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会议礼仪林雨秋知识讲解

A17会议礼仪讲师介绍同课程A16

会议的六大功能

1．传达公司经营理念并使公司目标协调一致

召开会议最主要是为了传达公司的经营理念，统一上下员工的步调，改进公司的缺失，让公司能够更好。

同时通过会议，集思广益，把大家的意见统一起来使之成为公司即将遵循的一个方向，这样才能众志成城，又快又好的将目标变为现实。

2．传达决策者信念

决策者的信念也要通过会议来传达。

比如，公司今年开始要派发一些红利给所有的员工，而且要根据每位员工完成各项指标的多少而有所不同，这是领导者的一种激励策略，这样的信念就需要利用会议来隆重推出，充分吸引员工，激发员工的工作热情。

3．集思广益共同解决问题与危机

集思广益、共同解决问题与危机是会议的又一个重要功能。

当公司突然陷入困境，下面的人没有对策，领导一时之间也拿不出合理的方案时，就需要大家坐在一起召开会议，贡献自己的想法，设法解决公司所面临的危机。

所以，开会可以化危机为转机，这也就是它存在的一个重要原因。

4．脑力激荡，寻求创意，突破经营盲点

会议功能的第四点是脑力激荡，开发富有创意的经营理念。

一个拥有良好的生产线、人员配备和产品的公司，如果没有足够的创新意识，依然不能称之为是一个好公司。

会议就是产生创意的一个良好场所，通过有效的会议，可以进行头脑风暴，不断激发出良好的创意。

5．检讨、改进缺失

会议功能的第五点是全面检讨和改进公司的缺失。

如果你的公司今年的业绩一路下滑，你就要马上召开会议，大家讨论一下所以下滑的可能原因，比如：

是不是产品不够好，还是管销费用没有有效控制，或者人员的配备有问题。

通过会议，可以将所有可能的原因列举出来，然后再编列成册，一一做出分析，通过分析结果来检讨和改进公司的有关缺失。

6．达成告知功能

达成告知也是会议的一大功能。

比如，今年你的公司的业绩目标是要达到一亿的营业额，通过会议，你可以将这个目标清晰准确地传达给各个相关部门，号召大家加快生产脚步，争取按时完成任务。

这样传达信息要比在布告栏上公布的效果好得多，而且也显得更为郑重。

会议进行前的注意要点

1．是否一定要开会

一般来说，一定要召开的会议至少应该符合下列条件中的一个：

→需要进行信息交换

若要令部门内部和部门之间在工作上配合默契，就需要召开会议来进行信息的交换；有时为了客观全面的了解情况，得出合乎实际的结论，也需要让多个部门或许多人员在一起交换多方面搜集的信息，这时也应当开会；另外，如果需要激发出具有创造性和批评性的意见，从而寻找、分析、解决问题和做出决策时，也同样需要开会。

→需要整合不同意见

作为包含着许多个体的团队，要成为一个整体，就需要整合内部不同的意见，如，让众人接受一个决定、计划和构想；或者重新整合众人混乱的观念，确保所有人都对一个问题有一致的理解，这时，就需要开会。

另外，如果需要使某个问题尽快获得各方的反应，或是需要全面推动、加快已经被延迟了的工作，往往也需要开会。

→涉及多方面的工作安排

如果决策实施时涉及多个部门、多个人员时，当然也需要召开会议。

比如说，为了让大家明确目前所面临的问题；处理涉及到不同部门的人事问题；处理不知道什么人对此应负责，或是需要多人、多部门对此负责的问题；安排涉及多个部门人员的工作，以上这些情况均需要召开会议以取得最好效果。

2．会议议程不可太过冗长

→安排会议议程

会议的议程如同轨道，可以令会议在预定的方向上有步骤、有计划的进行。

一般来说，会议的议程是有一定模式的，大多数的会议议程都需要包括主席的开场白、介绍基本情况、自由发言、讨论问题、整合意见、得出结论和会议结束等几个部分。

以上就是会议议程一般所要包括的内容，除此之外，还可以根据实际需要对会议的议程进行添加或删减，比如，有的会议结束时可能需要领导发言，有的会议的议题情况由主席代为介绍等。

