档案管理系统用户操作手册.docx

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档案管理系统用户操作手册

汾西矿业集团公司

档案（信息化）管理系统

用

户

操

作

手

册

1、系统应用价值

2、产品的特点

3、系统档案库结构

4、系统基本操作

1、系统应用价值

购买档案管理系统主要用来解决以下问题：

1.档案没有管理，档案散落在每个职工手里，没有档案管理部门，并且每年有200份以上的文件产生。

2.有档案管理部门，但没有计算机管理，查询利用还是手工操作。

3.原始纸质档案占用大量的空间。

在现在大城市空间紧张，房价越来越高的今天，，如何节省档案占用的空间？

4.档案的保管成为问题，南方太潮湿、北方干燥都成为档案管理的难题，如何能保证档案信息不随着时间的流逝而消失。

5.有计算机管理档案，但没有实现联网，档案信息被困在“信息孤岛”中，无法得到有效利用。

6.有了计算机管理档案了，但系统维护非常困难，出现问题找开发厂商，几个月也没有回音。

7.上了计算机系统，但查询起来还是比较慢，不能达到预期的目的。

8.实现计算机联网了，但其它系统的数据无法与档案管理互通。

造成数据的重复录入和查询利用困难。

9.档案管理系统也联网了，与其它系统的数据也可以互通了，但档案的全面信息的保存没有实现。

如档案的产生过程（例如审批过程），并没有记录到档案中，而这些对于档案信息保持完整也是必须的。

10.上面的问题都解决了，是不是就没有问题了？

也不一定！

联网了、数据互通了，只是解决了档案的一般性管理。

它并没有解决档案全部问题。

如档案的保密特性，每个重要的单位都有非常保密的档案，和无法用价值衡量的珍贵档案，这些是在当前市场竞争中非常重要的“软实力”了。

怎样绝对的防止丢失和不能扩散，如果只是实现的一般意义上的权限管理及加密，显然是不够的。

我们需要一个更加严密的监控系统监控整个单位的档案发生及保管过程。

举一个例子：

战场上侦查敌情，过去有飞机已经不错了，现在使用上了卫星，敌人的一举一动就一目了然，胜利就有了可靠的保证！

结合档案管理，每个职工手头的档案并没有随着一般的档案管理系统的使用得到严密的控制，丢失、泄密时有发生，而且不被人察觉，造成的损失是巨大的，有时是不可弥补的。

对于以上问题的解决，我们都有对应的软件部件给予解决，并且量体裁衣，让客户明明白白的上系统，实实在在的解决问题。

2、产品特点

1.数据库树形结构技术:

数据库树形结构技术是我们系统的独有优势，针对某一具体档案管理类型，树形扩展深度没有限制，提供了复杂文、档资料的管理平台。

2.平台化的档案管理软件：

档案类型、库类型结构、录入显示字段、录入界面、报表、网页输出字段、档号生成规则、字段值设置、档案库关联都可以根据用户实际情况自定义，以上所列最大程度上涵盖了单位档案管理中的个性化要求，都是无需二次开发。

