ALC后勤管理部资料汇总.docx
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ALC后勤管理部资料汇总
ALC（后勤管理部）资料汇总
商品状态
壹、目的：
统一营运部门与采购处对商品状态管理的做法，以提升商品管理效率。
贰、适用范围：
各分店。
叁、商品状态解释：
"0"新商品建档。
"1"正常商品。
"2"新商品试销。
"3"新商品评估。
"4"大宗商品、以销代订、中长期禁下单（分店长期缺货）。
"5"短期禁下单（分店短期缺货）。
"6"季节性商品。
"7"一次性切货商品。
"8"清仓商品。
"9"删除品项。
肆、商品状态使用时机：
一、"0"，新商品建档：
代表此品项虽电脑已建档，有货号、品名，但尚未生效。
（分店不显示）
二、"2"，新商品试销：
状态为"0"的新商品，须先进"2"，试销结束后状态由"2"转"3"。
各分类由"2"转"3"时间：
音像制品（300,301,302,303）：
40天
季节性电器、电风扇/电暖器、年节装饰（326,438,439）：
30天
服饰（600-609）：
15天
礼品及饰品书信文件（（307,0,1）,（307,0,2）,（306,0,2））：
15天
:
其他：
60天
商品由"2"转"3"系统自动维护，备注:
status2to3
三、"3"，新商品评估：
试销期满后，由电脑自动转"3"，采购必须在二周内根据新品评估委员会的决定
将该商品转"1"或"8"；否则二周后，由电脑自动转"8"。
四、"1"，正常商品：
代表正常销售商品（可经总公司订单、OPL、特殊订单、日配订单、紧急订单等方
式下单，供应商可正常供货）。
五、"5"，短期禁下单（分店短期缺货）：
由"1"转入，保留10天供采购谈判后决定回
"1"或"8"；若未处理，则在10天后自动转"8"。
六、"6"，季节性商品：
（一）季节性商品不再下单，若库存不为零，状态由"1"转"6"必须由采购建"P"或
"RS"。
（二）若此商品为当期促销商品，则可下促销订单，但在档期结束后，需立即将
库存退回厂商或降价出清。
采购在建促销的同时应在备注栏上填写"PP档期
数"例（PP0512）
七、"7"，一次性切货商品：
（一）厂商即将停产或特供型号的商品（主要为电器）或一次性买断商品，无须
建"P"或"R"时使用的状态。
当库存小于等于1个可销天数时，电脑自动"8"。
八、"8"清仓商品：
（一）进入"8"后的商品，做"P"或"R"处理，并以新商品（状态2）取代陈列位置。
（二）若此商品为当期促销商品，则可下促销订单，但在档期结束后，需立即将
:
库存退回厂商或降价出清。
采购在建促销的同时应在备注栏上填写"PP档
期数"例（PP0512）
九、"9"删除品项：
当状态"8"商品库存等于0、无待收、无待付款、不作未来促销、每周日日结电脑
自动将此商品转为状态"9"。
伍、采购应配合分店事项：
一、"1"正常商品
滞销超过105/90/90天（百货/生鲜/杂货），可由"1"直接进"8"（电脑自动转
入），商品备注栏会有"PR_IW"即强制驱离字样。
由店内来判断是否可退"R"，
不可退就"P"。
二、"2"，新商品试销：
第一张订单由采购下单，并确定此商品的订购方式（H、O、P、E、S）。
三、"3"，新商品评估：
商品评估委员会必须在二周内决定是否转状态"1"或"8"。
四、"5"，短期禁下单（分店短期缺货）：
采购谈判后决定回状态"1"或"8"。
采购在10天内必须对其进行维护。
五、"6"季节性商品：
（一）由状态"1"转"6"时，确认库存，必须建"R"或建"P"。
（二）若有当期促销商品应可退货，采购在建促销的同时应在备注栏上填写"PP档