这些，都要视当时具体的情况而定。

→各种会议的长度

议程确定之后，一定要根据会议的类型把握好会议的长度，一般来说日常的例会需要30～90分钟；临时性会议中的短期会议长度为30分钟以内、中期会议长度为30～120分钟、长期会议长度为1天以上。

3．开会地点的安排

开会地点的选择要切合会议的内容以及形式，还要注意会议的预算、会议的规模及室温、灯光、噪声等各种因素，而且需要确保与会者的舒适度。

一个让与会者感到不适的地方不会给会议带来良好的效果。

公司内部的会议一般都在公司内举行，但不同类型的会议，举行的地点也有所不同。

公司的例会，需要有一个固定的会议场所，最好是一间独立、宽敞、明亮的房间，里面有必要的布置和设备；公司的高层在主办会议时可以使用公司内部的场地；公司间的会议根据会议举行的目的而选择不同的地点；大型会议，特别是比较正式的会议，其场所要求比其他会议要高一些，但是仍有不少地点可供选择，比如会议中心、公共建筑和高校会堂等。

4．确定合适的开会时间

日常的例会最好选择在周二至周四8：

00～11：

00或14：

00～16：

00举行；临时例会则要选择与会者都感到方便的时间。

还有，如果你将会议安排在11：

00召开，就要特别注意严格控制好会议时间，这样才不会影响与会者的正常安排。

另外，紧急会议召开时间的选择，一般遵守“越快越好”的原则。

会议召开时间的安排要根据与会者的情况来进行，要求一切以与会者为本。

5．邀请适合参与会议的对象

适合参与会议的人员应该符合如下条件：

→有利于议题的讨论

与会议的议题有关，应当是与会者的首要条件；与会者还包括跟讨论题目有直接关联的人、可以提供专业或独家信息的人、能使讨论更有效率的人。

→有利于会议的顺利进行

与会者还包括有利于会议顺利进行的人，比如，对会议的协调作用不可或缺的人、代表着某个团体或群体利益的人等。

→有利于召集者的意愿

召集者的意愿是会议召开的一个决定性因素，于是，那些有利于召集者意愿的人当然也是与会者的理想人选。

以上三个标准是确定与会者名单的一般标准，当然，有时在一些特别场合下还有其他的标准，但是这三个标准是基础标准，应当在确定名单时首先被执行。

6．辅助器材的搭配

公司的会议室由于需要长期使用，所以应配有常用的辅助器材，它们主要是一些电子设备：

首先是照明设备，无论采光效果如何，电灯的照明度都不应低于办公室的照明度；其次是扩音设备，一般有三四个即可，均匀分布在会议室内，扩音器的功率要和会议室的大小相适应，扩音设备不但可以提高发言者传递信息的效率，也同样可以帮助主席或发言者在场面混乱的时候控制局势；再者是投影设备，一般包括电脑、投影器、投影幕以及相关的传导线等，投影器多为可移动型，可在投影幕前2～4米处安装；还包括视听设备，虽然现在投影设备一般都可以替代视听设备，但如果条件允许，还是应当有一套视听设备，包括电视机、ＤＶＤ影碟机、功放机、音箱等。

决定开会日期应注意的事项

已经确定要召开会议之后，接下来要做的就是确定召开会议的准确时间。

确定会议时间要考察好一些事项，如表1－1所示，怎样才能让所有需要参加会议的人都准时出现在会场，才能让会议顺利进行。

表1－1　决定开会日期时应注意的事项

决定开会日期时应注意的事项

开会时间有无碰上外宾来访，或公司出货期、假日等特殊时期

应考虑出席者的工作状况，可有代理人

辅助器材的来源

由谁负责联络

主席、会议记录人员等相关人员的编派

会议进行时间预计要多久

下面就表1－1中的几个要点进行说明：

1．确定惟一的联络人

要确定惟一的联络人员，而且要自始至终由这个人来联系，千万不要今天这个人负责联系，明天又换另外一个，这样会让接到通知的人搞不清到底是哪一个部门通知开会。

2．确定主席

要从会议召集者、参与会议的最高领导、与议题关系最为紧密的人、现场控制能力较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适的会议主席。

