精品项目承包商采购程序.docx
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精品项目承包商采购程序
中化泉州石化有限公司项目承包商采购管理程序
1、目的及适用范围
为明确中化泉州项目EPC、“成本+酬金+最高投资控制目标”EPC、EP、PC承包商（以下称承包商）采购流程，规范承包商采购活动，满足项目建设进度和质量要求，特制定本程序。
1.1中化泉州项目EPC、EP、PC模式下，承包商采购管理执行本管理程序第2条--第11条相关规定。
1.2中化泉州项目“成本+酬金+最高投资控制目标”EPC模式下，承包商采购管理除执行本管理程序第2条--第11条的规定外，还必须执行本管理程序第12条的规定，即：
《“成本+酬金+投资控制目标”EPC模式下关于承包商采购的特别规定》。
2、采购组织机构
2.1承包商项目采购组织机构
承包商项目采购组织机构由采购经理、各专业采购工程师、催交、检验人员、运输、单证人员等构成。
具体组织机构及采购经理资质情况由承包商在其报价文件中提出，须经业主审查和批准。
承包商采购经理一经确定，未经业主同意不得调换。
采购经理确需调换的，承包商须按合同约定提出申请并报业主书面批准。
在承包商采购实施过程中，业主认为承包商采购经理或其分包商的项目人员不称职，经业主正式提出，承包商须在5天内予以调换（合同另有约定的除外）。
2.2中化泉州石化有限公司采购组织机构
2.2.1项目部（PMT）
负责与承包商直接联络和协调，有权监督承包商的所有采购活动。
审核并监督承包商采购物资的检验计划、质量控制计划、交货进度计划。
监督承包商采购物资的催交工作。
催促由业主采购的设备、材料请购单按计划进度提交。
协助承包商执行框架协议。
监督承包商采购物资的检验工作。
审查、核实并协助选择所有承包商采购设备和材料的供货商。
从询价到设备、材料到达现场，代表业主监督并提供指导。
2.2.2商务部
负责框架协议的签署与提供。
负责承包商采购供应商短名单的提出、审核、修订。
有权监督和审查承包商采购工作中的招标/询价、评标/评审、定标、价格谈判、合同条款谈判等所有采购环节。
2.2.3专业技术主管部门
公司设备部、生产技术部、计划工程部、QHSE部等部门作为专业技术主管部门，在部门职责范围内协助项目部对承包商采购活动进行协调、管理和监督。
3、采购职责划分
3.1采购界面管理规定
3.1.1承包商负责完成承包合同范围内采购工作，对采购质量负责。
3.1.2对于甲控乙供物资，业主有权审查/确认承包商对供货商报价的综合评审，但不解除承包商
的责任和义务。
3.1.3由承包商采购的超限设备的运输方案，包括运输方式、运输路线等选择由承包商负责（承包合同中有特殊约定的情况除外）。
由业主采购的超限设备的运输方案，包括运输方式、运输路线等选择由业主负责。
3.1.4承包商对业主采购的设备、材料必须按采购进度计划的时间向业主提交请购单，包括到货时间、技术要求等。
承包商可以推荐供货商，是否采纳的决定权归业主。
承包商应当给予业主必要的采购时间，普通材料一般不少于3个月，普通设备一般不少于6个月。
3.1.5业主有权要求承包商按照业主已签订的大宗通用物资的框架协议与供货商签订供货合同，业主将提供已签订的大宗通用物资的框架协议并协助实施。
3.1.6承包商有义务向业主提供采购进度周报、月报、季报、年报。
3.1.7承包商应给予业主采购协调人员工作支持、配合，同时应提供办公等方面的便利条件。
3.2承包商与业主的采购协调
3.2.1采购进度周报
承包商负责编制《采购进度周报》（附件1）并根据项目具体情况进行增补。
周报提交的时间要求在合同中约定，一般应在采购周协调例会前1天完成。
3.2.2采购协调会
∙合同签订后承包商参加业主每周的协调例会。
其他的各种专题会议（如采购、催交、检验、运输等）将根据双方的提议，不定期举行。