期数"例（PP0512）
（三）由状态"2"中决定取代商品。
六、"7"，一次性切货商品：
（一）采购将状态"1"转为"7"，转入"7"后将无法下单（若为当期促销商品，则
可下促销订单）采购视各分店库存与销售状态，人工操作"7"转入"8"。
七、"8"，清仓商品：
（一）采购应在电脑主档备注栏处，打上准备取代状态"8"商品的新商品的货号
与名称或以电子邮件通知分店取代商品亦可。
（二）所有进入状态"8"商品，必须有"P"或"R"。
（三）若有当期促销商品应可退货，采购在建促销的同时应在备注栏上填写"PP
档期数"例（PP0512）
陆、分店应配合事项：
一、"2"，新商品试销：
（一）接到新品到货通知时，课长应提前确定此商品的陈列位置（取代哪一个
状态"4"、"6"、"7"或"8"之商品）。
（二）第二张订单由分店课长根据此商品的日均销量自行下单，以保证合理库
存。
（三）新商品悬挂新品上市POP及摇摇牌。
二、"3"，新商品评估：
（一）注意这些商品的销售趋势，及时与采购沟通。
（二）取下新品上市的POP及摇摇牌。
三、"1"，正常商品：
下单、陈列、销售、保证正常合理库存结构。
四、"5"，短期禁下单（分店短期缺货）：
密切注意状态之转换。
:
:
五、"6"，季节性商品：
（一）进入状态"6"商品，分店必须见"R"即退货，若有退货时间，则依据退货时
间退货（例如：
R0701表示自7月1日起办理退货），见"P"即出清，若有出
清时间，则依据出清时间出清（例如：
P0701表示自7月1日起卖场变价）。
（二）若有状态"6"建"P"商品出现店内不可变价现象，立即以电子邮件方式通知
采购及时更改电脑资料。
（三）若有当期促销商品应可退货，采购在建促销的同时应在备注栏上填写"PP档
期数"例（PP0512）
（四）追踪取代商品的到货时间。
六、"7"，一次性切货商品：
（一）厂商停产的商品（主要为电器），及时通知采购改状态。
（二）加速销售。
（三）若有当期促销商品，在档期结束后，依据采购书面通知做"P"或"R"的处理。
七、"8"清仓商品：
（一）商品状态转"8"后，即将商品下架，做"P"或"R"处理，由新商品取代上架。
（二）若无取代商品，请采购指定。
（三）若有当期促销商品应可退货，采购在建促销的同时应在备注栏上填写"PP
档期数"例（PP0512）
（四）进入状态"8"商品，分店必须建"R"即退货，若有退货时间，则依据退货时
间退货（例如：
R0701表示自7月1日起办理退货），见"P"即出清，若有出
清时间，则依据出清时间出清（例如：
P0701表示自7月1日起卖场变价）。
促销级别：
1—印花2—快报3—食品厂商周4—百货厂商周5—特卖
6—新品7—礼盒8—采购建促销9—店内促销（IP）
促销档期天数
例：
“0916期”——指2009年第十六期快报。
（DM------DirectMail直接信函）
促销时间：
2009.7.22~2009.8.04（14天）
2、采购期：
指促期的前七天和后八天（一般为29天），在此进货可享受促销进价。
前七的前七前七促销期14天后八后三
采购期29天
商品类别
1—标准商品1—称重商品2—价格商品3—押箱退瓶商品4—专柜商品5—专柜标准商品
厂商状态
1—正常使用2—禁止下单3—禁止付款4—禁下单、禁付款5—？
6—？
8—进入删除9—删除
厂商类别
2—食品2—百货3—其他4—食品转货5—百货转货
订单类别
0——总公司订单（代号H）：
总公司使用之订单，主要用于新品第一次订货、印花商品及一次性切货商品之订货。
1——电脑订单（代号O）：
分店使用之主要订单，由电脑系统自动产生建议订货量与建议到货日期，主要用于新品第二次以后订货与正常商品订货。
2——日配订单（代号P）：
