金蝶软件期末处理及自动转账.docx

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金蝶软件期末处理及自动转账

期末处理

当期凭证全部录入完毕后，就要进行期末的账务处理和结账了。

期末处理主要包括：

Ø        期末调汇

Ø        结转损益

Ø        自动转账

Ø        期末结账

除了期末结账外，其它业务操作都不是每期必须做的，根据业务的需要进行相关操作。

期末调汇

本功能主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表。

操作前提：

1.      只有在“会计科目”中设定为<期末调汇>的科目才会进行期末调汇处理。

2.      所有涉及外币业务的凭证和要调汇的会计科目全部录入完毕并审核过账。

在主界面选择【账务处理】→【期末调汇】，进入“期末调汇”向导界面，该界面将引导你进行期末调汇操作。

1.        首先，系统将需要进行期末调汇处理的外币全部列出，在<当前汇率>栏和<调整汇率>栏中可以录入修改汇率的值，单击【下一步】；

2.        确定以下选项，单击【完成】，系统自动完成结转损益的过程，生成一张转账凭证，同时生成一张调汇表，您可以看到调整汇兑损益的详细信息资料。

数据项

说明

调汇损益科目

即发生的汇兑差异转入的损益科目，一般为财务费用科目。

在这里输入的汇兑损益科目必须是一个最明细级科目。

生成转账凭证

选择后系统会自动生成一张转账凭证。

如果选择此选项，则在下面要录入生成转账凭证的日期、凭证字及凭证摘要。

生成凭证分类

期末调汇可根据用户的需要分别生成汇兑收益凭证、汇兑损失凭证或汇兑损益凭证。

一般选择汇兑损益（既有收益又有损失）。

凭证日期

生成转账凭证的日期。

系统自动给出，一般为会计期间末。

也可以自行修改。

凭证字

生成转账凭证的凭证字。

凭证摘要

生成转账凭证的凭证摘要。

温馨提醒：

参与期末调汇的会计科目及核算项目下的汇兑差额转入汇兑损益科目，暂不实现下设核算项目的对应结转。

结转损益

期末时，应将各损益类科目的余额转入“本年利润”科目，以反映企业在一个会计期间内实现的利润或亏损总额。

本系统提供的结转损益功能就是将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目，并生成一张结转损益记账凭证。

