ZYSH审核报告编制说明.docx

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ZYSH审核报告编制说明

版本：

01/0

文件编号：

CQM/ZY-SH-00-9

发布日期：

2008年08月22日

实施日期：

2008年08月22日

审核报告编制说明

1.2008版审核报告架构及适用范围

2008版审核报告具有“一阶段审核报告”、“审核报告”和“监督审核报告”三种格式。

二阶段审核、扩大审核和再认证审核使用“审核报告”格式。

2008版审核报告取消了受审核方签署栏目；认证范围的确认内容另外制定表格。

2008版审核报告可以正楷手写，也可以打印。

打印时应注意调整格式和目录。

扩大审核和监督审核合并实施的，宜用打印形式合并报告。

使用格式化报告时应使用“审核”、“监督审核”两种格式化表格分别报告。

中、大型组织的审核，宜使用打印形式报告。

结合审核时，可以按领域单独编制报告，也可以编制综合报告，综合报告时，应按各领域管理标准的要求具体表述各个条款的内容并分别做出审核结果和审核结论。

本审核说明适用于QMS、EMS、OHSMS领域的一阶段审核、二阶段审核、监督审核、扩大审核以及再认证审核。

注意事项是编制原则，其他各项是说明性内容，编制报告时，不应受其局限。

2.注意事项

a）审核报告的主体内容应与审核目的相对应，与审核依据相关联；

b）审核报告内容宜尽可能完整地体现受审核的管理体系的符合性和运行有效性，对其达到预期结果的评价；

c）需要时，还宜满足受审核方/审核委托方的特定要求；

d）审核报告应编写成连续的系统的文件，而不仅是素材堆积，也不宜是形成审核发现的记录，对审核发现的评述用词宜规范，文字表述应能为受审核方/审核委托方所理解；

e）审核报告内容应体现每次审核针对特定客户的个性化情况；

f）审核报告的附录应在正文中提及。

g）审核报告中的主要方面尽可能表述完整，详略程度取决于实际情况。

需注意审核报告的主体内容宜与审核目的基本对应，对不同受审核方的审核报告的模式相同，但主体内容宜体现个性化。

（适用时）说明超审核目的的部分和未达到审核目的的部分。

h）根据质量管理体系的符合性和有效性情况，可以选择使用“符合/有效/适宜/健全”、“基本符合/基本有效/基本适宜/比较健全”，但需与审核记录内容相对应。

i）监督/复评审核时，宜用“变更”、“保持”、“改进”等词来表述质量管理体系的变化和持续改进情况。

3.通用条款的编写内容

3.1.审核组成员

按审核任务书填写。

3.2.审核目的

a）一阶段审核和监督审核按任务书选项。

b）二阶段审核目的的示例：

本次审核的目的是根据/质量/环境/职业健康安全认证申请者的申请，在一阶段审核的基础上，通过检查受审核方的管理体系范围覆盖的场所、管理体系文件、过程控制情况、相关法律法规和其他要求的遵守情况、内部审核与管理评审的实施情况，判断受审核方关键绩效的满足能力以及改进机制的完善程度，从而：

确定受审核方管理体系与审核准则的符合程度；

评价管理体系确保满足法律法规和合同要求的能力；

评价管理体系实现规定目标的有效性；

识别管理体系潜在的改进方面。

c）扩大审核目的的示例：

本次审核的目的是根据/质量/环境/职业健康安全认证申请者的扩大申请，通过检查受审核方的管理体系范围覆盖的场所、管理体系文件、过程控制情况、相关法律法规和其他要求的遵守情况、内部审核与管理评审的实施情况，判断受审核方扩大部分——（扩大认证范围的表述）的关键绩效的满足能力以及改进机制的完善程度，从而：

确定受审核方扩大后的管理体系与审核准则的符合程度；

评价扩大后的管理体系确保满足法律法规和合同要求的能力；

评价扩大后的管理体系实现规定目标的有效性；

识别扩大后的管理体系潜在的改进方面。

d）再认证审核目的的示例：

本次审核的目的是根据/质量/环境/职业健康安全认证申请者的再认证申请，通过检查受审核方的管理体系范围覆盖的场所、管理体系文件、过程控制情况、相关法律法规和其他要求的遵守情况、内部审核与管理评审的实施情况，判断受审核方关键绩效的满足能力以及改进机制的完善程度，从而：

