费用管理.docx

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费用管理

费用管理（8.0客户端环境）

业务简介

一、基础资料：

业务类别费用类型收款信息扫描点设置出差类型

二、系统参数

三、初始化设置

四、费用涉及工作流基本设置及应用

五、日常操作

费用申请单（出差申请单）、借款单（出差借款单）、

报销单（差旅费报销单和物品采购费用报销单）、对外报销单

六、主要业务流程详解：

单独借款业务单独报销业务借款报销及还款流程；

七、报表查询

费用申请明细表借款费用明细表费用报销明细表备用金余额查询表

1、业务简介：

费用管理模块属于EAS财务会计系统，主要解决日常办公中的借款、报销和费用申请等问题。

模块包含7个标准表单：

借款单、费用报销单、出差借款单、差旅费报销单、费用申请单、出差申请单和对外报销单。

这些表单之间可以相互关联生成。

一般在使用时，表单会先跑一个工作流，工作流审批通过以后，再由表单生成凭证或付款单，从而实现业务审批与财务处理的无缝集成。

费用管理模块的主要功能有：

表单的新建与工作流审批

借款和报销的预算控制

手动冲账财务集成

报表查询

2、费用管理模块总图：

一、基础资料

3、业务类别和费用类型：

业务类别和费用类型是费用管理模块与总账集成的基础，它们都能与科目进行映射，业务类别是费用类型的上级。

用户填写表单时根据具体费用用途选择好业务类别和费用类型，表单生成凭证时，通过这种映射关系把各项费用生成到对应的凭证科目上。

同时维护了关联的单据才可以在填写表单的时候选对应的费用类型。

费用类型也是费用管理模块与预算模块集成的基础，费用类型可以与预算项目进行映射，系统会根据这种映射关系来扣除对应的预算项目下预算值。

业务类别与费用类型的数据隔离是按照财务组织进行隔离的，上级财务组织建立的业务类别和费用类型，下级财务组织可见，可用，但是不能进行新增、修改的操作，否则会出现如下的提示：

4、收款信息：

收款信息，用于在借款或者报销类单据新增时，便于填写收款人信息，但是此收款信息是按照用户进行隔离的，用户之间的收款人信息是不能共享的（此功能点暂时仍无法实现导入或者共享的功能）。