分店使用之订单，主要用于生鲜面销商品及杂货日配商品，保质期短且每日配送正常商品之订货。
3——特殊订单（代号S）：
分店使用之订单，主要用于服饰、书籍、音像制品、鞋、香烟、特殊季节、节庆商品（如年节饰品）等不适合以电脑及日配订单方式订货的正常商品。
4——紧急订单（代号E）：
分店使用之订单，主要用于大宗、团购、瞬间大量需求商品或非电脑订单行程中发生可能缺货商品之追加补单。
5——促销订单（代号M）：
主要用于快报商品（促销商品）之订货。
6——转出订单
7——转入订单
订单状态
0——未收货1——已收货2——误差（量差、价差、税差）3——核可
4——过账5——作废6——已付款9——删除
订货方式
0：
（O电脑订单E紧急订单H总公司订单）
3：
（S特殊订单E紧急订单H总公司订单）
8：
（S特殊订单E紧急订单P日配订单H总公司订单）
9：
（H总公司）
盘点状态：
0—设定盘点资料1—可输入盘点资料2—已输入盘点资料
3—已确认盘点资料4—已检查盘点资料5—完成盘点
7—电脑删除（过期）8—人工删除盘点
库存调整原因：
0—盘点1—生鲜盘点2—改包装3—库存差异4—破损出清5—小偷
6—仓管更正7—报废8—搭赠9—店内DDR（检查差异）
一、盘点（"0"）：
依照盘点作业规范实施盘点时使用的库存调整原因。
二、生鲜盘点（"1"）：
依照生鲜盘点作业规范实施盘点时使用的库存调整原因。
三、改包装（"2"）：
当商品销售规格与进货规格不合且有子母货号、需改包装时使用的库存调整原因。
调整程序：
1、从电脑查询需调整商品的子（母）货号，正确填写此商品之进货货号或母货号）用于销售货号（或子货号）于库存调整单上。
2、在做改包装调整时，子货号数量必须是母货号数量的倍数。
3、子母货号商品均需填于库存调整单。
四、库存差异（"3"）
可以使用"3"（库存差异）的原因有
A.由于商品串号而造成的差异B.由于前期盘点不准确而造成的差异。
C.由于手退单未输入电脑而造成的差异。
D.特殊情况下，同一商品使用不同货号（如A、B货号），根据实际以"3"进行A、B货号的库调
五、破损出清（4）
1.商品破损不能以原单位销售，且无法退换货，但经重新整理包装后，成一个新的销售单位时，课长对整理过的破包商品进行实际盘点后，根据实际盘点量填写库存调整单，调整前需经理签字，交物流管理部，ALC以原因"4"做库存调整。
2.破损商品尽可能优先以退换货处理，以免损失折扣毛利。
无法以破损出清销售之商品做报废处理。
3.调整程序：
A.课长填写折扣标签申请单（如附表四），送经理签字后交ALC从电脑中列印折扣标签。
单品售价合计超过100元或整张单售价合计超过500元者，须送店总签准。
B.课长必须亲自监督折扣标签全数张贴于出清商品原标签上。
六、小偷（"5"）：
（一）商品失窃时，凭空盒子或其他可证明为失窃之凭证进行调整。
七、仓管更正（"6"）：
收货区电脑输入错误时，仓管直接做收货更正，依照仓管课收退货作业
八、报废（"7"）
（一）可以使用报废"7"的原因：
1、破损无法退换货且无法再销售之标准商品。
2、生鲜商品过期已失去鲜度或腐败，不能退换货且无法销售的商品。
（二）调整程序：
1、课长填写商品报废单（如附表二），送经理签字，经理须检核
报废商品实体（生鲜商品亦同）。
调整原因"7"的报废单，单品金
额≥100元，整张单金额≥500元须店总签名。
商品报废单须经由防
损查核、签证登记后，并在报废单上签字后方可交后勤管理部输入
电脑。
九、搭赠（"8"）：
（一）因快报商品卖场做买一送一捆绑销售之原因，在档期结束后，各课
通过实际盘点，将剩余买一送一捆绑之商品拆包，并填写库存调整单，
调整前需经理、店总签字，交后勤管理部，后勤管理部以"8"做库存调整