确定受审核方管理体系与审核准则的符合程度；

评价管理体系确保满足法律法规和合同要求的能力；

评价管理体系实现规定目标的有效性；

识别管理体系潜在的改进方面。

3.3.接受审核的主要人员

异地审核，填写通过电话、传真、电子信箱等方法进行沟通、审核的人员。

现场审核时，可以引用签到表。

3.4.依据文件

按组织的文件标识填写手册的版本号。

3.5.审核实施过程概述

表述本次审核的实施过程情况，可以包括下面所列的部分或全部内容。

a）*审核范围概述

b）*关于多场所、临时场所的抽样代表性说明；

c）*关于产品抽样代表性说明；

d）*关于过程/活动抽样代表性说明；

e）对审核技术、方法的合理性及审核样本的代表性和充分性方面的说明；

f）审核组和受审核方之间没有解决的分歧意见；

g）审核中遇到的可能影响审核结论可靠性的不确定因素和（或）障碍：

1）审核过程中审核人员身体不适，导致的审核不充分；

2）某个过程，特别是影响产品质量的关键过程，可供审核的样本量不足；

3）双方配合不好，影响到审核的效率和充分性；

4）事先对受审核方的过程/规模/复杂程度/场所分布情况了解不充分，导致的审核资源配备不足；

5）由于某种原因，如出于知识产权保密的考虑或审核中遇到不可抗力，现场审核未覆盖计划中所列的某个或某些组织单元/场所、过程。

h）关于审核策划、计划安排、审核场所变更等影响审核进行的其他情况的说明；

i）对第一阶段审核报告中有关认证信息变化的说明；

j）其他未尽事宜。

带“*”的为必填内容。

3.6.组织概况

简要说明组织的法律地位、组织的产品（服务）及其过程的性质或特点、产品预期用途和主要顾客群、特征污染物与重要环境因素、具有代表性的重要危险源；应有的资质的获得情况。

适用时，持有环境评价文件和污染物排放许可文件情况。

适用时，持有安全评价文件。

对于多组织的管理体系，宜表述它们之间的关系；具有多场所的组织，宜说明多场所的特性及其分类。

管理体系范围、申请认证范围以及对认证范围界定和表述的意见。

3.7.认证申请信息的确认

对申请材料真实性、有效性（地理位置和场所、法律地位文件、资质证明、员工人数和倒班情况、多场所情况、通讯联络信息、……等）的核对结果的表述。

3.8.被认证组织的基本信息暨认证范围的表述

监督审核时，如不需要换发证书，则选“无变化”。

4.一阶段审核报告

4.1.主要检测/监测结果以及符合法律法规方面的证据

简要表述收集近期产品检验（包括应进行的型式试验）、特征污染物排放的监测、与主要的危险源相关的工作环境监测的信息、必要时获取员工体检方面的信息的情况；

适用时表述近期发生事故或国家抽查不合格的情况及其整改情况。

基于以上信息，评价符合相关产品标准、国家强制性标准的情况和满足法律法规要求的情况。

4.2.管理体系的策划情况

管理体系达到方针、目标和预期结果可行性的评价；

是否具备过程和活动所需的人力资源、基础设施、工作环境、技术信息、资金、工作时间等资源，是否建立及时充分提供资源的机制。

特别关注影响产品质量的基础设施的功能和水平、工作环境条件是否能满足提供产品达到规定特性的要求。

组织是否定期进行内部审核，内审员是否经过培训，是否对内审方案做了策划，内审记录是否清晰，提出的不符合是否及时纠正、分析原因、采取纠正措施并验证有效性，内审报告是否表述清楚，是否对质量管理体系的符合性和运行有效性进行评价，并得出结论意见。

管理评审：

是否按规定的间隔实施管理评审；管理评审的目的是否明确，输入是否充分；管理评审记录能否表明评审的有效性，输出是否涉及管理体系的改进安排，（需要时）对方针、目标和指标、管理方案的修改；管理评审决定是否安排落实和验证有效性。

