绿色矿山基本要求docx.docx
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绿色矿山基本要求docx
门店费用管理
1、资金管理制度
1、现金管理
门店现金设收支两条线的原则。
销售收入存入银行，现金按公司规定及时足额送存银行，保证现金安全。
小额费用支出使用备用金，大额支出申报Iris审批拨款，不得坐支货款。
库存现金定额核定为1000元。
2、银行存款管理（回款）
对于销售回款各店店长要及时汇入公司账户，每日日结后，货款多余1万元需当天将足额货款存入银行；货款少于1万元，可2天一次将足额货款存入银行，并保留银行回单，与费用支出单据一并提交。
2、备用金使用范围
备用金使用范围：
洁而亮、充巴士卡、公证手续费、快递单、门店配货调货物流费（小额）、螺丝灯管等以及其他急用材料费用。
3、费用支出项目汇总
店铺费用支出包含人员工资、奖金、办公费、运输费、水电费、银行刷卡手续费、电话费、租金、固定资产、低值易耗品购置、店面维修费等。
其中，店铺有权自行购买上述备用金使用范围内的支出项目，办公用品、日常用品以及店铺维修材料一般情况下需定时向公司申报，由公司统一购买并发放到各店铺中，店铺急用除外；店铺无权采购任何固定资产，若需采购需填写采购申请表上报审批后由公司购买发放。
（一）在店支出项目报销
在店支出项目：
备用金使用范围，通过备用金支付。
店铺日常报销项目：
支出项目
所属科目
灯管灯架
店铺维修材料
洁而亮
GeneralExpenses
充巴士卡
Trafficfee
公证手续费
OfficeExpenses
快递单
（送货给客户）thegoodsdeliveryfee
（采购货物）商品采购成本
（物资传递）Freight&Courier
送货车费
thegoodsdeliveryfee
车垃圾去扔（商品样本等）
Cleaning
店铺临时紧急采购报销项目（2天内要使用，其他情况为公司统一采购）：
支出项目
所属科目
办公用品：
A4纸等
OfficeExpenses
螺丝等五金材料
（店铺维修用）店铺维修材料
（安装商品用）costofsales
洗洁精、洁厕灵、纸巾等日用品
GeneralExpenses
电芯
（销售用）costofsales
1.领（付）款凭证（预支）
（1）使用情况：
用于预付账款，发票等单据未能及时到达的情况（先付款再到票）。
领（付）款凭证
年月日
店铺：
领款人
领款金额（大写）$
用途
领款人（签名）核准人（签章）
（2）填写说明：
✍日期：
即具体申请日
✍店铺：
向哪个店铺领款就写哪个店铺名称
✍领款人：
谁领就写谁
④核准人：
该店铺店长
⑤领款金额（大写）：
（壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万）
⑥用途：
注明具体用处及用途
（3）填写要求：
✍金额大小写统一；
✍准确填写日期
✍领款人本人签字
④核准人本人签字
⑤上一流程未签字，下一流程审核人不得签字：
收到票据后，填写《报销单》，将《领（付）款凭证》标注“已报销”后与票据附在填写完整的《报销单》下面，完成该笔款项报销；报销人为该笔款项预领时的经办人；
2.报销单
（1）使用情况：
✍款项之前已经预领，之后收到票据，须填写《报销单》附在票据上面（店铺预支）。
✍用于店铺零星的费用报销（个人预先垫付）。
报销单
报销门店：
报销人：
年月日
发生日期
摘要内容
单据张数
金额
备注
月
日
合计（大写）
小写：
审核人
大额审核人
领款人
复核人
（2）填单说明：
以“陈叔报销一笔金额为100元的送货车费”为例
✍日期：
以具体填单日为准
✍发生日期：
以票据上的付款日期为准
✍报销内容：
订单号XX送货车费（注明具体用处及用途）
④金额：
MOP$100.00
（3）填写要求:
✍以报销人提供的原始凭证为依据；金额大小写统一，详细写明费用用途，报销金额不得大于原始凭证的金额；
✍报销人签在“报销人签章处”，本人报销；
✍门店的报销由店长审核，店长签名签在审核人处；超过500元的金额需要IRIS审批补充签名，否则不予报销；
④财务审核人签在“复核”处；
⑤上一流程未签字，下一流程审核人不得签字：
（4）原始凭证的要求：
✍凭证必须具备的基本内容齐全：
日期、支出摘要、金额；
✍摘要和数字及其他项目填写正确，数量、单价、金额、合计填写正确，大小写金额相符；
✍发生的经济业务与公司业务有关，标注用处；
④所有实物形态的采购需附采购清单，超市（商场）购物需附购物清单。
若有不符合实际情况、手续不完备或数字计算不正确的原始凭证，应退回有关经办人，要求予以补办或更正。
（5）单据装订要求：
✍附件内容为支出的原始凭证；
✍分类报销，一个类型的报销填写一张报销单，不同类型的报销分开填写
✍正规票据与非正规票据分开填写报销单，粘贴时要分门别类
④粘贴时呈鱼鳞状粘贴，粘贴范围不要超过费用报销单范围，粘贴在报销单背面，从左至右粘贴。
尽量厚薄均匀，附件单据过多可分几份粘贴。
示例如下：
（6）凭证提交财务部复核归档周期为2周一次。
3.支出证明单
（1）
支出证明单
年月日
店铺：
经办人：
支出金额（大写）：
$
用途：
经办人：
证明人：
核准人：
使用情况：
一般只用于无单据或凭证的费用支出、特殊性支出。
