验背景;另一个需要的是本组织内部的工作经历要求，尤其针对组织中的一些中、高层治理职位。
技能要求此项反映从事该职位应具有的基本技能和能力。
某些职位对专业技能要求较高，没有此项专业技能就无法开展工作。
而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确。
个性特质指从事该岗位通常需要从业人员具备何种性格特征。
培训经历此栏反映从事该职位前，应进行的基本的专业培训，否则将不答应上任或不能胜任工作。
具体是指员工在具备了教育水平、工作经验、工作技能之后，还必须经过哪些培训。
其它例如反映该岗位通常表现的工作特性，在流水线上可能需要三班倒;在高科技企业中需要经常加班;建筑施工人员经常出差;一般治理人员则正常上下班等。
4、责权范围
责任指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。
权力一定的工作岗位要承担一定的责任，必须要有相映成趣的人、财、物上的支配权力。
四、写岗位说明书注意问题
在岗位说明书的撰写中往往会出现以下几个方面的争议：
1、直接上级如何填写。
我们很多岗位上面有几个领导同时指挥安排工作，在填写直接上级的时候，相关岗位的人员往往会把指派自己工作的领导统统认为是自己的直接上级。
其实每个岗位的直接上级只能也只有一个，否则两个领导同时安排工作究竟是先做哪位领导的工作呢?
这种现象表面上看是多头领导，但追究本源看其实是本岗位的职责没有界定清楚、本岗位承担的职能不归属一类，跨度几项职能或者就是本岗位人员能力素质比较高得到领导们的认同。
咨询人员一旦发现这种现象就需要立即与相关领导进行职能确认，辨别清楚本岗位所在部门的关键职责，以及本岗位在本部门所承担的责任，通过分析判断出本岗位应该承担的主要工作职责，而其它职能项只能安排其它岗位完成，倘若在所有部门中没有合适的人选完成，我们也不能把此项任务作为本岗位应该完成的工作，只能够作为临时性工作，添加在“领导交办的其他任务”这一项，一旦有合适的人选或者是其它相关岗位出现，则需要把此项工作进行转移。
2、直接下级如何填写。
我们很多的集团公司或者是生产工程部门的工作人员，往往会把有分子公司岗位中有业务指导关系的岗位作为自己的下级。
所谓的直接下级就是在行政关系上、业务工作安排上、工作任务的协调上有紧密联系的岗位，而不仅仅是单方面业务工作的指导。
3、工作职责如何阐述。
所谓工作职责也就是把日常的工作内容通过书面化的语言描述出来。
工作职责描述其实有两种方式，一种就是简单的概述，就是通过几句话，把该岗位所有的工作内容进行总结性的表述;一种就是比较详细的描述，通过详细的分析，汇总出该岗位的所有工作任务，把这些工作任务进行业务轻重或者是时间长短的分门别类，然后对各个类别再进行二次分解，把该岗位的内容分解到能够清晰阐述一个事件甚至是一个具体的动作。
在这个过程中关键是要先了解所有的业务，以及业务的具体情况，然后再进行分解，这样才能够使得岗位的价值、岗位的重点一一体现。
4、工作权限如何规定。
其实每个岗位的每一条工作内容都隐藏着一个工作权限，但是由于这些权限并不会发挥作用，往往不会被撰写人员关注。
但是关键任务中的工作权限，需要在岗位说明书中体现，这不仅仅能够体现该岗位工作重点，而且能够为这项工作的开展起到约束和推动作用。
5、任职资格如何填写。
任职资格包括工作年限、工作经验、工作知识、学历背景、技术能力、工作环境等等方面的内容，我们在填写的过程当中往往会忽视这一方面的内容，或者就是按照当前本岗位人员的现状来填写这个内容。
这项内容与招聘、培训、员工职业发展规划有非常紧密的联系，倘若工作分析做得不够细致，这个内容可以不先考虑，不过我们可以参照当前岗位人员的能力现状进行分析。
配合我们进行的工作内容调整撰写培训要求和岗位技能要求是非常可取的方法。
撰写中要注意的问题
1、部门职责分解要充分、完全
要对部门所有职位职责进行汇总合并，与部门职责对比，然后明确职位责任进行填充;同一部门职责，不同层级的岗位可能担任的责任不同，我们必须进行分级详细描述，做到充分完全。
