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行政部职位说明书

佛山市三水新业佳纸业有限公司

三阶文件

公司架构与部门职责

文件编号

版本/次

页码

一目的

明确公司架构与部门职责，为各部门履行工作职责提供依据。

二适用范围

适用于公司各部门。

三公司架构与部门职责

3.1公司架构（见附件）

三阶文件

公司架构与部门职责

文件编号

版本/次

页码

行政人事部门职责

1）制定行政人事工作发展规划、计划；

2）行政人事管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；

3）安全管理工作；

4）组织、协调公司年会、员工活动及各类会议；

5）饭堂、宿舍等后勤保障工作；

6）办公室及办公用品管理

7）人员的招聘、绩效、培训、薪酬等人力资源管理工作；

8）制定公司福利政策，办理社会保障福利；

9）与员工进行积极沟通，掌握员工的思想动态。

职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

行政主任

隶属部门：

行政办

直接上级：

总经理

二、岗位工作概述

在公司人事政策及相关规章制度的引导下，进行人力资源与行政工作监督管理。

三、工作职责与任务

1．组织、协调公司年会、员工活动及各类会议；

2．制定行政及安全管理工作发展规划和计划，指导开展5S活动及定期监督检查。

3．负责办公室的管理，组织公司办公费用的计划、办公用品的申购、管理工作；

4．负责公司人员的招聘、绩效、培训等人力资源管理工作；

5．人事行政二三级文件、《岗位说明书》的制订与执行监督；

6．根据部门人员需求情况，提出内部人员调配方案（包括人员内部调入和调出），经上级领导审批后实施，促进人员的优化配置；组织提薪评审和晋升评审

7．与员工进行积极沟通，协调公司内部行政人事等工作；

8．制定公司福利政策，发放节日福利；办理社会保障福利；

9．消防、环保、计生等对外事务的联络与解决；

10.组织员工岗前培训、协助安排各部门的相关技能培训；

四、工作绩效标准

◆按规定要求完成本职工作

◆岗前培训年完成率98%或以上

◆重大消防、安全事故发生率为零

五、岗位工作权限

◆直接下属员工的任免、岗位调动和奖惩权。

◆人力资源与行政规章制度制订权

◆直接下属工作能力考核评估权。

◆对违反行政、人力资源制度人员警告处罚权

六、岗位工作关系

（一）内部关系

◆分配、协调和检查行政部各岗位人员的工作，用好各种资源

（二）外部关系

◆协调、配合各职能部门完成各项工作，实现公司的年度目标

◆与人才市场、供应商、当地政府机关相关人员发生联系

七、本岗位职务晋升阶梯图（见图1）

总经理助理

行政总监

行政主任图1职务晋升阶梯图

八、岗位技能要求

◆任职要求

大专以上学历,受过人力资源管理技术、管理能力开发等方面的培训，5年以上人力资源管理相关工作经验。

◆技能技巧：

对现代企业人力资源管理模式有系统的了解和实践经验积累；对行政管理事务性的工作有娴熟的处理技巧；

熟练使用办公软件

◆态度：

对人及组织变化敏感，具有很强的沟通、协调和推进能力；

高度的敬业精神，能接受高强度的工作，工作态度积极乐观；善于与各类性格的人交往，待人公平。

职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

文管中心

隶属部门：

行政办

直接上级：

行政主任

二、岗位工作概述

做好档案入库、分类、查阅手续、保管、销毁等相关工作。

三、工作职责与任务

1、负责各类文件、记录、档案和证照的管理，每月底检查一次的分类和保管情况，作出合理调整。

2、各类文件批准或修改后，2天内发放，底稿存档。

3、配合开展、7S活动、绩效考核等的检查和评比工作。

4、资料管理制度的建立，严格执行档案资料保密制度；

5、严格档案入库制度，认真做好分类登记，对档案的分类应做到科学合理，便于查找；

