行政管理制度2.docx

行政管理制度2.docx

《行政管理制度2.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《行政管理制度2.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

行政管理制度2

行

政

管

理

制

度

部门：

日期：

目录

第1章公文管理……………………………………………2

第2章档案管理……………………………………………4

第3章印信管理……………………………………………6

第4章会议管理………………………………………………8

第5章保密制度……………………………………………8

第6章办公及劳保用品管理…………………………………8

第7章车辆管理…………………………………………………13

第8章安全保卫管理…………………………………………14

第9章行为管理………………………………………………15

第10章后勤保障管理…………………………………………17

第11章办公室卫生规定…………………………………17

第12章每周轮值班人员规定……………………………23

第一章总则

第一条为加强海南****有限公司（下称公司）行政管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升企业形象，提高工作效率，特制定本规定。

第二条本规定所指行政管理包括公文管理、档案管理、保密原则、印鉴管理、办公及劳保用品管理、行为规范管理、安全保卫管理、后勤保障管理、奖惩制度等。

第三条本制度适用公司全体员工。

第二章公文管理

第四条公文管理是指收文、文件制作与发文管理。

第五条公文的签收

1.凡外来公文文件，均由综合部认真查收签字。

2.综合部根据批件人指示，将文件送到承办部门或个人，并对承办部门承办的事项负责催办。

第六条参加上级相关召开会议带回的文件材料应及时交送综合部按收交程序处理，不得个人保存。

第七条公文制发程序

主办部门承办人拟稿，负责人审核，综合部经理核稿，董事长或总经理签发，综合部负责登记、编号、打印分发。

文件中涉及到多个部门时，由主办部门与有关部门协商、会签，会签稿以部门负责人签字为准。

第八条综合部有权根据国家政策及公司规定对文稿进行修改。

内容不实，格式不符的文稿可以退回拟稿部门。

第九条上级下发的文件应注明机密等级、急缓程度、发放范围。

第三章档案管理

第十条归档范围

公司所有公文等具有参考价值的文件材料。

第十一条档案管理由专人负责，保证原始资料及单据齐全完整。

第十二条档案的借阅与索取

1.总经理、商务部经理、综合部经理、财务总监借阅可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。

2.公司其他人员需借阅档案时，要经综合部批准并办理借阅手续;

第十三条档案的销毁

1.任何人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2.若按规定需要销毁时，由部门主管领导审批在专人监督下销毁。

第四章印信管理

第十四条公司各种印鉴（除财务印章外）、介绍信均由行政管理部实行登记审批制，专人负责保管。

第十五条日常业务用印，须经综合部经理审批，非常务性合同、协议等有关重要文件用印需总经理、董事长签字、署名后方可盖章，并留有原件存档。

如违反此规定后果由直接责任人负责。

第十六条外出办事需带公章时，应由总经理签字批准，综合部备案后方可带出，但至少有两人携带并监督使用。

并在规定期限内归还，否则出现一切事故后果自负。

第十七条公司印信应严格保管，如有失职、差错、丢失或违章使用，一经发现需追查有关人员责任。

第十八条公司原则上不允许开具空白介绍信或证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须由部门经理签字同意后方可开出，未使用的回来后必须交回。

第五章会议管理

第十九条公司会议主要由办公会议、业务会议、董事会议组成。

第二十条每月初为公司例会中的最高级会议，就一定时期工作事项做出研究和决策。

会议由总经理主持，参加人为公司总经理、部门经理以及公司员工。

（可根据实际情况召开一至两次）

第二十一条公司不定期召开专题会议。

第二十二条公司各部门每周或每天早上开早会，针对前一周或前一天工作进行总结及分析。

第二十三条公司办公例会由公司综合部组织。

综合部应于会前一天将会议的主要内容书面通知参会的全体人员，并在会后24小时之内整理，发布《会议纪要》。

1公司办公例会会议纪要、决议，由综合部整理成文。

2综合部根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。

③会议纪要和决议形成后，参会的公司领导成员签字确认。

第二十四条会议纪律

1.参会人员不得迟到、早退或缺席。

特殊情况不能按时到会，应提前向会议召集人请假。

2.参会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离开。

3.参会人员在会议期间，不得大声喧哗，不得来回走动。

4.迟到、中途离席者应轻声入、出座位，尽量不干扰会议进行。

5.参会人员应坐姿端正、禁止吸烟、禁止交头接耳开小会。

6.会议期间参会人员要认真听取会议内容并做好记录，要关闭手机（或将手机处于振动状态）;会议期间不会客。

7.参会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰、扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。