QMS：

质量管理体系的识别、策划、实施、监视和测量、分析、纠正措施和改进的综合评述是否为增强顾客满意，确保顾客和适用的法律法规、体系标准的要求得到满足？

并对建立、实施、保持和持续改进质量管理体系作出了承诺。

对GB/T19001第7章的要求的删减合理性评价；

产品实现的策划，外包过程的识别及对外包方控制；需要时产品召回过程的策划；

设计和开发策划；

生产和服务提供过程的策划；

是否已识别了监测所需的过程，包括所需的监视和测量、分析和改进过程，以证实产品、体系的符合性和持续改进有效性。

简要评价产品检测方案的适宜性；

确保质量管理体系的符合性方面的策划；

持续改进质量管理体系的有效性方面的策划。

组织是否保持与顾客沟通渠道的畅通，是否监视/调查顾客的满意度，并对获取的信息做出适当的反应。

组织是否研究、确定对哪些过程/场合进行监视和测量和采用数据分析，并明确了方法。

EMS/OHSMS：

监视和测量系统：

自行或委托外部机构对关键特性（排放污染物、工作环境）的例行监视和测量情况；是否规定了依据监视和测量结果来调整运行控制和实现目标和指标；自有监视和测量设备满足率的评价意见。

合规性评价和纠正：

是否在相关程序中对合规性评价做出安排，抽查合规性评价实施过程和结果情况；了解合规性评价结果对不符合的采取纠正情况。

EMS：

识别和评价与产品、过程和活动相关的能加以控制和施加影响的环境因素情况，根据对该行业的了解和经验评价对环境因素识别与结果正确性和完整性是否基本合理。

建立收集法律法规、标准和其他要求的渠道，收集了适用的法律法规、标准和其他要求的齐全性，识别适用的法律法规、标准和其他要求的完整性和理解正确性；建立适用的法律法规、标准和其他要求与环境因素的关联性情况；建立适时变更适用的法律法规、标准和其他要求的信息的机制；

形成文件的环境方针、目标和指标、管理方案的关联性情况；覆盖范围是否基本合理；在各职能和层次建立环境目标和指标，体现对重要环境因素和污染的控制、遵守法规和标准，体现对相关方的承诺、持续改进；管理方案落实到职能和层次，在技术、财务、运行的可行性，进度要求的情况。

可能涉及的一些紧急情况是否识别，并策划了控制要求。

OHSMS：

组织的运作场所和现场的具体情况；识别建立管理体系前职业健康安全表现的情况；识别和评价与产品、过程和活动相关的危险源。

建立收集法律法规、标准和其他要求的渠道，收集了适用的法律法规、标准和其他要求的齐全性，识别适用的法律法规、标准和其他要求的完整性和理解正确性；建立适用的法律法规、标准和其他要求与职业健康安全因素的关联性情况；建立适时变更适用的法律法规、标准和其他要求的信息的机制；

形成文件的职业健康安全方针、目标和指标、管理方案的关联性情况；职业健康安全方针的适宜性、覆盖范围的符合性、内容全面性、公开获取和宣传理解情况；在各职能和层次建立目标和指标，体现对危险源的控制、遵守法规和标准，体现持续改进；管理方案落实到职能和层次，在技术、财务、运行的可行性，进度要求的情况。

（参考环境）

可能涉及的一些紧急情况是否识别，并策划了控制要求。

4.3.管理体系文件结构及其符合性

QMS/EMS/OHSMS：

文件结构（是否包括方针、目标和指标、管理方案、管理标准规定应有的程序和记录、其他适用的文件和记录、外来文件）、载体和管理方式；文件是否覆盖管理体系范围，文件是否体现对管理体系主要要素及其相关作用的表述，文件是否符合管理标准的要求，文件内容是否融入了适用的法律法规和标准的要求；