6、档案借阅应按规定办理登记手续，认真检查到期归还的资料是否完整无缺，发现问题及时报告和处理；

7、按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁；

8、公司文档及外来文件的收集、整理、分类、归档、保存和提供利用；

9、公司日常运作资料的收集与整理、保存；

10、完成行政部主管交办的临时性工作

四、工作绩效标准

◆按规定要求完成本职工作

◆3分钟内出示所查阅的文件和记录

五、岗位工作权限

◆对各类文件和记录的审查权

◆对使用非法文件的纠正权

◆对违反公司规章制度的纠正权

六、岗位工作关系

（一）内部关系

接受行政主任的指导和监督，配合行政主任开展工作。

（二）外部关系

与外来文件单位发生联系

七、本岗位职务晋升阶梯图（见图1）

经理秘书

行政助理

文控文员图1职务晋升阶梯图

八、岗位技能要求

◆任职资格：

中专以上学历，文秘、档案、企管或相关的专业，受过档案管理等方面的培训，3个月以上相关工作经验。

◆技能技巧：

熟悉档案管理办法；熟练使用办公软件

◆态度：

严谨、有责任心，有团队合作精神；

工作认真负责，细致认真；保密性强。

职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

招聘专员

隶属部门：

行政办

直接上级：

行政主任

二、岗位工作概述

员工招聘工作，办理用工手续，组织培训工作，员工档案管理，办理劳动年审工作

三、工作职责与任务

1、参与制订人力资源计划，编制人事管理制度；

2、参与公司的岗位设置，编制岗位说明书，并根据发展的实际进行修订；

3、参与编制后备人才选拔和储备计划，参与员工薪酬调整工作、岗前培训

4、协助组织公司的各项活动，协助人事文员核算工资；

5、协助完成与政府部门的联系工作；

6、办理人员招聘，安排面试，试用期的考核和评估，办理人员送外培训进修手续；

7、管理办公用品、打印机、传真机、复印机等办公器材，待批文件的呈送及分发；

8、更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；

9、公司行政通知、通告等文件的编写，打印、张贴，厂牌的制作；

10、厂内公告栏的维护、公司招聘栏资料的更新；

11．外来人员及星期天加班人员饭餐的安排，公司饮用水的购买及核对；

12、供电局、计生办、移动集群网等对外事务的联络与解决；

13、完成行政主任交办的临时性工作。

四、工作绩效标准

◆每个招聘岗位保证在30天内物色到合适人选或联系到5人以上面试

◆招聘费用在公司规定的控制范围之内。

五、岗位工作权限

◆对违反人事行政规章制度人员警告及处罚权

◆招聘网络开发选择权

◆应聘人员面试之初试权，对不符合招聘程序的人员招聘拒绝权

六、岗位工作关系

（一）内部关系

接受行政部主管的指导和监督，配合行政部主管开展工作

（二）外部关系

◆在人员招聘、送外培训等方面与有关单位发生联系

◆与纯净水供应商、移动集群网、计生办、供电局等发生联系

七、本岗位职务晋升阶梯图（见图1）

行政主任

行政助理

招聘专员图1职务晋升阶梯图

八、岗位技能要求

◆任职资格：

中专以上学历，文秘、档案、企管或相关的专业，2年以上的招聘工作经验

◆技能技巧：

熟悉档案管理办法；熟练使用办公软件，IQ（智商），EQ（情商）佳

◆态度：

严谨、有责任心，有团队合作精神；工作认真负责，细致认真；保密性强

有较强责任心，原则性强，一定的写作能力和沟通能力，条理性较好

职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

人事文员

隶属部门：

行政办

直接上级：

行政主任

二、岗位工作概述

考勤统计核对，提供工资计算数据，协助编制绩效考核资料，人事档案的管理。

三、工作职责与任务

1、协助编制职位晋升、绩效考核、7S考核、各项规章制度考核的文件

2、协助调查评价各类考核体系实施的问题，提出建议和意见，并按发展的实际进行修订

3、绩效考核表格的发放、提交考核结果