最后离开会场者负责关灯、锁门。

8.参会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵。

第六章保密制度

第二十五条公司机密涉及企业及员工的根本利益，全体员工都有保密义务，特别在对外交往和合作中要注意不能泄漏。

第二十六条公司机密包括下列事项：

1.公司尚未付诸实施的经营方向、经营规划、开发项目及经营决策。

2.公司合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。

3.公司的财务预算报告及各类财务报表、统计报表。

4.公司技术开发资料及计算机内的所有资料。

第二十七条严禁将公司任何文件进行抄录、复制、传递出公司。

（包括利用网络传输）

第二十八条因工作需要查看超出自身权限的文件或资料，必须得到综合部的批准。

第二十九条属于公司机密项目研制过程中的原始载体，其保存和销毁必须由公司总经理委派不同工种的两人共同执行。

第三十条对外交往与合作中，需要提供公司机密事项必须获得总经理批准。

第三十一条公司员工发现公司的机密已泄露，应立即报告公司上层领导并及时处理。

第三十二条严禁和人交往中泄露公司机密，严禁在公共场所讨论公司机密。

第三十三条违反上述规定要追究部门领导的责任，情节严重的，公司保留诉讼法律的权利。

第七章办公及劳保用品的管理

第三十四条办公及劳保用品的购发

1.公司所需办公用品由综合部统一购置,各部门按实际需要领用。

办公用品只能用于办公，任何人不得移作他用或私用。

所有员工对办公用品必须爱护、勤俭节约、杜绝浪费、努力降低消耗。

2.综合部指定专人制定每月办公用品计划及预算，由总经理审批后负责将办公用品购回。

有计划地分发给各部门并办理好出库手续及记录。

3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品时，须经综合部批准由部门经理签字方可领回。

4.负责购、发办公用品的人员要建立账本，并办好出、入库手续。

出库物品一定要由领取人签字，特殊用品需由其部门经理签字后方可办理出库。

5.劳保用品的购发，由综合部统一购买，并根据实际需要每月定期发放。

第三十五条公文打字复印及传真管理

1.企业公文的打印文件由综合部负责。

2.各部门需打字的公文或其它材料，须经本部门负责人签字交综合部审阅并签批后方可安排打字。

3.各部门所打字的公文或相关文件必须一式二份，并交档案室一份留底存档。

4.各部门严禁打印复印工作以外的任何文件。

第八章车辆管理

第三十六条公司所有车辆均由综合部负责监管。

各部门需用的车辆均由部门经理调派并负责日常管理。

因工作需要时，综合部有权调动公司一切车辆。

第三十七条员工未按规定出车或私事用车，出现一切后果责任自负。

并予以警告或解聘。

第三十八条车辆在下班后或节假日应按要求入库，并停放指定地点。

第三十九条司机必须对车辆经常保养，保持车辆卫生和良好状况。

如需维修，由综合部审核后报总经理批准。

第九章安全保卫管理

第四十条安全保卫

1.为了保证公司有一个安全、良好、有序的经营环境，根据省市有关法律、法规、法令和公司的实际情况，各部门要重视防火、防盗安全。

2.公司的安全保卫工作，要坚决贯彻“隐患险于明火，防范胜于救灾，责任重于泰山”的指示，坚持“预防为主的原则，做到有备无患，万无一失”。

3.各部门要把安全保卫工作纳入重要议事日程，认真研究、布置。

贯彻“谁主管谁负责”的原则，确保公司财产和员工的生命安全。

4.公司每天值班人员在值班期间可行使公司领导的职权。

