供方协定管理过程.docx

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供方协定管理过程

质量管理体系控制程序

供方协定管理过程

审核人：

朱江

批准人：

刘京京

内部资料，注意保管

文件更改摘要：

目录

1.目的/方针2

2.范围2

3.术语2

4.角色与职责2

5.入口准则2

6.输入2

7.流程图2

8.主要活动2

8.1.供方管理2

8.2.采购控制2

8.2.1.提出采购申请2

8.2.2.建立供方协定2

8.2.3.执行采购2

8.2.4.采购验证2

8.3.产品转移2

8.4.记录保存2

9.输出2

10.出口准则2

11.引用文档2

12.使用模板2

目的

通过对供方与采购活动实行控制，确保适质、适价、适时、适量地满足采购要求，并实现产品的转移。

范围

适用于公司采购软、硬件产品的控制。

术语

公司自用产品：

支持本公司软件开发过程的硬件设备和软件工具。

项目代购产品：

受顾客委托为顾客项目需求采购计算机设备、计算机软件、网络设备及配套设施。

申购单：

申请采购公司自用产品采购的申购单为《设备请购单》；申请项目代购产品的申购单为《采购任务单》。

请购人：

申请采购公司自用产品采购的请购人为公司内部生产设备需求人；申请项目代购产品的申购单为项目经理。

紧急采购：

在用户未签订销售合同情况下为项目进行采购。

角色与职责

角色

职责

项目经理

作为请购人根据项目的顾客采购需求制定《采购任务单》

审批采购合同的采购设备清单、到货时间、服务、质量和技术指标要求

组织采购验证

产品转移管理和监督

生产设备需求人

填写《设备请购单》提出公司生产设备采购需求

请购人部门经理

审批《采购任务单》

审批采购合同

商务

审批《采购任务单》

实施供方管理

组织选择、评价和重新评价供方

采购价格预估

选择供方

制定采购计划和采购合同

执行采购

协助采购验证

市场销售部经理

审批《采购任务单》

审批供方选择

审批采购合同

财务经理

审批采购合同付款条款

总经理

审批《采购任务单》

审批采购需求

审批采购合同

工程部工程师、系统管理员

配合进行设备验收，记录验收结果

仓库管理人员

采购物品的进仓验证、保管

人力资源部

组织生产设备的采购验证

组织供方培训

入口准则

●采购需求

输入

无

流程图

图S_SAM00-1:

供方协定管理过程示意图

本过程包含：

S_SAM001_供方选择和管理规范。

主要活动

供方管理

供方管理的目的是通过对供方的选择、评定与考核，建立合格供方名录，确保供方的选择能够满足组织采购控制的要求。

具体过程参见《S_SAM01_供方选择和管理规范》。

采购控制

提出采购申请

●公司自用产品

由生产设备需求人填写《设备请购单》，提出采购申请，经过上属主管、部门经理、人力资源部经理审批后提交商务，商务填写预估价格后,如预估采购总价超过5000元，应将《设备请购单》提交总经理审批。

●项目代购产品：

》邮箱目经理根据项目的顾客采购需求制定《采购任务单》，提出采购申请，经过其部门经理审批后提交采购部门，商务审批是否《采购任务单》清单是否与销售合同采购需求一致。

如为紧急采购或采购内容与合同相关条款不一致，项目经理需在《采购任务单》中填写相应的原因说明。

商务填写预估价格后，报市场销售部经理和总经理审批。

《采购任务单》中应写明设备名称、型号、配置详细描述、数量、采购类型；如有指定品牌或厂家、对采购产品有培训需求或维护需求的，也应注明；如有其他性能技术指标、质量要求，可在备注中写明或另外提供技术资料作为附件。

如采购产品为定制的设备，在签订采购合同前项目经理应组织人员进行产品评估，并出具评估报告报产品部经理、研发部部门经理、工程部部门经理、市场销售部部门经理、副总经理、总经理审批，评估报告由商务存档。

建立供方协定

商务依据审核通过的《采购任务单》，按《S_SAM01_供方选择和管理规范》7.3要求选择所购产品的供方，协商和确认产品规格、价格、货期、服务。

如无法满足《采购任务单》中的需求，商务应向市场销售部经理报告，提请项目经理配合作相应变动，确保项目顺利进展。

选定供方后，商务与供方订立采购协定，协定形式可以是：

✧采购合同

✧订购单

✧工作说明

✧口头协定等

单次采购总价在10000元以上的，必须签订采购合同。

商务起草采购合同，采购合同中应明确规定采购产品的价格、付款方式、交货方式、交货时间地点；产品的技术要求、服务要求、验证方法和解决争端的规定等事宜。

商务填写《采购合同评审表》开始合同评审。

如为紧急采购，应注明“紧急供货，未签订销售合同”；若预计采购合同付款时，销售合同仍无法签订，需在【采购合同评审表】中注明该情况。

采购合同经市场销售部经理审查之后，提交项目经理、项目经理部门经理、财务经理、总经理审批；采购合同由总经理签字（或授权代表签字），盖公司章。

不签订采购合同的，必须在货物检验合格后方可付款。

　　对于没有合格供方选择的零星采购（IT类设备单价在10000元以下），在得到市场销售部经理的审批情况下可由商务选择具有一定规模或信誉度的商家实施采购，若供货情况良好，可依据《S_SAM001_供方选择和管理规范》增加为合格供货方。