（2）填写说明：
✍经办本人签名；
✍无单据或凭证的费用支出说明原因；
✍需要证明人签名；
④特殊性支出可不详细说明，但必须财务总监或总经理核准；
⑤大小写金额统一。
4.申购单
如办公用品、日常用品及店铺维修材料，一般申报统一采购，由各店铺店长填写申购单，上报给公司统一采购。
固定资产的购置必须由公司采购发放，店铺无权自行采购。
申购单
申请门店
申请日期
要求到货日期
物品名称
规格型号
单位
数量
用途
申请人
核准人
经办人
验收签名
（1）店铺申购分为定期申购和不定期申购。
✍定期采购：
店长定期盘点店铺物资，根据物资现状预估使用情况，统一每月15日上报申报单，由公司统一根据各店需求采购并发放。
✍不定期采购：
临时发生的采购需求，非十分紧急或金额大于500元，需要向公司申请统一采购的，根据实际需求向公司提交申购单。
时间紧急可拍照提交，签名后补。
紧急且零星的费用则可由店铺自行采购，填写《报销单》与票据一并提交，如A4打印纸，店铺急用的维修材料等。
（2）填写要求：
✍要求到货时间：
为该门店希望此申购物资能在要求的到货日期前到达，财务部能掌握该物资的采购紧急程度；
✍物品名称、规格型号、单位、数量：
必须将物品的名称、规格型号单位及数量等基本采购信息填写清楚，以免造成采购错误；
✍用途：
将采购该物资用途用处填写清楚，何种用途，以及店铺自用或是销售均填写清楚；
④申请人：
为各店店长；
⑤核准人：
财务总监
⑥经办人：
财务部同事或其他采购人员
⑦验收签名：
店长验收物资时必须做验收签名，完成整个申购流程。
以上签名均在签名后附上签名日期。
5.费用登记入账
店铺支付的支出费用由店长登记入账。
每日下班前完成当天的现金日记账，并将支出项目录进XERO系统，操作步骤查看《费用报销操作手册》，费用科目分类查看《支出项目科目汇总表》。
低于500元的小额费用由财务部员工审核，高于500元的费用由财务总监审核。
财务部员工于2个工作日内对店铺报销项目进行审核。
（2）在店非现金支出项目登记
在店非现金支出项目有：
水电费，店铺电话费，社保费，银行刷卡手续费等。
这些支出项目由公司支付，票据由店长整理收集登记。
其中银行刷卡手续费是银行自动扣除，因此只需要登记并录入系统即可。
水电费单及店铺电话费等费用，是先收到缴费通知单再由公司统一缴费，支付过程不需要经过店铺。
此类型费用的处理方式是店铺收到缴费通知书后，店长填写《用款申请表》，向公司提交申请表，由公司统一交费后，公司将缴费单据交回店铺后，店长将其与缴费通知书一起装订，并将此费用录入XERO，由财务部审核。
用款申请表
用款门店：
年月日
序号
通知日期
用款内容
金额
截止日期
备注
月
日
月
日
1
水费
2
电费
3
电话费
4
5
合计
（大写）万仟佰元角分
小写：
$
申请人
核准人
经办人
复核人
（3）非在店支出项目
1.非在店支出项目：
即由总部办公室统一采购发放的物资及月循环支出项目。
支出项目
所属科目
洗洁精
GeneralExpenses
洁厕灵
垃圾袋
清洁剂
纸巾
透明胶
维修计算机
OfficeExpenses
A4纸
快劳夹
笔
文件袋
墨盒
电芯
去办事的车费
Trafficfee
取锁口片车费
采购
锁口片加工
电箱及开关
✍（店铺用）维修材料
✍（销售安装用）costofsales
螺旋形23W节能灯泡6个
磨机夹板
水管钳
2寸固定轮
热熔胶枪
LED射灯
热溶胶棒条
五金
LED路灯
不锈钢镜钉
投光灯
螺丝
拉柳钉
防盗门扣
螺丝钉帽
镜灯
手扫漆
玻璃门锁
16合金法兰
批咀、钻咀
销售员工资
员工工资
安装人员工资
维修工资
（物资传递）快递费
F&C
调货各项运输杂费
XERO系统费（月循环）
Consulting&Accounting
2月份租金（月循环）
rent
高精内背胶
广告费
外幻灯片
与客户吃饭及其他娱乐活动
业务招待费
请员工吃饭等活动
福利费
该部分的支出费用由财务部同事登记入账。
2.统一采购
财务部作为物资采购中心，收到店铺提交的《申购单》后，汇总统计所需采购物资，2个工作日内进行采购，物资到达后按需分配，附上《申购单》交由到澳同事送递，门店店长领取物资时在《申购单》上进行验收签名，完成验收手续后《申购单》于下次费用单据一并交还。
财务部收到已完成的《申购单》后与该笔报销单及原始凭证一并装订。
3.费用报销
财务部不设备用金，报销人发生经济业务后，提交原始凭证进行报销申请，财务部登记报销清单，原始凭证审核要求与店铺一致，报销周期以一周为单位，每周一向财务总监提交上周报销单据进行审核结算，如财务总监未到场即顺延第二天。
4.登记入账
财务部经办的经济业务由财务部自行登记并录入XERO，录入操作步骤查看《费用报销操作手册》，费用科目分类查看《支出项目科目汇总表》。
因财务部支出均向财务总监报销并审核，因此系统中审核工作由财务主管审核即可。
财务部对已完成报销的支出项目需在两个工作日内完成登记入账。
5.凭证装订
完成报销手续后，装订原始凭证，与上文店铺装订原始凭证的要求一致。
6.归档
将店铺提交的凭证与财务部自行装订的凭证汇总，按店铺分类归档，装订成账本，以一年一家店铺为单位的档案盒进行归档。
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