处理临时发生的事件及决定采取的应急措施。

5.值班人员应指挥、携同、监督保安人员进行巡视、巡查。

6.负责预防火灾、盗窃及其它危机事项。

7.值班人员应按照规定时间在指定场所负责巡视。

8.值班人员每天应认真检查安保问题，将值班时所处理的事项详细写明并报以综合部。

9、值班人员在值班时间内擅自离职或酗酒，视情节严重给予罚款50元至100元。

第四十一条安全防火

1.公司的防火安全工作，要本着以“预防为主，防消结合”的原则，防患于未然。

2.公司所有员工都应增强消防意识和安全防火的责任和义务。

3.在上班期间，各部门经理要对本公司的防火安全负责。

4.公司全体员工要了解公司各种消防设施的情况，掌握灭火器的安全使用方法。

5.公司员工需应掌握火灾时扑救工作的知识和技能及自救知识和技能。

6.办公室和经营场所设置的消防栓，消防工具等消防设施不得改为它用，应定期检查消防设施是否有效和完好无损。

7.办公室和经营场地等要按照消防规范要求，配备各种灭火筒，并按规定定期更换灭火药物。

8.易燃、易爆物品要按消防规范要求完善有效，并派专人保管，不得乱放、混放。

9.实行明火作业，要采取必要的防护措施，并经安全保卫责任人检查合格后方可作业。

10.防火通道必须保持畅通，严禁堆放物品堵塞防火通道;严禁违反安全规范乱搭临时设施和建筑物。

11.全体员工不论是在工作区或非工作区，一律不许乱接电源。

不准在办公室使用电炉、电线、电器残旧不符合规范的应及时更换。

第四十二条安全保卫管理

1.公司实行24小时监控。

2.库房、展厅等重要部门要安装自动报警器，下班要接通报警电源。

3.办公桌不得放密级以上文件、资料和现款、印章、贵重物品。

4.出纳人员必须按规定存放现金，不得超出限额。

第四十三条安全保卫人员要有高度的责任感，要经常检查、督促安全保卫措施的落实情况;发现问题，及时消除隐患。

因对工作不负责任而造成事故的，一律追究责任。

情节严重构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。

第十章行为规范管理

第四十四条员工行为规范

1．职员身体、面部、手部应保证清洁，讲究良好的个人卫生（养成良好的卫生习惯）。

上班前不允许饮酒及吃带异味食物，保证口腔清洁。

2.头发应清洁、整齐，发色自然、不得过于奇特。

男职员头发不宜过长（要求：

前不过眉，鬓角不过耳，后不擦衣领）不准烫头、不剃光头、不蓄胡须；女职员头发应保持整洁，长发过肩，必须束起。

3.不得佩带任何与工作场合无关、夸张的饰物、标记、吉祥物。

指甲应经常修剪、不宜过长。

女职员上班需化淡妆（化妆请到卫生间），以给人清洁健康、礼貌得体的印象；不宜使用香味浓烈的香水；不得涂颜色鲜艳的指甲油；不得当众整理个人衣物。

4、职员上岗必须按公司要求着工装/职业装、佩戴司标。

工装应干净、整齐、笔挺，钮扣应扣好，不得敞开外衣、卷起裤脚衣袖，男职员领带必须结正。

5．工作期间不允许穿高领毛衣，工装外衣衣袖、衣领处、衬衣领口不宜显露个人内里衣物，工装外不得显露个人物品（讲究工装的合理搭配）。

6．着工装/职业装应搭配深色皮鞋，不得穿休闲款皮鞋或运动鞋，不得穿拖鞋。

皮鞋应保持清洁（特别应注意鞋跟清洁）；女职员应根据服装颜色搭配朴素色调高跟皮鞋。

7．注意保持清洁、良好的办公环境，提高工作效率，不要在办公区域进食或在非吸烟区吸烟，不要聊天、高声喧哗。

8．职员的办公桌内不要存放大量现金及贵重物品，以免造成不必要的损失。

9．上班时间禁止使用办公电话接打私人电话，手机接打私人电话不得超过3分钟。