5、扫描点设置

扫描点设置是用于单据与影像系统集成，通过扫描的方式，导入信息。

并且要与费用的参数合并进行控制，此参数值必须要设置为“是“。

二、参数设置

6、费用管理的参数如下：

介绍在业务过程中使用较多的参数

与总账集成（CP002）

参数值=是，表示费用管理系统与EAS总账进行集成，借款单、出差借款单、费用报销单、差旅费报销单和对外报销单能够在审批通过后生成凭证。

如果费用管理系统同时与总账、出纳系统集成，则借款类与报销类单据须先生成出纳付款单付款后，才能生成凭证记账。

参数值=否，表示费用管理系统不与EAS财务总账进行集成。

与出纳集成（CP008）

参数值=是，表示费用管理系统与EAS出纳系统进行集成，借款单、出差借款单、费用报销单和差旅费报销单在付款时，不是直接生成凭证，而是要生成出纳中的付款单进行付款。

参数值=否，表示费用管理系统不与EAS出纳系统进行集成。

借款余额提醒（CP011）；借款余额提醒对应的科目编码（CP012）；借款余额提醒的名称（CP013）

参数值=是，表示是否显示借款余额提醒。

这个参数要与CP012、CP013及其他参数结合使用。

本质上就是显示某个科目的余额，这个科目的编码在CP012设置，科目的通俗名称在CP013进行设置。

显示时也是在借款单和出差借款单GUI表单的分录上方进行显示。

参数值=否，表示借款单的分录上方不显示借款余额。

单据新建时，默认填写“核定金额”字段（CP016）

参数值=是，表示申请人在新建表单时，填写“申请金额”字段后，系统自动也把“核定金额”字段填好（两者的金额相等）。

参数值=否，表示申请人在新建表单时，填写“申请金额”字段后，“核定金额”字段仍为空。

新建费用申请单或借款单时，默认勾中“可超额报销”复选框（CP017）

参数值=是，用户在新建费用申请单、借款单或出差借款单时，系统默认勾中“可超额报销”复选框。

参数值=否，用户在新建费用申请单、借款单或出差借款单时，系统保持“可超额报销”复选框为不勾中状态。

根据业务组织范围设定控制支付公司字段的选择范围（CP019）

参数值=是，用户在表单中选择“费用支付公司”（财务组织）时，对话框中的公司列表按照当前用户被授权的业务组织范围（财务组织范围）来显示，而不是全部的公司。

7、其他参数：

当“借款余额提醒”（CP011）参数值为“是”时，需要以某个维度来计算借款余额，这个其它参数就是配置维度用的。

这些维度可以是行政组织、成本中心、职员、行政组织+职员、成本中心+职员。

行政组织和成本中心不能同时选择。

维度选择好以后，费用报销借款单、出差借款单中的借款余额提醒和备用金余额查询报表都会按照这个维度进行计算。

三、初始化设置：

8、初始化

费用管理模块的初始化包括以下几个方面：

1、EAS组织架构的建立，包括行政组织、财务组织、成本中心等；

2、EAS用户和职员的建立，包括建立用户组，为每个职员分配职位等；

3、基础财务数据初始化，如科目表和科目的建立；

4、对用户进行费用管理模块的权限分配。

在〖系统平台〗->〖安全管理〗->〖权限管理〗->〖用户管理〗打开用户管理序时簿，选择某个用户点击【权限分配】按钮，在打开的“权限分配”对话框中根据实际业务的需要进行授权；

5、工作流配置。

根据业务需要进行工作流配置。

费用管理系统带有默认的工作流，可以直接在上面增加或减少节点（先导出备份），不建议从空白开始新建流程；

6、单据转换规则（BOTP）配置。

费用管理模块带有默认的BOTP规则，可以根据需要做微调（先导出备份），不建议从空白开始新建BOTP规则。

此外还需要根据费用管理的参数或业务需要来启用或禁用某些BOTP规则。

如果费用管理参数CP008为“否”，则需要禁用生成付款单的BOTP规则；

7、费用管理各个表单打印模版的建立，费用管理系统带有默认的打印模版；

8、费用管理各个表单编码规则的设定；

9、费用管理参数配置。

根据业务需要修改默认的各项费用管理参数；

10、业务类别和费用类型的建立，进行科目映射和核算项目映射（非必须）；

11、如果需要进行预算控制，则预算模块需要进行初始化。

四、费用涉及工作流基本设置及应用

9、表单在新增时，表单会先跑一个工作流，工作流审批通过以后，再由表单生成凭证或付款单。

因此工作流的设置与业务流程的处理是密切相关的。

每个单据分别有不同的流程，流程的是否启用影响单据提交之后是否可以产生对应的流程实例，如果未启用或不符合条件则无法形成实例。

10、

①简述在bos工具]中配置工作流的流程过程（以借款单标准流程图为例）；

安装bos集成开发环境的客户端->选择工作流建模工具->进行工作流的链接（配置服务器地址、端口，获取数据中心，输入用户名和密码进行登录）

->进入单据流程的编辑界面->右键中可进行流程校验和发布，如下图所示：

②流程的发布和启用。

配置好工作流流程之后，可先选择校验，校验流程是否有误，如果流程正确，则可以点击发布

五、日常操作

11、费用申请单（出差申请单）

费用申请单用于进行费用申请工作流审批和预算控制，费用申请单工作流审批通过以后可以关联生成借款单或报销单。

出差申请单用于进行差旅管理与控制，出差申请单工作流审批通过以后可以关联生成出差借款单或差旅费用报销单，两者的业务处理过程基本一致。

主要功能

进行费用申请工作流审批和预算扣减（费用管理参数CP001须为“是”）；

部分替代预算控制功能，部门内部人员可以在EAS客户端费用报销单序时簿由同一个费用申请单拉式生成报销单（此时费用申请单应该不允许超额报销）；对企业差旅活动进行管理与控制；

12、以下以费用申请单举例说明，如图所示，费用申请单新增界面，需维护部门内人员，及申请人部门、费用支付部门或公司、费用类型及原币申请金额等字段，

【允许超额报销】此选项是否勾选，将影响下游报销的单据能否超额报销；

13、借款单（出差借款单）

借款单和出差借款单除了表单界面有所不同，业务处理过程完全一样。

所以下面都是以借款单为例。

借款单的下游表单对应的是费用报销单，出差借款单的下游表单对应的是差旅费报销单。

【申请人】和【申请人部门】分别对应职员和行政组织，表示所有委托当前财务组织进行记账的行政组织内的职员；

【申请人公司】则默认为当前的财务组织；

【费用支付公司】和【费用支付部门】则是根据CP019可能为集团内所有的实体成本中心或制单人业务组织范围内的成本中心。

【收款信息】用来维护报销人的收款信息，可在生成付款单的时候，通过BOTP直接带出收款人的信息

14、

借款单和出差借款单用于借款，是一个业务、财务集成的表单。

它的业务流程包含工作流审批和财务处理两个过程。

借款单新建后首先进行一个工作流审批过程，审批通过以后进行财务过程，借款单可以直接生成凭证（费用管理参数CP002为“是”）或生成付款单（费用管理参数CP002和CP008同时为“是”），凭证提交或付款单付款后借款单变为“已付款”状态。