2、工作领域的划分要合理
准确理解岗位的主要职责，参考部门工作领域对本岗位进行划分。
如本岗位是负责部门工作领域中的单个领域，根据具体的职责用合并属性同类项的形式进行领域划分。
3、岗位说明书要规范、准确、全面
岗位说明书需要按照“动词+内容+目的”的方式进行规范、准确、全面的描述，做到不重复、无交叉，以体现职位价值，作为提取绩能衡量的标准。
4、岗位说明书要保持更新状态
一旦环境、技术、岗位要求发展变化，岗位说明书要做及时的调整更新，方能起到实时有效的指导作用。
5、岗位说明针对的是职位，不是个人
6、基本素质和知识、技能不能混淆、重叠
要对基本素质和知识、技能作出明确规定，描述什么是基本素质，什么是知识，什么是技能时要认真检查，核实没混淆、重叠。
五、岗位说明书编制流程
为了节约编制岗位说明书的成本，其结果可能是浪费更多的人力成本。
因此，具体岗位具体分析，一点也马虎不得。
一份科学的岗位说明书出炉，通常遵循着这样的流程：
1、在开展编写工作之前，人力资源经理应和相关高层领导进行讨论，使高层领导率先树立岗位责任意识，对各项工作实行归口管理，改变自由随意的管理风格。
2、编写过程中，各部门的主管以及员工积极配合人力资源部的工作，为其提供编写技术的培训、指导和审核。
3、人力资源部可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法，进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。
4、岗位说明书的编写不是一劳永逸，行业的发展、企业的变革会给岗位提出新的要求。
因此，企业编写出规范的岗位说明书后，还应建立起岗位说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。
六、岗位说明书范本
一、基本资料
岗位名称总经理岗位编号aoo2填写日期
所属部门总经办工资级别工资形式年薪制岗位类别高层管理
直属上级董事长职位等级批准人审核人
二、职位概要:
制定和实施公司总体战略与筹建计划;建立和健全公司的管理体系与组织结构;负责把握公司发展方向，对公司经营管理中的重大决策事项进行决策。
三、职位关系图
直接上级人数：
直接下级人数：
3
间接下级人数：
10名
四、工作目标
1、一期工程实施的总目标：
1.XX年5-XX年12月完成涂布白板纸30万吨生产线的建设投产。
1）环评、立项的审批;征地、土地的平整;全部工程的设计;原料参数的试验;
2）优化产品方案，工艺方案，建设工程方案;完成土建施工单位、主机设备的招标。
3）经济技术指标：
工程总投资控制在____亿元人民币。
实现年产量_30___万吨，销售收入_亿元;其中每吨纸需消耗桨_____kg/废纸_____kg/外购电______度/煤_____kg/外供水______立方米/汽kg/工资元/综合成本元;全年利税：
万元，其中税万元，每吨纸300元;全年利润万元;员工人平收入全年万元;重大伤亡和重大设备事故率为“0”;创建一个清洁文明车间，绿化园林式企业，创新型企业。
2、XX年1月-XX年12月二期工程建设年产30万吨涂布纸板生产线;
XX年1月-XX年12月三期工程建设年产70万吨涂布白卡纸生产线;
2017年1月-2019年12月四期工程建设年产70万吨牛皮箱纸板生产线。
五、岗位职责：
1.根据董事会提出的战略目标，组织制定公司中长期发展战略与经营方案，主持公司的生产经营管理工作，组织实施董事会决议并推动实施。
2.提请聘任或解聘公司副总经理、财务负责人。
聘任或者解聘除应由董事会聘任或者解聘以外的管理人员。
拟定公司内部管理机构设置方案和签发公司高层人事任命书。
3.组织实施公司年度经营计划和投资方案。
拟订公司内部管理机构设置方案，拟订公司基本管理制度。
制定公司的具体规定，审定公司工资奖金分配方案和经济责任挂钩办法并组织实施。
4.审核签发以公司名义（盖公章）发出的文件。
5主持公司的全面经营管理工作，组织工程副总、财务副总、总经办主任、分解实施董事会决议。