对不适用的认证依据标准的条款要求删减是否在文件中描述合理性。

其他需要说明的情况。

4.4.管理体系的实施及第二阶段审核的准备情况

组织的管理体系是否已正常和全面实施，关注与管理体系覆盖的产品/服务所需的过程是否实施，能否为第二阶段审核提供信息。

组织的管理体系文件的符合性情况，是否影响启动第二阶段审核；

组织的管理体系认证范围界定是否清楚，表述是否明确的评价意见；

组织提供的产品符合顾客或标准规定的要求和适用法律法规要求的基本情况；

组织已实施的内审和管理评审有效性的评价意见；

组织对实施第二阶段审核过程和需要对审核支持和配合的事项是否清楚，在预定的第二阶段审核期间主要领导层和重要岗位人员是否可以在场，为审核组成员在审核期间的安全性的保障措施是否可行；

第一阶段审核时提出的问题中，需要在启动第二阶段前解决的可能性和组织对限期的承诺。

EMS：

信息交流：

识别与其重要环境因素相关的相关方，明确交流的主要信息和施加的主要影响，并形成文件。

OHSMS：

协商和沟通：

程序的适宜性以及员工代表的职能建立情况以及员工对职业健康安全的感知情况。

应急准备和响应：

识别可能对环境/职业健康安全产生重要影响的事故和紧急情况，并建立响应预案；评审预案可行性和演练情况。

5.二阶段审核报告

5.1.管理体系的策划情况

可以引用一阶段审核结果，对于因“问题整改”引起的变化，应作适宜性评价。

表述对体系运行审核时发现的策划方面的问题。

例1：

质量管理体系过程的识别、策划、实施、监视和测量、分析方面。

例2:

识别建立管理体系前环境表现的情况；识别和评价与产品、过程和活动相关的能加以控制和施加影响的环境因素情况，对环境因素识别和评价方法合理性与结果正确性和完整性的评价意见。

例3：

识别建立管理体系前职业健康安全表现的情况；识别和评价与产品、过程和活动相关的危险源的情况，对危险源的识别和评价方法合理性与结果正确性和完整性的评价意见。

例4：

建立收集法律法规、标准和其他要求的渠道，收集的法律法规、标准和其他要求的齐全性，识别适用的法律法规、标准和其他要求的完整性和理解正确性；方针的适宜性、覆盖范围的符合性、内容全面性、公开获取和宣传理解情况；在各职能和层次建立目标和指标，体现持续改进；管理方案落实到职能和层次，在技术、财务、运行的可行性，进度要求的情况。

5.2.管理体系文件（含记录）结构及其符合性、适宜性和充分性

可以引用一阶段审核结果，对于因“问题整改”引起的变化，应作符合性评价，同时系统评价文件（记录）的适宜性和充分性。

表述对体系运行审核时发现的文件方面的问题。

表述文件控制方面的信息。

例1：

QMS/EMS/OHSMS：

文件内容是否融入了适用的法律法规和标准的要求；文件是否发放给相关岗位或便于获取，对文件的有效性控制（有效版本和修订状态）情况。

例2：

对不适用的认证依据标准的条款要求删减是否合理。

例3：

组织对文件进行管理的情况，文件控制部门的职责是否明确。

管理性和技术性文件是否都纳入控制范围，文件发布前是否得到适宜性审批，文件的更改和现行修订状态是否得到识别，抽样表明使用文件的岗位是否持有有效版本的适用文件，外来文件是否得到识别、分发和控制，废止的文件是否能防止非预期使用。

例4：

记录格式是否按照文件控制要求进行管理，填写过的记录是否收集齐全，易于识别，标识和存放便于检索，存放条件是否符合要求，存期适当，记录使用是否得到管理，过期记录是否得到处置。

5.3.管理体系的实施

QMS：

组织最高管理者是否为增强顾客满意，确保顾客和适用的法律法规的要求得到满足，对建立、实施、保持和持续改进质量管理体系做出了承诺。

纠正措施和改进的综合评述；对认证标准要求的符合性整体评述；产品/服务质量稳定性；质量管理体系达到质量方针、目标和预期结果的评价；近期事故或国家抽查情况。

从整体上，组织的人力资源、基础设施、工作环境、技术信息、资金、工作时间等资源是否能及时充分提供，以满足建立、实施、保持、改进质量管理体系，提供符合要求的产品/服务的需求。

