商品验收管理手册文档.docx
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商品验收管理手册文档
商品验收流程
概述
商品验收是按照验收业务作业流程，核对凭证等规定的程序和手续，对入库商品进行数量和质量检验的经济技术活动的总称。
凡商品进入仓库储存或卖场销售，必须经过检查验收，只有验收后的商品，方可入库保管或卖场销售。
商品验收流程
商品验收的作用
所有到库商品，必须在入库前进行验收，只有在验收合格后方算正式入库或进入卖场销售。
这种必要性体现在：
一方面，各种到库商品来源复杂，渠道繁多，从结束其生产过程到进入仓库前或进入卖场销售前，经过一系列储运环节，受到储运质量和其他各种外界因素的影响，质量和数量可能发生某种程度的变化；
另一方面，各类商品虽然在出厂前都经过了检验，但有时也会出现失误，造成错检或漏检，使一些不合格商品按合格商品交货。
商品验收的作用，主要表现在以下方面
1、验收是做好商品保管保养的基础
商品的验收工作是做好商品保管保养和使用的基础。
商品经过长途运输、装卸搬运后，包装标志容易损坏、散失，没有包装的商品更容易发生变化。
这些情况都将影响到商品的保管。
所以，只有在商品入库时，将商品实际状况搞清楚，判明商品的品种、规格、质量等是否符合国家标准或供货合同规定的技术条件，数量上是否及供货单位附来的凭证相符，才能分类分区按品种、规格分别进行堆码存放，才能针对商品的实际情况，采取相应的措施对商品进行保管保养。
商品验收流程
2、验收记录是仓库提出退货、换货和索赔的依据
商品验收过程中，若发现商品数量不足，或发现规格不符，或质量不合格时，仓库检验人员做出详细的验收记录，据此由业务主管部门向供货单位提出退货、换货或向承运责任方提出索赔等要求。
倘若商品入库时未进行严格的验收，或没有做出严格的验收记录，而在保管过程中，甚至在发货时才发现问题，就会使责任不分，丧失理赔权，带来不必要的经济损失。
所以，商品只有经过严格的检验，在分清商品入库前供货单位及各个流转运输环节的责任后，才能将符合合同规定、符合企业生产需要的商品入库。
3、验收是避免商品积压，减少经济损失的重要手段
保管不合格品，是一种无效的劳动。
对于一批不合格商品，如果不经过检查验收，就按合格商品入库，必然造成商品积压；对于计重商品，如果不进行检斤验数，就按有关单据的供货数量付款，当实际数量不足时，就会造成经济损失。
4、验收有利于维护国家利益
改革开放，使我国经济及世界经济的联系日益紧密，进口商品的数量和品种不断增加。
对于进口商品，国别、产地和厂家等情况更为复杂，必须依据进口商品验收工作的程序及制度，严格认真地做好验收工作；否则，数量及质量方面的问题就不能得到及时发现，若超过索赔期，即使发现问题，也难以交涉，这就会给国家经济造成重大损失。
可见，把好商品验收关是十分重要的，任何疏忽大意都会造成保管工作的混乱，给国家、企业带来经济损失。
一、收货作业流程
1、收货人员检验单据
2、订单是否为本超市所发出
3、厂商送货单据各项填写是否标准齐全
4、厂商送货单据是否有厂商盖章和签字
二、单据调整
1、退货单
、检查该供应商是否有商品退货清单，如有退货清单的要在供应商送货单据右上角标明，有退货和退货金额
、商品验收完成后将该供应商退货单、采购订单、供应商送货清单附在一起交信息部门做商品录入。
2、促销商品清单
、检查促销商品清单中是否存在该供应商送货商品，如存在当检查促销清单订货数量和价格并确认，发现有误时要通知厂家及时的更改并签字，同时做供应商商品验收异常记录。
3、发现持复印件送货的供应商收货部人员要及时的调出该供应商的商品订单原件核对并收货
三、商品验收
