企业管理信息系统项目实施总结.docx
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企业管理信息系统项目实施总结
企业管理信息系统项目实施总结
一、本次实施工作小结
本段时间主要的工作任务是对系统运行的跟踪，对期间提出问题进行汇总处理，自4月16日，JSERP系统全部功能上线以后，通过近一个月的实际运行，反应出不少问题需要处理，企管部已完成对具体业务部门的问题收集汇总，根据各部门提出的问题，进行了具体分析处理，后续将进行详细介绍。
目前问题主要集中在以下几个方面：
1）一些部门具体操作人员未落实；
2）个别业务具体操作人员操作熟练度偏低，操作失误较多；
3）相关业务核查人员未对系统数据有效核查；
4）个别单据处理周期过长；
5）个别模块因银河电缆公司特殊需求需要进行调整。
针对以上问题，后续需进行如下调整：
1）落实具体操作人员，落实到具体人员；
2）业务小组不再响应具体人员的操作问题，有关具体操作请参阅相关操作手册，若认为操作手册有不完善地方可提交业务小组进行完善；正常的业务处理问题通过系统内的问答机制逐层进行处理。
3）企管部组织人员定期、不定期进行业务数据核查，发现数据错误或不完善应主动问责相关业务负责人。
4）调整系统内业务单据处理的时限，将目前的24小时根据不同业务单据的需要进行调整。
调整完毕后企管部应定期、不定期进行超期单据统计查询，将超期相关单据处理人、相关部门进行通报。
5）由业务小组沟通研发人员进行调整改进，以满足具体需求。
二、上期实施问题总结清单
序号
业务
责任部门
原状
改进建议及措施
落实情况
1
销售订单
市场部
1、订单管理员上传到文档服务器的销售订单信息格式不统一、规范性不强，不便于统计、查询。
2、大部分文档服务器的订单文件未对客户需求日期（交货期）进行确认。
1、规范订单格式，确认客户交期。
2、启用销售订单评审，相关部门均可对订单信息进行审核，便于沟通确认。
1、订单管理员在收到订单信息时目前都会进行交货期等相关信息的确认，再维护到ERP系统中。
2、已经开始按销售订单评审流程进行，但仍存在个别订单销售部未发起订单评审。
2
销售发货
市场部
1、发货员对实际的库存、交货期的信息只是一个大概了解，不能准确地依据客户交期进行提前安排。
1、引入“库存分配”的概念，发货前先进行库存的分配，无需实际去仓库核查，库管员按照发货安排去实际发货。
1、销售交货单按销售分配开，生产订单与销售订单一一对应，生产完成后自动分配。
2、由于系统内成品库库存数据与实际库存数据仍有差异，目前实际发货前仍需与实际仓库数据进行核查。
3
销售回款
市场部
1、按业务员进行统计回款数据，统计口径较单一。
1、按销售订单回款，实际具体订单的回款跟踪，可以以订单为源头综合查询业务员、客户的回款数据。
1、目前是按客户进行回款登记，可以实现某个客户的回款数据、欠款数据。
2、系统中销售综合查询数据需要具体业务人员进一步核对。
4
销售开票
市场部
1、以用友系统为支持生成发票，导入金税系统，与实际业务数据关联性不大。
1、以金思维系统中的交货单为依据生成发票文件，再通过金思维发票接口将发票信息导入金税系统，规避人为开发票时有可能出现的错误。
1、已以金思维系统中的交货单为依据生成发票文件，再通过金思维发票接口将发票信息导入金税系统。
2、存在个别使用系统之前的历史数据需要人工调整
5
订单排产
生产部
1、生产部门以文档服务器的订单文件先后顺序进行排产，忽略了客户需求日期（交货期）这一关键因素，导致排产不合理，实际着急的可能还没有排产，实际不着急的可能已经生产出来放着了。
1、取消以文档服务器流转订单信息，引入“生产订单”概念，依据系统由“销售订单→生产订单”数据流转区别销售订单信息及生产订单信息，依据“交货期”进行排产。
