售后服务服务顾问行为规范.docx

售后服务服务顾问行为规范.docx

《售后服务服务顾问行为规范.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《售后服务服务顾问行为规范.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

售后服务服务顾问行为规范

峯年的企业咨询咸问经验.经过实战验证可以藩地执行的卓越萱理方案.值得您下载拥有

文件编号

250X-XXX-2006

文件起草部门

服务部

文件实施日期

版本/修订

更改说明

拟制/日期

审核

批准

发布日期

1/0

/

现场管理室/2006.08.18

XXX

XXX

服务顾问服务工作行为规范

服务顾问是向客户提供车辆维修服务接待的工作岗位。

为规范服务顾问的服务行为，满足客户对车辆维修服务接待的要求，贯彻执行本公司的服务方针，确保实现本公司的服务目标，特此制定本标准。

本标准由服务部提出且归口。

本标准起草单位：

服务部。

本标准主要起草人：

宁首中、汤伟强、薛仲锋、卢冶金、鲁金泽等。

本标准为首次制定。

1适用范围

1.1本标准为服务顾问规定了行为规范。

它适用于：

a）对服务顾问及有关人员进行培训；

b）检查服务顾问的工作质量；

c）考核服务顾问的工作绩效；

d）评价服务顾问的工作能力。

1.2本标准由人事总务部负责发放、借阅和回收，由使用部门负责保管，由服务部

负责编制、修改和解释，由管理者代表负责审核，由最高管理者批准发布和实施。

2引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

SB/T10382-2004《服务管理体系规范及实施指南》

3术语和定义

SB/T10382-2004《服务管理体系规范及实施指南》规定的术语及下列术语适用于本标准：

3.1服务顾问

负责向客户提供车辆维修服务接待的销售服务店工作人员

3.2客户

维修车辆的用户或其代理人

3.3销售服务店

负责于某地区代表本公司向顾客销售产品和提供服务的分销供方

4服务规范

4.1服务内容

4.1.1客户预约

为了促进客户来店，节省客户时间，为客户提供更加个性化的服务，同时合理分配车辆进厂流量，提高工作效率，引导和落实客户预约服务。

包括主动预约和被动预约俩种情况。

4.1.2客户接待

为客户来店进行车辆维修所开展的接车过程所提供的各项服务。

4.1.3监督作业过程下达维修指令且监督维修进程所提供的各项服务。

4.1.4车辆交接将完成维修服务的车辆交给客户过程所提供的各项服务。

4.1.5指导客户结算核对且出具维修服务项目的结算清单，协助结算员向客户收取维修费用所提供的各项服务。

4.1.6参和信息反馈参和客户回访和服务跟踪活动，协助处理客户投诉，且注意对提出有价值意

见、建议的客户要进行信息反馈，参和建立和完善客户档案工作。

4.2服务流程

4.2.1服务核心流程图

4.2.2客户预约按照“服务核心流程”要求，开展预约工作，包括主动预约和被动预约且执

行壹汽马自达的《主动预约工作流程》和《被动预约工作流程》。

主动预约主要是指销售服务店主动发起针对客户的各种预约行为，包括：

a）主动预约客户保养

b）维修中发现的新问题和客户重新约定时间

c）季节性维护作业

d）上次维修遗留的项目

被动预约主要是指客户主动发起，销售服务店被动接受的各种预约活动，包

括：

a）被动预约客户保养

b）维修咨询

c）事故车预约

d）正常维修项目

e）装饰和美容

4.2.2.1预约准备

a）服务顾问有进行预约服务的职责。

服务顾问于日常接待、电话回访、用户来电咨询等情况时，应主动向用户介绍预约程序和好处，积极主动地争取用户预约。

b）预约客户的名单能够从客户档案中获得。

c）以3个月或5000km为壹个周期，这期间内没有来店进行车辆保养和检测的客户均为需要进行主动预约的客户。

d）选择客户方便的时间和合适的方式进行主动预约。

预约的方法包括:

电话、短信、给客户发送电子邮件、登门拜访、服务店现场预约等，其中最有效的方法是通过手机或座机电话进行预约。

e）使用标准用语和顾客交流，向顾客了解有关信息，包括：

顾客及车辆基础信息、行驶里程、上次维修时间及是否重复维修、所用车辆是否存于故障、顾客当前或将来的需求等内容，且主动向顾客沟通以下内容：

-针对顾客所提问题提供解决方案

-承诺维修质量

-提供价格信息

-估算“预计维修时间”

-确定“预约接车时间”和“服务顾问”

-询问是否指定主修人

-介绍特色服务且询问顾客是否需要-提醒顾客带随车文件和随车工具

f）服务顾问于受理顾客预约时，要准确、认真的记录顾客期望的服务内容，且根据车间的生产能力和工作情况，和顾客协商确定车辆进站维修服务时间，错开接待的高峰，避免增加顾客的等待时间。

g）服务顾问应熟练掌握本站维修工时及配件价格的最新信息，于接受顾客预约时能准确详细的为顾客提供正确的报价。

h）确定预约后填写《预约客户壹览表》。

4.2.2.2预约实施

a）预约成功之后，要注意进行关联的预约准备，包括：

-准备《预约客户壹览表》

-提前准备《接车登记-互动预检表》

-让车间作好预约维修工位、资料

-让备品部门提前准备好备件

-提前安排提供服务的服务顾问、班组

-提前制作《作业管理标签》

-于前台准备《预约客户欢迎板》

b）如果准备工作出现问题使预约不能如期进行，应及时通知顾客，且及时修改《预约客户壹览表》及《预约客户欢迎板》。

c）服务顾问应依据《预约客户壹览表》提前30分钟和客户电话确认：

是否按时来店、确切的来店时间以及谁驾驶车辆来店作好记录，且及时于VE-I系统填写“预约维修登记”。

d）服务顾问应按照顾客的要求初步拟订《维修合同》注明“预约用户”。

e）当顾客有变更或取消预约时，服务顾问应作好记录，及时修改《预约客户壹览表》及《预约客户欢迎板》，且通知车间和备品部门。

4.2.2.3失约处理

于预约开始前10分钟，该提供服务的服务顾问不再接待顾客，保证用户到达时不再等待，直到客户失约（失约的定义为客户没有于预约时间15分钟后来店）。

4.2.3客户接待

4.2.3.1主动出迎

a）

b）服务

4.2.3.2

4.2.3.3

a）服务

b）当着

c）征询

d）提醒

4.2.3.4

a）于时

b）客户

c）按照

d）将检

4.2.3.5

a）服务

b）服务

c）用维修手册、故障汇编等资料进行故障诊断，尽量做到壹次就将客户车辆的故障诊断清楚。

d）如不能立即确定故障或需较长诊断时间的车辆，应同客户解释清楚取得客户的谅解，如客户同意将车辆留店检修，应提醒客户带走车内贵重物品，且安排客户休息或离店。

如客户不同意将车辆留店检修，应和客户约定下次维修时间且送别客户。

e）初步诊断发现的索赔问题，应通知索赔员，由其按照《壹汽马自达质量担保条例》规定进行处理。

确属质量担保范围的，按正常质量担保程序办理；不属于质量担保范围的，服务顾问向顾客解释，协商按正常维修处理；无法界定的或发生索赔争议的，由索赔员按壹汽马自达规定的程序报壹汽马自达销售XX公司服务部技术信息室，获得最终处理结论后，服务顾问向顾客作必要的解释说明。

4.2.3.2维修提案

a）如能确切诊断出客户车辆故障，服务顾问要为客户提供维修方案选择，且要解释需维修的原因及重要性，由客户来决定要进行哪项作业。

b）服务顾问应为客户着想，从客户的安全和经济性考虑，为客户提供客户可接受的维修方案，且积极向客户介绍销售服务店最新的服务促销活动。

c）确认维修作业项目后，确认需更换零部件的名称、数量及库存量，如发现库存短缺，应立即向客户说明原因且取得客户谅解，如客户同意待料维修，则应和客户约定好下次维修时间，送别客户（如客户将车辆留于店内，应妥善保管好车辆及钥匙）。