4．考勤机的监管与维护

5、组织5S活动的考核、评价和竞赛，检查后一周内公布检查情况

6、协助开展实施公司各项管理制度的考核

7、根据绩效评价结果实施对员工的奖惩工作

8．社保增减员、工伤理赔数据的收集整理并报送相关部门。

9．负责员工的考勤工作，办理请假和休假等手续，解聘和辞职手续；

10、员工档案的保管与更新整理

11．完成行政部主管交办的临时性工作

四、工作绩效标准

◆考勤及工资计算数据准时提供与正确率100%

◆社保增减员、工伤理赔按期有效提供

◆按时有效完成直接上司交办工作

五、岗位工作权限

◆对违反行政规章制度人员警告及处罚权。

◆对使用非法文件的纠正权,文件复印操作的否决权

◆人事档案保管权

六、岗位工作关系

（一）内部关系

接受行政主任的指导和监督，配合行政部主管开展工作

（二）外部关系

与各部门主管、会计、出纳、各部门员工、考勤机厂商等发生联系

七、本岗位职务晋升阶梯图﹝见图1﹞

行政主任

行政助理

人事文员图1职务晋升阶梯图

八、岗位技能要求

任职资格：

◆中专以上学历，文秘、档案或相关的专业，2年或以上行政人事文员工作经验，能熟练操作电脑

◆技能技巧：

熟悉档案管理办法；熟练使用办公软件、精通OFFICE软件操作及考勤管理系统。

◆态度：

严谨、有较强的责任心，有团队合作精神；工作认真负责，细致认真；保密性强

职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

保安队长

隶属部门：

行政办

直接上级：

行政主任

二、岗位工作概述

在公司人事政策及相关规章制度的引导下进行保安、清洁管理，做好防火、防盗工作，推广安全消防知识，确保公司的安全

三、工作职责与任务

1.协助制定、健全公司安全管理制度并监督实施；

2.协助编制各项安全消防制度并监督执行，结合本公司特点提出针对性的安全管理要求；

3.组织安全检查、安全教育、安全活动，组织公司员工进行消防培训、演习；

4.负责监督和制止工作中的任何不安全行为；

5.落实安全管理的各项措施，执行安全交班制度和消防设施、设备交接验收使用制度；

6.组织公司安全检查,定期研究分析存在的不安全隐患，并加以落实解决。

7负责宿舍的管理和组织7S检查;

8定期检查消防器材、消除不安全防隐，切实做好防火、防盗等工作

9.定期检查消防器材、消除不安全防隐，切实做好防火、防盗等工作

10.完成行政主任交办的临时性工作任务

四、工作绩效标准

◆防火、防毒、防盗工作失误率为零。

◆每月组织一次消防安全培训。

◆宿舍管理、人员入住与退房的登记办理情况。

五、岗位工作权限

◆对违反行厂规制度人员警告及处罚权建议权。

◆对不按消防、安全生产要求作业人员处罚权。

◆下属人员考核评估权。

六、岗位工作关系

（一）内部关系

◆安排下属人员工作，配合行政主任开展工作

（二）外部关系

◆各部门主管及员工、供应商、当地政府机关相关人员。

七、本岗位职务晋升阶梯图﹝见图1﹞

行政主任

总务

保安队长图1职务晋升阶梯图

八、岗位技能要求

任职资格：

高中以上学历,身体健康,1年以上相关工作经验或退伍军人。

◆技能技巧：

熟悉安全相关法规.有一定的消防安全培训工作经验

◆态度：

具有一定的亲和力,良好的沟通能力和原则性；具有较强的责任心和防范意识。

职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

保安员

隶属部门：

行政办

直接上级：

保安队长

二、岗位工作概述

在公司人事政策及相关规章制度的引导下执行门禁、消防工作

三、工作职责与任务

1.监督上、下班打卡，做好违反公司规章制度的记录

2.检查员工出入厂穿厂服、戴厂牌情况,违纪者进行登记并向行政组长反映;

3.车辆、物品、人员的进入与放行的登记；

4..公司信件及报刊的签收与发放。

5协助行政办进行人员招聘。

6.维护宿舍及餐厅秩序,制止员工的违纪行为;

7.维护全厂安全,每隔1-~2小时全厂巡逻1次,并作巡逻记录.

