人力资源管理系统用户手册.docx

1、人力资源管理系统用户手册目录1. 手册简介 12. PeopleSoft系统基本介绍 22.1. 组织架构体系管理 22.2. 员工管理 22.3. 薪资管理 22.4. 考勤休假管理 23. 名词解释 34. 核心人力基础配置维护 64.1. 组织架构 64.1.1. 部门 64.1.2. 利润中心部门树管理器 94.1.3. 树查看器 114.2. 地点 134.2.1. 地点 134.3. 职务/职位体系 164.3.1. 职类 164.3.2. 职种 174.3.3. 职务/职位序列 204.3.4. 职级 224.3.5. 职务级别 234.3.6. 职务代码表 254.4. 党组织

2、架构 294.4.1. 党组织维护 295. 人员信息管理 325.1. 员工雇用 325.1.1. 添加人员 325.1.2. 职务数据 395.1.3. 添加雇用实例 455.2. 工作变动 465.2.1. 员工转正 465.2.2. 晋升 485.2.3. 降职 495.2.4. 调动 515.2.5. 轮岗 531. 手册简介本手册根据人力资源管理模式，以及公司组织架构和人员管理部分工作的相关业务流程，编写系统操作步骤指导。2. PeopleSoft系统基本介绍人力资源管理系统实施模块包括组织架构体系管理、员工管理、薪资管理、考勤休假管理。系统主要功能有：2.1. 组织架构体系管理按

3、照组织、业务单位、地点以及部门等定义并维护组织机构。同时，可以按照职类、职种、职务/职位序列定义职位体系。2.2. 员工管理系统提供易用的界面供用户高效录入及查询实时人事基本信息和历史信息。 维护全面的人事活动，包括聘用、调动、升职、兼职、离职等。 维护全面的员工个人信息及雇用信息。 维护全面的历史记录。2.3. 薪资管理员工薪资相关的信息维护、计算和发放等管理。 维护员工的定薪、员工社保、银行账号等信息。 维护员工一次性和经常性的收入扣减项目。 计算员工薪资，进行后续银行报盘处理，和生成薪资相关报表。2.4. 考勤休假管理管理员工的各种假期记录，包括假期限额、请假以及余额管理。 维护员工的请

4、假信息。 计算员工的假期限额、请假以及余额信息。 生成请假相关报表。3. 名词解释下表为系统中关键名词说明及其对应的业务含义。分类系统术语业务含义组织架构业务单位业务单位是一个报告和数据汇总的逻辑单位，同一个业务单位遵循相同的业务规则。业务单位包括：集团、集团总部、战略业务单元、一级利润中心。集合ID用于在不同业务单位间共享控制信息，基于*管理模式，各业务单位各自对应一个集合ID。地点管理*集团所有机构的办公地点，各SBU/一级利润中心可各自定制独立的一套地点。管理区域系统管理涉及的国家或地区，系统中仅定义中国。部门组织机构管理单位，涵盖集团、SBU、一级利润中心、二级利润中心、总部、部门、科

5、室等，按照业务单位组成部门树，形成部门层级和行政关系。公司公司系员工法律归属单位，涵盖各SBU、一级利润中心、二级利润中心等法人实体或管理公司，作为员工劳动合同签订主体，并为法律口径报表准备数据。职务/职位体系职类是一组职种的集合，是职务分类中最大的类别 。职种将工作性质相近的若干职务/职位序列综合，形成职务/职位的种类。职种具有自身业务功能的鲜明特色，在企业组织模式中具有不可替代性。职务/职位序列一些工作性质相同，而工作的责任轻重和困难程度不同，以致职级、职层不同的职务/职位族群。职级根据职种的要求和职务/职位所承担的职责大小、解决问题的复杂难易程度、知识和技能的投入等方面的差异程度分层归并

6、而成，跨越了管理、专业技术、专业职能等职种和职类的界限，强调价值贡献的程度和能力。职务级别*特有，同一职种内在工作内容、难易程度、责任大小、任职资格等方面的的差异程度分层，强调专业程度和专业能力。也是员工同一职种内发展通道的一种划分方式。职务可对应至标准岗位，是结合职类、职种、职务/职位序列及职级的细化的对于工作的定义。职位通过将职务与所在部门结合，可明确所在职位的职务及所属部门及该职位人员编制；通过职位可建立职位间的直线及虚线汇报关系；职位与岗位概念相同。薪资体系支付实体根据会计日历年度和薪资处理货币类型定义的一个组织，基本可同业务单位对等。薪资组根据发薪人员类型一致，发薪时间一致和适用薪资

