人力资源管理系统用户手册.docx

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人力资源管理系统用户手册

1.手册简介1

2.PeopleSoft系统基本介绍2

2.1.组织架构体系管理2

2.2.员工管理2

2.3.薪资管理2

2.4.考勤休假管理2

3.名词解释3

4.核心人力基础配置维护6

4.1.组织架构6

4.1.1.部门6

4.1.2.利润中心部门树管理器9

4.1.3.树查看器11

4.2.地点13

4.2.1.地点13

4.3.职务/职位体系16

4.3.1.职类16

4.3.2.职种17

4.3.3.职务/职位序列20

4.3.4.职级22

4.3.5.职务级别23

4.3.6.职务代码表25

4.4.党组织架构29

4.4.1.党组织维护29

5.人员信息管理32

5.1.员工雇用32

5.1.1.添加人员32

5.1.2.职务数据39

5.1.3.添加雇用实例45

5.2.工作变动46

5.2.1.员工转正46

5.2.2.晋升48

5.2.3.降职49

5.2.4.调动51

5.2.5.轮岗53

1.手册简介

本手册根据人力资源管理模式，以及公司组织架构和人员管理部分工作的相关业务流程，编写系统操作步骤指导。

2.PeopleSoft系统基本介绍

人力资源管理系统实施模块包括组织架构体系管理、员工管理、薪资管理、考勤休假管理。

系统主要功能有：

2.1.组织架构体系管理

按照组织、业务单位、地点以及部门等定义并维护组织机构。

同时，可以按照职类、职种、职务/职位序列定义职位体系。

2.2.员工管理

系统提供易用的界面供用户高效录入及查询实时人事基本信息和历史信息。

∙维护全面的人事活动，包括聘用、调动、升职、兼职、离职等。

∙维护全面的员工个人信息及雇用信息。

∙维护全面的历史记录。

2.3.薪资管理

员工薪资相关的信息维护、计算和发放等管理。

∙维护员工的定薪、员工社保、银行账号等信息。

∙维护员工一次性和经常性的收入扣减项目。

∙计算员工薪资，进行后续银行报盘处理，和生成薪资相关报表。

2.4.考勤休假管理

管理员工的各种假期记录，包括假期限额、请假以及余额管理。

∙维护员工的请假信息。

∙计算员工的假期限额、请假以及余额信息。

∙生成请假相关报表。

3.名词解释

下表为系统中关键名词说明及其对应的业务含义。

分类

系统术语

业务含义

组织架构

业务单位

业务单位是一个报告和数据汇总的逻辑单位，同一个业务单位遵循相同的业务规则。

业务单位包括：

集团、集团总部、战略业务单元、一级利润中心。

集合ID

用于在不同业务单位间共享控制信息，基于**管理模式，各业务单位各自对应一个集合ID。

地点

管理**集团所有机构的办公地点，各SBU/一级利润中心可各自定制独立的一套地点。

管理区域

系统管理涉及的国家或地区，系统中仅定义中国。

部门

组织机构管理单位，涵盖集团、SBU、一级利润中心、二级利润中心、总部、部门、科室等，按照业务单位组成部门树，形成部门层级和行政关系。

公司

公司系员工法律归属单位，涵盖各SBU、一级利润中心、二级利润中心等法人实体或管理公司，作为员工劳动合同签订主体，并为法律口径报表准备数据。

职务/职位体系

职类

是一组职种的集合，是职务分类中最大的类别。

职种

将工作性质相近的若干职务/职位序列综合，形成职务/职位的种类。

职种具有自身业务功能的鲜明特色，在企业组织模式中具有不可替代性。

职务/职位序列

一些工作性质相同，而工作的责任轻重和困难程度不同，以致职级、职层不同的职务/职位族群。

职级

根据职种的要求和职务/职位所承担的职责大小、解决问题的复杂难易程度、知识和技能的投入等方面的差异程度分层归并而成，跨越了管理、专业技术、专业职能等职种和职类的界限，强调价值贡献的程度和能力。