会议由承包商向业主汇报采购进度和质量状态，商讨目前采购中存在的相关问题及解决措施，对下周的采购工作进行预测，以及其他相关采购事宜。
会后，由业主发布会议纪要。
4、采购准备
4.1合格供应商名单
4.1.1在工程项目招标阶段，承包商根据业主提供的该工程项目《合格供应商名单》（附件2）进行询价。
承包商在报价书中也可以针对《合格供应商名单》提出修改建议，但是应提出足够的支持文件，如：
厂商样本，资信文件，设施、人力、财务、生产状况，供货业绩等等，供业主审查。
4.1.2业主综合各方面意见，最终完成《供应商短名单》，供本项目的使用。
承包商在本项目采购活动中，选择的供货商不能超出该名单的范围。
4.1.3在项目执行过程中，业主有权根据供货厂商的供货表现或项目实际需要，结合各方面的意见修订《供应商短名单》。
业主提供的《供应商短名单》确实不能满足承包商采购需求的，承包商可以提出增补供应商的书面申请，并提供足够的资料证明该厂商能够满足项目需要，报业主审批。
业主可能需要对厂商进行实地考察，以判断厂商的供货能力，所发生的厂商考察费由承包商支付。
4.2采购标准文件
合同签订后1个月内，由承包商向业主提交各种标准采购文件格式，报业主审批后执行，日后若有变化，应报业主批准。
各种标准采购文件如下：
标准询价书；
通用采购规定；
包装运输规定；
质量要求规定；
检验要求规定；
标准订单；
其它标准文件表格等。
4.3采购程序
合同签订后1个月内，由承包商向业主提交标准的采购程序，报业主审查，采购程序应至少包括下列内容：
采购管理；
检验管理；
催交管理；
备件管理；
仓储管理；
物流管理。
4.4采购计划
在工程承包合同生效后1个月内，承包商应提交项目采购计划，用于指导项目今后采购工作。
一般包括如下内容：
4.4.1采购策略
4.4.2采购原则
质量保证原则；
安全保证原则；
进度保证原则。
4.4.3采购范围
进一步明确承包商与业主、施工单位在项目采购任务方面的分工及责任关系；
说明业主对项目采购工作的特殊要求，以及承包商对业主要求的意见和拟采取的措施。
4.4.4采购进度计划
项目采购的进度控制目标，应服从整个项目的进度控制目标。
在项目采购计划中，应明确规定进度控制的要求和目标。
4.4.5采购协调程序
承包商将使用的采购工作办公室，包括其位置、将在该办公室进行的工作、办公室之间工作联络的方法加以明确，进而规定承包商项目采购组织机构与业主以及供货商的协调程序和通信联络方式，采购文件的传送和分发范围、方式，确定业主审查确认的原则和内容等。
4.4.6项目采购组织机构
建立完整项目采购组织机构、落实具体人员和分工。
4.4.7相关工作计划
催交计划；
检验计划；
物流计划；
现场材料管理计划；
承包商采购物资技术要求的提出或技术协议的签订。
4.4.8项目采购特殊问题
∙特殊材料的采购说明；
∙关键设备的采购说明；
∙不按正常程序采购的特殊设备；
∙要求提前采购的设备；
∙超限设备的采购和运输；
∙现场组装的设备；
∙厂区内材料堆放场的设计方案；
∙国外采购的计划等。
为完成项目采购任务的其他说明
5、采购要求
5.1对采购工作的最低要求
5.1.1承包商可以使用其标准的采购程序，但应该符合国家法律法规相关规定；
5.1.2承包商将根据合同要求选出材料和设备的供应商。
承包商只能接受经业主批准的材料和设备供应商；
5.1.3承包商采购设备、材料的技术要求及技术协议的确定过程应邀请业主参加，并经业主批准。
该批准不免除承包商任何责任。
5.2采购合同的内容
承包商应作为独立的承包人，根据以下规定发出设备、材料的采购订单。
本采购订单应以最大限度地使用承包商的标准文件，应与承包合同项下的承包商的义务和责任相一致，应确保业主在本承包合同下规定的相应的利益和权利。
5.2.1采购合同应至少包括如下内容：