1、通知供应商指定卸货地点（待检商品区）和卸货规范
2、以手持终端验收商品条码看是否是我超市经营的商品，
3、以我店销售单位为收货单位，如包装有多个条码要按照条码拆封验收，
4、收货保质期管理规范
商品保质期超过三分之一的拒绝收货，商品要符合国家和地方标准
、一般商品超过保质期管理规定的商品由采购经理批准进店
、一般商品保质期剩余五分之一以下为准清退期商品
、一般商品保质期剩余六分之一以下为清退期商品
、一般商品保质期剩余七分之一以下为准到期商品坚决不得销售
、一般商品进入顶期应进行促销，让利，出清处理
、商品保质期的计算应将生产当日算为一天，如；1日生产保质期21天，到21日当日即为保质期到期商品
商品保质期管理规定
商品进店标准为保质期不超过三分之一
1．一般性商品超过保质期管理规定的商品由采购经理批准进店
2．一般性商品保质期剩余五分之一以下为准清退期商品
3．一般性商品保质期剩余六分之一以下为清退期商品
4．一般性商品保质期剩余七分之一以下为准到期商品坚决不得销售
5．一般性商品进入顶期应进行促销，打折，让利，出清处理
6，商品保质期的计算应将生产当日算为一天，如；１日生产保质期２１天，到２１日当日即为保质期商品，
7.商品保质期列表（不按比例计算）
商品保质期
三分之一
二分之一
顶期商品
准清退期商品
清退期商品
２１天
7
10
6
5
4
３０天
10
15
7
6
5
４５天
15
22
11
9
7
６０天
20
30
15
12
10
９０天
30
45
22
18
15
６个月
２个月
３个月
４５天
３６天
１个月
１２个月
４个月
６个月
３个月
７５天
２个月
１８个月
６个月
９个月
１３５天
１０８天
１个月
２４个月
８个月
１年
６个月
５个月
４个月
３０个月
１０个月
１５个月
７个月
６个月
５个月
３６个月
1年
１８个月
９个月
７个月
６个月
5、专业性商品需要营运人员及收货人员共同验收。
6、商品数量验收
、如供应商送货数量多于订单数量要拒绝收货并把多余的反会厂商。
、以超市销售单位为标准验收商品数量（一般以商品最小单位为验收标准）
、整箱的商品要开箱检验商品数量。
、收货人员商品数量验收完成后必须核对供应商订单数量是否和实际验收的一致，如发现错误要及时的通知供应商更正并做收货异常记录
7、商品价格（进价）验收
、价格验收以就低原则进行验收。
、当出现价格差异时原则按我系统最近收货价格收货，有采购的门店要及时通知采购进行价格确认
、商品调价的供应商要持采购签发的供应商商品调价通知函进行送货，以便进行价格调整和录入。
、当供应商商品价格出现异议并没有得到最终确认时该商品不能收货。
8、商品质量验收
、正向商品外包装必须完好无破损，发现整箱商品外包装破损的要开箱验收其内商品是否有破损和调换
、商品外包装验收，商品外包装必须保持新鲜干净，同时为供应商库存商品非其他超市退货和下架商品
、食品类非食品类商品收货标准参见《非生鲜商品质量验收标准》原则商品必须符合国家食品安全规范相关法律法规
9、商品标识验收
、负责对商品的名称、标准、规格、条形码、等级、数量、含量、使用说明、中文标识、质量标志、安全标志、生产许可证标志、生产者厂名、厂址、生产日期、保质期等标识进行检验。
商品标识验收标准参见《产品标识的规范性要求》
10、商品验收破损商品处理办法
、发现外包装损坏保质期不符合超市收货规范等不符合收货条件的商品时，要通知供应商，更改供应商送货清单并签字确认，同时做收货异常记录
、验收不合格商品拒绝进店
、口头通知供应商在以后送货过程中要仔细检验和检查。
、对于超过三次以上供应商送货检查发现不合格的现象将按超市有关规定进行处罚，并通告其他门店和供应商
11、称重商品验收
