档案室管理制度版.docx
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档案室管理制度版
公司档案管理制度
第一章、 总则
第一条、为了规范公司档案管理，保证公司档案的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
第二条、本制度适用于集团及所属各分公司业务档案、项目资料的整理归档；行政管理部门、办公室及财务部门等相关档案和资料的整理归档。
第二章、档案管理机构的设置及基本要求
第三条、档案划分及管理部门
一、公司设立档案室，隶属于行政部，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。
二、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签（部门编号[年份]文件顺序编号（修改次数编号），并建立电子与纸张分类目录。
第四条、各部门资料管理
一、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
二、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
三、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
第三章 、档案保管
第五条、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。
第六条、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
第七条、要确保档案的完整，破损的档案文件要进行修复处理。
第八条、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
第九条、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。
（如：
证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
第十条、公司档案的分类：
一、计划性文件资料：
包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作计划等。
二、调研性资料：
包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。
三、总结性文件：
包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。
四、汇报性材料：
包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等。
五、批示性文件材料：
包括公司各类标准、指标，如考核标准，计划指标等；公司生产经营过程中的各类命令、工作指示、调度命令等。
六、公司重大决议：
包括由公司总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件、纪要、决定和会议材料、会议记录等。
七、法规性文件：
包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司下发的制度、管理细则、规定、通知等文件，根据下发时间先后按顺序编制固定格式文件序列号，同时收集整理电子档和有权发文人签章的原始文件，由办公室负责收集整理并归档。
八、证件性文书资料：
包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。
九、十、凭证性材料：
包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。
如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。
十、劳资人事资料：
包括公司的人事任命、人事调整、人事档案资料、人事考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。
涉及到员工个人的资料文件分别归置员工个人资料档案。
*员工个人资料档案包括：
（1）入职资料
A、个人简历、员工登记表、身份证、学历学位证书、各类等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息及面试评价表。
B、劳动合同、保密合同、补充协议等。
（2）培训档案
A、参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。
B、培训服务协议。
（3）职位档案
A、职位说明书、职务说明书、职务任命书。
B、职务变动申请、职位职务变更记录。
（4）薪酬考核档案
A、试用期考核表、员工试用期总结表。
B、季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
C、工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
（5）其他档案
A、个人党、团相关资料。
B、各类奖励、处罚记录。
C、离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等其他补充协议。
十一、声像制品资料：
包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。
十二、馈赠性资料：
包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
员工个人资料档案：
（1）入职资料
A、个人简历、员工登记表、身份证、学历学位证书、各类等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息及面试评价表。
B、劳动合同、保密合同、补充协议等。
（2）培训档案
A、参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。
B、培训服务协议。
（3）职位档案
A、职位说明书、职务说明书、职务任命书。
B、职务变动申请、职位职务变更记录。
（4）薪酬考核档案
A、试用期考核表、员工试用期总结表。
B、季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
C、工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
（5）其他档案
A、个人党、团相关资料。
B、各类奖励、处罚记录。
C、离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等其他补充协议。
第十一条、档案的收集
一、凡属本档案管理制度第十条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，交到行政部统一归档，每年归档一次；会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。
二、银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。
三、各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。
四、公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。
五、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。
第四章、归档及保存年限
第十二条、归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
第十三条、归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。
定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。
一、永久保存：
（1）公司章程、合同
（2）组织规程及办事细则
（3）重大会议记录
（4）财务报表
（5）政府机关核准文件
（6）不动产所有权及其他债权凭证
（7）工程设计图
（8）公司规章制度
（9）其他经核定须永久保存的文书
二、10年保存：
（1）预算、决算书类
（2）会计凭证
（3）事业计划资料
（4）其他经核定须保存10年的文书
三、1年至5年保存：
（1）期满或解除之合约
（2）其他经核定保存5年的文书
四、1年以下暂时保存：
（1）结案后无长期保存必要的资料。
第十四条、归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
第五章、档案日常管理
第十五条、借阅手续：
一、各部门经办人员因需要查阅档案时，应由其部门负责人出示书面查阅单向档案员查阅，经办人必须在公司查阅阅登记表上签字。
档案管理部门要认真阅读下文有关权限，按照签字权限办理查阅。
二、档案一般不外借，如确因工作需要外借的，应办理外借审批手续，时间一般不得超过两周，延长借阅时间需另办理续借手续。
档案员取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
三、档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
四、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
五、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经行政主管批准。
六、档案借阅权限。
根据档案的性质不同档案设有不同的调阅权限，具体分类和权限参见以下表格：
序号
档案类型
档案权限
负责人
权限批准
1
行政管理制度
公开
办公室
可随时调阅
2
人事档案
保密
人事部
可调阅本人
3
法律事务档案
保密
法务部（总经理）
总经理
4
公司宣传档案
公开
办公室
可据情况调阅
5
公司重大事件档案
内部公开
办公室
可据情况调阅
6
经营档案
保密
办公室、销售部
总经理、销售经理
7
公司基础资料档案
保密
办公室
办公室经理
8
会计档案
绝密
财务部、办公室
董事长
其他档案根据实际情况进行授权调阅。
第十六条、销毁手续
一、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁登记表》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。
《档案销毁登记表》需注明：
销毁档案目录、公司负责人意见、销毁时间。
《档案销毁登记表》需永久保管。
二、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：
未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。
应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
第十七条、移交手续
一、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。
《档案移交登记表》需注明：
移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
第十八条、保密
一、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，任何无关人员未经许可不得入内。
二、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
三、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
第六章、附则
第十九条、本制度最终解释权、修改权归集团行政中心。
第二十条、本制度从董事长签字发布之日起实施。
附表
档案员职责
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
3、定期擦拭档案柜，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。
纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。
4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入档案盒，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次档案清理，编制或更新文件索引，以便查找。
档案借阅申请单
姓名
职务
部门
所借档案
借阅时间
借阅原因
部门领导
档案负责人
档案借阅申请单
姓名
职务
部门
所借档案
借阅时间
借阅原因
部门领导
档案负责人
档案借阅申请单
姓名
职务
部门
所借档案
借阅时间
借阅原因
部门领导
档案负责人
档案销毁申请单
销毁档案目录
销毁原因
销毁时间
申请人
档案负责人意见
档案销毁申请单
销毁档案目录
销毁原因
销毁时间
申请人
档案负责人意见
档案销毁申请单
销毁档案目录
销毁原因
销毁时间
申请人
档案负责人意见
档案移交登记表
移交时间
移交档案目录
移交原因
档案负责人意见
移交人
接受人
档案移交登记表
移交时间
移交档案目录
移交原因
档案负责人意见
移交人
接收人
归档文件目录表
所属部门
序号
文件名称
档案类别
档案编号
归档时间
归档人员
部门
负责人
备注
1
2
3
4
5
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21
22
档案借阅记录表
序号
借阅日期
借阅档案类别
借阅档案编号（名称）
计划归还时间
借阅人签字
授权人签字
实际归还时间
归还人签字
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
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15
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18
19
20
21
22
档案销毁清册记录表
序号
档案名称
销毁
日期
销毁档案类别
销毁档案编号
档案负责人签字
档案部门责任人签字
监销人
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
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