∙正式的项目名称、地点和业主集团的标识；今后由业主或业主授权的另外的承包商进行操作的零备件合同和技术服务合同，其定价、付款方式，以及包括其有效期等条款，均应包含在承包商的购买合同中。
承包商应将其作为一个整体签订该采购合同；
∙承包商的购买合同将明确指出设备和材料在运输过程中或存储过程中的相关存储要求；
∙采购合同应指明厂家技术信息要求，例如设计计算书、图纸、说明书、操作和维修手册等；
∙对于供货商提出需要进度款的订货合同，承包商应协调
付款进度，以激发厂家完成里程碑计划，确保按时交货；
∙正确、足够的商务条款的说明以及采购的材料的说明；
∙技术说明要包括详细的技术规定，该技术规定将附在订购合同内；
∙供货商就提供货物的交付承诺和进度达成一致；
∙QA/QC和催交要求；
∙备品备件的要求；
∙业主和业主的授权代表就催交和检验的权利；
∙售后服务、设备（包括配件和原材料）达不到技术要求的赔偿条款以及迟延交货的处理。
5.2.2在订购货物和设备的发送过程中，承包商有义务与业主保持联络，并提供业主要求的所有支持。
5.2.3采购合同的支付：
按照承包合同及业主相关规定执行。
5.2.4采购合同的备案：
承包商所有采购合同必须在合同签署后30天内提交业主备案。
5.3框架协议
∙为了保持全厂统一，业主即将或已经同供货商就某些系统、设备、材料、服务签订框架协议。
在与供货商签订的框架协议项下（该供货商由业主选择），承包商需与供货商签订购买订单或合同。
承包合同执行过程中,业主有权监督和控制是否符合协议要求。
6、催交
6.1催交方式
∙承包商将完全负责由供货商到承包商之间货物的催交，以及及时将有关信息返回到供货商。
承包商负责编制《催交状态一览表》（附件3），并每周更新一次；每周编写《催交报告》（附件4），使货物能够根据采购合同的要求和项目进度交付。
∙业主将起到对承包商的督促作用，包括审核催交报告并对其催交过程进行监督和管理。
6.2业主对承包商催交工作的核心要求
∙根据预定的采购进度计划，根据掌握的供货信息和其它相关知识，来进行分析判断是否可能发生拖延，进而建议采取相应措施来避免拖期或减少拖期的时间。
∙催交工作的核心在于预测并采取补救措施而不是报告拖期问题的发生。
6.3催交等级划分原则
承包商应根据经业主确认的关键设备和材料等级表、承包商采购物资技术附件汇总表来制定每个订单的催交等级表。
在具体采购实施过程中应根据具体情况不断更新、调整。
催交等级表的发布和更新要经过业主的审批。
催交等级划分规定如下：
∙等级A：
包括“关键设备和材料”、“长周期设备”（设备重要性等级I和II级）等等，每4周定期访问制造厂或其分包商。
∙等级B：
包括主要设备（设备重要性等级III级），每6周访问制造厂或其分包商。
∙等级C：
等级A/B之外的设备和材料，不访问制造厂，定期电话传真催交。
6.4承包商催交人员的主要活动
∙厂商文件催交：
根据采购订单与厂商进行沟通，确保所有需要的文件按期按质提供；催交和监控供货厂商设计、采购、制造进度计划；
∙设计状态，包括设计文件批复审核；
∙材料状态，包括分订单状态；
∙制造状态；
∙拖期原因分析；
∙检验和试验状态；
∙包装、标记和运输状态；
∙出厂文件准备状态；
备品、备件状态。
7、检验
7.1承包商和业主在检验工作中的工作协调关系
7.1.1在材料检验过程中，业主检验人员的参与和确认不能解除承包商对产品质量的任何责任。
7.1.2在材料检验过程中，业主发现材料出现质量问题三天内没有得到及时解决时，业主有权在供货过程中下达停工令；
7.1.3承包商应确保业主检验人员能够自由进出承包商、供货厂商、供货厂商的分包商办公室、车间，出席相关检验活动，获取与审查所有与检验有关的文件。
7.27.1.4承包商应明确设备监造单位与承包商的工作联系方式，并为设备监造单位提供必要的便利条件。
7.3项目检验计划