其它规定详见公司有关办公管理制度。

第四十五条工作相关责任

1．公司鼓励职员相互间积极沟通交流，但切勿妨碍正常工作。

2．员工要经常留意微信信息栏和公司网页上的信息，但切勿擅自张贴或更改信息板上的通知。

3．职员需接受安全知识教育，学到一些紧急情况下的自救办法。

在受到损伤或观察到某些危险情况时，要及时采取有效措施并通知部门负责人。

第十一章后勤保障管理

第四十六条中餐管理（暂定）

公司现行“6+1餐厅”就餐规定，每周一早上缴纳50元就餐费用至前台，如特殊原因当天无法在公司就餐，应在9：

30分前告知前台并签字，当天余额转至下周。

第四十七条办公室卫生管理规定

（一）办公室卫生工作的管理由综合部经理负责，综合部经理有权根据本公司实际情况进行分工。

（二）办公室卫生标准：

1.办公室内地面每天早上扫清拖净，不留任何死角。

做到无纸屑、果壳、碎末等废弃物，无积水。

2．办公室桌椅、文件柜、电脑、电器、沙发等设备设施擦拭干净，无灰尘、无污渍。

办公室内所有电话机需每日擦拭，摆放整齐。

3．办公区域门、窗、墙等表面擦拭干净，保证洁净明亮，无灰尘、蛛网及污渍。

4.办公室内墙体标语、指示牌等装饰物，确保无灰尘、无污渍。

5．办公室纸篓需每日清理干净。

（三）每周轮值人员职责范围

1.董事长办公室办公桌椅、办公设备每天用干净柔软的抹布擦拭，确保室内无灰尘。

2.大堂展示台陈列的产品每周至少用干净柔软的抹布擦拭一次，保证展品洁净明亮；会议桌每天进行擦拭确保无灰尘。

3.办公室大厅、通道、每日随时进行清理，保持洁净、无水浸。

4.卫生间大、小便器、地面、台面、隔板及洁具等每天需清扫，且每周至少做一次消毒处理，保证卫生间清新、无异味。

镜子明净光亮，无污尘、无水浸。

5．拖布、扫把等卫生用品使用完毕后需清洗干净，摆放整齐有序。

第四十八条如违返上述规定，将给予相应的处罚。

第十二章奖惩制度

第四十九条奖励和处分

（一）奖励

1.有下列情况，公司将予以奖励：

（1）为公司创造显著经济效益；

（2）为公司挽回重大经济损失；

（3）为公司取得重大社会荣誉；

（4）改进管理成效显著；

（5）培养和举荐人才。

2．奖励分为年度特别奖和不定期即时奖励，年度特别奖须由所在部门推荐，总部人力资源部审核，总经理批准，奖励方式为授予荣誉称号、颁发奖状和奖金。

同时公司规定管理人员可对职员的业绩表现、工作态度、敬业精神、管理创新等给予即时奖励。

3．职员在公司服务满三周年，将获得由总部领导签发的纪念金牌。

（二）处分

1．对有下列行为之一者，公司将视情节轻重、后果大小、认识态度不同等给予行政处分或经济处罚（不排除犯有下列行为之外的过失也会受到处罚）：

（1）工作态度不认真；

（2）拒不服从合理的工作分配，影响工作；

（3）违反工作纪律；

（4）没有完成工作；

（5）玩忽职守，工作不负责任而造成事故或损失；

（6）在办公室上班期间大声争吵，无论何原因，处罚当事人500元；

（7）工作中发生意外而不及时通知公司；

（8）损坏公物，影响公司正常秩序；

（9）虚报个人申述资料或故意填报不正确个人资料；

（10）擅自篡改记录或伪造各类年报、报表、人事资料；

（11）违反职员职务行为准则的规定；

（12）违反社会治安管理法规等。

2．如果职员在工作中违反公司规章制度，擅自承诺或者以个人名义从事各种交易或者活动触犯法律，被追究法律责任，公司将无条件对当事人予以解除劳动合同并不附带任何责任，而且保留对由当事人行为引起公司形象的损害或者造成经济损失追究责任的权利。