3．确定会议记录者

好的会议记录者，除了具备倾听、互动、发表意见的能力，而且还要具有良好的组织、综合、比较能力。

在会议过程中，会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。

开会场所的选择

一个好的会议场所要有利于营造会议的气氛，为会议进程的顺利进行提供种种方便，不合适的会议场所容易导致与会者的分心，不利于会议任务的顺利完成。

在开会前做好有关会议场所的一切准备工作，才能让会议的成功有所保证。

这些准备包括确定一个在会议期间可以自由使用的场所，不能出现会议进行了一半，忽然被通知不能继续使用的情况；一个好的会议场所一定要具备较好的隔音设施，否则就会如同身处闹市区，根本无法集中精神来开会；舒适宽敞、采光通风良好的会场，有利于让与会者放松心情、集中注意力，有利于激发与会者的创意。

表1－2　开会场所的选择

开会场所的选择

在会议时间内可自由使用的场所

隔音效果良好

会场须舒适宽敞

采光通风良好

没有其他干扰源

最好有窗帘，在放投影资料时才能看清楚

安静不嘈杂，空调良好

插座电源及白板、麦克风等要齐全

总而言之，开会场所一定要选在安静合适的场所，必须要具备足够的自由空间，必须要配备好必需的辅助器材，这样才能为会议的成功保驾护航。

道具、视听器材的准备

在开会日期以及开会场所确定好之后，接下来要做的就是对道具、视听器材的准备工作。

具体准备的物品如表1－3所示，只有当这些物品都准备齐全之后，才能保证会议的顺利进行。

表1－3　道具、视听器材的准备

道具、视听器材的准备

桌、椅、名牌、免洗杯、饮料

黑白板、万能笔、粉笔、板擦

签到簿、名册、原子笔

投影机、幻灯机、电池、录音带、镭射指示器或指示棒

白纸、目录、议程、会议资料、产品

下面就表1－3中的几个要点进行说明：

1．签到簿、名册、原子笔

准备签到簿是举行会议时必不可少的一项工作，除名册以外还应准备原子笔，因为有的与会者来参加会议的时候，会忘记带笔，等到要做记录的时候就会产生不必要的麻烦，所以不仅要事先准备好原子笔，还要保证充足供应。

举行会议之前，必须准备好开会人员的名册簿。

当需要有人发表意见时，主席可以依名册点将，被点到的与会者就不得不公开发表自己的意见或建议，可以充分体现会议的公开性，所以在开会时最好要有一个名册。

2．会议议程的相关资料

会议议程确定之后，一定要准备好与议程相关的辅助资料，例如，讨论财务问题时会涉及到收支结算表，这就需要在会前将此表影印出来，并给与会者人手一份，等到讨论有关收支结算表时，大家就可以通过此表来适时查看有关数据的对错，这样才能保证议程的准确性，才能让会议达到预期的效果。

【自检】

请帮助这些会议的组织者选择合适的会议长度：

会议Ａ：

□30分钟以内□30－90分钟□30－120分钟

□一天□一天以上

会议Ｂ：

□30分钟以内□30－90分钟□30－120分钟

□一天□一天以上

会议Ｃ：

□30分钟以内□30－90分钟□30－120分钟

□一天□一天以上

会议Ｄ：

□30分钟以内□30－90分钟□30－120分钟

□一天□一天以上

见参考答案1－1

【本讲小结】

传达公司经营理念、整合大家的意见；传达决策者信念；集思广益共同解决问题；脑力激荡、寻求创意、突破经营盲点；检讨改进缺失；达成告知功能是会议的六大功能。

要想让会议的六大功能得到充分的发挥，就要做好以下几点：

首先要确定会议召开的必要性、会议举行的地点和时间、会议的议程和与会者的名单；其次，要了解决定开会日期时应注意的事项；再次，要做好开会场所的选择；最后，还要做好道具、视听器材的准备。