这在相当程度上体现了用户档案管理

的灵活性。

3.独有的强大的报表输出功能

报表输出是用户使用最为频繁的操作，所以需要对这个部分给予最充分的重视，对每个功能考虑周全。

需要提供的功能如下：

竖排：

在打印档案的脊背条中，汉字需要竖着排列。

插入图像：

可以把档案文件通过扫描或直接保存的图像电子文件与条目信息打印在一起。

这样图文并茂的打印很受用户的欢迎。

上下脚标：

在科技档案中，需要打印出上下脚标的形式。

行距列距调整：

可以改变信息打印的行距和列距参数。

超长处理：

打印题名字段时，如果长度超出表格的范围，系统自动判断，然后把余下的内容打印在下面的表格，同时序号和其它字段内容作相应的调整。

对齐方式：

可以实现打印的上下对齐、左右对齐等。

关联打印：

可以打印关联的数据，这样在同一个打印中可以打印多个档案库内容。

分组排序打印：

可以对档案的记录进行分组及排序操作，最后打印出符合的编目。

插入表格、文字、线段：

可以插入表格、文字、及线段，包括斜线，其中表格可以插入行列，并且不影响其它的行列内容。

自动产生编目：

可以根据用户的选择自动产生编目信息，并且产生的形式非常贴近档案的格式，这样以后只要稍微修改一下就可以使用，避免从头做起。

UNDO：

功能当操作失误时可以恢复之前的状态。

拷贝粘贴：

可以把做好的编目格式“拷贝粘贴”到其它编目中避免重复劳动。

格式的转出和引进：

可以把做好的编目格式另存为一个文件，并且在需要的时候引进到系统中来。

行高可变：

每一行的数据可以根据需要自动改变高度，以适应数据的多寡。

多页格式定义：

可以定义多页打印格式，即使是再复杂的报表也可以轻松输出。

4.独有的多种查询功能

全文检索：

可以在百万条数据中几秒中快速查找出需要的数据。

直接查询：

直接输入检索词进行查询，快速方便。

条码查询：

可以根据档案实体上的条码，经过条码扫描扫描直接查询。

组合查询：

包含复杂的逻辑关系查询，例如并且、或者、不，这些组合的逻辑关系可以通过我们特殊排列的树形结构，形象地表现出来，避免了由于复杂的逻辑关系造成的混乱，化繁为简为用户提供了方便。

模糊查询：

这种查询方式其实包含在所有查询中，模糊查询在我们的系统作为一个必备项，包含在所有查询中。

关键词查询：

这个在我们的系统中对应的是全文检索，只有输入一个、或者几个关键词就可以查询到所要的信息，如同互联网查询一样。

并且速度非常快，同时对电子文件中数据一样可以查询到。

多线程查询，用户在查询的时候还可以做其他的事情，如浏览已经查询到的信息等。

对于网络版本支持多用户同时查询，支持的数量只与硬件的配置有关，也就是硬件配置高，每个用户访问的速度就快。

对于查询要求苛刻的用户，我们还以提供群集技术，对档案数据采取多服务器共同服务的办法，分担每个服务器的任务，保证用户的查询要求。

网格查询，可以实现跨地区分布查询，也就是档案不需要集中管理，各自保存在各自的地点，包括数字化的后的档案信息。

系统可以在整个档案“网格”中查询，保证了档案信息的查全率。

这项技术在国内首创，达到国际的先进水平。

总之，我们在档案管理查询领域具有丰富的经验，具有多项领先的技术，可以做到超出您的想象!

5.数据接口多：

任何外部数据都可以引进到系统中来。

包括旧的数据，如DBF文件数据。

接口程序主要解决两个问题：

确保办公自动化系统中的数据无缝转入到档案系统中来；系统中的原件在档案系统中能够正常浏览显示。

6.OCR智能识别系统

纸质文件可以通过扫描仪直接进入计算机中，系统把扫描的数据经过OCR处理变成可查询的文字信息。

然后再采用全文检索技术，对档案信息进行全方位的查询，我们采用双层PFD技术，扫描的档案原件和识别后的文字分别存放在PDF文件中的不同数据块中，这样既可以使用户可以看到档案原件的原貌，又可以查询其中的文字，做到两全其美，彻底解决了纸质档案原件的管理问题。

7、独有的全文水印：

采取多种文件浏览控件，可以随时对电子文件增加水印，包括各种印章。

屏幕水印防止非法拷屏和相机拍摄。

可任意设置打印水印，表明文件来源。

可自由定制图章，限制文件使用范围，杜绝档案利用风险。

8.借阅审批流程化管理：

系统实现在线的档案借阅、传阅、归还、预归档、领导审批、打印等功能，使企事业单位或管理部门通过申请批准就能方便快捷查档或获取所需的各种档案资料。

9.多格式浏览器（博阳独有）：

能浏览市面上通用的多种文件格式，不需要安装特殊浏览程序，尤其适合贵公司工程图纸文件的管理。

10、强大的工程图纸管理：

支持大幅面图纸的还原浏览利用，还原速度快；支持工程图纸档案标准中案卷号和顺序号上下角标的打印方式；支持图纸局部放大、缩小、切割打印，支持工程图纸资料的快速检索。

11、数字化加工：

数字化加工包括图像扫描、支持任意类型的扫描仪，同时支持多页扫描和高速扫描；扫描件整理；数据压缩，支持JBIG和G4两种压缩算法；OCR识别，从扫描的文件中识别出相应的著录信息；批量挂接，使文件名与条目的字段相关联，自动挂接到当前条目下。