3．如职员行为触犯刑律，被依法追究刑事责任，公司将无条件对当事人予以解除劳动合同处理。

第五十条本公司员工的奖励分为下列四种：

1.嘉奖：

每次加发当月三天基本工资，同当月工资一并发放。

2.记功：

每次加发当月十天基本工资，同当月工资一并发放。

3.记大功：

每次加发一个月基本工资，同当月工资一并发放。

4.奖金：

一次性给予一定数额的奖金。

第五十一条有下列事迹者，给予嘉奖：

1.连续六个月绩效考核为优的员工。

2.连续三个月未休假者。

第五十二条有下列事迹者，给予记功：

1.对于工作流程或管理制度，提出具体建议方案，经采用确具成效者。

2.年终考核中节约费用开支或对废料利用成绩显著的部门或个人。

3.遇有事故或灾变，勇于负责并措置得宜，免于损失或减少损失者。

4.发现有损害公司利益举报而被查实者。

5.遇有意外事件或灾变，奋不顾身、极力抢救，因而减少重大损失者。

6.年终考核，全年完成任务者。

第五十三条有下列事迹之一者，记大功或颁发奖金：

1.年终考核十二个月绩效考核均为优秀者。

2.研究发明，对公司确有重大贡献，并使成本降低、利润增加者。

3.年终考核被评为优秀的部门。

4.一年内记功三次者。

第五十四条员工处罚分下列五种：

1.警告：

减发当月三天基本工资，从当月工资中扣除。

2.记过：

减发当月十天基本工资，从当月工资中扣除。

3.记大过：

减发当月全部工资。

4.开除：

予以解雇。

5.追究刑事责任。

第五十五条有下列情况之一经查证属实者或有具体事证者，处以警告：

1.在工作时间谈天、嬉戏、阅读与工作无关的书报杂志或从事规定以外的工作。

2.在工作时间内撤离工作岗位。

3.因过失导致发生工作错误情节轻微者。

4.妨害现场工作秩序或违反安全卫生规定。

5.初次不服从经理合理指挥。

6.浪费公物，情节轻微者。

7.检查或监督人员未认真执行职务者。

8.出入公司不遵守规定或携带物品出入公司而拒绝保安或管制人员查询检查。

9.将公司大门密码告知他人未造成损失者。

12.未经综合部同意，私自调换房间。

13.经检办公区卫生脏、乱、差者。

14.外出办事车辆管理不当者。

15.品行不正，不文明礼貌，辱骂他人者。

16.私自拆装公司照明电线、插座、或使用电炉、电热水器。

17.进入公司不穿工作服经查获者。

18.受指定受训人员无故不参加综合部组织培训。

第五十六条有下列情况之一经查证属实者或有具体事证者，给予以记过：

1.因疏忽或工作马虎致机器设备或物品材料遭受损害或伤及他人者。

2.如因巡检、维护不及时等引发的一切事故者。

3.在工作场所喧哗、嬉戏、吵闹妨害他人工作者。

4.投机取巧隐瞒蒙蔽谋取非法利益者。

5.在工作时间躺卧睡觉者。

6.在办公室聚餐、喝酒、赌博、打麻将或其他不良或不当行为者。

7.初次代人打卡或托人打卡者或伪造出勤记录者。

第五十七条有下列情况之一经查证属实者或有具体事证者，给予记大过：

1.泄漏生产或公司机密者。

2.遗失经管的重要文件、机件、物件或工具者。

3.擅自变更工作方法致使公司受重大损失者。

4.拒绝听从经理人员合理指挥监督，经劝导仍不听从者。

5.工作时间在工作场所制造私人物件者。

6.一个月内累计旷工达三日者。

7.私自拆装办公室照明电线、插座、灯头或使用电炉、电热器致发生危害者。

8.第二次代人打卡或托人打卡或伪造出勤记录者。

9.恶言吵骂同事或怂恿相骂或打骂者。

第五十八条有下列情况之一经查证属实者或有具体事证者，给予解雇除名：

1.工作服务态度恶劣，损害消费者或客户利益。

2.故意损耗办公设备、工具、原料、展品或公司其他所有物品或故意泄漏项目上、营业上的秘密，致公司蒙受损害。

3.无正当理由或一个月累计旷工达三日者，及年度内无故旷工积满十日者。

4.在工作中酗酒滋事妨害公司秩序者。

5.年度内积满二次大过者。

第五十九条有下列事情之一经查证属实者或有具体事证者，追究刑事责任。

1．盗窃公司财务达500元（含）以上者。

2．因对工作不负责任而造成事故的，一律追究责任;情节严重构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。

第六十条员工的奖惩应由部门经理填报，并由综合部调查核定。

第十三章附则

第六十一条本制度如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款需要增加或删减的，综合部将会补发相应的制度及规定。

第六十二条本制度解释权归综合部。

第六十三条本制度自发布之日起生效。