【心得体会】

____________________________________________________________

随着经济全球化的加速发展，国与国之间的界限越来越少，跨国经济已是大势所趋。

随着跨国企业的增多，跨国会议的地位也日渐重要，许多企业在国内接待外宾的机会也相应的越来越多，跨国会议也就成为企业展现自身内涵的一个新舞台。

要想安排一次成功的跨国会议，需要从以下两个方面入手：

会前的准备

安排接待人员

跨国会议与一般会议相比，最大的特殊性就在于与会者来自不同的国家，所以，与会人员之间存在的最大障碍就是语言沟通的障碍。

没有很好的语言沟通，自然也就无法形成令双方甚至多方都满意的决议。

因此，跨国会议的接待人员就显得非常重要。

跨国会议的接待人员主要分为两种，他们各司其职，承担着整个会议的沟通协调工作。

1．一般性服务事项接待人员

负责一般性服务事项的接待人员，即普通接待人员。

普通接待人员必须熟悉他国语言和国际礼仪，他们可以承担一般性的引导工作，通过自身的服务让外宾在陌生的环境中感觉到亲切和舒适。

2．专业的口译人员

专业的口译人员则必须非常擅长外语，他们可以流利的用外语与外宾进行即时交流。

他们还具有一个重要的素质，那就是精通相关的专业术语，能够准确地实现两种甚至多种语言的相互转换，以保证双方的经济利益。

会场布置

会场的布置既要符合国际标准，又要体现出本国特色。

以海报为例，就可以一边用外宾国家的语言，一边用本国语言，这样的“双剑合壁”相信可以很好地烘托出一种良好合作的气氛。

跨国会议中桌椅的排列与公司内部的会议排列是一样的，会议桌一般以马蹄状的为主，座位安排以右为主、以左为辅，门口的位置安排自己公司的人员，外宾要安排在会议主席旁边以示尊贵。

大型会议的会场门口处应有接待处或签到处；在会场的两边有工作台，提供材料或饮水；如果需要进行录像，在会场的中央偏前放置摄影机。

另外，还要注意安全出口的畅通和卫生间位置的提示。

接待外宾的细节

要想举行能令外宾印象深刻的跨国会议，首先要做好的工作就是搜集有关外宾生活习惯的种种信息，充分了解不同国家的风土人情、生活禁忌，这样才能有的放矢，有理、有效地安排好会议的相关事宜，让外宾的中国之行充满愉快的记忆，从而从侧面促进交易的成功。

1．外宾生活习惯

外宾的生活习惯包含许多方面的内容，这里重点介绍饮料和食物的禁忌。

→饮料

饮料是每个人生活的必需品，每个国家的人因为生活环境的不同而拥有不同的饮料习惯。

英国人和美国人都喜欢喝咖啡，但是，与咖啡相比，英国人更喜欢饮茶。

他们喜欢喝下午茶，尤其是红茶。

日本人也喜欢喝茶，他们喜欢的茶种是乌龙茶。

一般的外国人喝矿泉水的比例很高，他们喜欢喝质感较强的矿泉水，尤其是比较注重矿泉水的品牌。

所以，如果为外宾准备矿泉水，最好选择那些国际上比较认同的品牌。

→食物禁忌

接待外宾要了解各国饮食的禁忌。

例如：

日本人不吃鸽子；韩国人特别喜欢吃泡菜，三餐中惟有泡菜是不可以缺少的；回教徒不吃猪肉，不吃无鳞无骨的海鲜，如：

乌贼、水母、海参等；天主教徒在吃面包时有一点儿特别的禁忌，那就是小餐包不可以倒放着，倒放是不尊重人的表现。

2．迎宾准备

→鲜花的选择

迎接外宾鲜花是不可或缺之物。

每种花都有自己的花语，送花给外宾要会挑选合适的花种。

如果你接待的是一位欧美的女性，千万不要送给她一大把鲜红的玫瑰，因为玫瑰是用来传递爱意的；也不要送百合花或者菊花，许多国家把这两种花专门用在吊唁的场合；黄玫瑰也不适合送给外宾，因为它的花语是绝交。

为了很好的传递友谊，会议接待人员最好能多多了解有关花的知识，这样才能送出合适的鲜花。

→胸花的佩戴

为外宾佩戴胸花也有讲究，如果你要为男士佩戴胸花，最好充分利用男士西装的胸口袋，把花梗从那个口袋插进去，那样不会损坏对方西装的衣料；为女士佩戴胸花时，除非是非常厚的面料，一般千万不要随便戳洞。