职务级别

**特有，同一职种内在工作内容、难易程度、责任大小、任职资格等方面的的差异程度分层，强调专业程度和专业能力。

也是员工同一职种内发展通道的一种划分方式。

职务

可对应至标准岗位，是结合职类、职种、职务/职位序列及职级的细化的对于工作的定义。

职位

通过将职务与所在部门结合，可明确所在职位的职务及所属部门及该职位人员编制；通过职位可建立职位间的直线及虚线汇报关系；

职位与岗位概念相同。

薪资体系

支付实体

根据会计日历年度和薪资处理货币类型定义的一个组织，基本可同业务单位对等。

薪资组

根据发薪人员类型一致，发薪时间一致和适用薪资规则一致等要求定义的一个发薪组织。

一个支付实体可对应多个薪资组。

薪资计划

系统中对于薪酬体系的名称定义，可指定默认的标准工作时数和货币等信息。

薪等

一个薪资计划可对应多个薪等，每个薪等可指定默认的薪资范围信息，即最低值，中位值和最高值。

薪级

一个薪等可对应多个薪级，每个薪级可指定默认的固定薪资项目及定薪金额标准。

薪酬福利分类

各SBU/一级利润中心根据各自需要对内部统一的各个薪酬福利科目进行整理分类，并对应到集团的统一大类。

薪资计算

运行类型

薪资计算的处理类型，包括正常发薪，缺勤计算和多次发薪类型。

日历

薪资计算涉及单位，定义了薪资组，发薪期间和运行类型，由此决定了发薪员工、发薪期间和薪资计算类型。

日历组

薪资计算的运行单位，即指定系统处理某薪资组员工，某时间段的薪资或缺勤运算。

一个日历组可包含多个日历。

支持元素

系统根据不同规则，定义的薪资计算开关，可由用户自己根据实际情况自行添加。

变量

薪资计算涉及的各种规则的名称定义。

人员管理

员工编号

系统中唯一标识一名员工的编号

操作/原因

员工职务异动的类型/异动原因

员工类别

员工类别，包括：

▪A10-正式工

▪B10-劳务派遣-生产

▪B20-劳务派遣-销售

▪B30-劳务派遣-其他

▪B40-劳务工

▪B50-非全日制用工

▪B60-实习-顶岗

▪B70-实习-非顶岗

▪B80-外籍人员

▪B90-退休返聘

▪C10-内退人员

▪C20-下岗待工人员

▪D10-退休人员

员工属性

员工的地区归属

▪10-内地员工

▪20-香港员工

▪30-海外员工

▪40-内派香港员工

HR状态

标识员工的在职状态

▪有效，表示在职

▪无效，表示离职

薪资状态

标识员工是否在系统中发薪的状态

▪发薪：

-在职

-带薪长假

-带薪退休

▪不发薪：

-退休

-停职

-离职

4.核心人力基础配置维护

4.1.组织架构

4.1.1.部门

[系统路径]：

组织人事> 组织职位 > 部门

[操作角色]：

组织架构管理员

[功能说明]：

部门信息的查询、修改（包括将部门树修改为无效）或添加；组织架构的变更需体现在部门树上，比如：

添加新的部门后应同时也将部门添加到部门树上。

部门搜索页面

部门添加页面

部门页面

部门财务属性页面

部门其他页面

字段名

内容

集合ID

部门所对应的集合ID

部门代码

此部门所对应的代码，部门代码由系统自动编号

描述

部门名称的详细描述

简短描述

部门名称的简单描述

地点集合ID

地点的集合ID，同部门集合ID

地点

部门所在地点，如果有多个，挑选任意一个

公司

此部门员工所在法人公司，如果有多个，挑选任意一个

部门类型

此部门所对应的类型

电话

此部门的电话号码

传真

此部门的传真号码

邮件地址

此部门的电子邮件地址

成本中心

部门对应的成本中心，成本中心的号码由财务提供

项目面积

此部门对应的项目面积（**特有）

4.1.2.利润中心部门树管理器

[系统路径]：

组织人事 > 组织职位 > 利润中心部门树管理器

[操作角色]：

组织架构管理员

[功能说明]：

树管理器体现了组织架构的整体性和安全性，其在维护组织、部门的层级关系，以及数据的安全性和报表的分析统计上具有非常重要的作用。

比如：

组织架构的变更需体现在部门树上，当添加新的部门后应同时也将部门添加到部门树上。

建议部门树每年另存一次（新的生效日期）组织架构；若发生重大组织架构变更，也可通过另存新的版本以反映变更前后的组织架构。

其余情况，直接更新该部门树即可，无需要另存为新的版本。

利润中心部门树管理器查询页面

利润中心部门树管理器页面

字段名

内容

全部折叠

将部门树全部折叠

全部展开

将部门树全部展开

查找

可对部门树节点进行查找

另存为

组织架构发生变更时，需更新部门树的生效日期和组织架构的变更内容。

建议部门树每年另存一次（新的生效日期）组织架构；若发生重大组织架构变更，也可通过另存新的版本以反映变更前后的组织架构

4.1.3.树查看器