及时通知服务经理，由服务经理负责协调，备件主管负责调件或紧急订货。

d）车辆预检、故障诊断以及维修提案的结果要记录于《接车登记-互动预检表》上且请客户签字确认。

e）服务顾问要询问客户于车辆维修保养后，是否需要清洗车辆。

f）《接车登记-互动预检表》的原始记录要保持完好。

4.2.3.3打印且解释《维修合同》

a）服务顾问礼貌邀请且陪同客户回到服务接待前台就座，且提供合适的茶水、饮料。

b）服务顾问将客户的信息和车辆的信息录入VE-I系统，确定维修作业项目和材料项目。

c）服务顾问和客户约定交车日期及时间，必须预留出壹定的时间以防意外情况

的发生。

d）服务顾问打印出《维修合同》，以方便客户阅读的方式，使用简单易懂的语言向客户说明作业项目内容、更换材料项目、估价金额。

同时，针对报价金额、交车日期和时间等取得客户认可。

e）服务顾问确认客户对之上事项无异议后，请客户签字确认《维修合同》。

f）服务顾问应就旧件处理方式征求客户意见，且于《维修合同》上注明，索赔旧件应向客户说明须返厂。

g）服务顾问应于《维修合同》注明客户于维修保养后是否需要免费的洗车服务。

h）如维修保养后需进行试车，服务顾问应事先告知客户。

i）《维修合同》壹式三份，顾客留壹份，作为接车的依据。

j）对事故车辆，经客户和保险公司授权许可，先由车间安排工人进行拆卸，服务顾问对零配件及损伤部位进行鉴定，确定需要更换的配件及维修工时，和保险公司、客户壹起签订《事故车辆定损清单》，根据《事故车辆定损清单》的内容以及客户要求，打印《维修合同》，顾客签字认可后执行。

423.8安顿客户

a）明确客户是否于销售服务店内等候，请于销售服务店内等候的客户去客户休息室休息（对第壹次来店的客户要提示休息室的功能，且亲自引导客户去休息）。

b）如客户不于销售服务店内等候，应明确随时能够取得联系的方式，且向其介绍销售服务店周围街道情况及交通设施。

c）特殊情况下，可安排服务用车送走客户或为客户提供代用车辆。

4.2.4监督作业过程

4.2.4.1安排作业

a）服务顾问根据作业内容和难易程度指派相应班组进行作业。

b）返修车及零部件到货的待修车须优先处理。

c）服务顾问向班组长指示作业内容，明确作业项目，说明故障性质、作业顺序、注意事项、完工时间及要更换的零部件等。

4.242维护作业管理见板

a）服务顾问随时跟进车辆维修进度，及时维护接待前台的作业管理目视板。

b）如不能按时交车，必须提前和客户联系，解释有关原因且取得客户谅解。

4.2.4.3变更维修合同

a）维修过程中，维修人员壹旦发现需增减或修改项目时，必须及时通知服务顾问，以便服务顾问及时和客户联系，进行二次报料。

b）于征得客户同意，服务顾问应于VE-I系统上进行“维修合同调整单”操作，增、减作业项目，且对维修价格及交车日期进行变更。

c）变更涉及金额超过2000元之上的，必须重新打印《维修合同》，且请客户签字确认或将《维修合同》传真给顾客，且请顾客于传真件上签名确认后，回传给销售服务店作为变更确认依据。