7、规则一致等要求定义的一个发薪组织。一个支付实体可对应多个薪资组。薪资计划系统中对于薪酬体系的名称定义，可指定默认的标准工作时数和货币等信息。薪等一个薪资计划可对应多个薪等，每个薪等可指定默认的薪资范围信息，即最低值，中位值和最高值。薪级一个薪等可对应多个薪级，每个薪级可指定默认的固定薪资项目及定薪金额标准。薪酬福利分类各SBU/一级利润中心根据各自需要对内部统一的各个薪酬福利科目进行整理分类，并对应到集团的统一大类。薪资计算运行类型薪资计算的处理类型，包括正常发薪，缺勤计算和多次发薪类型。日历薪资计算涉及单位，定义了薪资组，发薪期间和运行类型，由此决定了发薪员工、发薪期间和薪资计算类型。日历组

8、薪资计算的运行单位，即指定系统处理某薪资组员工，某时间段的薪资或缺勤运算。一个日历组可包含多个日历。支持元素系统根据不同规则，定义的薪资计算开关，可由用户自己根据实际情况自行添加。变量薪资计算涉及的各种规则的名称定义。人员管理员工编号系统中唯一标识一名员工的编号操作/原因员工职务异动的类型/异动原因员工类别员工类别，包括： A10-正式工 B10-劳务派遣-生产 B20-劳务派遣-销售 B30-劳务派遣-其他 B40-劳务工 B50-非全日制用工 B60-实习-顶岗 B70-实习-非顶岗 B80-外籍人员 B90-退休返聘 C10-内退人员 C20-下岗待工人员 D10-退休人员员工属性员工的

9、地区归属 10-内地员工 20-香港员工 30-海外员工 40-内派香港员工HR状态标识员工的在职状态 有效，表示在职 无效，表示离职薪资状态标识员工是否在系统中发薪的状态 发薪：- 在职- 带薪长假 - 带薪退休 不发薪：- 退休 - 停职 - 离职4. 核心人力基础配置维护4.1. 组织架构4.1.1. 部门系统路径：组织人事 组织职位 部门操作角色：组织架构管理员功能说明：部门信息的查询、修改（包括将部门树修改为无效）或添加；组织架构的变更需体现在部门树上，比如：添加新的部门后应同时也将部门添加到部门树上。部门搜索页面部门添加页面部门页面部门财务属性页面部门其他页面字段名内容集合ID部门

10、所对应的集合ID部门代码此部门所对应的代码，部门代码由系统自动编号描述部门名称的详细描述简短描述部门名称的简单描述地点集合ID地点的集合ID，同部门集合ID地点部门所在地点，如果有多个，挑选任意一个公司此部门员工所在法人公司，如果有多个，挑选任意一个部门类型此部门所对应的类型电话此部门的电话号码传真此部门的传真号码邮件地址此部门的电子邮件地址成本中心部门对应的成本中心，成本中心的号码由财务提供项目面积此部门对应的项目面积（*特有）4.1.2. 利润中心部门树管理器系统路径：组织人事 组织职位 利润中心部门树管理器操作角色：组织架构管理员功能说明：树管理器体现了组织架构的整体性和安全性，其在维护

11、组织、部门的层级关系，以及数据的安全性和报表的分析统计上具有非常重要的作用。比如：组织架构的变更需体现在部门树上，当添加新的部门后应同时也将部门添加到部门树上。建议部门树每年另存一次（新的生效日期）组织架构；若发生重大组织架构变更，也可通过另存新的版本以反映变更前后的组织架构。其余情况，直接更新该部门树即可，无需要另存为新的版本。利润中心部门树管理器查询页面利润中心部门树管理器页面字段名内容全部折叠将部门树全部折叠全部展开将部门树全部展开查找可对部门树节点进行查找另存为组织架构发生变更时，需更新部门树的生效日期和组织架构的变更内容。建议部门树每年另存一次（新的生效日期）组织架构；若发生重大组织