、按超市收货单位进行收货
、保质期、价格、质量、商标验收参加以上验收标准
、称重商品验收数量（公斤、个数）时要将外包装、以及内容保鲜的冰块、冰瓶、宣纸等去除后按净斤进行验收
、商品验收价格为去除各项杂质后的核价为进货价格，其他价格不作为进货价格。
系统录入
1、系统录入
、收货人员在确定供应商商品验收各项标准无误后在供应商送货清单上签字确认
、签字后的供应商送货清单、订单共同送至信息部进行系统录入
、录入员要对单据进行核对和确认，单据必须要供应商送货清单和采购订单两单全时方可做系统录入
、供应商送货清单要不能修改和涂抹，同时有公司验收人员签字、厂商签字方可进行系统录入
、系统录入时要保证商品条码、数量、价格、供应商准确。
、所有当日进店商品当日必须录入完成，下班时没能完成的要加班完成，不得拖到第二日录入
、录入完成后确认正确后在系统打印的商品入库单据上签字确认。
商品复检
1、商品复检
、商品验收完成、系统入库单打印完成后由收货部人员广播通知卖场相关课别人员到收货部领取商品
、验收完成的商品放置在商品以检验区等待相关人员复检
、相关课别负责人在得到广播通知后到收货部门领取该商品验收入库单后进行复检，复检标准参见收货部商品收货相关标准，复检无异议后在商品验收入库单据上签字并将商品推入卖场，需要做库存的由库管进行入库。
、商品复检防损每日不定时进行抽查，抽查标准参见商品验收标准
统配流程
1、统配商品—来自公司总部配送中心
、配送中心调拨流程：
文员依据门店定单做出调出单——仓管拣货——验货员——防损员验货（司机复核）文员修改审核调出单——打印调出单——堰货员/防损/司机签字司机持单到送货到门店
、门店调往配送中心操作流程：
•配送中心根据门店订货单据——由库管根据库存下达供货清单—签字—信息员根据供货清单进系统调拨——配送中心主管签字——防损抽检——装车——司机清点件数——防损封车——司机携带单据将商品配送到门店
2、调拨错误处理
正常调错（库存大商品、供应商统一退货等）：
门店申请（向采购部、配送中心）采购、配送中心共同确认门店整理好商品及制作《调出单》（选择门店p01）配送中心送货时调回
、异常调入（配送中心调往门店的商品出现货单不符）：
单据数量大于实际送货量：
门店致电查询配送中心确认原因
（1）少送货门店制作《损耗单》（在备注注明‘少送货+调入单号’司机签名确认并把一联单据带回配送中心配送中心制作《益余单》（在备注注明‘少送货+调出单号’）司机签名确认并由主管和库管、录入员并把单据交财务做账务处理
单据数量小于实际送货量：
门店致电查询配送中心确认原因
（2）多送货门店制作《调拨单》（在备注注明‘多送货+调入单号’）司机签名确认并把单据带回配送中心配送中心确认审核审核交财务做账务处理
（3）。
配送中心确认送错货门店制作《调拨单》（在备注注明‘送错货+调入单号’），司机签名确认配送中心审核并由主管和库管、录入员并把单据交财务做账务处理
4、单据要求
、单据完整性。
、单据准确性。
、单据规范性
、单据及时性
5、单据登记
•各分店及实物管理部门须设立单据登记本，记录当日发生的单据，并在各种单据送往财务部同时带上单据交接登记本进行交接签收，以明确责任。
（登记本如下供参考）记录内容
、时间
、供应商及编码
、单据种类用编号
、金额
、签收
、备注
6、单据类型
、补货单
、采购订单
、供应商送货清单
、商品验收入库单
、商品反货单
、调拨单（配送中心调往门店）
、调拨单（门店调往配送中心）
、店间调拨单（门店调往门店）
、商品报损单
、商品数量调整单（门店配送中心入库错误时进行数量调整单据）
、商品价格调整单（门店入配送中心库价格错误时进行价格调整）
相关单据解释
1、补货单：