顾客无法接收或发送传真时，由服务经理通过电话再次和顾客进行确认，且于“电话确认栏”做好电话记录。

d）如客户对检查出的故障拒绝维修，服务顾问应向顾客说明其危害性，且于《维修合同》上记录故障现象及注明本公司不再承担该故障部位的质量责任，由顾客签字确认。

e）维修过程中发现索赔修理时，应通知索赔员，且和顾客联系，按规定予以办理。

判定不属于索赔范围时，应征得顾客同意自费修理，且按上述操作调整维修合同。

f）服务顾问应确保车间、备品等关联人员知道已确认的变更维修项目，且实施作业。

4.2.5车辆交接

4.2.5.1车辆移交

a）经检验合格的车辆，移入竣工区，由车间主管或班组长将车钥匙、《维修合同》、材料清单及其他关联文件交该车的服务顾问。

b）服务顾问核对竣工车辆的《维修合同》上相应的修理项目后要划勾且有作业人签名。

c）服务顾问应检查《维修合同》上的班组长和质量检验员的签名是否齐备。

d）服务顾问检查是否有索赔的情况。

e）计算修理费用，见总费用和事先给客户预算的费用是否大致接近，估价率不超过10%。

4.2.5.2陪同客户验车

a）服务顾问通知顾客结算、约定提车时间。

b）原则上要由接待顾客的服务顾问和客户进行车辆移交。

c）服务顾问引领客户到竣工区进行竣工车辆检查。

d）验车前，服务顾问应当着客户的面取下壹次性车辆护具。

e）服务顾问陪同客户查见车辆的维修保养情况，如有必要可和客户共同试车,同时用通俗易懂的语言向客户说明作业内容。

f）对客户提出的疑问要给予耐心地解释，直到客户满意为止。

g）如顾客对修竣车辆的质量有异议时，服务顾问或技术总监负责判定，属修理

不合格的，或车辆交付后发现不合格的，质量检验员应填写《返修记录单》，且采取针对性的改进措施，且由服务经理或服务顾问负责对顾客进行回访；如不属修理范围的，服务顾问应向顾客说明原因,且做好解释工作,确保顾客满

、、八

意。

h）服务顾问应主动向客户展示维修作业后更换下来的旧件，且征询客户处理旧件的方式。

4.2.6指导客户结算

4.2.6.1打印结算单

a）于客户对竣工车辆进行检查后，如无异议，服务顾问引领客户回到接待前台，且请客户就座。

b）服务顾问使用VE-I系统打印出《结算单》。

4.2.6.2解释维修项目及费用

a）服务顾问以方便客户阅读的方式，详细向客户说明维修保养的情况。

b）服务顾问向客户详细解释进行了哪些维修项目及其费用构成，进行了哪些免

费检查项目和质量索赔件更换，哪些故障问题已经查明但没有进行修理，提醒用户下次应修理的内容。

c）服务顾问应该介绍收费的构成情况及折扣情况，且向客户说明维修保养后的使用注意事项及提醒下次保养里程和预计时间。

d）请客户签字确认《结算单》，且收回作为提车凭证联的《维修合同》。

4.2.6.3回访告知

a）服务顾问应于车辆交接过程中向客户征询回访的方式（手机或座机）及时间，

且标记于《维修合同》上。

b）对于局部钣金、喷漆和保养作业的客户，征询客户是否接受回访；其它作业

项目必须进行跟踪回访。

4.2.6.4引领结算

a）服务顾问引领自费客户到结算处结账。

b）财务人员应主动向客户问候，收款、开具发票，且于出门证及结算清单上加

盖财务专用章

4.2.6.5主动送别

a）服务顾问将车辆钥匙及关联单据、证件、保养手册交给客户。

b）服务顾问送客户到客户车辆旁边同客户道别，引导客户驶出停车位，目送客户车辆驶出店门。

4.2.7参和信息反馈

4.2.7.1回访准备服务顾问将前三日内的派工单整理出来，根据标记是否接受回访进行分类。

4.2.7.2回访客户

a）选出接受回访的派工单，按照派工单记录的内容和客户取得联系（以电话沟通为主，手机或座机）。

b）服务顾问打电话时应先报出本单位的名称及本人姓氏，然后再确认对方是否是客户本人（此时要注意讲话的语速，要讲普通话且发音要清晰）；如果接电话的是客户本人，要说明此次沟通的目的，如接电话的不是客户本人，要向对方表示歉意且结束回访，同时使用跟踪、回访管理卡做好记录，且根据具体原因决定是否进行、何时进行下次回访。

c）若客户方便接受回访，首先应对客户来店表示感谢，若客户不方便接电话，应向客户表示歉意且结束回访，同时使用跟踪、回访管理卡做好记录，且根据具体情况决定是否进行、何时进行下次回访。