12、架构变更，也可通过另存新的版本以反映变更前后的组织架构4.1.3. 树查看器系统路径：组织人事组织职位 树查看器操作角色：组织架构管理员功能说明：对部门树进行查看树查看器搜索页面树查看器页面字段名内容全部折叠将部门树全部折叠全部展开将部门树全部展开查找可对部门树节点进行查找部门查找树节点对应的部门，可点击放大镜进行查找描述对查找树节点的描述区分大小写搜索选中复选框，表示对树节点进行查找时可区分大小写精确匹配选中复选框，表示对树节点进行查找时进行精确匹配4.2. 地点4.2.1. 地点系统路径：组织人事组织职位 地点操作角色：组织架构管理员功能说明：地点信息的维护主要用于办公地点的查询、修改或添

13、加地点搜索页面地点添加页面地点页面字段名内容集合ID地点的集合ID地点代码地点的编号，唯一代表一个地点，5位数字描述地点名称的详细描述简短描述地点名称的简短描述国家或地区地点所属国家或地区邮政编码邮政编码州/省省份名称城市城市名称编辑地址点击“编辑地址”，对详细地址进行编辑地址具体的地址信息描述4.3. 职务/职位体系4.3.1. 职类系统路径：组织人事 组织职位 职类操作角色：组织架构管理员功能说明：职类的查询、修改或添加职类搜索页面职类添加页面职类页面字段名内容描述职类名称的详细描述简短描述职类名称的简单描述职种职类包含职种，如同一职类包含多个职种，可点击”+/-”进行增加或删除4.3.2

14、. 职种系统路径：组织人事 组织职位 职种操作角色：组织架构管理员（*）功能说明：职种的查询、修改或添加职种搜索页面职种添加页面职种页面职种职务级别对应页面字段名内容描述职种的详细描述简短描述职种的简单描述职务/职位序列职种包含职务/职位序列，如：同一职种包含多个职务/职位序列时，可点击”+/-”进行增加或删除职务级别职种对应的职务级别，可点击”+/-”进行增加或删除集团职类职种对应集团职类的映射，可点击放大镜进行选择4.3.3. 职务/职位序列系统路径：组织人事 组织职位 职务/职位序列操作角色：组织架构管理员功能说明：职务/职位序列的查询、修改或添加职务/职位序列搜索页面职务/职位序列添加

15、页面职务/职位序列页面字段名内容描述职务/职位序列名称的详细描述简短描述职务/职位序列名称的简单描述4.3.4. 职级系统路径：组织人事 组织职位 职级操作角色：组织架构管理员功能说明：职级的查询、修改或添加职级搜索页面职级添加页面职级页面字段名内容描述职级的详细描述简短描述职级的简单描述集团职级职级对应集团职级的映射，可点击放大镜进行选择4.3.5. 职务级别系统路径：组织人事 组织职位 职务级别操作角色：组织架构管理员功能说明：职务级别的查询、修改或添加职务级别搜索页面职务级别添加页面职务级别页面字段名内容描述职务级别的详细描述简短描述职务级别的简单描述4.3.6. 职务代码表系统路径：组

16、织人事 组织职位 职务代码表操作角色：组织架构管理员功能说明：职务查询、修改或添加职务代码表搜索页面职务代码表添加页面职务代码表页面字段名内容集合ID该职务对应的集合ID职务代码该职务的编号生效日期该职务信息的生效日期职务名称职务对应的详细名称职务简称职务对应的简称职务描述职务对应的描述职类职务对应的职类，可点击放大镜进行选择职种职务对应的职种，可点击放大镜进行选择职务/职位序列职务对应的职务/职位序列，可点击放大镜进行选择职级职务对应的职级，可点击放大镜进行选择正式/临时状态默认为正式职务职责此职务对应的职务职责任职资格此职务对应的任职资格能力素质此职务对应的能力素质关键绩效领域和指标此职务

17、对应的关键绩效领域和指标4.4. 党组织架构4.4.1. 党组织维护系统路径：组织人事 党政信息 党组织维护操作角色：党组织管理员功能说明：党组织机构信息的查询、修改或添加党组织机构搜索页面党组织机构添加页面党组织机构维护页面字段名内容党组织ID党组织代码组织名称描述党组织名称的详细描述组织类型党组织类型，可从下拉选项框中进行选择区域党委所属地区党委，可从下拉选项框中进行选择部门ID此党组织所对应的部门ID，可点击放大镜进行选择。同一个党组织，可点击“+”添加多条部门ID信息奖惩批准日期党组织获得奖惩的批准日期，可点击日期框进行选择，可点击“+”添加多条奖惩记录奖惩名称获得奖惩的名称奖惩批准机