为员工补货时使用单据，目前很多超市都在使用系统自动补货，如使用系统自动补货系统补货单就为系统自动生成的系统自动补货采购订单。
系统设有安全库存，当库存达到预警后系统将按照采购预设的最低安全补货数量标准自动生成系统自动补货采购订单。
家得乐商贸有限公司
供应商商品送货单
供应商名称：
供应商代码
日期
年月日
序号
条码
名称
规格
单位
数量
单价
合计金额
备注
收货员签字：
供应商签字：
采购签字：
防损签字：
2、采购订单
系统自动补货采购订单在经过信息部处理后打印交采购确认并签字（也可交营业课主管审核并签字）确认后的采购订单由订货组或专职订货人员发给相关供应商。
本地供应商按公司要求时间门店订货组取采购订单并在要求工作日内携带采购订单送货到门店。
外阜供应商由订货组使用传真或网络（自动补货系统会把订单直接传递到供应商处，传递前要经过采购或营业课主管审核）将订单传递到供应商处。
自采购商品采购订单由订货组直接将订单转给相关采购人员进行自采购
家得乐超市（）店商品采购单
门店名称：
打印日期：
采购单据号：
备注：
供应商：
自动生成：
部门：
结算方式：
商品条码
商品名称
规格
单位
含税进价
数量
含税成本
制单：
采购：
3、供应商送货清单
为供应商送货到门店前填写的供货清单，供应商也可携带门店发出的采购订单到们店送货（供应商送货清单可不用填写）供应商送货清单实用于没有采购订单的门店，门店根据供应商携带的采购订单进行收货，收货完成后信息部根据采购订单的验收情况和单据编号进行录入（无采购订单的商品收货部门拒绝收货）特别商品要下临时（紧急）采购订单紧急采购订单只有采购有权下达。
供应商填写：
家得乐商贸有限公司
供应商商品送货单
供应商名称：
供应商代码
日期
年月日
序号
条码
名称
规格
单位
数量
单价
合计金额
备注
收货员签字：
供应商签字：
采购签字：
防损签字：
4、商品验收入库单
是系统管理人员根据收货部验收的采购订单录入系统后产生的商品进货单据
商品验收入库单一式三联分白联、黄联、粉联。
白联：
供应商留存、备结算对账使用
黄联：
财务留存入账，备结算对账使用
粉联：
信息部门留存备查
商品验收入库单流向
信息部制商品验收入库单——反倒收货部门签字（收货人员、供应商、营业课）——白联交供应商黄联粉联交信息部（同时收货部门要对单据进行登记）信息部根据签字情况进行审核（无误后粉联自留备查）——黄联传递到财务做账
家得乐超市（）店商品验收入库单
门店名称：
打印日期：
验收单据号：
备注：
供应商：
验收日期
部门：
结算方式：
商品条码
商品名称
规格
单位
含税进价
数量
含税成本
制单：
收货人员：
供应商：
营运人员：
5、商品反货单：
当卖场商品或验收入的商品出现问题时使用的调整单据
商品返货单一式三联分白联、黄联、粉联。
白联：
供应商留存、备结算对账使用
黄联：
财务留存入账，备结算对账使用
粉联：
信息部门留存备查
商品返货单流向
信息部制商品返货单——反到收货部门签字（收货人员、供应商、营业课）——白联交供应商黄联粉联交信息部（同时收货部门要对单据进行登记）信息部根据签字情况进行审核（无误后粉联自留备查）——黄联传递到财务做账
系统：
家得乐超市（）店商品退货单
门店名称：
打印日期：
退货单据号：
备注：
供应商：
退货日期
部门：
结算方式：
商品条码
商品名称
规格
单位
含税进价
数量
含税成本
制单：
收货人员：
供应商：
营运人员：
理货员填写：
家得乐商贸有限公司
（）店商品返货单
课名称：
日期
年月日
序号
条码
名称
规格
单位
数量
供应商代码
理货员签字：
课长签字：
采购签字：
收货签字：
6、调拨单（配送中心调往门店）