6.向董事会提出企业的更新改造发展规划方案、预算外开支计划。
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7.处理公司重大突发事件和重大对外关系问题。
8.推进公司企业文化的建设工作，树立良好的企业形象。
9.负责项目施工管理。
负责对项目施工的组织与协调工作，确定施工队伍，施工全过程组织，确保施工程项目按期完成，提高施工管理人员的管理素质，培养项目竞争精神及品牌意识。
10.加大工程筹建的审批力度，下大力气干好工程审批、核准与备案工作。
11.与有影响力的施工企业及设计院校建立伙伴关系，加强横向联系与合作，扩大项目影响力。
12.深入研究项目施工的特点，制定施工技术、施工装备方案，使项目施工管理能逐步提高。
13.负责与政府环保、组织有关部门抓好环保、计量节能工作。
对政府环保、计量节能部门的要求领会精神，并督促贯彻实施。
及时和有关部门联系，以利解决施工和企业管理中的有关问题。
14.从事经营管理的全局开创性工作，为公司发展做出艰巨的探索和尝试。
召集、主持总经理办公会议、专题会议等，总结工作、听取汇报，检查工作、督促进度和协调矛盾。
15.列席董事会会议，行使公司章程和董事会授予的其它职权。
六、岗位权限
序号项目权重权限经办审核批准督导使用文件
1公司的发展方向、经营方针进行决策。
60%√√
2财务（幅度）的审核和审批权。
80%√√√
3副总经理、总监人员任免。
80%√√
4公司大型设备和批量采购的审批和监察。
80%√√√
5公司经理级（含）人事任免监察。
80%√√
6审批工资、奖金等分配方案。
90%√
7生产、资源、技术、质量、采购等运行监察。
60%√√
8公司绩效考核实施监察。
60%√√√
具体解释：
1.对公司发展规划、投资计划及其他与公司发展密切相关的文件有审批权和否决权。
2.对公司的经费支出有审批权和否决权。
3.对公司重大经营管理项目有主持权，对预算范围内的资金有支配权。
4.对直属下级有监督指导权。
5.拥有人事任免权。
6.对财务部门的资金流向有监督、检查权。
7.公司章程赋予的其他权力。
七.岗位责任：
1.对公司经营管理的重大决策及公司是否盈利负主要责任。
2.对公司重大经营管理项目负主持责任。
3.对全体员工负连带法律责任。
4.对工程副总、总经办主任、财务副总工作中的重大失误负领导责任。
5.对公司是否合法经营负法律责任。
6.对公司机密信息的外露负管理责任。
7.公司章程规定的其他责任。
八、组织关系
1向上：
董事长
2平行关系：
董事会成员
3向下：
对工程中心副总经理、财务中心副总经理、总经理助理、总经办主任、其他副总经理及其总监进行管理。
九、任职资格
1、学历及专业背景要求（含资格证书要求）
本科以上学历，行政、经济、人力资源、企业管理等相关管理类专业;
具备现代企业管理念和管理能力;
具有造纸厂管理等相关专业技能资格证或中级以上职称。
2、经验要求
5年以上大型企业同等职位管理工作经验，3年以上同行企业工作经验;
具有企业管理体系建设和组织目标实施、团队建设、行政管理、企业战略策划的成功操
良好的财务会计知识、法律知识。
3、技能要求
基本技能：
很强的领导能力，沟通能力、协调能力、组织能力、指挥能力;
业务技能：
熟悉造纸生产技术、流程、质量标准等
管理技能：
优秀的分析、判断能力、组织协调和处理问题的能力，很强的沟通能力和谈判技巧;
外语技能：
良好的英语听、说、读、写能力;
计算机技能：
熟练掌握word，excel文字处理和办公室自动化管理
其它技能：
4、其它要求
年龄区间：
35-45岁
性别要求：
男女不限
态度：
敬业爱岗、团结协作、率先垂范、以人为本、知人善任、坚持原则、实事求是、探索创新
十、工作环境
1工作场所及环境：
办公室内工作，环境舒适
2工作时间：
公司统一上班时间，加班不定
3危险性：
无危险，无职业病危害
十一、工资结构：
年薪：
月薪：
月绩效：
年终绩效：
责任奖金：
十二、绩效考核
绩效考核详见《绩效考核管理制度》。
十三、岗位发展规划
可相互轮换的岗位：
可晋升的岗位：
升级会员 