18、关获得奖惩的批准机关奖惩说明获得奖惩的详细介绍奖惩原因获得奖惩的原因5. 人员信息管理5.1. 员工雇用5.1.1. 添加人员人员基本信息包含员工最基本的数据，是系统正确运行的基础。系统路径：组织人事个人信息添加人员操作角色：人事专员功能说明：为新入职员工添加个人信息，包括以下步骤：添加员工个人详细信息，包括员工的姓名、履历、历史记录、证件信息；添加员工的联系信息，包括地址、电话和电子邮件信息；添加员工的其他个人信息，包括民族、宗教、户口、招聘渠道、特长、职业生涯、政治面貌、工作居住证等信息；添加员工的组织关系，可链接到员工职务数据页面进行操作。注：针对实习生的管理，在实习期间相关信息进行线下

19、操作和维护，待其与公司正式签署劳动合同后再录入系统进行线上管理。添加人员页面字段名称说明人员ID系统将自动生成流水号，人员ID不需要输入；点击添加人员，进入新页面个人详细信息页面编辑姓名页面字段名称说明生效日期系统默认为当天的日期，需要用户将其修改为与员工生日相同的日期格式类型即员工的姓名格式，系统默认为中文添加姓名进入新页面：选择称谓前缀，添加中文姓名、拼音姓名，完成后点击刷新姓名字段，显示输入的信息；点击确认后返回前一个页面，显示姓名出生日期国籍出生地点籍贯生效日期系统默认为当天的日期，需要用户将其修改为与员工生日相同的日期性别最高学历婚姻状况日期为婚姻状况的日期，如选择已婚，日期为结婚的

20、日期备选员工ID 用于记录原信息系统中编号(需要记录的单位)应届毕业生入职勾选了代表员工是以应届毕业生身份入职国家或地区颁布证件的国家或地区证件类型15位身份证、18位身份证、军官证等证件类型证件号码当证件号码不符合该证件的格式要求，将出现提示，并不能保存联系信息页面地址历史记录页面编辑地址页面字段名称说明地址类型添加地址详细信息进入地址历史记录页面：选择国家或地区、状态；点击添加地址，添加邮政编码、州/省、城市、地址；确定后回到联系信息页面电话类型电话首选勾选了首选后，此电话为员工的首选电话电子邮件类型电子邮件地址首选勾选了首选后，此电子邮件地址为员工的首选电子邮件地址添加地址点击“添加地址

21、”，对详细地址进行编辑地址具体的地址信息描述其他个人信息页面字段名称说明管理区域民族管理区域宗教信仰生效日期户口数据的生效日期户口类别户口所在地招聘渠道招聘该员工入职的渠道特长信息员工的特长有独生子女证勾选了，表示该员工拥有其子女的独生子女证参加工作日期社会工龄开始日期实际工龄开始日期用于计算实际工龄所填写的日期加入工会日期此日期用于计算工会会费政治面貌加入日期身份类别生效日期工作居住证的生效日期工作居住证状态获得日期工作居住证的获得日期换领日期工作居住证的换领日期到期日期工作居住证的到期日期，到期日期必须晚于获得日期，否则系统出现提示，不能保存组织关系页面字段名称说明员工统一勾选员工，选择后

22、出现雇用记录编号一项，并自动编号添加关系1.当用户点击此项时，可链接到职务数据页面，为员工添加职务数据；2.当用户不点击此项时，个人信息仍可以保存；保存后可通过添加雇用实例为员工添加职务数据。5.1.2. 职务数据职务数据包含员工职务最基本的数据，是系统正确运行的基础。系统路径：组织人事职务信息职务数据操作角色：人事专员功能说明：为新入职员工添加职务信息，包括以下步骤1) 添加工作信息，包括员工的职务操作等；添加员工数据信息，包括加入集团部室/利润中心日期、试用结束日期等；添加职务信息，包括员工分类、员工属性等。工作信息页面字段名称说明生效日期为职务数据的生效日期生效序号默认为0操作新员工入职