供应商免费赠送给分店可销售商品时使用的库存调整原因。
供应商诈底，分店执行“缺一罚十”处分时，应将处罚之商品以"8"做库
存调整。
调整程序：
1、仓管将赠品单（如附表三）交由后勤管理部，后勤管理部以"8"做库
存调整，调整前需经理、店总签字，并将赠品单存档备查（详见赠品
管理作业规范）。
2、仓管将赠品单（注明缺一罚十）交后勤管理部，后勤管理部以"8"做
库存调整，赠品单存档备查。
表单填写
一、在做库存调整前，营运各课需先查明库存调整原因，其中RF库调不需要填
写库调单。
二、查明数量差异原因后，课长填库存调整单，依规定使用调整原因代号。
三、如实际库存大于报表库存，作"+"号更正，如实际库存小于报表库存，作
"—"号更正（课长填写"—"号时请用红色笔）。
四、库存调整单的右面填写调整之品项，"电脑库存量"、"实际盘点库存量"、
"差异量"，以佐证盘点事实。
五、库存调整单必须经部门经理，店总核准后交后勤管理部输入电脑，按部门、
调整原因（主要分库存调整单、报废单、DDR库存调整单及DDS库存调整单、
日期规范存档，按月整理，存档一年。
）
相关表单：
一、库存调整单。
二、商品报废单。
三、折扣标签申请单。
四、赠品收/退货单。
五、S190折扣标签列印记录表。
六、H201盘点差异原因说明报表。
盘点
盘点
目的：
掌握商品实际库存量与电脑库存量的差异，以精准库存管理，并就差异原因采取具体措施，以预防损耗。
盘点分为生鲜盘点、循环盘点、大盘点及会计师盘点4种。
一、生鲜面销商品（2月份为月底前2天）实施生鲜盘点共二次
二、除生鲜面销商品，其他一般商品每半年实施一次大盘点，平时则实施循环盘点。
三、每年年底各店配合会计师实施会计师盘点一次。
循环盘点：
由营运处于每年12月10日前排定次年上半年循环盘点行程，传交各店执行。
下半年循环盘点行程于每年6月10日前公布。
一、循环盘点的执行：
1.设盘：
物流管理部于盘点日前一周依照盘点行程项目输入盘点日期及大中小分类进行盘点设定。
2.预盘：
利用盘点日当天下午预盘冷库、外仓、后仓的商品，并贴上库存单，尽量维持预盘仓库内商品不再移动。
3.盘点：
安排人力于营业结束后盘点排面、促销区、端架、破包处理室、冷藏、冷冻柜等卖场商品。
4.汇总：
将预盘量及实际盘点量累计后填入"盘点量"栏位。
5.输入盘点资料：
电脑日结后自动锁库存，此时盘点状态为1。
输入各货号的盘点量，经存盘后盘点状态变为2（S802不需列印）。
6.确认盘点资料：
如果确认输入资料正确，则执行"确认盘点资料"，状态由2变3（S803不需列印）。
7.盘点资料：
盘点资料存盘后状态由3变成4。
列印S804检查差异报表。
比较电脑库存量与盘点量之差异。
如差异大，则进行复盘；若复盘结果较正确，则在比较盘点资料中修改盘点量，并再次列印S804报表（差异原因需注明于S804报表上）。
8.完成盘点：
S804报表经部门经理和店总核可后，交物流管理部输入盘点结果，完成后状态由4变5，电脑将自动列印S805完成盘点报表。
9.存档：
盘点报表按分类装订后送会计课存档（保存时间为三年）。
二、盘点如有较大误差，由课长追查，方式如下：
1.复盘：
由课长亲自去点数以保证盘点量准确。
2.查电脑"进销存"栏中之库存异动记录。
3.查是否改包装销售。
4.查是否同系列商品货号混淆串号。
5.查收货是否有收货差异。
7.查是否为原物料货号。
三、以下情况盘点时，在经理与店总审核后，可将某个单品由ALC用改为"0"删除此单品的盘点。
1、以销待订的商品。
2、收货未KEY-IN的商品。
3、差异过大七天内无法查明原因的商品。
四、循环盘点有效期：
1.生鲜盘点必须于每月15日和每月最后一日前完成盘点。
