档案工作规范化管理申报材料 Microsoft Word 文档 2.docx
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档案工作规范化管理申报材料MicrosoftWord文档2
说明
本样板材料，是机关档案工作规范化定级通用材料，所选材料为定级的基本材料，是依据《江西省机关档案工作规范化管理标准》，为考评提供所得分值的书面证明材料。
凡能够通过书面提供的材料应尽可能地通过书面材料提供进行佐证，以证明可以取得相应的分值。
个别有特色或有亮点的材料，也可以纳入申报材料。
本样板材料仅供参考，个别材料要根据各单位的实际情况作必要的修改或重新拟定。
基本材料
1、档案工作规范化管理定级报告
2、档案工作规范化自评报告
（1）档案工作规范化管理概况：
组织管理、业务建设、基础设施设备、开发利用方面取得的成绩；
（2）自检自评情况、存在的不足和改进措施。
3、机关档案工作规范化管理标准自评表
4、江西省机关档案工作规范化管理等级申报表
5、机关档案工作基本情况统计表
6、档案工作分管领导和网络图
7、档案人员学历证明和接受档案业务培训培训证明材料
8、档案工作计划或单位工作计划有档案工作内容
9、档案人员岗位责任制
10、档案归档制度
11、档案的收集、保管、统计、鉴定销毁、利用制度
12、档案分类大纲及编号说明
13、本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表
14、成立档案鉴定销毁领导小组名单
15、全宗介绍（主要介绍机构沿革，档案种类、数量、内容及分类整理、检索工具等）
16、组织机构沿革
17、大事记
18、档案利用实例汇编
景德镇市**局文件
景*发〔****〕**号
景德镇市***局关于申报档案工作
规范化管理等级的报告
景德镇市档案局：
为实现我局档案工作的规范化、科学化、现代化管理目标，根据江西省档案局《江西省档案工作规范化管理办法》（赣档字〔2006〕34号）和贵局有关档案工作规范化管理要求，我局高度重视档案工作规范化管理，通过努力，经对照《江西省机关档案工作规范化管理标准》自评认为，我局的档案工作规范化管理已达到省***级标准。
现特向贵局申报，请组织档案工作规范化考评组对我局档案工作规范化管理进行等级评定。
特此报告。
景德镇市**局
年月日
档案工作规范化管理自评报告
市档案局：
我局档案工作在局党组的正确领导和市档案局的指导下，认真开展了档案工作规范化管理达标定级各项准备工作，加强了档案工作的组织建设，进一步夯实了档案基础业务建设，档案开发利用取得明显成效，按照《江西省机关档案工作规范化管理标准》，我们认为已达到省**级标准。
现将自评情况报告如下：
一、档案工作概况
（一）、管理体制、机构、人员方面
我局于****年**月成立了机关综合档案室,集中保管各门类档案；明确了***为分管档案工作的领导，分管领导能为档案工作解决经费等实际问题；配备了**名兼职档案工作人员，建立了档案工作网络；档案工作人员均到大专以上文化程度，档案专业培训合格，熟悉地掌握档案专业技能；能够较好地学习宣传贯彻档案工作法规。
建立了档案人员岗位责任、归档制度；较好地执行档案的收集、统计、鉴定销毁、保管、保密、利用制度。
（二）、业务建设方面
编制了本单位的档案分类大纲和档案存放示意图，室藏档案进行了科学分类和规范整理，案卷质量符合国家和地方标准要求；档案全部进行了编目，编制了案卷目录、卷内目录；档案保管期限划分准确，装订符合标准要求；定期开展了档案鉴定工作，对超过保管期限和无保管价值的档案，按照有关规定进行销毁；能够及时准确地向上级和有关部门报告档案统计数据；库房整洁、卫生，无杂物，认真做好了档案的“八防”工作，做到了无安全隐患；能够及时对破损、褪变的档案能及时进行补救；档案管理科学有序。