2、合同扫描件等原订单服务器上传的订单信息以附件的形式与系统里的“销售订单”关联，作为对ERP系统内“销售订单”的补充。
1、生产部依据ERP内“生产订单”排产，辅以订单福建确认订单信息。
6
生产领料
1、领料方式粗放。
1、启用生产订单物料清单，规定具体产品对应的材料耗用，以定额领料、月底倒扣方式进行领料控制。
1、非定额领料通知单方式进行，系统内记录各车间实际领料情况。
7
车间作业
订单进度
1、车间实际安排生产依据订单服务器进行，缺乏统筹安排。
2、各车间进行车间作业安排时规范性不强，不能将实际生产进度进行及时反馈。
1、车间不再主动安排计划，统一由分厂进行调度，车间是具体执行部门，即车间不决定生产什么、什么时候生产，只是在规定时间内完成分厂的任务。
2、使用“车间作业计划单”作为车间安排任务的依据，依据“车间作业计划单”反馈当班实际完成情况。
1、销售订单信息流转至分厂，分厂通过“生产订单调度”来统筹安排具体车间生产任务。
2、车间接收到生产订单后，再根据车间实际情况安排具体机台作业。
3、各车间假话安排通过系统打印出来“车间作业计划单”，由车间核算员对实际反馈情况每天在系统内进行登记，销售人员、生产人员可通过“查询订单进度”每天查看具体订单进度。
8
产品检验
质检部
1、完工之后的统计与实际订单关联性较小导致工作繁琐，先提交质检检验，检验完成后再由车间人员去匹配已经生产出来的产品属于哪个订单。
2、实际产品跟踪以“盘号”进行跟踪，“盘号”为质检人员人为规定，不够严谨。
1、按生产订单生产送检单，按质检结果开生产入库通知单。
2、建议以“批号”进行产品跟踪，取代原有盘号跟踪模式。
1、启用“产品完工送检”，可查询具体产品的检验信息，对检验结果进行分析。
2、ERP内已实现按“批号”进行产品跟踪。
9
生产入库
生产部
1、通过共享EXCEL文件来流转，存在人为可调整的可能性，缺失相关部门的确认。
1、通过“生产入库通知单”工作流来流转生产入库信息，车间人员、质检人员、成品库管员都进行确认后，此单据才被认可，已经认可后数据若需要调整需要上述相关人员都同意后才可以，避免个人单独修改数据的可能性。
2、生产入库与生产订单紧密关联，系统控制入库数据不能超出订单数量，规避生产浪费现象。
1、已启用生产入库工作流流转，但并未严格按要求执行，导致库存数据存在偏差。
2、控制生产入库数量不能超过订单数量，若存在特殊情况进行“超订单入库审批”。
10
成品库库存
销售部
1、原仓库库管员主要依据手工记录进行账与物的核对，手工账存在不可追溯、随意性等特点。
1、转化库管员管理思路，系统内建立相应虚拟库，系统内进行手续齐全才可办理实物的进出。
1、已经在系统内进行出入库手续办理，但未严格按要求执行，导致库存数据存在偏差。
2、需调整系统内库存数据与实物一直，已与销售部部长确认以4月库存数据为基准进行库存调整。
11
应收、应付、现金
财务部
1、手工录入品质高恒、然后打印审核。
1、与具体业务继承，自动生成相关凭证，然后批量打印审核。
1、已与具体业务集成，自动生成凭证，但未进行凭证打印，主要是由于财务人员共用同一个账号导致打印出来凭证人不合规。
12
固定资产
财务部
1、以用友系统管理固定资产。
1、以金思维系统管理固定资产。
1、计提折旧时两套系统折旧存在偏差，系金思维系统折旧的计算精度比用友系统高导致。
13
存货核算
财务部
1、原核算对象为整体核算，较粗放。
1、精细化核算，与业务数据集成，实现自动计算，规避人为错误。
2、将材料会计的职能由“核算”转换为“核查”。
1、材料会计已经开始计算方法的切换，目前将3月底的存货数据调整成与用友系统一致后，则后续核算以金思维系统数据为准。
2、材料会计进行库存单据审核，审核单据是否异常，由原有的侧重计算而转向为侧重核查，增强财务管理的职能。
14
采购申请
各业务部门