借款单变为“已付款”状态，说明借款动作完成，钱已经付出。

后面就可以进行报销或还款了。

如图为借款单序时簿的界面，报销单在工作流审批过程中，会将序时簿界面的字段进行反写：

15、销单（差旅费报销单和物品采购费用报销单）

费用报销单和差旅费报销单除了表单界面有所不同，业务处理过程完全一样。

所以下面都是以报销单为例。

报销单的上游表单对应的是借款单、费用申请单、出差申请单；差旅费报销单的上游表单对应的是出差借款单。

物品采购报销单是一个非标准表单，只能在EAS客户端使用，对外报销单只能在web上使用。

费用报销单主要功能

进行费用报销工作流审批、查看流程图。

查看借还款记录

对报销单中的相关费用类型做预算扣减（费用管理参数CP001须为“是”）；

报销单审批通过以后生成凭证或付款单，实现与总账或出纳的集成；

16、如图为费用报销单的界面，表单界面基本与借款单界面保持一致，

但是与借款单序时簿界面有差异。

【付现金额】表示单独报销或者超额报销才需要付现，且付款之后，【已付金额】【未付金额】也会自动进行反写。

17、对外报销单

对外报销的使用场景是经销商、代理商在销售产品时垫付了销售费用（柜台费、广告费等），需要找公司报销，同时经销商、代理商又从公司拿货，需要付款给公司。

这样公司与经销商、代理商之间就有双向的财务往来，对外报销单针对某个经销商、代理商可以生成收款单，从而和这些经销商、代理商拿货所产生的付款单相冲抵（只能在web进行新建和审批）。

对外报销单是用动态单据平台开发的，需要按EAS协同产品流程管理模块的实施方法进行表单设置，包括附件管理设置、表单字段和操作在流程的各个节点的设置。

六、业务流程详解：

18单独借款业务

使用借款流程的表单有：

借款单，出差借款单。

单独借款时，借款表单首先要完成一个工作流，然后对审批通过的表单生成付款单或凭证（由相关参数决定）。

19、单独报销业务

使用报销流程的表单有：

费用报销单，差旅费报销单和对外报销单。

单独报销时，报销表单首先要完成一个工作流，然后对审批通过的表单生成付款单或凭证（由相关参数决定）。

20、借款报销及还款流程；

借款、报销、还款流程是费用管理模块最典型的流程。

一般是借款单与费用报销单联用，出差借款单与差旅费报销单联用。

以借款单为例，用户先走单独借款流程，借款以后再在借款单序时簿上【关联生成】报销单进行报销。

借款和报销上下游表单有金额反写关系，以借款单为例，如果报销金额没有超出借款金额。

如果不想继续报销，借款单又有可用余额的话，需要在借款单序时簿【还款】。

还款实际上是由借款单关联生成一个负数的付款单，付款单付款以后还款操作完成。

借款单还款时，支持全额还款，即不报销就直接全额还款。

借款单还款时，必须一次性还完。

目前暂不支持多次还款。

如果报销的金额大于了借款的金额，则报销单超额的部分需要再次进行付款的操作。

借款单的不同分录中目前不允许填写重复的费用类型，下推报销单以后，报销单不需要报销的分录可以填0，下游的报销单也可以增加新的分录。

七、报表查询

费用申请明细表借款费用明细表费用报销明细表备用金余额查询表

费用申请明细报表用于按选定维度、时间范围及过滤条件统计费用申请单的费用明细情况。

该报表支持：

按费用支付公司查询所有费用类型的费用申请金额。

按费用申请人公司查询所有费用类型的费用申请金额。

借款费用明细报表是对费用管理中的出差借款单和一般的借款单金额按照设定的过滤条件进行统计分析，并对结果进行展示。

统计涉及单据：

借款单与出差借款单

费用报销明细报表是对费用报销中的报销金额按照设定的过滤条件进行统计分析，并对结果进行展示。

综合了费用报销单、差旅费报销单与物品采购费用报销单数据进行统计。

备用金余额是按照设定的过滤条件进行备用金余额统计，并对统计结果进行展示。

1.备用金查询实质是一个科目余额查询功能，这里只是提供对此特定科目（1134备用金）的查询功能，只是一个快捷的操作方式。

2.只能查询本部门的备用金余额，不能跨部门查询。

3.如果想跨部门查询，请使用总账的科目余额查询功能。

4.实际操作中，请自行设置具体科目代码，具体对应的名称，具体菜单名称。