（三）、设施设备
我局在经费相对困难的情况下，优先配置了档案的设施设备，现有库房面积**平方米，按现有每年入库量计算，能满足近1O年使用的需要，办公室、阅卷室面积近**方米，较好地做到了办公、阅览、库房三分开；档案库房配置了空调、灭火器、防磁柜、温湿度计等设备，能够满足档案保护的要求；添置了档案密集架***列，档案盒、卷皮等装具用品符合国家标准的要求；档案保护措施到位，档案保护安全有效。
（四）、开发利用
编制了案卷目录、归档文件目录等检索工具，能够满足档案查阅和管理的需要；能积极主动地开展利用工作，为领导决策和机关工作服务；档案的查全率、查准率在95%以上；编辑了档案利用效果实例**例、《景德镇市***局档案全宗介绍》、《景德镇市***局机构沿革》、《景德镇市***局大事记》等编研性材料，档案开发利用效果明显。
二、存在的不足和改进措施
我局虽在档案工作规范化管理方面做了不少工作，但在档案管理的广度和深度反面还存在不足，特别档案的现代化管理方面存在档案数据库数量不足，档案深层次开发利用上还有待提高。
我们将以档案工作规范管理达标为契机，在巩固和发展已有成绩的基础上，继续努力，开拓进取，根据新时期档案工作的需要，不断改进和完善档案管理手段，加快档案信息化工作进程，实现档案管理的现代化，使我局档案工作再上新台阶。
对照《江西省机关档案工作规范化管理标准》，我局档案工作规范化管理自测评分为***分，达到档案工作规范化管理省**级标准。
景德镇市**局
二0一0年月日
江西省机关档案工作规范化管理标准
序号
评估内容
分数
评估细则与评分说明
自评分
1
组织管理
24
24
1.1
管理机构
5
5
1.1.1
建立了与机关工作相适应的档案管理部门。
2
无档案管理部门的不得分；档案管理部门设置不适应单位档案工作需要的扣1分
2
1.1.2
档案工作坚持集中统一管理原则，实行综合管理，做到统一领导，统一机构、统一制度。
3
本机关各种门类和载体的档案（包括文书、业务、科技、会计、死亡干部职工档案和声像、电子档案）未实行集中统一管理，每缺一类扣0.5分，扣完2分止；未做到统一领导、统一机构、统一制度的扣1分。
3
1.2
管理职责
6
6
1.2.1
机关档案工作明确有一名单位领导分管、综合部门领导主管，并列入了其职责范围，切实解决了档案工作中存在的实际问题。
2
未明确机关领导分管、综合部门负责人主管扣0.5分，未列入分管领导岗位责任制的扣0.5分；无事例说明领导及时解决实际问题的扣1分。
2
1.2.2
本机关及下属单位档案工作列入了本机关（或部门）工作计划或目标管理，并制定了机关档案工作年度计划。
2
本单位及下属单位档案工作没有纳入本机关五年规划、年度工作计划和目标管理考核内容，每缺一项扣0.5分；没有制定档案工作年度计划扣0.5分。
2
1.2.3
对本机关及下属单位的档案工作履行业务指导职责，并取得一定成效。
2
未对本机关内部各职能部门归档文件整理，归档工作进行指导扣1分；未对下属单位档案工作进行检查指导扣1分。
2
1.3
管理人员
7
7
1.2.3
对本机关及下属单位的档案工作履行业务指导职责，并取得一定成效。
2
未对本机关内部各职能部门归档文件整理，归档工作进行指导扣1分；未对下属单位档案工作进行检查指导扣1分。
2
1.3
管理人员
7
7
1.3.1
档案管理部门配备了与档案工作相适应的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。
2
没有配备专（兼）职档案人员扣1分；近两年内档案人员变动频繁扣1分。
