复杂超长Word文档编辑方法大全超全.docx

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复杂超长Word文档编辑方法大全超全

复杂文档

编辑方法

目　录

1  前言  1

2  单面打印的普通长文档  2

2.1  文档特点  2

2.2  制作要点  2

2.3  设置纸张和文档网格  2

2.4  设置样式  4

2.5  查看和修改文章的层次结构  9

2.6  对文章的不同部分分节  11

2.7  为不同的节添加不同的页眉  12

2.8  在指定位置添加页码  13

2.9  插入目录  14

2.10  插图自动编号和引用  15

2.10.1  图表自动编号  15

2.10.2  交叉引用题注  17

2.11  索引的制作  18

2.12  小结  18

3  双面打印的复杂文档  20

3.1  文档特点  20

3.2  制作关键  20

3.3  预留装订线区域  21

3.4  设置节和页眉页脚  21

3.5  添加不同内容的页眉  22

3.6  添加不同类型的页码  25

3.7  双面打印设置  27

3.7.1  手动双面打印  27

3.7.2  分别打印奇数页和偶数页  27

3.7.3  全自动双面打印  28

3.8  小结  28

4  超长文档  29

4.1  创建主控文档  29

4.2  插入子文档  31

4.3  展开和折叠子文档  32

4.4  重命名子文档  33

4.5  重新排列子文档  34

4.6  合并和拆分子文档  34

4.7  锁定主控文档和子文档  36

4.8  在主控文档中删除子文档  37

4.9  在子文档之间移动或复制文本或图形  37

4.10  将子文档转换为主控文档的一部分  37

5  论文  39

5.1  论文Word技巧小结  39

5.2  几条用Word排论文的技巧  39

5.3  用Word编辑论文的几个建议  40

5.3.1  原则:

内容与表现分离  40

5.3.2  一定要使用样式  41

5.3.3  一定不要自己敲编号，一定要使用交叉引用。

  41

5.3.4  一定不要自己敲空格来达到对齐的目的。

  41

5.3.5  绘图  41

5.3.6  编辑数学公式建议使用MathType5.0  42

5.3.7  参考文献的编辑和管理。

  42

5.3.8  使用分节。

  42

5.3.9  使用子文档。

  43

5.3.10  及时保存  43

5.3.11  多做备份  43

5.3.12  插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。

  43

5.3.13  使用大纲视图  43

5.3.14  使用文档结构图  44

5.3.15  使用文档保护  44

图表目录

图1纸张大小设置  3

图2文档网格  3

图3样式  5

图4样式显示选项  6

图5进入设置样式快捷键  7

图6指定样式的快捷键  8

图7修改样式  9

图8大纲工具栏  10

图9插入分页符  11

图10插入题注  16

图11设置自动插入题注  16

图12设置图标标题的交叉引用  17

图13装订线设置  21

图14奇数页设置  22

图15插入域引用标题1  24

图16页眉页脚横线设置  25

图17大纲视图  30

图18创建子文档  30

图19插入子文档  32

图20选定要拆分出去的子文档  35

图21拆分后的子文档  36

1前言

在Word的日常使用过程中，我们常常需要面临制作长文档的任务。

比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划甚至书刊、杂志等等类型的长文档。

由于长文档的纲目结构通常比较复杂，内容也较多，如果不注意使用正确的方法，那么整个工作过程可能是事倍功半，而且质量还不能让人满意的。

本文专门讨论长文档的制作的方方面面，在介绍合理制作观念的同时，提供长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能，如果你能掌握相应的方法和技巧，那么相信你以后再面对长文档的制作任务时，将会倍感轻松。

长文档排版的主要关键点在于：

●如何制作长文档的纲目结构？

文档的纲目结构是评价文档好坏的重要标准之一。

同时，若要高效地完成一篇长文档，文档的纲目结构应当是首先完成的工作，大纲视图是构建文档纲目结构的优秀途径。

●如何为长文档设置多级标题编号？

对于长文档来说，用Word提供的编号功能来完成任务就尤为必要，因为这比手动编号效率高出不少。

对于前两点来说，主要是格式设置的问题。

格式设置主要通过样式来解决。

可以说样式就是Word排版的核心。

养成良好的习惯：

事先规划好样式，并在大纲视图中迅速的应用这些样式，可以极大的提高排版效率。

●如何在文档中让插图自动编号及交叉引用题注？

为了加强文档的表达力，图文并茂是有效的方法。

但是长文档的图片可能有很多，难道还是一幅一幅地手动添加编号和题注吗？

不！

让我们充分利用Word的自动化功能吧。

对于上一点来说，主要是文档自动化的问题。

这方面主要是通过引用和域等功能甚至借助宏和VBA编程来实现。

2单面打印的普通长文档

2.1文档特点

普通长文档一般要求的格式是：

●A4纸；

●要有封面和目录；

●单面打印；

●除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目；

●页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。

2.2制作要点

●制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置

●不同的篇章部分一定要分节，而不是分页

2.3设置纸张和文档网格

写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word中的页面设置。

从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡。

通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。

有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。

很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。

由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。

所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。

如图1。

图1纸张大小设置

考虑到阅读报告的有可能年龄比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。

通常，很多人都采用增大字号的办法。

其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。

在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡。

选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。

同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。

这样，文字的排列就均匀清晰了。

如图2。

图2文档网格

1.1设置样式

现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。

通常，很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。

熟悉Word技巧的人对于这样的格式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。

然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了？

使用了样式就不必有这样的担心。

样式是什么？

简单地说，样式就是格式的集合。

通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。

每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。

而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。

而通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。

从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式（如图3）。

要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。

例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。

对于初学者来说，很容易混淆。

为了清晰地理解样式的概念，可在“显示”下拉列表中选择“有效样式”。

这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。

“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。

这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。

在样式列表中，只显示了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”~“标题9”样式。

图3样式

现在，规划一下文章中可能用到的样式。

1）对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”~“标题4”样式。

2）文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。

3）文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。

规划结束之后，即可录入文字了。

首先，录入文章第一部分的大标题。

注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。

从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式。

用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。

注意在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。

当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。

（如图4）

图4样式显示选项

在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。

对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。

将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，单击【修改】命令。

显示“修改样式”对话框。

（如图5）

图5进入设置样式快捷键

单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框。

此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。

注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。

单击【指定】按钮，快捷键即可生效。

（如图6）

图6指定样式的快捷键

用同样的方法为其他样式指定快捷键。

现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。

文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。

例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。

这时可以修改样式。

将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，单击【修改】命令。

显示“修改样式”对话框。

选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。

这样，当应