2.其他循环盘点有效期为7天
五、报表管理；
1.H201盘点差异原因说明报表：
除生鲜盘点外，凡单品盘点金额超过±5000元之商品，于每周一H201报表中会列出品项，各课需将原因注明于原因说明栏，经部门经理及店总核准后，于每周四前传真至总公司营运管理处。
2.S192盘点状况通知报表：
设定盘点资料或尚未执行盘点资料。
3.S122库存调整明细报表：
经理及课长可利用S122报表复核前日盘点结果。
大盘点：
一、实施时机：
1.营业中的店每半年实施一次，由营运处于每年12月10日前排定次年各店大盘点行程。
2.新开店为开业后二个月内实施大盘点。
确定时间由营运处通知。
二、作业方法：
详见大盘点作业规范。
会计师盘点：
一、每年年终，店内必须按营运处排定之盘点行程与分类会同会计师事务所与财务处人员实施一次会计师盘点。
二、作业方法：
同大盘点。
各店如有特殊原因需更改盘点行程，必须经营运处同意。
相关表单：
一、盘点抽查记录表。
二、盘点差异汇总表。
三、S801盘点单。
四、S802输入盘点资料。
五、S803确认盘点资料。
六、S804检查差异。
七、S805完成盘点。
八、S192盘点状况通知报表。
九、H201盘点差异原因说明报表。
十、S122库存调整明细报表。
分店变价作业
目的：
明确规范分店商品变价作业程序，以有效控管商品价格。
分店变价范围（除下列时机外，分店不得自行实施店内变价）：
一、市调变价
二、商品出清变价
三、大宗出货变价
四、破包商品出清变价
五、生鲜面销商品变价
六、补毛利变价
七、采购通知
一、后勤管理部应按月依市调、出清、大宗、破包四大分类存放改价
申请单，以便查核。
二、后勤管理部每天应根据S194卖场商品售价异动报表核对需存档的改价申请单。
如发现差异须及时查找原因后处置，并向店总报告。
三、课长每日应查看S807每日负毛利品项报表，并于报表相应品项旁注
明原因，签字示已阅。
部门经副理每日审查课长之解释说明，并签
字示可。
全品项市调操作流程
全品项市调时间：
全品项市调的时间：
每年2次：
5月、11月
1、4月～6月初为春夏季全品项市调
2、10月～12月为秋冬季全品项市调
3、季节性品项季节来临时单独再次市调
PS：
按大分类轮流，3个月完成市调
全品项市调流程：
1、营运课长至竞争者画LAYOUT图并注明各货架的品项数
2、根据对方卖场品项数的多寡，设定市调人员人数，两人一组进行市调
3、至总务领取“全品项市调明细表”
4、市调时先清点每个货架上的总品项数：
从上到下，从左到右数货架卡标签的数量，并将品项数填写在相应位置
5、记录商品条码后6位、商品品名、规格、品牌/厂商/产地、正常价，不可比较品项必须要填写厂商名称、地址、电话
6、无国际码（生鲜大部分、杂货散装、百货家电、电动车），如该品项我方有销售，则需注明我店货号
7、如对方为专柜，我店为自营的品项需要市调我方为专柜，对方为自营的不需市调
8、课长审核资料无误后才交ALC录入
全品项市调相关报表
S853不可比较品项明细表：
1、*号代表条码重复品项：
营运课长确认是否需要删除，并在报表中注明“×”
2、可比较品项的注明货号，由ALC转入可比较品项中
3、确认是不可比较品项，营运课长将大中小分类写在报表中
S852相同部门不同课别商品明细
不可比较品项内有条码的商品，至同一部门的其他分类作搜寻比对，列印出
搜寻到的货号与品名，供课长判断搜寻到的商品是否即为此品项，若是，则由课长在搜寻确认栏内选出正确的货号，供ALC输入人
员至“不可比较品项转入可比较品项输入调整”的画面中作修正
S853-1
可比较品项市调流程
门店依据竞争者的重要性，将其分为1级、2级或3级，所有家电城统一为8级