1.3.2
机关内部各职能部门设立兼职档案员，负责文件材料的收集、整理、归档工作。
1
提供兼职档案员名单，没有的不得分。
1
1.3.3
建立了档案人员岗位责任制。
1
出示文字材料，没有的不得分。
1
1.3.4
档案人员具有中专以上文化程度或中级以上技术职务，并经过上岗培训和业务培训。
3
档案人员不具有中专（省直机关具有大专）以上文化程度或中级以上技术职务扣1分，出示学历证书或聘书；
档案人员没经过档案行政管理部门的上岗培训扣1分；
未参加业务培训扣1分，出示上岗证书和培训证书。
3
1.4
管理制度
6
6
序号
评估内容
分数
评估细则与评分说明
自评分
1.4.1
学习、宣传和贯彻执行国家、地方档案工作法律、法规。
1
未在本单位全员中组织学习、宣传档案法律、法规、规章的扣0.5分；本单位未认真贯彻、执行档案法律、法规、规章的扣0.5分。
1
1.4.2
建立、健全文书处理部门归档制度。
2
未建立文书处理部门归档制度扣1分，制定了归档制度但不能得到有效实施扣1分。
2
1.4.3
制定了本机关档案的收集、保管、保密、利用、统计、鉴定与销毁制度，并能坚持执行。
3
每缺一项制度扣0.5分，扣完2分止。
制度得不到有效执行扣1分。
3
2
业务建设
46
45
2.1
档案收集
9
8.5
2.1.1
按国家有关规定制订了本机关各种门类和载体文件材料的归档范围，并按时接收应归档的文件材料，交接手续完备。
2
未制定本机关各种门类与载体文件材料的归档范围扣1分；未按时归档扣0.5分；无规范的交接文据扣0.5分。
2
2.1.2
归档的文件材料齐全完整，归档率、完整率、准备率达95%以上。
5
文书、会计、科技档案中每一种归档不齐全扣1分；
业务、人事、声像、电子档案中每一种归档不齐全扣0.5分。
4.5
2.1.3
归档文件的质量符合有关规范要求，文件制成材料适宜档案的长期保存。
1
归档文件质量不符合国家有关规范要求的扣0.5分，归档文件中有圆珠笔、铅笔、彩色笔等不耐久字迹的扣0.5分。
1
序号
评估内容
分数
评估细则与评分说明
自评分
2.1.4
收集与档案有关的资料
1
未收集与本单位业务有关的资料扣1分，单位有专门的资料室的不扣分。
1
2.2
档案整理
12
12
2.2.1
制定了适合本单位特点的、科学的档案分类大纲和编号方案。
2
无单位档案分类大纲扣1分，无编号方案扣1分。
2
2.2.2
制定了适合本单位门类、载体档案保管期限表，并准确划分了各门类、载体挡案保管期限。
1
无档案保管期限表扣0.5分，保管期限划分不准确扣0.5分。
1
2.2.3
归档文件材料整理规范，符合国家或地方标准、规范。
7
文书档案整理不符合规范要求扣2分；科档整理不符合规范要求扣1分；会计档案整理不符合规范要求扣1分；业务档案整理不符合规范要求扣1分；特殊载体档案整理不符合规范要求扣1分；电子文件归档和管理不符合规范要求扣1分
7
2.2.4
各类档案卷皮、卷盒符合规范要求封面、脊背填写清楚、规范。
2
2
2.3
档案保管
5
无档案资料存放示意图、柜架排放不规范扣1分；档案资料存放示意图、柜架标识不科学、不醒目扣0.5分。
库内不整洁扣0.5分。
无规范的温湿度记录扣1分。
5
2.3.1
库房管理科学，库内有档案资料存放示意图，档案柜架排放规范并有明显的指引标识；库内清洁卫生；库内温湿度有记录。
3
无档案资料存放示意图、柜架排放不规范扣1分；档案资料存放示意图、柜架标识不科学、不醒目扣0.5分。
库内不整洁扣0.5分。
无规范的温湿度记录扣1分。
3
2.3.2
档案保管安全，每季定期检查并做好记录。