夏天为女士佩戴胸花时，不要别在胸前，以免倒挂，而是要将花别在女性的肩部。

→接机牌的装饰

在机场迎接外宾往往需要一块接机牌，接机牌的主要作用是引导来宾。

除了引导，接机牌还可以成为展现公司文化的一个小小窗口。

为了给外宾留下美好的第一印象，一定要对接机牌进行一定的装饰。

最好不要使用常见的白纸板，而要使用彩色的纸板。

缤纷靓丽的色彩既醒目又热情，非常适合迎宾。

另外，纸板上还要清晰的用相关语言写出来宾的名字。

也可以对接机牌进行个性化装饰，比如，在接机牌的下半段悬挂两个铃铛，当旅客出来时，就轻轻摇晃牌子，铃铛发出的细碎而悦耳的声音很容易吸引旅客的注意力，从而可以有效缩短寻找的时间，也能带给宾客愉悦的感觉。

3．沿途报喜不报忧

从机场到目的地，往往会经过一些规划较好的地区，也会经过一些未经规划的地方。

规划较好的地区，如国家的重大建设项目，这些地方可以大力宣扬，但如果是未经规划的地方，比如比较脏乱的地方，最好避重就轻，一带而过，而不要一直阐述：

“这个是我们最脏的地方了，你看看脏成这个样子……”俗话说家丑不可外扬，所以负面的消息不必太过于招摇。

4．安排外宾住宿

→营造良好的住宿氛围

安排工作人员或者请饭店代为准备鲜花、水果，可以为男宾准备一小瓶洋酒，女宾则是包装精美的小盒巧克力，并在桌上附上一张短笺，祝他（她）在中国这段时间，能有个美好的回忆，并告知桌上的点心，是一份小小的心意，外宾才敢享用。

此外，房间的气味也很重要，建议尽量在外宾的房间里摆放香水百合之类的花材，当外宾推开房门的时候就感受到一股清香，带来一天的好心情。

房间最好向阳，窗外的景致也要好。

→提供相关资料

为外宾选择了一个舒适的住宿环境后，还要为其准备以下资料，让其对自己身边的服务人员、自己的行程以及饭店的情况等都了如指掌，产生宾至如归的感觉。

图2－1　为外宾提供的相关资料

正像图2－1所示，接待人员的资料是外宾资料夹中的第一份资料，这份资料包括接待人员的姓名、照片、联系方式、专长等。

第二份资料是会议期间的具体行程安排，比如第一天干什么、第二天干什么等等，每天的行程都介绍得清清楚楚。

这些行程中还包括拜会地点、旅游地点的简介、自由活动时间的长短，以及探访相关好友等的时间安排。

第三份资料就是外宾所住饭店的资料，这份资料注明饭店内各种消费场所的地点。

其中，还应包括一张用中文和外文书写的饭店位置卡，当外宾外出迷路时可以求助他人。

最好也能够准备一张简便的地形图，使外宾能够方便的了解酒店周围的商业设施，方便外宾的生活。

→兼顾到外宾的家眷

外宾如有家眷陪同，别忘了另外安排轻松有趣的文化行程，如参观博物馆、民俗村等活动。

女性家眷一般喜欢采购，外宾对他国具有本国特色的商品通常较为感兴趣，例如外宾来到中国，可以带他们去采购中国的丝绸、民间工艺品等。

5．派送礼物

外宾来到中国参加跨国会议，主办公司一般都要送给外宾一些合宜的礼物，一方面表现出中国企业的好客之情，另一方面也是为了加强感情联系。

赠送外宾礼物要把握两个主要原则：

首先要体现我国的传统，其次要弘扬我国的国粹。

所谓礼轻情义重，送礼切忌送太重、易碎的物品，比较合适的礼物有竹制品、手工艺品，比如中国结、印章等，这些物品中国特色比较鲜明，而且富含情义。

也可根据各国人民对礼物的不同喜好来赠送礼品，比如日本人喜欢洋酒、腌制食品，一对包装精美的蜡烛台对欧美人士来说也是不错的选择。

【自检】

以下是跨国会议前接待外宾需要做好的准备工作，请以此为标准检测一下贵公司上次接待外宾时工作的准备情况：