[系统路径]：

组织人事 > 组织职位 > 树查看器

[操作角色]：

组织架构管理员

[功能说明]：

对部门树进行查看

树查看器搜索页面

树查看器页面

字段名

内容

全部折叠

将部门树全部折叠

全部展开

将部门树全部展开

查找

可对部门树节点进行查找

部门

查找树节点对应的部门，可点击放大镜进行查找

描述

对查找树节点的描述

区分大小写搜索

选中复选框，表示对树节点进行查找时可区分大小写

精确匹配

选中复选框，表示对树节点进行查找时进行精确匹配

4.2.地点

4.2.1.地点

[系统路径]：

组织人事 > 组织职位 > 地点

[操作角色]：

组织架构管理员

[功能说明]：

地点信息的维护主要用于办公地点的查询、修改或添加

地点搜索页面

地点添加页面

地点页面

字段名

内容

集合ID

地点的集合ID

地点代码

地点的编号，唯一代表一个地点，5位数字

描述

地点名称的详细描述

简短描述

地点名称的简短描述

国家或地区

地点所属国家或地区

邮政编码

州/省

省份名称

城市

城市名称

编辑地址

点击“编辑地址”，对详细地址进行编辑

地址

具体的地址信息描述

4.3.职务/职位体系

4.3.1.职类

[系统路径]：

组织人事>组织职位>职类

[操作角色]：

组织架构管理员

[功能说明]：

职类的查询、修改或添加

职类搜索页面

职类添加页面

职类页面

字段名

内容

描述

职类名称的详细描述

简短描述

职类名称的简单描述

职种

职类包含职种，如同一职类包含多个职种，可点击”+/-”进行增加或删除

4.3.2.职种

[系统路径]：

组织人事>组织职位>职种

[操作角色]：

组织架构管理员（**）

[功能说明]：

职种的查询、修改或添加

职种搜索页面

职种添加页面

职种页面

职种职务级别对应页面

字段名

内容

描述

职种的详细描述

简短描述

职种的简单描述

职务/职位序列

职种包含职务/职位序列，如：

同一职种包含多个职务/职位序列时，可点击”+/-”进行增加或删除

职务级别

职种对应的职务级别，可点击”+/-”进行增加或删除

集团职类

职种对应集团职类的映射，可点击放大镜进行选择

4.3.3.职务/职位序列

[系统路径]：

组织人事>组织职位>职务/职位序列

[操作角色]：

组织架构管理员

[功能说明]：

职务/职位序列的查询、修改或添加

职务/职位序列搜索页面

职务/职位序列添加页面

职务/职位序列页面

字段名

内容

描述

职务/职位序列名称的详细描述

简短描述

职务/职位序列名称的简单描述

4.3.4.职级

[系统路径]：

组织人事>组织职位>职级

[操作角色]：

组织架构管理员

[功能说明]：

职级的查询、修改或添加

职级搜索页面

职级添加页面

职级页面

字段名

内容

描述

职级的详细描述

简短描述

职级的简单描述

集团职级

职级对应集团职级的映射，可点击放大镜进行选择

4.3.5.职务级别

[系统路径]：

组织人事>组织职位>职务级别

[操作角色]：

组织架构管理员

[功能说明]：

职务级别的查询、修改或添加

职务级别搜索页面

职务级别添加页面

职务级别页面

字段名

内容

描述

职务级别的详细描述

简短描述

职务级别的简单描述

4.3.6.职务代码表

[系统路径]：

组织人事>组织职位>职务代码表

[操作角色]：

组织架构管理员

[功能说明]：

职务查询、修改或添加

职务代码表搜索页面

职务代码表添加页面

职务代码表页面

字段名

内容

集合ID

该职务对应的集合ID

职务代码

该职务的编号

生效日期

该职务信息的生效日期

职务名称

职务对应的详细名称

职务简称

职务对应的简称

职务描述

职务对应的描述

职类

职务对应的职类，可点击放大镜进行选择

职种

职务对应的职种，可点击放大镜进行选择

职务/职位序列

职务对应的职务/职位序列，可点击放大镜进行选择

职级

职务对应的职级，可点击放大镜进行选择

正式/临时

状态默认为正式

职务职责

此职务对应的职务职责

任职资格

此职务对应的任职资格

能力素质

此职务对应的能力素质

关键绩效领域和指标

此职务对应的关键绩效领域和指标

4.4.党组织架构

4.4.1.党组织维护

[系统路径]：

组织人事>党政信息>党组织维护

[操作角色]：

党组织管理员

[功能说明]：

党组织机构信息的查询、修改或添加

党组织机构搜索页面

党组织机构添加页面

党组织机构维护页面

字段名

内容

党组织ID

党组织代码

组织名称描述

党组织名称的详细描述

组织类型

党组织类型，可从下拉选项框中进行选择