档案无失泄露事故，无火灾、水淹事故、无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象。
2
无检查记录扣0.5分。
近三年内档案库房出现失泄密或火灾水淹事故的不能申报；库存档案有严重霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象的不能申报，如属少量档案（不超过20件），出现一种现象扣0.5分，扣完1.5分止。
2
2.4
档案统计
4
4
2.4.1
建立了全宗卷，全宗卷整理符合规范。
1
没有建立全宗卷扣1分；全宗卷内材料不齐全扣0.5分。
1
2.4.2
档案收进移出登记清楚，有库藏档案总量统计表、分类统计表。
2
档案收进移出登记不清楚扣1分；缺库藏档案总量统计表扣0.5分，缺分类统计表扣0.5分
2
2.4.3
按上级要求及时准确完成档案调查统计任务。
1
未按要求完成调查统计任务的，近三年缺一年扣0.5分，扣完1分为止，出示档案调查、统计报表。
1
2.5.1
按规定及时向同级档案馆现行文件服务中心报送现行文件资料及电子文件。
2
未及时报送扣1分；报送文件资料不全扣1分。
2
2.5.2
按规定及时向当地同级国家综合档案馆移交档案及机读目录，移交手续齐全。
2
未按规定向当地同有国家综合档案馆移交档案的扣2分；移交不及时或不符合要求的，扣1分。
2
2.6
档案鉴定销毁
3
2.5
序号
评估内容
分数
评估细则与评分说明
自评分
2.6.1
按规定成立了档案鉴定销毁小组，定期按国爱有关规定对超过保管期限的档案进行鉴定。
2
未成产档案鉴定销毁小组扣1分；对超过保管期限的档案未开展鉴定工作扣1分。
2
2.6.2
严格执行销毁制度，销毁手续齐全。
1
销毁档案未登记造册，未履行审批手续的扣1分；已鉴定为要销毁的档案未及时销毁扣0.5分。
0.5
2.7
档案管理现代化
9
9
2.7.1
档案信息化建设做到与本单位信息建设同步规划、同步建设、同步实施。
2
未列入单位信息化建设规划（方案）的扣1分；未实现同步发展的扣1分。
2
2.7.2
建立档案计算机网络管理，使用符合国家规范要求的档案管理软件。
2
未建立档案计算机管理网络扣1分；未使用符合国家规范要求的档案管理软件扣1分。
2
2.7.3
开展档案信息数据库建设。
5
各门类、载体档案未全部建立案卷级目录数据库扣1分；文件级目录数据库未达到总数的50%扣1分；音像档案未实现数字化管理的扣1分；未开展全文存贮的扣1分；归档电子文件未刻录成光盘保存的扣1分。
5
序号
评估内容
分数
评估细则与评分说明
自评分
3
基础设施
14
14
3.1
库房
4
4
3.1.1
有专用档案库房，并做到办公、阅览、库房三分开。
2
库房与办公、阅览两分开扣0.5分，没有专用档案库房的扣2分。
2
3.1.2
库房设计符合规范要求，面积能容纳本机关10—2年的档案。
2
档案库房不符合规范要求扣1分，在档案未向档案馆移交前库房已饱和的扣1分。
2
3.2
设备
10
10
3.2.1
有足够数量和质量较好的档案柜架，并采用符合国家标准或地方标准规范的无酸档案盒。
3
档案柜架数量不足或柜架质量差扣1分；采用档案盒质量不符合标准要求的扣2分。
3
3.2.2
档案库房配备了防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防虫、防有害气体等设施设备。
5
库房配有防盗、消防、避光窗帘、空调、去湿设备等，缺一项扣1分；无温湿度计扣0.5分；档案箱柜中未放置和定期更换档案防霉防虫药品扣0.5分。
5
3.2.3
档案室配备了现代化管理设备（包括计算机、扫描仪、复印机、照相机等）。
2