8.负责对厂区和宿舍进行巡查，有发现异常，必须及时处理或上报；

9.下班时要仔细检查水、电等设备。

如发现灯、电扇等设备电源没关的，应关好，并做好记录。

无人上班或下雨时必须关好窗户；

10.协助队长处理宿舍突发事件（如急病就医等）,有问题及时向上报告;

11.完成上级临时交付的工作任务.

四、工作绩效标准

◆防火、防毒、防盗工作失误率为零。

◆物品放行失误而造成的损失金额为零。

◆厂规厂纪的有效监督。

五、岗位工作权限

◆对违反厂规制度人员警告及处罚权建议权

◆对不按消防、安全生产要求作业人员处罚建议权。

◆对不符合放行手续的拒绝权。

六、岗位工作关系

（一）内部关系

◆配合行政部开展工作

（二）外部关系

◆各部门主管及员工、供应商、当地政府机关相关人员

七、本岗位职务晋升阶梯图﹝见图1﹞

总务

保安队长

保安员图1职务晋升阶梯图

八、岗位技能要求

◆任职资格：

高中以上学历,身体健康,3个月以上相关工作经验或退伍军人。

◆技能技巧：

熟悉安全相关法规。

◆态度：

具有良好的沟通能力和原则性；

具有较强的责任心和防范意识。

职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

后勤管理员

隶属部门：

行政办

直接上级：

行政主任

二、岗位工作概述

负责厂区内的用水、用电、用油、环境绿化、清洁卫生、防火防盗、厨房管理、职工生活、文娱活动等后勤保障工作。

三、工作职责与任务

1．严格执行公司的各项规章制度，每天检查自己部门员工有无到工作岗位，检查厂区范围内的用水、用电、用油等情况，若有不符合要求的要安排人员及时处理或报告上级主管领导。

2．每三天检查一次厂区范围内的清洁情况。

3．每周检查一次厂区内的绿化情况，预防虫害，保持植物生长旺盛，发现问题及时解决。

4．每月一次检查消防器材的使用及保养情况，签注检查日期，做好登记，督促电工检查厨房设备的完好率，设备的干净程度

5．做好基建材料、物业材料、日常办公用品的申购工作，做好对外发包工程的监管工作，做好对公司忠诚，对自己清白，自觉维护公司的利益。

6．定期、定点检查食堂的卫生情况；夏天要做好防暑降温工作，保证凉茶水供应，每周供应清凉饮料工作。

7．负责食宿安排、调整及日常管理工作。

8．负责食堂餐饮监督工作。

9．负责公司文具的申购及发放。

10、按规定用好管好各种文体用品及娱乐设施，监督管理职工业余进行健康的文体活动和作息时间。

11、认真监督执行《员工宿舍管理规定》，对违反者及时纠正或向上级报告。

12、完成上级交办的临时性工作。

四、工作绩效标准

◆按规定完成本职工作。

◆做好防火、防盗、厂容、厂貌、环境卫生等工作。

五、岗位工作权限

对损坏公共财物及浪费水、电的现象有权制止及提出处理意见

六、岗位工作关系

◆接受部门主管的指导和监督工作

◆配合各部门开展工作

七、本岗位职务晋升阶梯图﹝见图1﹞

总务

保安队长

保安员图1职务晋升阶梯图

八、岗位技能要求

任职资格

◆高中以上文化程度，熟悉本职工作，有一定的管理能力，有多年的工作经验

◆技能技巧：

熟悉安全相关法规。

◆态度：

具有良好的沟通能力和原则性；具有较强的责任心和防范意识

职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

清洁工

隶属部门：

行政办

直接上级：

行政主任

二、岗位工作概述

负责厂区内的环境卫生及绿化等工作。

三、工作职责与任务

1、保证厂区内的环境卫生干净、整洁，做到勤扫、勤洗、勤擦，用三擦标准要求自己，仓库每天抹两次，每两天吸一次尘，办公室的地面每天拖一次，窗门抹一次，马路每天扫一次，车间楼道每天拖一次，厕所每天冲洗两次，做到无污渍、无臭味