d）对同意接受回访的客户重点是要了解其对上壹次车辆于店维修的质量，以及整个于店感受到的服务全过程，征求客户的意见或建议，同时也要使用跟踪、回访管理卡进行记录。

e）如客户提出车辆存于问题，应建议客户来店检查或维修，且解释需要来店的重要性，此时要进行预约。

f）最后感谢客户接受本次回访，结束时要等客户先挂断电话才能够收线，且注意要轻放电话。

4.2.7.3信息反馈服务顾问要定期汇总跟踪、回访管理卡至总经理办公室，由总经理和其他部

门经理共同分析客户不满意的原因，制定改进计划，且组织关联部门实施改进。

4.3服务礼仪

4.3.1接待服务五大礼仪要领

a）保持微笑的表情；

b）明确果断的话语；

c）机智敏捷的动作；

d）工作迅速有效果；

e）态度活泼有朝气。

4.3.2礼貌的姿势

a）站立的姿势：

将肩臂挺直，俩手自然下放，收小腹，重心集中于俩脚尖的大拇指上。

b）走路的姿势：

把背挺直，不拖着脚后跟走路，再怎么匆忙也不可于室内奔跑

c）端坐的姿势：

稳坐于椅子中，把背挺直，不要靠于椅背上，双脚不可晃动或抖动。

d）鞠躬行礼的姿势：

行礼根据时间、场所、场合分成轻轻点头、壹般行礼、深深鞠躬三种。

行礼时要见着对方的眼睛，笑容可掬地点头示意。

4.3.3接听电话的礼仪

a）电话铃响三声内接起电话。

b）接起电话先要报单位名称、姓名及问候。

c）确认对方询问来电事项，倾听委托之事做记录。

d）汇总且复述来电事项。

e）说话声音要清晰、温和但有精神。

f）听不清楚对方姓名，壹定要问清楚，不可敷衍了事。

g）保留状态的电话，不宜让其等待太久。

h）若中途断线，原则上由打电话的壹方重拨。

i）通话完毕后，要等对方挂断后，再轻轻挂上电话。

4.3.4服装仪容检查标准

a）耳朵是否有耳垢？

b）是否有口臭？

c）牙齿是否刷干净？

d）制服是否整洁？

e）领带是否扭曲不正？

f）扣子是否扣好？

g）手指甲是否肮脏？

h）指甲是否修剪整齐？

i）袜子是否干净？

j）袜子脚尖、脚后跟是否有破洞？

k）头发是否树立整齐？

l）是否有头发屑等积物？

m）胡子、鼻毛是否太长？

n）长裤是否干净，是否方便活动？

4.3.5服务人员的十大基本用语

a）您好，给您添麻烦了！

b）请您稍候！

c）对不起，让您久等了！

d）真对不起！

e）是的，我知道了！

f）能让我听壹下您的意见吗？

g）请您原谅！

h）谢谢您！

i）您见这样能够吗？

j）再见！

4.4服务技巧

4.4.1微笑服务原则

微笑同友善、乐于助人壹样是服务人员的重要原则。

俗语说：

“没有笑别开店。

”就是强调笑的重要。

我们服务的壹个重要标准就是“微笑服务”。

壹个自然的微笑会使人倍感亲切，彼此间的距离壹下子就会近了许多，所以人们说到“相对壹笑皆知已”，微笑服务的六项原则，能够给我们许多启迪：

a）首先微笑原则：

微笑服务贵于主动微笑。

壹见面要微笑迎接过往司机，给人以彬彬有礼和热情友好的第壹印象。

b）自然热情原则：

自然和热情的微笑，才显得真诚、亲近、温馨和大方，容易消除陌生和距离感，使司机有“宾至如归”的感觉。

c）仪表端庄原则：

微笑服务最富情感和精神特色。

仪表端庄既能显示自己的最佳精神状态，又能恰当地显示自己的风度；既能够增强自信，又是对过往司机的礼貌和尊重；

d）壹视同仁原则：

微笑服务是壹种宽宏大度的爱心奉献，只能壹视同仁，不能凭主观好恶而“区别对待”。

e）文明礼貌原则：

要面带微笑，使用敬语，讲究礼貌。

f）天天微笑原则：

微笑服务必须坚持天天微笑原则，不能今天高兴就微笑，明天不高兴就不微笑。

天天微笑能够养成良好的微笑习惯，只有养成微笑习惯才能使优质文明服务进入新境界。

4.4.2化抱怨为满意

a）真诚道歉：

绝对不可反驳，不可逃避责任。

b）认真听取意见：