7.3.1根据项目采购协调程序，承包商在采购准备阶段，应提交项目检验计划供业主审批。
7.3.2承包商根据业主批准的“设备、材料关键性等级划分”和承包商的公司标准及检验、试验程序的规定，确定不同类型设备、材料的检验原则和范围，划分不同请购设备和材料的检验等级。
其中检验等级规定标准参考如下：
∙等级I-长驻制造厂,在制造过程中全程见证全部的检验试验活动（设备重要性等级I）。
等级II-检验人员非定期地访问制造厂，对制造过程加以监控，对检验文件进行审核，参加详细检验计划中规定的过程中停止点的检验活动，参加出厂前检验工作，审阅出厂前厂商质量文件，发布放行单（设备材料重要性等级I和II级）。
∙等级III-参加出厂前检验工作，审阅出厂前厂商质量证明文件，发布产品放行单（设备材料重要性等级III级）。
∙等级IV-无需进行制造厂检验工作，只需要现场开箱检验（重要性等级IV级及其它）。
7.3.3检验进度计划
承包商根据请购单及订单制定检验进度计划，而且每2周更新一次，并将更新版提交业主。
计划标准格式参见《检验进度计划》（附件5）。
7.4详细检验执行计划
7.4.1每个订单签署后，根据这个订单的检验等级和详细技术要求，承包商应对供货厂商提交的制造、详细检验计划加以审查，制定详细检验行动计划，报业主审核后加以实施。
详细检验行动计划至少应包括以下内容：
制造过程中检验流程、检验项目、检验标准、制造厂检验报告名称、原材料的性能和成分检验、承包商控制点类型、业主控制点类型等等。
7.4.2控制点分为以下类型，一般由承包商负责监督，业主有权根据需要进行监督：
∙审核点：
承包商检验员审核有关材料、制造商自行检验、试验的纪录，确认其符合相关标准、规范和特殊要求；
∙随机检验：
承包商检验员在对制造车间访问过程中作随机检验。
此检验一般涉及日常项的检查，目的是验证制造商对原材料的处理和加工、制造方法的有效性。
不需要事前进行通知。
∙目击检验：
针对事先规定，要求必须有承包商的检验员出席全过程，或承包商的书面通知表示弃权才能进行的检验、试验项。
需要承包商提前7天通知业主。
∙即时检验：
与“目击检验”相似，只是以随机性为特点，如果承包商检验员不能按提前7天通知的时间出席，供货商可继续后续的工作。
∙观察项：
同“目击检验”，仅适用于API标准的情况。
需要提前5天通知，但如果承包商的检验员不能按通知的时间出席，供货商可继续后续的工作。
7.5预检会议
对检验等级I级的设备材料将安排于订单签发后4周内或开始制造前，在制造商办公室召开有供货商项目经理、生产和检验负责人、承包商检验协调员、检验员、业主检验员等一起参加的预检会议，办理会议签到记录。
在预检会议上，承包商检验员将落实以下工作：
∙落实与制造商就检验工作的联系途径；
∙复核请购文件和订单的技术、质量要求、适用标准，验证制造商收到了所有文件，拥有最新的版本；
∙审核供货商将要提交的设计文件清单、质量计划、制造和检验程序方法等；
∙审核供货商分订单计划，了解其建议选用或已经选用的分供货商一览表；
∙审核请购文件和订单所要求的供货商人员的资历和培训情况；
∙审核强制的“目击检验”点（即见证点），确认制造商已经理解，并向制造商解释业主和承包商检验员的来访频率和监控范围；
∙向承包商解释不符合项处理的申请和批复程序，不符合项处理申请单需向承包商检验员提供一份复印件，并由承包商检验员书面确认不符合项已经按照最终处理决定完成。
不符合项处理申请单和最终处理结果报告应编入交工文件；
∙在未得到承包商驻厂检验员书面确认（检验合格证）时，不得发货。
7.5.1将具体讨论设计、制造、检验、试验和运输计划，确定进度检测方法和报告制度等有关检验工作，明确各方责任人。
7.5.2会议后，由承包商发布会议纪要，经业主审批后，由承包商分发给与会各方。
7.5.3预检会议前3周，承包商应将会议的具体时间及会议安排通知业主，以便业主安排人员参加。
7.6检验的实施