操作前提：

1.      只有在<科目类别>中设定为“损益类”的科目余额才能进行自动结转。

2.      所有的凭证全部录入并审核过账。

在主界面选择【账务处理】→【结转损益】，进入“结转损益”向导界面，单击【下一步】，该界面将引导你进行结转损益操作。

1.        首先，系统显示损益类对应本年利润科目列表，单击【下一步】；

2.        录入有关记账凭证参数；

数据项

说明

凭证日期

选择生成的结转损益凭证的凭证日期。

系统默认为会计期间末，也可以手工录入。

凭证字

选择生成的结转损益凭证的凭证字。

凭证摘要

可手工输入结转损益凭证的摘要。

生成凭证分类

系统提供三种凭证的分类：

收益、损失、损益。

选择“收益”，系统将收入类科目结转生成一张凭证；选择“损失”，系统将费用损失类科目结转生成一张凭证；选择“损益”，系统将收入、费用损失类科目结转生成一张凭证。

系统默认为“损益”。

按其余额的相反方向结转

选择该选项，在结转损益时，按损益类科目的余额的相反方向结转，不选该选项，则按损益类科目自身定义的余额方向的反方向进行结转。

如：

财务费用科目的期末余额为贷方10000，如选择该选项则结转时财务费用科目为贷方-10000，不选择该选项则结转时财务费用科目为借方10000。

按损益科目类型分别结转

不同类型的损益类科目生成多张结转损益凭证。

不同类型的损益类科目是指科目属性中，不同的科目类别，如营业收入、营业成本及税金、期间费用、其他收益、其他损失、以前年度损益调整、所得税。

按核算项目类别结转损益

结转损益时可以根据损益类科目所挂的不同核算项目分别生成凭证。

系统搜索出所有带此核算项目类别的损益类科目。

将这些损益类科目按照此核算项目类别下所挂的不同核算项目结转生成不同的凭证。

同时将剩下的没有带此核算项目类别的科目也结转生成另外一张结转损益凭证。

选则后增加一个核算项目类别选择的下拉框。

3.        凭证各参数设置完成后，单击【完成】，系统自动完成结转损益的过程，并提示生成转账凭证的信息。

损益结转完成之后，系统提示：

结转完毕，并列示生成转账凭证的凭证号，您可以在“凭证查询”模块中查询结转损益生成的凭证。

单击【确定】，完成损益的结转过程。

温馨提醒：

♦         用户切勿忘记要将“结转损益”生成的转账凭证审核过账，否则无法结账。

♦         账薄报表查询时，如果只是结转到本年利润科目上，查询本年利润科目有数据，查询核算项目无数据。

如果结转到本年利润科目下挂的核算项目上，查询本年利润科目与核算项目均有数据。

♦         在报表系统中，制作利润表时，有一类取数类型为，取利润表发生额（其他的类型不再详细说明），此时这种与利润表取数相关的取数类型，必须在账务处理系统中进行了相应的损益结转后才可以取数据，如果是手工进行的损益结转，则无法取数这种取数类型的数据。

如果在自动转账设置中，将类型设置为结转损益，在报表取与利润表相关的数据时也可以取出数据来，则结转损益的结果是一样的，只是需要定义损益结转的凭证模板。

自动转账

为了总结某一会计期间（如月度和年度）的经营活动情况，必须定期进行结账。

结账之前，按企业财务管理和成本核算的要求，必须进行制造费用，产品生产成本的结转，期末调汇及损益结转等工作。

若为年底结转，还必须结平本年利润和利润分配账户。

为了方便用户，KIS专业版提供了能够自动生成可按比例转出指定科目的“发生额”、“余额”、“最新发生额”、“最新余额”等项数值并生成会计凭证的功能即——“自动转账”。

举例：

假设月末要将“制造费用”科目中数据转入“生产成本”科目。

1.1.1转账模板设置

自动转账凭证模板设置

在主界面，选择【账务处理】→【自动转账】，打开“自动转账凭证”界面，如下图所示：

数据项

说明

转账期间

系统提供了1-12个会计期间，根据本案例应该全选。

凭证字

选择生成凭证的凭证字。

凭证摘要

手工录入正确的意思表达。

科目

双击后会自动弹出“科目”对话框，用户可以选择需要的会计科目。

选择科目时必须注意要选择科目的最明细一级，如是非明细科目则只能转出。

币别

显示币别。

方向

会计分录的借贷方向，可以根据转账方式“自动判断”，除非确定,否则建议用户选择“自动判断”。

转账方式

科目的“余额”、“借方发生额”、“贷方发生额”等转出的金额和方式，共有六种：

“转入”指该会计科目属于转入科目；“按比例转出余额”指按该科目余额的百分比例转出；“按比例转出贷方发生额”指按该科目的贷方发生额的比例转出；“按比例转出借方发生额”指按该科目的借方发生额的比例转出。