使对方怨言全部说出；使对方心情平静，对方要求内容确认。

c）对事实进行确认：

对方的不满，不可逃避、自己要准确的见待。

d）研究对方的要求：

对方的要求内容要妥当的检讨。

e）取得对方的理解：

把处理的方法告诉对方、取得对方的谅解。

f）迅速采取措施：

决不拖延、迅速处理。

g）作好解释工作：

多是由于客户对车辆维修行业不了解、存于错误理解，应多作宣传、解释工作。

h）确认客户是否满意：

不是处理好就好，仍要访问客户以确认客户是否满意。

4.4.3处理客户抱怨

a）设身处地的倾听客户的意见。

b）应该认识到，通过处理投诉能够获得认同的机会。

c）对客户的投诉不可感情用事。

d）耐心听取，直至最后。

e）不可同客户争辩。

f）对于客户需要解决的，服务顾问应积极承担解决问题的责任，表现出诚恳相助，主动为客户解决问题的态度。

4.4.4服务座右铭

a）把每壹位领导和同事均视为客户。

b）把每壹位客户均视为朋友和亲人。

c）和用户沟通态度友善、耐心听取用户意见。

d）和其他部门合作时，认真、配合。

e）爱岗敬业，对待工作严谨，实事求是。

4.4.5遇到特殊的客户

a）注意于和客户沟通时，要从关心客户的角度出发，先安抚客户的心情，再维

修客户的车辆b）如果遇到疑难故障不能确定时，要及时和技术总监或其他技术人员联系，以取得技术支持，力争最短时间内解决客户的问题。

c）如果遇到特殊的客户，提出特殊的要求而不能决定时，能够和服务顾问主管或服务经理联系，取得支持。

5服务提供规范

5.1有关法律法规

a）《中华人民共和国产品质量法》

b）《中华人民共和国反不正当竞争法》

c）《消费者权益保护法》

d）《中华人民共和国环境保护法》

e）《机动车维修市场管理条例》

f）《中华人民共和国行政许可法》

g）《汽车维修业开业条件》

5.2工作验收标准

a）《壹汽马自达服务管理工作手册》

b）《服务组织手册》

c）《维修手册》

d）《壹汽马自达质量担保手册》

e）《24小时救援服务程序》

f）《索赔工作流程》

g）《服务技术手册》

5.3绩效考核指标

5.3.1运营指标

5.3.1.1接车台次

5.3.1.2产值

5.3.1.3工时

5.3.1.4

预约台次

5.3.1.5

主动联系客户

5.3.1.6

续保金额

5.3.1.7

精品收入

5.3.1.8

回款率

5.3.2管理指标

5.3.2.1

客户满意度

5.3.2.2

客户投诉

5.3.2.3

参加培训

5.3.2.4

服务流程执行

5.3.2.5

前台6S管理

5.3.3其它指标

5.3.3.1

指令性任务完成率

5.3.3.2

外出培训

5.3.3.3

违章违纪

6服务控制规范

6.1工作职责

a）引导、受理用户预约工作。

b）负责预约准备工作的落实。

c）负责维修车辆用户的接待工作

d）负责用户车辆的故障诊断。

e）负责签订任务委托书

f）负责索赔技术鉴定。

g）负责向维修技师下达维修指令，分配维修工作任务

h）负责交车工作。

i）负责维修服务业务的推销。

j）负责用户投诉的解决。

k）负责建立、完善用户档案。

6.2工作检查职责

1.客户预约信息的检查

2.车辆入厂时的环车检查。

3.客户信息的检查

4.车间维修作业管理显示板的维护及检查

5.维修作业项目、配件更换完工检查

6.任务定单完成情况检查

7.旧件存放检查

8.车辆外观清洁程度检查

9.维修合同上质量检验确认签名的检查

10.注意事项说明及保养提醒录入检查

11.结算单、发票、锁匙、遥控齐全、有效性的检查

12.前台6S管理检查

13.客户投诉处理进程的检查

6.3工作记录职责

本标准要求提供以下记录：

a）《接车登记表》

b）《维修合同》

c）《结算单》

d）《预约客户登记表》

e）《24小时救援服务登记表》