7.6.1检验员将按照检验执行计划和预检会议的纪要执行检验和试验。
∙“目击检验”前5日，承包商应将检（试）验的具体时间和相关安排通知业主，业主在接到通知后2日内将是否派检验员参加检验的计划通知承包商；
∙业主检验员在实施检验后，将在检（试）验报告上签字作为见证。
承包商检验员在实施检验过程中，通过下列文件证实其检验活动，并向检验协调员提交、备案。
7.6.2中间/最终检验报告
承包商检验员在每次检验活动后发布检验报告，长驻检验员每周发布检验报告。
7.6.3事故报告
∙承包商检验人员在检验过程中，发现制造厂有不符合检验项目的属质量问题的情况，及时通知制造商，并视其为质量事故，并将事故报告作为中间/最终检验报告附件上报；
∙事故报告不用于不符点报告。
当项目质量经理认为事故报告中所列问题符合不符点情况时，项目质量经理将通知供货商发布不符点报告；
∙待承包商检验员认为事故处理完毕后，将发布事故结束报告予以证明。
7.6.4不符点报告
∙在制造和检验过程中，当任何不符点被发现时，供货商或承包商的检验人员应对相关设备做出暂停的标记，并在检验记录上注明，防止该设备被送入下一个制造环节。
同时承包商检验人员应对供货商或其分包商发出暂停指令；
∙供货商应立即准备不符点报告，指出不符点的具体情况，产生原因，及补救的措施。
供货商将不符点报告提交给承包商，由承包商采购部门转发给质量控制经理及相关设计部门；
∙由承包商相关人员审查和讨论供货商的补救措施，并针对不符点报告签署回复意见，发给供货商进行具体实施；
∙当不符点被认为是主要不符点（设备属于“主要设备和材料”，不符点难以修复，必须变更相关的请购技术文件）时，承包商应将不符点报告的审查意见首先通知业主，待业主同意后，再由承包商发给供货商进行具体实施；
∙当承包商收到供货商不符点报告后5天内，应将不符点报告即时上报给业主，同时在不符点处理完毕后，也应及时通知业主。
7.7放行单的发布
在最终放行之前，承包商检验员应至少完成以下工作：
∙确认在检验执行计划中设定的目击停止点已经完成；
∙确认厂商交工文件（包括承包商设计人员批准的变更申请单）的完整性，以及是否符合订单、相关标准规范和法规的要求；
∙确认合同要求的所有设计文价已经提交并被批准；
∙确认唛头是否符合要求及其正确性；
∙确认包装箱内实物与装箱单一致；
∙确认包装和运输准备工作的完备性，包括但不限于支撑、分隔和保护以防止运输造成的损坏，机械加工面、法兰面等等的保护，熏蒸证明，防水包装是否符合运输的要求；
∙注明相关放行的指令“尽快运输”的基础上,“关键设备和材料”要得到业主的批准，方可发布放行单。
7.8检验工作的分包
7.8.1业主提供“短名单”
，承包商需在短名单内选择分包商。
承包商将检验员的部分工作分包给外部提供专业催交、检验服务的机构，在这种情况下，订单下的执行计划将由承包商的检验协调员负责编制，检验分包商的工作就是按项目检验执行计划具体执行检验业务，在第一时间向承包商检验协调员报告。
检验分包商的资格预审程序和确定程序与选择供货商的程序基本相同，其中更侧重于分包商对业主和承包商工作程序的理解和过去的履约表现所给予的评价。
8、物流管理
8.1项目物流准备工作
项目承包合同签署前，由业主对项目物流所做出的准备工作。
8.1.1承包商应对道路情况进行勘查，确定运输方案。
8.1.2由业主确定项目统一的运输保险策略，运输保险合同的受益人为业主，运输保险合同的办理按承包合同约定执行。
8.1.3承包商自行负责进口物资的清关、免税、运输等工作。
8.2项目物流实施工作
项目物流实施工作是指承包合同签订后，承包商从物流计划到货物从供货商出厂到施工现场所涉及的各项具体工作，包括计划、包装、运输、清关支持、装卸、中间吊装仓储等多个环节的工作。
8.2.1无论承包商合同签署之前还是之后，由业主采购的物资的物流管理工作均由业主负责（除合同有明确规定外）。