“按公式转出”指根据后面的“公式定义”中的公式取数转出。

“按公式转入”指根据后面的“公式定义”中的公式取数转入。

转账比例

用于选择了比例转入（出）的转账方式，直接录入百分比例。

核算项目

如果会计科目下还下挂核算项目，则在此选择相应的核算项目。

包含本期末过账凭证

选择“包含”和“不包含”二者之一。

公式定义

当“转出方式”选择“按公式转入或转出”，则在此定义公式，根据科目是否下设外币及数量，可以录入原币取数公式、本位币取数公式、数量取数公式。

公式设置可以按F7或点按工具条中“获取”按钮进入公式向导辅助输入，公式的语法与自定义报表完全相同，通过取数公式可取到账上任意的数据。

另外，在公式中还可录入常数。

不参与多栏账汇总

提供了自动转账凭证的一些控制参数，如选上“不参与多栏账汇总”，这种凭证如月底的成本结转不参加多栏账的汇总。

自动转账自动实现核算项目的对应结转

转出方科目与转入方科目下挂相同核算项目类别，且一方指定具体核算项目，另一方未指定具体核算项目的情况下，在不具体指定核算项目的情况下，实现核算项目的对应结转。

1.1.2生成转账凭证

自动转账凭证格式或自动转账方案设置完毕之后，在需要生成相应的转账凭证时，点击设置界面中的“生成凭证”就可以了。

期末结账

在本期所有的会计业务全部处理完毕之后，就可以进行期末结账了。

系统的数据处理都是针对于本期的，要进行下一期间的处理，必须将本期的账务全部进行结账处理，系统才能进入下一期间。

操作前提：

本期间的所有会计凭证及业务资料全部输入了电脑并且过账之后才能结账。

1.1.1结账

在主界面，选择【账务处理】→【期末结账】，打开“期末结账”向导界面，如下图所示：

结账时需要注意以下几点：

1、如果系统发现本期内还有未过账的记账凭证，系统会发出警告，然后中断结账。

2、提供<结账时检查凭证断号>选项，如果在结账时当期存在凭证断号的情况，系统不予结账。

3、账务处理的期末结账包括总账、固定资产和工资模块，即这3个模块是同时结账的。

在全部事项处理完毕后，单击【结账】，系统开始结账。

结账完成之后，系统进入下一个会计期间，并返回到主界面。

1.1.2反结账

结账后如果需要对上一个会计期间的数据进行重新处理，此时，可以通过反结账的功能将会计期间反结回上一个会计期间。

查询与报表

本章主要介绍总账系统的各种账簿和财务报表的查询方法。

账薄

会计账簿是以会计凭证为依据，对全部的经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算，并按照专门的格式以一定的形式联接在一起的账页所组成的簿籍。