缺计算机扣1分；其它设备缺少一种扣0.5分（复印机与其它部门共用不扣分）。
2
4
开发利用
16
15.5
4.1
检索工具
4
3.5
序号
评估内容
分数
评估细则与评分说明
自评分
4.1.1
编制了能适档案利用需要的检索工具。
4
文档按卷管理的无案卷目录扣0.5分，无全引目录扣0.5分，文档按件管理无归档文件目录扣1分，其他门类档案（包括科技、会计、声像、电子档案和死亡干部职工档案）缺一种目录扣0.5分。
3.5
4.2
提供利用
7
7
4.2.1
档案人员熟悉业务，能其中满足利用者需要，查全率，查准率达95%以上。
2
档合案人员调卷缓慢、服务态度不好扣1分；查全率、查准率达不到95%以上扣1分。
2
4.2.2
主动采取多种形式为机关领导决策和机关各项工作服务。
3
采取分发目录、电话调卷、开架阅览、网上利用以及汇编、汇总资料等形式主动为利用者服务，每采取一种形式得0.5分，得满3分为止。
3
4.2.3
坚持做好借阅登记和利用效果反馈登记，并汇编档案利用效果实例。
2
未建立查阅登记、借阅登记和利用效果反馈登记，缺一种扣0.5分，扣完1分为止；近三年每年至少有三个利用实例并汇编成册，实例不够按比例扣分。
2
4.3
档案信息开发利用
5
5
4.3.1
编制了本机关组织沿革、大事记等通用性编研成果两种以上。
2
编研成果缺一种扣1分。
2
4.3.2
对档案信息资源进行深加工，并取得比较明显的社会效益和经济效益。
3
近三年每年有一种以上具有实用价值的编研成果，如基础数字汇编、专题资料、专题概要等，缺一种扣1分，扣完3分止。
3
总分
100
98.5
江西省机关档案工作规范化管理等级申报表
单位名称
地址
邮编
上次评估
上次评估时间
现申报等级
申报时间
自查
意见
预查
意见
预查负责人签名或盖章
年月日
评估
意见
评估组长签名或盖章
年月日
核准
意见
核准意见盖章
年月日
江西省机关档案工作基本情况统计表
单位名称：
填报年度：
年
序号
项目
单位
1
单位职工人数
人
2
档案工作经费
万/年
3
档案管理专职人员总数
人
4
其中：
大专以上文化程度人员（含大专）
人
5
大专以上档案专业人员（含大专）
人
6
高级专业技术职务人员
人
7
中级专业技术职务人员
人
8
初级专业技术职务人员
人
9
受过档案专业培训人员
人
10
档案管理兼职人员总数
人
11
其中受过档案专业培训人员
人
12
档案室（馆）建筑总面积
平方米
13
其中：
库房面积
平方米
14
主要设备：
去湿机
台
15
空调机
台
16
扫描仪
台
17
微机或终端
台
序号
项目
单位
18
档案总量
19
其中：
文书档案
卷
20
科技档案
卷
21
专门（专业）档案
卷
22
会计档案
卷（册）
23
死亡干部职工档案
0卷
24
声像档案
张（盘）
25
实物档案
（件）
26
图书资料总数量
册
27
文件材料归档率
28
档案完整率
29
案卷合格率
30
档案利用人次
人次/年
31
档案利用的查全率
32
档案利用的查准率
33
利用率最高的档案种类
34
档案利用产生的经济效益
元
35
编研档案资料：
内部参考
种
36
公开出版
种
37
检索工具
种
例1
景德镇市**局2010年档案工作计划
为进一步加强档案工作，使档案工作更好地为经济建设和各项工作服务，根据我局工作的总体安排和要求，制定2010年档案工作计划。
一、认真学习贯彻《档案法》和《江西省档案管理条列》等法律法规，按照档案管理的要求，力创全市档案工作先进单位。
二、加强领导，做到档案工作组织、机构人员工作落实，完善档案工作岗位责任制。
1、加强档案工作的领导，成立档案工作领导小组，***局长任组长、***局长任副组长，各科室负责人为成员。