不用另外购置图纸扫描软件，就可使用本系统把历史的库存档案扫描成电子文件，存储到数据库，实现统一管理，查询利用。

12、多媒体文件在线播放：

集成的多媒体播放环境；支持流媒体在线播放；音频、视频数据快速查找。

13、高效多样的录入方式：

系统提供了强大丰富的辅助录入方式，以提高数据录入效率，如主题词自动提取、复制修改录入、编码录入、多点录入、自动录入等。

同时系统还提供了数据约束机制，防止误操作，保证数据录入的完整性和安全性。

14、安全可靠：

网络系统、数据库系统和应用软件系统均有安全机制保障，系统提供电子认证机制和水印功能。

通过认证可拒绝非法用户进入系统和合法用户的非授权操作，防止数据被窃取和篡改；基于角色的权限管理模式和使用权限高强度的加密算法处理，能有效防止误删除、误修改、泄密，确保了档案数据信息的安全性。

15.分布式管理：

通过中间件解决信息孤岛问题。

单位之间或单位之中档案服务器之间通过中间件连接在一起，组成网格档案，网格中的档案可以作为一个整体提供档案的查询。

16、权限设置：

提供了完备的用户组织结构管理方式，对于小型单位可以按照用户组的方式进行简单权限设置，而对于大型单位可以按照组织机构方式进行复杂的权限设置，包括按照单位、职务、角色等进行设置。

实现档案库中数据记录、字段权限控制，实现一份档案具有多篇档案原文、电子文件的被使用权限细化工作。

以使档案在管理与利用的安全性得到较好保障。

界面权限可以对系统的每个菜单项设置使用权限。

档案库权限对每个档案库设置是否可以进行增、删、改、查等操作。

记录权限对每个记录设置是否可以进行增、删、改、查等操作。

字段权限对每个字段设置在增、删、改、查操作时是否可见。

页权限对每一页扫描原文或一个电子文件设置是否可以进行增、删、改、查，烤屏等操作。

综上所述，我们产品的功能比较丰富，充分考虑到用户使用的具体情况，尽可能将利用端的程序零安装化（B/S），目前已经将网上借阅管理，档案上传、收集、归档管理，预归档、借阅审批流程，权限管理，全文检索，多格式浏览器，档案录入、增删改，OCR识别，扫描、打印、在线视频等功能B/S化；充分减少用户的日常工作量。

此外，系统提供了数据备份、恢复、操作日志、网络查询日志、用户权限按角色赋权、等严密的安全控制功能，确保用户在访问、操作、灾难控制等方面有很好的保障。

实现企业集中档案知识管理、创新管理。

3、系统档案库结构

系统中预制了四个档案库，包括：

文书档案、科技档案、会计档案、特殊载体，如下图：

我们根据不同档案管理员分配了不同的权限，如分管会计档案的只能操作“会计档案”，但区域公司分管人员可以查看下属矿井档案资料。

如“瑞泰煤业”科技档案管理员操作界面：

4、系统基本操作

系统登陆：

打开IE流览器，输入登陆地址：

http:

//60.223.245.139/five_dagl7

4.1增加档案

增加数据功能主要完成对档案数据的添加工作，实现档案信息的远程录入。

操作方法：

1、进入系统主界面后，首先选择要编辑的档案分类库，如下图选择“分类档案－正和档案－科技档案－底图档案”。

2、在底图档案中点右键“增加数据”，加入新的记录，将进入数据编辑界面。

3、出现的如下图所示界面，点击“加入新纪录”进入数据录入的界面。

增加数据图

如上图所示，按照所要填写的基本信息进行登记，点击“添加数据”，保存数据过程中，系统将自动进行信息正确性的验证工作。

如所添写项的基本信息的格式不正确则提示“数据未能保存”。

注：

档案库的建立和结构的设计是由应用软件完成的工作这是使用的前提，这一部分会在设置结构有中介绍。

用户进入系统后有权限的用户才能完成对应的数据增加工作，不具有添加数据权限的用户系统将提示“没有添加数据的权限”。

4.2修改档案

系统的修改功能采用的是直观的方法，当具有修改权限的用户进入到修改窗口后，窗口中会显示所有的记录数据，在修改时只要直接进行就可以，在选择记录时可通过上下按钮来进行，这种方法在使用中不是很常用，这时可通过“指定记录范围”来进行，在选中“指定范围”系统会进入查询状态，用户根据自己的需求查询出要修改的数据，修改即可。

如“正和档案”方法：

分类档案－正和档案－科技档案－底图档案点右键“修改数据”，进到选择修改分类库的界面选择所需的分类库，输入查询条件，点击查询按钮，进行查找需要修改的目录如下图所示：