在上一章的凭证过账处理中，系统已将记账凭证自动记入账簿。

只要所录入的凭证经过过账，您就可以在此进行以下账薄的查询：

Ø        查询总分类账

Ø        查询明细分类账

Ø        查询数量金额总账

Ø        查询数量金额明细账

Ø        查询多栏式明细账

Ø        查询核算项目分类总账

Ø        查询核算项目明细账

1.1.1总分类账

总分类账查询功能用于查询总分类账的账务数据，查询总账科目的本期借方发生额、本期贷方发生额、本年借方累计、本年贷方累计、期初余额、期末余额等项目的总账数据。

设定查询条件

在主界面，选择【账务处理】→【总分类账】，系统首先弹出“总账查询条件输入”界面，设定查询条件。

数据项

说明

会计期间

选择总分类账输出的会计期间范围，可跨年跨期查询。

科目级别

选择要查询到哪一级会计科目的总账数据。

可选择明细科目和非明细科目。

科目代码

查询总分类账时科目代码的起止范围。

币别

在这个选项中可以选择不同币别输出总账数据，系统提供了本位币、外币、综合本位币、所有币别多栏式选项。

综合本位币是指所有币别都折合为本位币后的数据的合计值。

所有币别多栏式是各种币别分别显示。

无发生额不显示

如果在选定的区间范围内，某科目无发生额，系统不予显示。

余额为零且无发生额不显示

如果在选定的区间范围内，某科目无发生额并且余额为零，系统不予显示。

包括未过账凭证

若选择此项，则在输出总账时，金额包括未过账的凭证。

显示核算项目明细

在显示科目信息的同时，显示科目下设置的核算项目明细项目的总分类账的查询信息。

显示核算项目所有级次

该选项须在选项：

<显示核算项目明细>选中的基础上才可使用，显示核算项目的所有级次，并进行各级次的汇总。

仅支持单核算项目。

显示禁用科目

显示禁用科目。

单独查询禁用科目时，需手工录入禁用科目代码查询，F7界面不显示禁用科目。

温馨提醒：

选择<币别>时要注意区别本位币与综合本位币，在这里如果选择本位币，则输出的总分类账只是本位币的原币发生额，它不包括外币折合的本位币数额。

例如：

假设记账本位币为“美元”，如果在<币别>栏中选择了“美元”，则在输出账簿时只输出有关美元的发生额，并不包括其他货币的发生额。

而综合本位币则是所有币别折合为本位币的合计数。

如果有时出现总账中查询的数值与试算平衡中查询科目的数值不一致时，可以考虑一下您选择的是否是综合本位币。

查询条件输入完毕后，单击【确定】，系统即按所设定的条件显示总分类账。

系统会进入“总分类账查询”界面。

在此界面中您可以对总分类账进行引出、打印预览，过滤，页面设置等项操作。

温馨提醒：

本期未结账时，可以查询本期以后期间的数据，但暂时不提供实时计算期初余额的功能。

（1）包含当期的跨期查询，期初余额为当期的期初数（即上期的期末数），如当期为启用期间，则为初始余额中录入的数据。

（2）未包含当期的跨期查询，期初余额为0。

引出

在“总分类账”界面，选择菜单〖文件〗—>〖引出数据〗，系统弹出“引出总分类账”向导窗口，您可以按照引出向导提示进行引出操作。

1.        首先确定引出的数据类型；

2.        指定文件名和文件存放位置；

3.        确定数据表名称；

4.        单击【确定】，完成总分类账的引出。

按科目分页打印

在“总分类账”界面，选择菜单〖文件〗—>〖按科目分页打印〗，此时将按照科目分页打印，不是将所有的科目连续打印在一起。

温馨提醒：

分页打印可以在期末时，对每个科目进行分页的总分类账的打印，方便进行账簿的装订。

重新设定条件

在“总分类账”界面，选择菜单〖查看〗→〖过滤〗，或单击工具栏中的【过滤】，即可弹出“总账查询条件输入”界面，在此界面中重新输入查询条件，系统按此条件重新生成总分类账。

一体化查询

账务处理系统提供了十分强有力的账证表一体化查询功能。

1.        在“总分类账”界面，将光标定位于要查询的总账科目上，然后选择菜单〖查看〗→〖查看明细账〗，或单击工具栏中的【明细账】，或双击鼠标的左键，即可调出“明细账”界面，进行明细账的查询。

2.        在“明细账”界面中双击鼠标，可以查询到相应的记账凭证，从而实现凭证──账务数据的一体化查询。

页面设置

在“总分类账”界面，选择菜单〖查看〗→〖页面设置〗，您可以对总分类账的显示页面进行设置，并作为方案保存下来，在以后的工作中，直接进行已设置方案的查询即可。

1.        单击“页面”标签，对下列选项进行设置：

数据项

说明

超宽显示

单元格内的数据超过规定的列宽，“不警告”则正常显示能够显示的数据和汉字，否则以“####”显示。

显示单位

系统提供两种显示单位，一是英寸，二是毫米。

2.        单击“显示”标签，系统弹出如表所示界面：

数据项

说明

列宽

指定显示字段列的宽度。

显示

定义是否显示。

锁定

锁定每列的位置，不允许更改宽度及相对位置。

列对齐

定义列对齐方式，有左对齐、右对齐、居中三种方式可供选择。

承前/过次页

显示承前页和过次页。

负数红字

对于数字为负数借、贷、余的金额，可以红字显示，否则，借、贷方以负数显示、余额根据科目的借贷方向的反方向显示，如资产类科目余额为负数，则显示为贷方正数。

冻结列

为显示和打印之用，冻结列不随版面或纸张的改变而改变。

3.        设置完以上选项后，单击“页面设置”窗口的【确定】，设置生效。

打印设置

在“总分类账”界面，选择菜单〖文件〗→〖打印设置〗，弹出“打印设置”窗口，在这里您可以设置打印机的名称，设置纸张的大小和纸张的来源，选择纸张是纵向打印还是横向打印，确定好这些条件后单击【确定】，打印设置生效。

温馨提醒：

总账系统提供了所有账簿、报表、序时簿的纸张设置与格式设置的记忆功能，只要您对某一账簿进行过纸或其他格式的设置后，系统都会自动记录，不用重新设置。

套打

您可以对总分类账进行套打设计，设计出您适用的总分类账格式，便于打印出账页装订。

如果要选择相关的套打格式，选择〖文件〗—>〖套打设置〗。

在弹出的界面中，您可以选择相关的套打类型及对应的套打格式。