2、局办公室负责档案的日常管理，具体处理档案工作的日常事务。
3、健全档案工作岗位责任制，对档案工作人员提出具体要求，明确工作职责，落实工作任务。
4、定期对档案进行检查、督办，使档案工作进一步规范化。
三、加强档案基础工作及档案管理
1、各科室的业务档案，于次年六月底以前，按档案保管期限和档案立卷的标准，及时全面地送交档案室。
2、各种文件、资料、信息，由办公室分按照档案归档要求，将上一年度的文件材料于五月底之前整理归档，进入局综合档案室。
3、会计档案要在五月底前，将上上年度的档案，按档案管理要求进入局综合档案室。
4、各科室室必须积极配合办公室共同做好档案基础工作和档案管理工作。
5、提供必要的经费，保证档案设施的添置。
四、加强档案工作的监督、检查和指导
七月份，局办公室组织档案工作检查组，对局属各单位的档案工作进行检查，重点检查档案的归档情况及安全保管。
五、加强档案业务的学习，不断提高档案专业水平。
1、档案管理人员必须认真学习《档案法》和《江西省档案管理条列》及档案工作相关的业务知识。
2、档案管理人员必须认真总结档案管理经验，不断创新档案管理办法。
3、订阅档案管理的相关资料，通过学习不断提高档案管理水平。
六、加强档案工作管理，完善档案借阅制度
加强档案管理，必须从档案基础工作做起，做到文件收发有专人登记，保存，距方便借阅，又方便归档，要完善文件、档案、各种资料的借阅制度，做到借出有依据，收回有注销，整卷档案资料一律不得借阅。
计划（例2）
二00九年机关档案工作计划
景*办〔2008〕12号
局各科室：
机关档案工作是我局各项工作的重要组成部分，是维护机关历史面貌的一项重要工作。
做好机关档案工作是加强档案科学管理，提高机关工作效率和工作质量的必要条件。
根据《江西省档案工作规范化管理办法》的规定，结合本单位的实际情况，拟定在今年十月底前，对机关综合档案工作等级进行重新认定，力争保持省一级标准。
具体工作计划如下：
一、加强领导，明确职责
档案认定工作涉及面宽，工作量大，质量要求高，为保证档案等级认定工作顺利进行，市局决定由李玲同志任组长，****同志任副组长，*****同志为成员，办公室具体落实，其它科室和专兼职人员密切配合，有计划、有步骤地进行。
二、机关档案工作等级认定的步骤
第一阶段：
准备阶段（时间：
3月1日至5月30日）
1、成立等级申报工作领导小组。
2、组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和
义。
3、制定和完善档案管理办法、各项制度及归档范围、分类大刚、保管期限表。
4、完善和添置档案的硬件设施，如：
档案室、查阅室、管档人员办公室的调整、购置除湿机、空调、干湿温度计、档案柜、扫描仪、计算机、刻录机、数码照相机等。
第二阶段：
实施阶段（时间：
6月1日至9月30日）
1、各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归档、打印归档文件目录。
2、完善档案管理检索工具。
3、续编大事记（包括档案工作大事记）、组织机构、沿革、利用效果及定期分析材料、数字汇编、全宗介绍、重要文件汇编、会议简介。
4、请市档案局的专家进行初验。
第三阶段：
自查、申报、总结阶段（时间：
10月1日至10月20日）
1、按照《江西省档案工作规范化管理办法》的标准进行自查。
2、对不符合标准的进行查漏补缺。
3、写出书面申请，按程序申报。
第四阶段：
现场评审验收阶段（时间：
10
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