2、厂区内的绿化工作要做好，施肥、除草、喷杀虫药、修枝要定期进行，保持植物生长旺盛。

4.保持所承担的卫生区域的厕所、地面、桌椅、扶手、办公设备、门窗等洁净；

5.经常巡视卫生区的卫生状况，有问题及时处理；

6.清洁用品用完后应放在指定地点，不得随意放置；

7.有义务对不遵守卫生准则的行为提出批评和帮助。

四、工作绩效标准

◆按规定完成本职工作。

五、岗位工作权限

对植物的施肥、喷药作业有决定权，对损坏绿化、果实的行为有制止、报告的权利。

六、岗位工作关系

接受后勤管理员的管理。

七、岗位技能要求

任职资格：

文化程度不限，熟悉卫生区；

熟练使用清洁卫生用具。

◆态度：

工作仔细认真；

具有吃苦耐劳精神；

较强的责任心。

职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

安全主任

隶属部门：

直接上级：

总经理

二、岗位工作概述

负有安全生产监督管理职责。

三、工作职责与任务

1、严格执行国家规定的法律、法规和国家标准或行业标准的安全生产条件进行生产。

2、对在检查中发现事故隐患或其他不安全因素时有权当场予以纠正或者要求立即停产，依照本法规作出行

政处罚决定。

3、依法组织本单位职工参加安全生产工作的民主管理和民主监督，维护职工在安全生产方面的合法权益，

受理有关安全生产的举报。

4、开展全体员工安全法规知识教育，使全体员工对《安全生产法》及有关的安全制度有基本了解，并对安

全知识有较深的认识。

四、工作绩效标准

◆按规定及要求完成上级交给的任务。

◆每周对公司制定的安全生产的各项规章制度检查一次。

五、岗位工作权限

有权对本企业贯彻《安全生产法》的情况以及企业安全生产状况进行督促检查，对达不到条件和要求的有权要求停产或限其改正。

六、岗位工作关系

◆接受总经理的指示办事。

◆配合各部门开展工作。

七、岗位技能要求

◆省安监局颁发的安全主任资格证。

◆有较强的责任心，原则性强。

注明：

按“国家生产安全法”规定，安全主任由单位最高领导直接任命及授权工作。

职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

主厨

隶属部门：

行政办

直接上级：

行政主任

二、岗位工作概述

全厂员工食堂用餐的烹饪及饭堂环境卫生的管理。

三、工作职责与任务

1．厨工工作的安排与协调。

2．食堂的物资采购、保管等环节的管理工作，协同财务做好成本核算和月度报表等工作。

3．每周菜谱、食物申购计划的编制与素菜的购买

4．合理搭配菜式，做到色、香、味俱全

5．控制伙食、水电、燃气成本

6．为员工就餐提供优质周到的服务

7．饭堂小食品仓卫生清扫与实物保管

8．抓好厨房的防尘、防盗、防毒安全工作，确保食品卫生，严防食源性疾病发生。

9．完成上司安排的其它工作

四、工作绩效标准

◆因食物卫生不达标而造成的经济损失为零

◆人均伙食费用控制在公司要求的标准内

◆保证责任区域卫生按时清扫并保持整齐、干净

五、岗位工作权限

◆对乱扔垃圾人员警告权

◆对破坏环卫设备人员警告权

◆对不按要求清理个人餐桌上余渣的人员警告权

◆下属人员调配、伙食改进建议权

六、岗位工作关系

（一）内部关系

接受后勤管理部长的指导和监督，配合行政管理部长开展工作。

（二）外部关系

与素菜商贩发生联系

七、本岗位职务晋升阶梯图（见图1）

后勤管理部长

主厨

图1职务晋升阶梯图

八、岗位技能要求

◆任职资格：

男性，文化不限，身体健康，诚实忠厚，年龄在28岁或以上

◆技能技巧：

有一定工厂饭堂炒菜与人员管理工作经验。

◆态度：

工作认真负责，细致认真，有较强责任心，原则性强

职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

厨工

隶属部门：

行政办