调拨单（门店调往配送中心）
店间调拨单（门店调往门店）
商品调拨单一式三联分白联、黄联、粉联。
白联：
调拨至的某部门存留备查
黄联：
财务留存入账，门店库存结算使用
粉联：
调拨部门存留备查
商品调拨单流向
调拨部们制商品调拨单——收货部门接到商品后在单据上签字（调拨至部门收货人员、营业课）——白联交调拨至部门存留备查，黄联粉转回调拨部门（同时调拨至收货部门要对单据进行登记）调拨部门信息管理员要根据签字情况进行审核（无误后粉联自留备查）——黄联传递到财务做库存结转使用。
系统：
家得乐超市（）店间商品调拨单
发出店名称：
打印日期：
店间调拨单据号：
备注：
调入店名称：
调入日期
调入部门：
商品条码
商品名称
规格
单位
含税进价
数量
含税成本
制单：
调出店收货人员：
调入店收货人员：
调入店营运人员：
7、商品报损单：
商品在无销售价值或商品损坏后无法退货或更换时使用的消除库存数量和金额的单据
商品报损单一式三联分白联、黄联、粉联。
白联：
报损部门留存
黄联：
财务留存做账目冲减使用
粉联：
信息部门留存备查
商品报损单流向
报损部门制作商品报损——经过报损部门最高人员签字确认，防损确认后交由信息部门制作商品报损单据——白联报损部门存留备查、黄联由信息部门传递到财务做库存冲减使用粉联由信息部门存留备查。
系统：
家得乐超市（）店商品报损单
门店名称：
打印日期：
报损单据号：
备注：
供应商：
报损日期
部门：
商品条码
商品名称
规格
单位
含税进价
数量
含税成本
制单：
收货人员：
营运人员：
理货员填写：
家得乐商贸有限公司
（）店商品报损单
课名称：
日期
年月日
序号
条码
名称
规格
单位
数量
供应商代码
理货员签字：
课长签字：
收货签字：
采购签字：
8、商品数量调整单（门店配送中心入库错误时进行数量调整单据）
商品价格调整单（门店入配送中心库价格错误时进行价格调整）
商品数量、价格调整单一式三联分白联、黄联、粉联。
白联：
供应商存留
黄联：
财务留存做账目冲减使用
粉联：
信息部门留存备查
商品价格数量调整单流向
数量价格调整部门制单据——经过部门最高人员签字确认，防损确认后交由信息部门制作商品价格数量调整单据——白联供应商存留、财务留存做账目冲减使用
使用粉联由信息部门存留备查。
家得乐超市（）店商品数量调整单
门店名称：
打印日期：
调整单据号：
备注：
供应商：
调整日期
部门：
结算方式：
商品条码
商品名称
规格
单位
含税进价
数量
含税成本
制单：
收货人员：
营运人员：
四、商品验收注意事项
1、供应商欺诈
、数量欺诈
、以次充好
、重复入库
、价格欺诈
、赠品欺诈
、混装
、退货未打印退货单据
、收买门店收货员工、信息员工课长等
2、系统人员操作要点
、审核单据时发现数量和金额较大的单据时要注意是否存在问题要及时核对采购订单，促销订单等单据是否订货和价格是否正确
、审核单据时要核对操作日期，操作人编号，是否正确
、审核单据时审核是否相关人员签字齐全
、审核单据时审核规格和单价是否正确
、确认完成后价格印章或签字并登记同时将相关单据传递到财务部门和相关部门
、录入人员在录入后要核对录入数量、价格、单位等是否正确，并在单据相关位置签字确认。
3、商品收货异常记录：
当商品收货发现异常时填写商品异常记录
、送货过程不文明的
、收货时发现存在未到货商品的
、发现供应商送货单据涂改的
、价格和数量不正常的
、存在欺诈行为的
、不按照公司标准执行送货的
商品验收流程
四、商品验收注意事项
4、供应商单据填写规范
、统一使用超市制定的供应商送货清单
、单据填写不得涂改
、单位以超市规定单位作为送货单位
、单价以最小单位进价为基础
、商品涉及
升级会员 