区域党委

所属地区党委，可从下拉选项框中进行选择

部门ID

此党组织所对应的部门ID，可点击放大镜进行选择。

同一个党组织，可点击“+”添加多条部门ID信息

奖惩批准日期

党组织获得奖惩的批准日期，可点击日期框进行选择，可点击“+”添加多条奖惩记录

奖惩名称

获得奖惩的名称

奖惩批准机关

获得奖惩的批准机关

奖惩说明

获得奖惩的详细介绍

奖惩原因

获得奖惩的原因

5.人员信息管理

5.1.员工雇用

5.1.1.添加人员

人员基本信息包含员工最基本的数据，是系统正确运行的基础。

[系统路径]：

组织人事>个人信息>添加人员

[操作角色]：

人事专员

[功能说明]：

为新入职员工添加个人信息，包括以下步骤：

添加员工个人详细信息，包括员工的姓名、履历、历史记录、证件信息；

添加员工的联系信息，包括地址、电话和电子邮件信息；

添加员工的其他个人信息，包括民族、宗教、户口、招聘渠道、特长、职业生涯、政治面貌、工作居住证等信息；

添加员工的组织关系，可链接到员工职务数据页面进行操作。

注：

针对实习生的管理，在实习期间相关信息进行线下操作和维护，待其与公司正式签署劳动合同后再录入系统进行线上管理。

添加人员页面

字段名称

说明

人员ID

系统将自动生成流水号，人员ID不需要输入；点击添加人员，进入新页面

个人详细信息页面

编辑姓名页面

字段名称

说明

生效日期

系统默认为当天的日期，需要用户将其修改为与员工生日相同的日期

格式类型

即员工的姓名格式，系统默认为中文

添加姓名

进入新页面：

选择称谓前缀，添加中文姓名、拼音姓名，完成后点击刷新姓名字段，显示输入的信息；点击确认后返回前一个页面，显示姓名

出生日期

国籍

出生地点

籍贯

生效日期

系统默认为当天的日期，需要用户将其修改为与员工生日相同的日期

性别

最高学历

婚姻状况

日期

为婚姻状况的日期，如选择已婚，日期为结婚的日期

备选员工ID

用于记录原信息系统中编号（需要记录的单位）

应届毕业生入职

勾选了代表员工是以应届毕业生身份入职

国家或地区

颁布证件的国家或地区

证件类型

15位身份证、18位身份证、军官证等证件类型

证件号码

当证件号码不符合该证件的格式要求，将出现提示，并不能保存

联系信息页面

地址历史记录页面

编辑地址页面

字段名称

说明

地址类型

添加地址详细信息

进入地址历史记录页面：

选择国家或地区、状态；点击添加地址，添加邮政编码、州/省、城市、地址；确定后回到联系信息页面

电话类型

电话

首选

勾选了首选后，此电话为员工的首选电话

电子邮件类型

电子邮件地址

首选

勾选了首选后，此电子邮件地址为员工的首选电子邮件地址

添加地址

点击“添加地址”，对详细地址进行编辑

地址

具体的地址信息描述

其他个人信息页面

字段名称

说明

管理区域

民族

管理区域

宗教信仰

生效日期

户口数据的生效日期

户口类别

户口所在地

招聘渠道

招聘该员工入职的渠道

特长信息

员工的特长

有独生子女证

勾选了，表示该员工拥有其子女的独生子女证

参加工作日期

社会工龄开始日期

实际工龄开始日期

用于计算实际工龄所填写的日期

加入工会日期

此日期用于计算工会会费

政治面貌

加入日期

身份类别

生效日期

工作居住证的生效日期

工作居住证状态

获得日期

工作居住证的获得日期

换领日期

工作居住证的换领日期

到期日期

工作居住证的到期日期，到期日期必须晚于获得日期，否则系统出现提示，不能保存

组织关系页面

字段名称

说明

员工

统一勾选员工，选择后出现雇用记录编号一项，并自动编号

添加关系

1.当用户点击此项时，可链接到职务数据页面，为员工添加职务数据；

2.当用户不点击此项时，个人信息仍可以保存；保存后可通过添加雇用实例为员工添加职务数据。

5.1.2.职务数据

职务数据包含员工职务最基本的数据，是系统正确运行的基础。

[系统路径]：

组织人事>职务信息>职务数据

[操作角色]：

人事专员

[功能说明]：

为新入职员工添加职务信息，包括以下步骤

1）添加工作信息，包括员工的职务操作等；

添加员工数据信息，包括加入集团部室/利润中心日期、试用结束日期等；

添加职务信息，包括员工分类、员工属性等。

工作信息页面

字段名称

说明

生效日期

为职务数据的生效日期

生效序号

默认为0

操作

新员工入职选择雇用

原因

为雇用的原因

职务指示

新员工入职选择主要职务

管理区域

默认为中国

公司

员工收入报税时对应的法人公司

业务单位

部门

进入部门日期

默认为雇用信息的生效日期

地点

员工数据页面

字段名称

说明

员工数据

点击进入雇用信息页面