直接上级：

主厨

二、岗位工作概述

饭堂食物的清洗、切割及饭堂环境卫生的清扫。

三、工作职责与任务

1．协助厨师洗切菜及辅助性工作。

2．煮饭、烧开水。

3．为员工就餐提供优质周到的服务。

（热情、礼貌）

4．员工餐厅、管理人员餐厅之餐台、凳子、场地卫生的清扫。

5．饭堂餐具及设施的清洁维护。

6．饭堂灯光、风扇电源的开关。

7．完成上司安排的其它工作

四、工作绩效标准

◆保证责任区域卫生整齐、干净

◆责任区域卫生能按时清扫

◆因饭菜的卫生不达标导致的投诉为零

五、岗位工作权限

◆对乱扔垃圾人员警告权

◆对破坏环卫设备人员警告权

◆对不按要求清理个人餐桌上余渣的人员警告权

六、岗位工作关系

接受主厨的指导和监督，配合行政部开展工作。

七、本岗位职务晋升阶梯图（见图1）

厨师

厨工

图1职务晋升阶梯图

八、岗位技能要求

◆任职资格：

性别、文化不限，身体健康，爱清洁，年龄在30岁或以上

◆技能技巧：

有一定工厂饭堂切菜、炒菜工作经验。

◆态度：

工作认真负责、细致，有较强责任心

职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

厨师

隶属部门：

行政部

直接上级：

主厨

二、岗位工作概述

全厂员工饭堂用餐的烹饪及饭堂环境卫生的清扫。

三、工作职责与任务

1．协助主厨师炒菜及辅助性工作。

2．保持厨房场地及餐具的整齐清洁。

3．为员工就餐提供优质周到的服务

4．员工餐厅、管理人员餐厅之餐台、凳子、场地卫生的清扫。

5．饭堂餐具及设施的清洁维护。

6．饭堂灯光、风扇电源的开关。

7．完成上司安排的其它工作

四、工作绩效标准

◆保证责任区域卫生整齐、干净

◆责任区域卫生能按时清扫

◆因饭菜的卫生不达标导致的投诉为零

五、岗位工作权限

◆对乱扔垃圾人员警告权

◆对破坏环卫设备人员警告权

◆对不按要求清理个人餐桌上余渣的人员警告权

六、岗位工作关系

接受主厨的指导和监督，配合行政部开展工作。

七、本岗位职务晋升阶梯图（见图1）

主厨

厨师

图1职务晋升阶梯图

八、岗位技能要求

◆任职资格：

文化不限，性别男，身体健康，爱清洁，年龄22岁或以上

◆技能技巧：

有一定工厂饭堂切菜、炒菜工作经验。

◆态度：

工作认真负责、细致，诚实忠厚，有较强责任心

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职位说明书

一、岗位标识信息

岗位名称：

行政人事助理

隶属部门：

行政办

直接上级：

行政主任

二、岗位工作概述

协助人事行政部完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作

三、工作职责与任务

1、协助行政部主管完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。

2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理。

3、各项规章制度监督与执行。

案4、参与公司绩效管理、考勤等工作、奖惩办法的执行。

5、协助行政部主管进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务。

6、会务安排：

做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作

7、参与公司行政、采购（纯净水、工作服）等事务管理。

8、负责全厂区域卫生、每天对5S检查，并做记录监督落实，跟踪改善结果。

9、对外相关部门联络接待，并将相关的信息做记录传递给相关人员。

10、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等。

11、协助行政主任做好公司各部门之间