抽查主要过程表明，岗位人员的意识、能力、培训和岗位调整/或招聘是否能满足实际需要。

对提供产品/服务有重要作用的基础设施和工作环境是否能满足提供符合要求产品/服务的实际需求。

组织在策划建立质量管理体系时是否已识别（包括必要时调整）了所需的过程，包括产品实现/服务提供的过程，包括明确主体顾客及其规定用途和已知的预期作用的需求、适用的法律法规要求、组织附加的要求，对各种要求进行评审，确认可以满足要求，并传递到相关岗位。

是否明确了所提供产品/服务的质量目标和要求、文件和资源的需求，所需的过程和产品监视与测量活动及接收准则，所需的记录格式等。

按照产品实现/服务提供的流程，通过查阅记录或现场观察或与岗位人员面谈，表明（适用时）在产品实现的策划、顾客要求的识别和评审、设计和开发、采购（含外包过程的控制管理）、产品生产/服务提供的控制、过程的确认、标识和可追溯性、顾客财产、产品防护，以及监视和测量设备的控制方面是否正常运行，并保证提供产品/服务符合规定的要求。

EMS/OHSMS：

职责和权限：

组织的职能结构和层次；各职能和层次的职责，并形成文件；管理者代表履行建立、实施和保持管理体系的职责的可行性，是否存在障碍。

资源提供：

识别管理体系对资源（人力、设施、技术、动力、信息、资金）的需求，并分解到过程和活动情况；最高管理者提供或授权提供资源的适用性和及时性情况。

能力/培训/意识：

识别重要影响的岗位和人员；这些岗位人员具有相应的教育、培训、经验和能力；这些人员有环境保护/职业健康安全意识、理解方针、明确自身的职责与环境保护/职业健康安全的关系和失职产生的后果、有良好习惯。

EMS：

信息交流：

识别与其重要环境因素相关的相关方，明确交流的主要信息和施加的主要影响，并形成文件；对内部和外部信息交流情况和有效性评价意见。

OHSMS：

协商和沟通：

员工参与和协商职业健康安全方针、程序、事务的安排、实施情况。

EMS/OHSMS：

运行控制：

为实施方针、目标和指标、管理方案而建立运行程序情况；依据程序中规定的准则实施控制有效性；对相关的设备、设施运行有效性情况；对供方和相关方施加影响情况。

应急准备和响应：

识别紧急情况，并建立响应预案；评审预案可行性和演练情况；（适用时）发生事故和紧急情况的应急响应实施情况。

5.4.管理体系的监测和绩效

QMS：

是否已实施了所需的过程，包括所需的监视和测量、分析和改进过程，以证实产品、体系的符合性和持续改进有效性。

组织是否保持与顾客沟通渠道的畅通，是否监视/调查顾客的满意度，并对获取的信息作出适当的反应。

组织采用了什么形式/方法对过程和产品的监视和测量活动，抽查结果表明，是否证实了过程有实现所策划结果的能力，产品检验结果是否符合验收准则要求/服务提供是否达到规范要求。

对监视和测量发现的不符合/不合格是否进行了控制，采取了相关的纠正/纠正措施/预防措施。

抽查的监视和测量的记录/证据是否清楚，并表明是否没有发生在策划的安排未圆满完成之前不放行产品/交付服务。

组织是否研究、确定对哪些过程/场合进行监视和测量和采用数据分析，并明确了方法。

抽查结果表明，组织已经在哪些过程/场合实施监视和测量，使用了数据分析方法，是否在证实质量管理体系的适宜性和有效性、顾客满意度（含投诉及处理）、产品符合性、过程发展趋势、与相关方关系方面发挥作用。

组织领导层和员工是否树立改进的意识，在哪些方面、场合识别了改进机会，采取什么主要改进措施，取得什么成效。

投诉的处理情况。

EMS/OHSMS：

监视和测量系统：

自行或委托外部机构对环境/职业健康安全重大影响的关键特性（特别是排放污染物/有毒有害的工作环境、员工体检）的例行监视和测量情况；依据监视和测量结果来调整运行控制和实现目标和指标情况；自有监视和测量设备管理情况。