23、选择雇用原因为雇用的原因职务指示新员工入职选择主要职务管理区域默认为中国公司员工收入报税时对应的法人公司业务单位部门进入部门日期默认为雇用信息的生效日期地点员工数据页面字段名称说明员工数据点击进入雇用信息页面最新雇佣日期默认为雇用信息的生效日期，不可修改加入本单位日期员工加入现在工作的管理公司的时间，可以是二级利润中心，或以下各级单位覆盖加入本单位日期勾选后，可修改加入本单位日期加入集团部室/利润中心日期默认为雇用信息的生效日期，此日期与司龄工资计算相关覆盖加入集团部室/利润中心日期勾选后，可修改加入集团部室/利润中心日期加入日期默认为雇用信息的生效日期，此日期与年假计算相关覆盖加入日期勾选后

24、，可修改加入日期试用结束日期职务信息页面字段名称说明职务信息点击进入新页面职务代码开始日期默认为雇用信息的生效日期职级主管ID正式/临时员工分类员工属性工时制注：员工的薪酬数据需要与薪酬管理相关人员沟通进行调整。如果在系统中维护薪酬数据人员与人事专员是同一个人，则需要在薪酬页面维护信息，详见如下。进入“薪资”页面, 进行薪资组信息的维护。薪资页面字段名称说明薪资组选择员工所在薪资组 使用薪资组适用资格 如果选中，则表示在此采用薪资组的默认值 使用薪资组汇率类型如果选中， 则表示在此采用薪资组的默认值使用薪资组截止日期如果选中， 则表示在此采用薪资组的默认值进入“薪资计划”页面, 维护薪资管理计

25、划, 薪等和薪级。薪资计划页面字段名称说明薪资管理计划对应的薪资管理计划薪等对应的员工薪资等级，该等级对应至一个薪酬区间薪等开始日期定义该薪等开始生效的日期（不影响薪资计算）薪级对应的员工在薪等内不同的级别，一般薪级对应至一个固定值。*不适用。薪级开始日期定义该薪级开始生效的日期进入“薪酬”页面, 维护该员工的定/调薪项。薪酬代码页面字段名称说明默认薪资组成如果薪等薪级上指定了薪资，点击默认薪资组成将带出薪酬代码和金额。不适用*薪酬代码点击放大镜，选择所需的定/调薪项的薪酬代码金额即每月发放的定/调薪项金额，可以根据实际情况手工更新计算薪酬在完成上述步骤后，必须点击此按钮，将录入的数额计入薪酬

26、栏里面的“金额”。点击此按钮后，再点击“保存”按钮，完成定/调薪项目的维护。5.1.3. 添加雇用实例系统路径：组织人事职务信息添加雇用实例操作角色：人事专员功能说明：添加雇用实例是为已经输入个人信息的员工添加职务信息或者为员工添加兼岗记录，添加成功后，可通过职务数据查询该员工的职务信息。未添加个人信息的员工不可通过职务数据添加职务信息。添加雇用实例页面字段名称说明员工ID选择需要添加的新入职/兼岗员工ID雇用记录编号系统会自动生成新的雇用记录编号注：1.为新入职员工添加职务信息，点击“添加关系”进入职务数据页面，具体操作请参见5.1.2职务数据。2.为员工添加兼岗记录，点击“添加关系”进入职

27、务数据页面，具体操作请参见 5.5 兼岗。5.2. 工作变动5.2.1. 员工转正系统路径：组织人事 职务信息 职务数据操作角色：人事专员功能说明：当要对员工进行转正时的操作步骤： 增加一条职务数据； 在操作一栏选择试用期结束； 在原因一栏选择相应的原因； 如果提前、延迟转正，需要在“员工数据”中更改试用期结束日期注：如果员工的薪酬发生变动，薪酬页面的相应数据需要与薪酬管理相关人员沟通进行调整。如果在系统中维护薪酬数据人员与人事专员是同一个人，则需要在薪酬相关页面维护信息，请参见5.1.2职务数据的相关页面。职务数据页面字段名称说明操作选择试用期结束原因 试用期结束：当员工试用期结束，进行转正时选择。 提前转正：当不需要员工完成预先设定的试用期限并需要转正时，进行选择； 延期转正：当员工因为各种原因延长了试用期， 并需要转正时进行选择；5