分级的目的关系着日后价格市调的频率，竞争店之级别与市调频率关系如下
级别
部门
竞争店级别
1级
2级
3级
8级
杂货
每周一次
每二周一次
每三周一次
每周一次
（家电城）
电器
纺织
每二周一次
每四周一次
每六周一次
BAZZAR
1、全品项市调后生成可比较品项
2、行程的设定：
可比较品项的市调行程由营运专员按竞争店级别设定，由ALC专员按季度输入总公司系统中
门店系统依市调行程，自动在每周五、周六、周日分批列印出“S861可比较品项市调明细表”
3、市调人员持“S861报表”，至竞争者卖场录制每一支商品的正常售价
若为促销商品，还需录制促销价和促销起讫日期
若为清仓商品，除了录制其正常价外，还需录制清仓价，并注明其为清仓商品
4、ALC录入S861报表后，即针对市调人员未找到的品项，列印出“可比较品项市调缺失明细表（S862）”交予营运课长
5、市调人员拿到S862后，再赴竞争者卖场复查
若品项确已不存在，打“×”
反之，需填写市调价格
PS：
如缺失超过10%需注明缺失原因
6、针对
竞争者正常价和分店售价的价差超过±20％、
竞争者促销价和分店售价的价差超过±30％、
以及产生负毛利的品项，（S863列印条件）
列印出“可比较品项市调价格异常品项确认表（S863）”
7、营运课长须至竞争者卖场，针对此表中的每一个品项再次市调，并将市调结果填写在“二次市调改价”栏位上
8、针对竞争店的促销品项，列印出“可比较品项市调促销价格确认表（S863-1）”，交课长判断是否为的长期促销品项，或者是竞争者为夸大促销力度虚抬的正常价。
针对上述情况，课长可更改竞争者正常价，交经副理、店总确认，再由ALC输入电脑
9、竞争者售价修改完毕，由ALC人员印出“可比较品项建议售价确认表（S864）”交部门课长确认建议售价
PS：
A、由于电脑建议售价为系统根据公司最新的改价政策自动计算出，只要市调的结果正确，电脑建议售价应该是无须修改的，如须修改，需注明原因
B、如为我方促销商品（即有显示级别），无须修改，电脑不会覆盖建议售价
10、针对竞争店有促销价的品项，在该货号前有“*”提醒，具体促销价格可参考“可比较品项
市调促销价格明细表（S864-1）”
可比较品项市调相关报表
1.可比较品项市调明细表（S861）
2.可比较品项市调缺失明细表（S862）
3.可比较品项市调价格异常品项确认表（S863）
4.可比较品项市调促销价格确认表（S863-1）
5.可比较品项建议售价确认表（S864）
6.可比较品项市调促销价格明细表（S864-1）
手机市调
目的：
每周针对同型大卖场和手机专卖店（家电城）做手机商品价格市调，维护手机专柜价格，保证大润发商品天天低价的形象。
同时，根据市调结果，系统自动进行价格指数分析。
市调人员：
ALC市调小组负责市调同型大卖场
家电部3C课长或资深课员负责市调手机专卖店（家电城）
市调频率：
每周一次
一.市调作业流程：
1、列印“市调明细表”：
每周一，由ALC至分店系统之“手机商品档”，即可列印出“手机价格市调明细表”。
并将报表交于部门课长和ALC市调小组。
2、至竞争者卖场或手机城做市调：
“手机价格市调明细表”中的品项按品牌顺序排列，市调人员根据品牌和型号，至竞争店抄录价格，若为促销品项，必需同时抄录正常价与促销价。
3、市调价格输入与复核：
课长确认后，将“手机价格市调明细表”交于ALC，在系统中“手机价格输入与复核”界面做输入，针对未市调到价格的品项，可按二次“Delete”键做删除。
需由不同人员做市调价格输入的复核确认。
4、市调价格确认与二次市调：
由ALC列印出“竞
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