执行采购

商务按照采购协定进行采购。

●商务应SAM00_11_洽谈记录表

。

若确定供方无法如期交货且将影响项目进度时，应及时了解是否可通过转调其它合格供方订购而确保交货时间，并向市场销售部经理报告，若确认无法如期交货时应提请项目经理配合作相应变动，确保项目顺利进展。

完成采购后，按供应商分类填写《供货情况统计》进行记录，作为供方考核的依据。

采购验证

1）内部验证

在公司内部使用的生产设备，由人力资源部组织生产设备的采购验证，系统管理员或工程部工程师协助按照供方协定的规定进行验收，填写《采购设备进仓/检验单》，并签字确认，仓库管理人员对到货物品的数量、包装的完好性进行清点与检查。

采购进货验证发生不合格，应及时反馈商务，商务依据不同的情况进行处理。

检验标准：

✧采购物品具备供方出具的质检报告；

✧到货数量与订货合同一致；

✧物品包装无明显损坏、物品本身无明显损坏

✧采购协定里规定的验收标准等。

２）代购验证

顾客在购买我公司产品的同时，由我公司所代为采购的产品：

如采购产品运到公司所在地的，由收货人通知项目经理，项目经理组织工程部工程师按照“１）内部验证”进行代购产品的采购验证。

项目经理组织工程部工程师填写《设备出仓单》，办理采购产品出库手续，并送到顾客工程现场。

采购产品由供应商直接运到顾客现场的，由顾客对产品的数量、包装的完好性进行初步的检验，但顾客的验证不能代表本公司对供方提供产品的验证。

货物送达顾客现场后，项目经理组织工程部工程师进行现场验证，与顾客进行安装加电验货，确认安装是否完成、设备数量是否正确、运行是否正常，工程师填写《开箱验货证明》，并与用户签字确认；如采购产品由供应商直接运到顾客现场的，工程部工程师应在与客户完成现场验证后，按照检验标准填写《采购设备进仓/检验单》，并签字确认。

代购验证以顾客签字确认的《开箱验货证明》和工程师签字确认的《采购设备进仓/检验单》以示验证完成。

商务根据《采购设备进仓/检验单》和《开箱验货证明》验证货物是否合格；若采购品验收不合格，商务要求供方根据合同规定进行及时更换或退货，必要时向供方进行索赔，并把验收不合格的信息登记在《供货情况统计》中。

产品转移

若采购协定里有培训协议，或各部门存在采购产品使用的培训需求时，人力资源部门负责组织安排对涉及接收、存储、使用和维护采购产品的人员进行培训，确保采购的产品能够得到正确的使用。

培训按《S_HR_TR000_培训管理过程》执行。

公司自用设备：

生产设备到货进仓后，由设备领用人填写《设备领用出库表》，经其部门经理签字确认后，到仓库管理员处领用所需设备，仓库管理员签字确认。

项目代购产品：

货物送达顾客指定地点后，项目经理安排工程部工程师填写《设备到货证明》，由顾客方和工程师签字盖章。

记录保存

《设备请购单》、《采购任务单》、采购协定、《供货情况统计》由商务保管；《采购设备进仓/检验单》、《设备出仓单》、《领用出库登记表》由人力资源部保管；《设备到货证明》/《开箱验货证明》由工程部负责保管。

输出

●《设备请购单》

●《采购任务单》

●采购协定

●《采购设备进仓/检验单》

●《开箱验货证明》

●《设备到货证明》

●《供货情况统计》

●《设备出仓单》

●《领用出库登记表》

出口准则

●采购产品实现转移。

引用文档

●S_SAM001_供方选择和管理规范。

使用模板

●SAM00_01_采购任务单

●SAM00_02_采购合同评审表

●SAM00_03_供货情况统计

●SAM00_04_采购设备进仓&检验单

●SAM00_05_设备出仓单

●SAM00_06_设备到货证明

●SAM00_07_开箱验货证明

●SAM00_12_设备请购单

●SAM00_13_领用出库登记表

●SAM00_14_设备采购及付款计划