1、流程审批意识不强，申请采购追溯起来较难。
1、在系统内进行流程审批，可审批、可追溯，规避无据可查的现象出现。
1、大部分申请已按要求进行，个别部门受制于用户数不足导致无法进行实际操作。
2、设备部的需求申请需进一步落实。
15
采购计划
供应部
1、按照共享文件夹流转的请购单进行安排采购。
1、以系统数据为依据进行安排采购，规避数据修改，便于追溯。
1、已按需求申请编制采购计划，然后进行询价比价的操作，系统内记录询价信息。
16
采购订单
供应部
1、按照共享文件夹流转的请购单进行安排采购。
1、以系统数据为依据自动生成采购订单。
1、以完成调度的请购单为依据生成采购订单，避免人为疏忽导致订单数据错误。
17
采购收货
供应部
1、来料就安排收货，有时会与相关人员电话或其他方式联系确认。
1、按采购订单收货，无采购订单不办理收货，即保证收货有依据。
2、与采购员确认信息的方式通过系统单据流转实现，记录相关人员确认记录，做到有据可查。
1、目前基本上是按照要求进行，但存在个别先实际收货后再在系统内无单据的情况。
18
来料检验
质量部
1、收货的同时进行抽样检测，对于未检验完成的材料没有设置待检物料区用于区别。
1、设置待检物料区，用于存放检验结果尚未出现的材料。
2、以材料库管员提供的来料送检为依据进行检验，检验完成后才能办理入库手续。
1、未落实待检区划分，改用采购收货时流程流转来实现几个部门的审核，告知生产人员此材料为检验未完成。
2、需质检部进一步启用来料检验内容。
19
购货发票核对
供应部
1、发票核对工作叫粗放。
1、以业务数据集成，实现实际收货单与发票信息的核对，规避实际收货与发票数据不一致的情况。
1、大部分数据发票已按照要求进行，仍存在部分外购发票未落实具体人员，导致系统数据不全。
20
付款申请
各业务部门
1、纸质单据流转进行审核。
1、电子单据流转进行审核。
1、纸质单据为准进行流转，在系统内补录电子单据。
2、财务部门反馈目前仍存在个别部门的付款数据未进行系统。
21
设备管理
设备部
1、手工账进行设备相关信息记录，查询较不便。
2、车间机台没有明确标示区别同一型号设备，不便于机台作业安排。
1、系统内记录设备台账，便于查询核对，与固定资产关联。
2、对各车间设备进行清查，统一命名设备编号，然后贴在具体设备上，明确具体机台。
1、已开始I在系统内记录设备台账，信息的准确性、全面性需进一步完善。
2、未落实统一编码，用于标识具体设备代号。
22
零售业务
市场部
1、存在零售的业务现象，未进行规范管理。
1、在系统内记录业务数据，规范管理。
1、整理零售业务操作手册，增加“零售交货单”，“短线入库单”用于满足零售业务记录。
23
截库存业务
市场部、生产部
1、实际发货时需要进行对库存线进行截断处理，变更盘号。
1、在系统内记录数据流转，进行“批号调整”。
1、整理截库存业务操作手册，启用“库位批号调整”用于满足截库存业务需求。
2、具体落实中还存在车间与销售部连接不紧密导致不在系统操作此事的现象，导致实际库存与系统库存不一致。
24
外购业务
市场部、供应部、财务部
1、以纸质单据流转，具体权责不明确。
1、明确权责，按规定执行。
1、协助进行权责明确，明确处理流程并更新相应业务处理方案。
2、但实际执行中并未落实到具体人员进行，导致部分数据无法正常流转。
25
外协业务
生产部、财务部
1、手工单据进行记录发料数据，回收数量。
2、加工费按当月车间生产数量整体均摊。
1、引入“委托加工库”概念，用于跟踪发出耗用。
2、引入“外协入库”概念，专用于记录外协产品的入库核算，区别外购与生产的成本计算。
1、将外协业务当作特殊生产入库数据处理，设置特殊生产入库事务类型用以区分。
26
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