由承包商采购的设备和材料的物流工作由承包商负责，而业主只是协助承包商进行必要的协调和监督工作。
承包商负责的物流工作，包括但不限于：
∙包装和保存
∙国际和国内运输
∙装运跟踪
∙工作现场交付、现场材料管理和存放
8.2.2运输状态报告：
其标准格式在采购准备阶段由业主批准，承包商应定期更新运输状态报告，每两周向业主及时提交。
8.2.3承包商物流过程中的其他相关文件，如超限设备运输图、物流分包文件等等，应根据业主的需要，及时提交给业主参考和审查。
8.2.4承包商提供给业主及业主指定的进口结关代理关于其所负责的设备和材料运输的预测和实际的运输建议。
8.2.5承包商获得所有必须的路面许可证，并按所负责货物运输的要求安排专人护送。
8.2.6承包商按照相关法律法规的规定，负责在入岸港口/机场接收、装载所有其供货范围内设备和材料，并负责运输到现场以及在现场的卸货。
港口/机场入关发生的所有相关费用由承包商负责。
8.2.7承包商负责拆除所有海运系结物、衬里和拉平装置以及螺栓紧固件。
承包商将提供并按需要安装临时基础/材料等等。
8.3特殊问题
8.3.1重型货物起吊/超限货物装运：
承包商将执行重型货物运输服务商的评估、挑选和管理。
承包商的物流部门负责与重型货物运输服务商（陆地、驳船和海上）及业主项目物流部门协调运输调查，确保设备和材料安全运到现场。
∙承包商将负责制定并每周向业主和业主指定的其他各方发出所有重型起吊/超大尺寸设备30/60/90天的货物运输计划。
该计划的资料要详细，要包括运输所要求的所有详细资料。
∙承包商负责指定人员（包括供货商人员），与业主的物流代表、货物代运人、业主施工人员及海运/重型拖船检查员共同制定每台超重/超大尺寸设备运输说明书并与其他各方保持联系。
8.3.2风险转移
∙由承包商制定现场材料接收程序，包括现场材料接收手续、资料要求、时间范围准则及短缺和损坏处理等等，经业主审批后，用于项目的实施。
“货物损失的风险”随着承包商接到承包合同定义的业主签发的整个装置的接收证书后，才能转移到业主。
9、材料管理
9.1承包商的现场材料管理将由下列内容组成，但不限于此：
∙材料接收；
∙开箱检验；
∙不满意、超出、短缺和损害设备和材料报告以及处理；
∙存货管理；
∙存贮用设施的计划和实施；
∙库房及库房管理制度；
∙储存区域货架、搭架准备和环境控制；
∙货物堆场；
∙办公室；
∙办公设备；
∙通道；
∙材料安全与维护保养；
∙储存区域的照明；
∙材料搬运设施；
∙工具和供应商；
∙工具室；
∙存货控制的自动化工具；
∙材料发放（发放施工的材料）；
∙现场材料运输与装卸；
∙剩余材料管理；
∙遣返支持；
∙根据制造商的建议，对存储的设备进行维护。
9.2承包商负责所有现场材料管理
9.2.1承包商要有一个材料计划小组在现场工作，其职责如下：
∙建立并管理库房以及堆场；
∙操作并维护其材料管理IT系统，随时跟踪所有材料的接收、储存和发送；
∙现场接收材料后立即对其进行检验；
∙及时与业主联系，通知实际的和未来的材料的可获得性，并计划材料的发送；
∙对所有材料的短缺、损坏和遗漏进行安排并及时补充，满足项目进度的要求；
∙协调材料发送计划，确保存储材料满意的发送到承包商自己的人员以及所需该材料的人员手中；
∙及时编制材料接收和发送报告，按照项目文件矩阵发送报告，或者可以在线进行项目管理审查；
∙确保材料标识通用性和一贯性，并保证能够得到应用；
∙编制剩余材料清单以及说明剩余材料的处理方法。
9.2.2工作现场的材料控制
∙承包商应自始至终严格控制发送到其施工分包商的材料。
承包商将材料发送到其施工分包商后，仍不能免除承包商确保其对材料的存储符合该项目制定的有关正确的材料识别和材料隔离的步骤的责任
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