选中需要修改的数据后点击

图标即可进修改。

（修改数据）图

如上图可对基本信息做修改工作，点击右键“输入文件”可实现对电子文件的添加工作。

（添加附件）图

4.3删除档案

系统的删除界面是一种比较直观的界面，在数据删除操作时，只要选中要删除的数据再选择删除按钮即可。

操作方法：

1、在分类档案中选择档案库点右键“删除档案”，进入到选择删除的目标分类库，如“底图档案”右键“删除数据”，进到数据查询界面。

3、在出现的“数据查询”界面中，输入要删除数据相应的“查询值”，系统会根据用户选择的删除条件列出相关的数据信息，默认不输入查询条件为查询该档案库全部内容。

删除数据查询图

4系统进入查询数据结果界面，在此界面中用户可以选择，要删除的数据。

可以通过

选择数据，如果被选中表明反映在用户面前的当前数据被选择在删除范围中，如未被选中表明该条信息不在删除范围中。

对将要进行删除的数据做选择后，点击右键中的“删除选择的记录”即可完成选定数据的删除工作。

注：

删除数据时要谨慎操作。

防止数据的误删。

4.4档案查询

档案管理（B/S）系统具有强大的数据检索功能，做到档案信息的远程查询，具有无距离限制的特点，可以做到跨省、跨地区，实现真正意义上的档案信息查询的网络化查询。

在档案信息的查全率、查准率上系统有较高保障。

为满足不同用户查询方式的要求，系统提供全文检索、普通查询、条码查询方式。

4.5综合查询

可对选定的档案库中的某个指定字段进行检索值的查询工作，例如查询文书档案中保管期限为临时的归档文件目录的所有档案信息。

普通查询同时支持多个条件限制的逻辑关系较强的表达式的信息的查询工作。

普通查询中所支持的查询表达式的结构模式为：

查询表达式=被检索字段+查询运算关系式+检索值

被检索字段——字段列表：

列出当前档案库中所有基本登记项字段。

基本登记项字段列表与档案库结构定制同步，即档案库中基本结构如发生变化，它也随之改变，时时反映档案库中的最新结构。

查询运算关系式：

系统具有如下查询运算关系式：

大于、小于、包含、大于等于、小于等于、模式匹配。

检索值：

所要检索的关键字。

查询实例：

如上图为一查询实例，系统中普通查询能实现对查询表达式的逻辑关系组合。

所提供的组合为“并且”与“或者”两种逻辑关系。

如上图形成有2个条件表达式：

ItemOne=顺序号包含39

ItemTwo=题名包含调入

点击“确认”显示查询结果页面，如下图所示

（查询结果）图

4.6全文检索

全文检索功能，能实现档案信息的全文检索，检索的范围为建立全文索引的档案库中字段与电子档案库中的文本类型的电子文件。

（全文检索设置索引字段的方法可参看GE2008档案管理（C/S）系统中的全文检索设置功能中的详细介绍）。

系统中全文检索的运算方法为：

如果用户输入的查询关键字为“文件标题”，对参加全文检索的字段，如果参加全文检索的字段中包含“文件标题”关键字的记录将被列出。

全文检索的特点为：

因参与检索的字段建立了全文检索索引，数据的排列有序化，具有检索速度快的特点。

档案库的全文检索的方法：

检索值：

输入的检索的关键字。

例如输入的关键字为“2008，通知”。

则查询的结果为：

全文检索被检索档案库中建立全文检索索引的字段中包含“通知”的记录的档案库将被列出。

检索值的格式：

可以多关键词检索，关键词一，关键词二，关键词三，……

各关键词间通过“逗号”或“空格”区分。

逗号是并且关系，空格是或者关系，支持中英文格式。

下图为包含“2008,通知”的所有档案库的列表信息

（查询结果）图

选具体档案库进行数据的查看：

在查询结果图中点击“案卷目录（演示档案）[博阳公司->工程部]      定制档案]”库，进入具体的条目信息页面。

在条目信息页面，没有浏览仅限的用户可以进行借阅。

有浏览权限的用户可以进行附件的查看。

（条目信息）图

检索范围：

所有档案库：

将对全部列表中列出的所有档案库完成档案信息的全文检索工作。

选定档案库：

只对选中列表中列出的被选中的档案库完成档案信息的全文检索工作。

提示：

要使用全文检索，必须由管理员对档案库设置全文检索。

具体的设置方法见全文索引设置介绍。

4.7档案打印

打印查找到的条目信息。

1）进入BS系统中查找到相应的数据进行打印了。

如图所示：

选择查找到的数据，右键打印选择记录，选择设置好的打印格式。

作者：

雨林木风

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