合规性评价和纠正：

合规性评价实施过程和结果情况；根据合规性评价结果对不符合的采取纠正情况。

QMS/EMS/OHSMS：

组织是否定期进行内部审核，内审员是否经过培训，抽查内审记录表明内审员能力和独立性是否符合要求，是否对内审方案做了策划，规定了审核依据准则、审核范围、频次和方法，并得到实施，内审记录是否清晰，提出的不符合是否及时纠正、分析原因、采取纠正措施并验证有效性，内审报告是否表述清楚，是否对质量管理体系的符合性和运行有效性进行评价，并得出结论意见。

管理评审：

是否按规定的间隔实施管理评审；管理评审的目的是否明确，输入是否充分；管理评审记录能否表明评审的有效性，输出是否涉及管理体系的改进安排，（需要时）对方针、目标和指标、管理方案的修改；管理评审决定是否安排落实和验证有效性。

记录控制：

通过查阅记录，对记录表明组织守法和管理体系运行情况、记录内容体现可追溯性的评价意见；记录收集、标识、保存、检索使用、处置情况。

5.5.认证要求的符合情况（再认证适用）

按照认证方案的要求简要描述

5.6.审核中发现的不符合及需要改进的方面的说明

本次审核共出具不符合的份数，不符合对体系构成的影响以及风险。

对各位审核员沟通信息的精炼表述。

可考虑以下方面：

a）组织的方针、目标、标准、程序

b）管理职能的接口

c）人员的能力与意识

d）潜在的不合格

e）其他可能提高组织业绩或降低风险的方面

5.7.二阶段审核结论

从下列表述中选用。

管理体系符合准则的要求，运行有效，建议批准认证。

管理体系符合准则的要求，运行基本有效，建议批准认证。

要求针对需要改进的方面制定措施计划，实施改进，下次监督时确认改进有效性。

管理体系符合准则的要求，运行基本有效，要求在年月日之前针对不符合提供纠正措施计划并递交组长，确认适宜性后再推荐认证。

审核中发现的不符合对体系运行有一定影响，要求在年月日之前针对审核中发现的不符合采取纠正措施并验证有效后通知审核组现场确认，审核组根据确认结果再做是否推荐认证的结论。

逾期须重新进行审核。

审核中发现的不符合对体系运行有一定影响，要求在年月日之前对审核中发现的不符合采取纠正措施并验证有效后通知审核组异地确认，审核组根据确认结果再做是否推荐认证的结论。

逾期须重新进行审核。

管理体系不满足标准要求：

不推荐认证。

5.8.二阶段报批

从下列表述中选用。

管理体系符合准则的要求，运行有效，建议批准认证。

管理体系符合准则的要求，运行基本有效，组织针对审核中发现的不符合提交了纠正措施计划，经组长/被委托人异地确认有效，建议批准认证。

组织于年月日将不符合整改材料递交审核组，经确认不符合整改有效，建议批准认证。

组织未在规定的时间内递交不符合整改材料，不建议批准认证。

组织递交的不符合整改不符合要求，不建议批准认证。

6.扩大认证范围审核报告

扩大认证范围一般指扩大组织、场所、产品、活动。

扩大认证范围的审核报告，可以参考本说明的第五章节编制。

重点表述与扩大部分的相关内容，应关注组织的文件、目标、管理职能、内审、管理评审是否已经覆盖了扩大的部分，运行是否符合要求。

6.1.扩大认证范围审核结论

从下列表述中选用。

管理体系符合准则的要求，运行有效：

建议扩大认证范围。

管理体系符合准则的要求，运行基本有效，建议扩大认证范围。

要求针对需要改进的方面制定措施计划，实施改进，下次监督时确认改进有效性。

管理体系符合准则的要求，运行基本有效，要求在年月日之前针对不符合提供纠正措施计划并递交组长，确认适宜性后再推荐扩大认证范围。

审核中发现的不符合对体系运行有一定影响，要求在年月日之前针对审核中发现的不符合采取纠正措施并验证有效后通知审核组现场确认，审核组根据确认结果再做是否推荐扩大认证范围的结论。

逾期须重新进行审核。

审核中发现的不符合对体系运行有一定影响，要求在年月日之前针对审核中发现的不符合采取纠正措施并验证有效后通知审核组异地确认，审核组根据确认结果再做是否推荐扩大认证范围的结论。

逾期须重新进行审核。

管理体系不满足标准要求：

不推荐扩大认证范围。

6.2.扩大认证范围报批

从下